KETUA

WAKIL
KETUA

SEKERTARIS BENDAHAR
A

SEKSI KEAMANAN &

SEKESI ACARA SEKSI KONKES PTT
SEKSI HUMAS &
- KOORDINATOR DOKUMENTASI - KOORDINATOR - KOORDINA
SEKSI ACARA SESKSI HUMAS TOR SIE
- ANGGOTA - KOORDINATOR
- ANGGOTA KEAMANA
SEKSI HUMAS &
SEKSI ACARA SEKSI HUMAS N&PTT
- ANGGOTA DOKUMENTASI
- ANGGOTA - ANGGOTA
- ANGGOTA
SEKSI ACARA SEKSI HUMAS - ANGGOTA
- ANGGOTA SESI - ANGGOTA
- ANGGOTA - ANGGOTA
ACARA - ANGGOTA
SEKSI HUMAS
TUGAS PANITIA STUDI EKSKURSI 2021

1. KETUA

- Memimpin dan mengendalikan Persiapan dan pelaksanaan

Perkemahan Greenvision.
- Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas – tugas
kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;
- Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan.
- Berkoordinasi dengan SC dan Bertanggungjawab kepada SC;
- Meminta laporan kepada coordinator sie;
- Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;
- Mengurus perizinan.
- Mengkoordinir jalannya suatu pekerjaan semua seksi
- Memantau kegiatan yang dilaksanakan oleh masing-masing seksi.
- Menambahkan anggota panitia baru.
- Menjadi koordinator panitia event,
- Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan
event
- Berhubungan langsung dengan penyedia tempat dan perusahaan ataupun
proyek yang akan dikunjungi dibantu dengan anggota panitia pelaksana
lainnya.

2. WAKIL KETUA
- Membantu tugas dan kedudukan Ketua I apabila berhalangan
- Melakukan wewenang Ketua apabila berhalangan
- Ketua dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya bertanggungjawab
kepada ketua
- Memantau kinerja setiap seksi.
- Menjalankan instruksi dari ketua panitia.

3. SEKERTARIS
- Membuat proposal dan TOR kegiatan
- Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;
- Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal –
hal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi,
kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan
- Berkoordinasi dengan sie kesekretariatan (bila ada)
- Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
- Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana,
surat kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan
keskretariatan yang relevan.
- Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
 - Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
- Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card
- Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan

4. BENDAHARA
- Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;
- Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
- Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;
- Mengeluarkan uang yang dibutuhkan dalam pembiayaan yang telah disetujui
oleh ketua
- Memegang seluruh bukti pengeluaran
- Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam
hal pengelolaan anggaran.
- Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event
- Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.

5. SEKSI ACARA
- Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu,
acara, personil in charge, perlengkapan dan tempat)
- Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan
mengadakannya
- Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
- Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di
lapangan;
- Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi
lain dan pihak-pihak lain yang terkait
- Mengalur, memimpin semua kegiatan
- Menyiapkan pengisi acara
- Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing-masing anggota saat acara

6. SEKSI HUMAS
- Memberikan informasi tentang perkembangan kegiatan kepada semua anggota
kepanitiaan.
- Memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak lain.
- Membantu sekretaris dalam menyebarluaskan berita acara kegiatan dan surat-
surat kepada yang berwenang.
 - Mengumpulkan informasi kepada ketua seperti informasi tempat kegiatan
(menemani survey tempat)
- Menyiapkan alat dokumentasi sesuai dengan kebutuhan
- Mendokumentasikan setiap peristiwa yang dianggap perlu
- Mengedit hasil liputannya sebagai diperoleh hasil yang bagus dan tidak
mengecewakan
- Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor
- Memberikan hasil dokumentasi kepada pihak yang membutuhkan
- Menyiapkan dan mengelolah dokumentasi pelaksanaan mulai dari persiapan
hingga penutupan.
- Menyimpan pendokumentasian dalam bentuk hard copy dan soft copy
- Menyebarluaskan hasil dokumentasi kepada anggota
- Dalam melaksanakan tugasnya, baik secara teknis maupun administratif

7. SEKSI KONKES
- Menghandle segala macam urusan stand makanan, minuman kalau hal itu
diadakan termasuk penjadwalannya
- Menyiapkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parker
yang menjaga
- Menyiapkan konsumsi yang dibutuhkan sesuai anggaran
- Menyajiakn barang konsumsinya kepada hadirin, sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan
- Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
- Mengurus biaya konsumsi
- Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran
- Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
- Menyiapkan sistem pelayanan kesehatan bagi para peserta dan panitia.
- Menyiapkan obat-obatan ringan bagi peserta dan panitia.
- Berkoordinasi dengan Puskesmas setempat, jika terjadi hal-hal yang
memerlukan perawatan
- Bersiaga penuh di area lokasi
- Memberika pertolongan pertama kepada peserta yang mengalami kecelakaan
atau sakit
- Menyediakan alat-alat safety seperti masker, helm proyek, rompi safety dan
sebagainya.
8. SEKSI KEAMANAN DAN PTT
- Menentukan kendaraan yang dibutuhkan berdasarkan jumlah peserta dengan
berkoordinasi dengan ketua panitia
- Mencari penyedia sarana transportasi dan mengurus administrasinya bersama
dengan bendahara dengan penyewaan sesuai tanggal yang disediakan.
- Pada saat hari h seksi transportasi mengatur posisi peserta dan mendatanya.
- Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat yang dibutuhkan kegiatan; -
- Mencari tahu semua kebutuhan para seksi
- Menginventarisir segala alat dan perlengkapan yang dibutuhkan
- Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan;
- Mengurus seluruh biaya perlengkapan
- Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman
/penyewaanperalatan.
- Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan
perlengkapan kegiatan
- Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;
- Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan
pengamanan setempat
- Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan
dengankeamanan kegiatan
- Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan
kegiatan
- Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia
- Menjaga peralatan dan kelengkapan kesekretarian
SSSS