JOB DESCRIPTION UMUM

SIE :
Membuat:

- Rencana Anggaran Biaya Nyata

- List Keperluan Perlengkapan dan Peralatan, List Mobilisasi dengan Transportasi
- List Keanggotaan , beserta Kontaknya (CO, Anggota Pantia, Partisipan)
- Laporan Keuangan Pengeluaran / Pendapatan dan Laporan Belanja
Lainnya:
- Mencari Partisipan
- Menyiapkan Agenda Rapat per-sie
- Menyiapkan Laporan dan bahasan untuk Rapat koordinasi
- Mengatur Penanggung jawab untuk tiap point Jobdesc
- Saling Mengingatkan Pekerjaan dan Penyelesaian Jobdesc
- Menentukan Penanggung Jawab untuk di Rundown
- Menyimpan dan Menjaga sementara Nota Belanja sampai diserahkan ke Bendahara
- Memastikan, memingatkan dan Mengkonfirmasi Kehadiran Keanggotaan saat agenda-agenda kepanitiaan (dari persiapan sampai prakegiatan)
- Turun langsung Membantu Mengerjakan Jobdesc sie lain di divisinya
- Menjaga Kebersihan Tempat yang berhubungan dengan persiapan dan kegiatan
- Membantu menjaga kondusifitas acara
KOORDINATOR DIVISI :
Membuat:

- Jadwal Rapat per-sie (jika perlu)

- List kendala, kekurangan dan rencana solusi tiap sie untuk disampaikan di rapat koordinasi
- List kendala, kekurangan dan rencana solusi tiap sie saat hari kegiatan (usahakan untuk disampaikan saat briefing)
- Rekap List kendala-kendala dan kekurangan tiap sie selama persiapan sampai selesai kegiatan
- Kalender Kegiatan Perdivisi lebih detail
Lainnya:
- Mengkoordinir dan mempertimbangkan jumlah partisipan tiap sie (disepakati lebih lanjut)
- Mengkoordinir dan mempertimbangkan pergantian CO sie, pergantian, penambahan, pengurangan anggota dan partisipan tiap sie
(disepakati lebih lanjut)
- Memantau, mengingatkan dan memastikan jalannya jobdesc tiap sie selama persiapan sampai setelah selesai kegiatan
- Mengecek Hasil Kerja tiap sie
- Ikut menentukan Strategi Pelaksanaan Jobdesc tiap sie
- Mengatur Jadwal rapat per-sie
- Menghadiri tiap rapat per-sie
- Memberi Kabar rapat per-sie atau divisi ke Panitia Teras
- Mengadakan rapat per divisi sebelum rapat koordinasi (menyesuaikan)
- Mengevaluasi kinerja tiap sie untuk disanpaikan di rapat koordinasi, briefing hingga rapat evaluasi
- Mengkoordinasi untuk menangani solusi di tiap masalah internal di tiap sie
- Turun Langsung dan Membantu persiapan dan jobdesc tiap sie (Menyesuaikan)
- Menggantikan tugas sementara atau seterusnya (menyesuaikan) bila koordinator sie berhalangan dalam menjalankan tugasnya
- Selalu berkoordinasi dengan Koordinator tiap sie
 JOB DESCRIPTION KHUSUS

PANITIA TERAS
AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
KETUA PANITIA
Membuat - Fungsi koordinasi dan intruktif kepada seluruh - Fungsi koordinasi dan intruktif kepada
- Gambaran Acara Secara Umum panitia seluruh panitia
- Job Description - Berkonsultasi dengan SC - Berkonsultasi dengan SC
- Sistem Kepanitiaan - Bertanggung Jawab atas Jalannya Acara - Memimpin Rapat
- Menyambut Undangan Terhormat - Bertanggung Jawab untuk Mengadakan
Lainnya: - Mendampingi Undangan Syukuran Panitia
- Fungsi koordinasi dan intruktif kepada seluruh - Memantau Jalannya Acara - Menyusun Laporan Pertanggungjawaban
panitia - Memimpin Briefing (menyesuaikan) - Memastikan Laporan Pertanggungjawaban
- Bertanggung jawab astas segala Persiapan sudah tercetak
- Berkonsultasi dengan SC - Mengarsipkan, Mengirim Laporan
- Mencari dan Mengelola informasi tentang Pertanggungjawaban
Kegiatan-kegiatan Nasional KMHDI - Bertanggung Jawab memastikan
- Memimpin Rapat Keseluruhan Urusan Kegiatan hingga
- Mempertimbangkan dan Memutlakkan Prakegiatan sudah selesai
Keputusan saat Rapat
- Memutuskan Solusi berbagai Permasalahan
- Mengawasi Pengerjaan dan Jalannya Jobdesc
(Menyesuaikan)
- Melaksanakan Audiensi
- Memutuskan Penambahan, Pengurangan,
Pergantian Kepanitiaan
 AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SEKRETARIS PANITIA
Membuat: - Memastikan Persiapan secara Keseluruhan - Mengatur Waktu dan Mengkoordinir Rapat
- Surat Audiensi, Surat Pemberitahuan (Keanggotaan, Pengaturan Penanggung Jawab, Evaluasi
- Draft Audiensi Peralatan dan Kelengkapan, dll) - Merekap Evaluasi kinerja panitia dan
- Kalender Kegiatan Secara Umum - Memastikan Kondisi Kesehatan dan Kesiapan, jalannya kegiatan
- Stempel Kegiatan Panitia dan Partisipan - Merekap saran untuk kedepannya
- Daftar Presensi Panitia - Menyambut Pihak yang membawa dan - Menyusun dan Menyiapkan Kerangka
- Kerangka Press Release menyiapkan dukungan ke lokasi kegiatan Laporan Pertanggungjawaban
- Memastikan Jalannya Jobdesc dan Rundown - Mencetak dan Memberbanyak Laporan
dihari kegiatan Pertanggungjawaban
Lainnya: - Mengatur waktu dan Menyiapkan Briefing dan - Berkonsultasi dengan SC
- Menyiapkan Sarana Legalisasi Pembahasan
- Memastikan, Mengingatkan dan - Berkonsultasi dengan SC
Menginformasikan Agenda Audiensi
- Menentukan dan Menyusun Agenda Rapat
- Menginformasikan Agenda Rapat, Gladi dan
Persiapan-persiapan Lainnya
- Mengingatkan Jobdesc Koordinator Divisi
Sebelum Rapat
- Membuka, Mengarahkan dan Menutup Jalannya
Rapat
- Menyusun dan Menginformasikan Kesimpulan
Rapat
- Memantau jalannya perintah dan koordinasi
- Memastikan Jalannya Jobdesc keseluruhan
- Mengecek / memastikan hasil jobdesc dan sajian
kegiatan berkualitas
- Mengajukan Penambahan, Pengurangan,
Pergantian Kepanitiaan
- Berkonsultasi dengan SC
 AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
BENDAHARA PANITIA
- Membuat dan Mengelola Rekening Kegiatan - Stay di Area Panitia mengantisipasi keperluan - Merekap Laporan Belanja
- Membawa dan Menyimpan Dana Kegiatan uang belanja mendadak - Membuat Laporan Keuangan
- Menyisihkan sekitar 10% tiap Dana yang Masuk - Mengatur aliran uang selama kegiatan - Berkonsultasi dengan SC
sebagai Cadangan Dana - Mencatat pemasukan dan pengeluaran
- Membantu proses pencairan dana dari pihak - Berkonsultasi dengan SC
pendukung
- Merekap Anggaran Biaya Real
- Membuat dan Menentukan Skala Prioritas
Keuangan Berdasarkan RAB yang didapat
- Mengestimasikan Dana untuk Syukuran Panitia
- Mengarsipkan Nota Belanja
- Mencatat Pendanaan
- Mengatur Sirkulasi Keuangan
- Berkonsultasi dengan SC
DIVISI DANA DAN USAHA
KOORDINATOR DIVISI DANA DAN USAHA:
- Memantau hasil dana
- Memikirkan Alternatif Pendanaan Lain

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE BAZAR
Membuat: - Membuat Daftar yang akan dijual - Menyelesaikan Urusan Pelunasan dan
- Rencana Pendanaan melalui Bazar - Melengkapi dan Menata Stand Bazar Pengiriman Pesanan
- Jadwal Bazar ke lapangan - Menjaga Stand Bazar - Merekap Hasil Bazar
- Daftar Menu Bazar - Menawarkan Barang
- List Hasil Jualan Harian/Mingguan - Menjual barang
(Menyesuaikan) - Mencatat Hasil Penjualan
- List Pesanan Bazar Online - Menyimpan hasil penjualan
- List Seragam Panitia dan Partisipan
- List Pesanan Baju
- Rekapan Hasil Penjualan
- Mencetak Pernak Pernik (Totebag, Stiker, Pin,
Ganci, dll)
- Mencetak Majalah

Lainnya:
- Mengelola Modal Bazar
- Menentukan harga bazar (disepakati lebih
lanjut)
- Mempublikasikan Penjualan
- Mengecek Kesiapan Banner Bazar
- Survey tempat produksi (jika perlu)
- Mengkoordinasikan untuk Bazar ke lapangan
- Memastikan dapatnya alat pendukung bazar
- Mengatur Jadwal Pembuatan Makanan untuk
bazar
- Mengecek Kesiapan Baju dan Seragam Panitia
- Mengecek Persiapan Makanan/Barang yang
akan dicetak dan dijual
- Mencatat Pesanan, Pelunasan dan Pengiriman
- Mengirimkan Pesanan ke Pemesan
- Mencatat Pemesanan dan Penjualan Baju,
seragam panitia dan partisipan
- Mencatat hasil Jual Beli dan Pembayaran tiap
bazar
- Merekap hasil dana bazar untuk tiap rapat
(menyesuaikan)
- Mengumpulkan Rekapan hasil dana bazar
selama masa persiapan
- Menyetor Dana dan Rekapan hasil Bazar ke
Bendahara tiap sebelum rapat koordinasi sampai
selesai kegiatan

AGENDA SAAT PERSIAPAN
SIE PROPOSAL
Membuat:
- Proposal dan Surat Pengantar
1. Proposal Permohonan dana biasa
2. Proposal Permohonan dana istimewa
3. Proposal Sponsorship biasa
4. Proposal Sponsorship Istimewa
5. Proposal Media Partner
6. Proposal Pengajuan Mengisi Acara (Pemateri - Follow Up Proposal yang belum ada kepastian
dan Bintang Tamu) S
- Lembar Ekspedisi
- Rencana Pendanaan melalui Proosal
- Daftar Link Proposal
- Daftar Proposal Cair
- Lembar kesepakatan Audiensi Proposal
- Daftar Urutan Sponsor dan Dukungan dana
*dipisah
(Jumlah bantuan dari nilai terbesar ke kecil)
- Rekapan Hasil Proposal
AGENDA SAAT HARI KEGIATAN
Hari Pembukaan dan Seminar:
- Mengkonfirmasi Kehadiran Pihak Pendukung
- Membantu Divisi Lain
- Menemani Pihak Pendukung saat acara Luang.
Break, Simakrama dan Selesai
Hari Diklat sampai Penutupan:
atau belum cair
- Merekap Hasil Proproposal (Jika ada
tambahan)
- Membantu Divisi Lain
AGENDA SETELAH KEGIATAN
Membuat
- Thanks Giving (berupa Plakat atau Piagam
Penghargaan Dukungan)
- Lembar Ekspedisi Pengiriman
Lainnya
- Membuat Laporan Kegiatan untuk Pihak
Pendukung (yag memberi dana besar)
- Cek List Soft Copy Dokumentasi untuk
pihak pendukung
- Mengirim Thanks Giving, Laporan Kegiatan
dan Soft Copy Dokumentasi
 - List Undangan dan Konfirmasi Pihak
Pendukung
- List Nama Resmi instansi/Perusahaan
Pendukung untuk pembuatan thanks Giving

Lainnya:
- Membeli dan Menyiapkan Kelengkapan
Proposal
- Mempelajari isi Proposal
- Menyebarkan Proposal
- Mencatat Kontak dan Alamat Pihak Pendukung
- Mengaudiensi Proposal
- Follow Up Proposal
- Mengumpulkan Logo Sponsor dan Instansi
dengan dukungan besar
- Menyisihkan Dana Dukungan dari Pihak
Pendukung untuk Thanks Giving {Tergantung
Besaran Dukungan)
- Menyetor hasil Proposal ke Koordinator Divisi
Dana dan Usaha
- Memngirim Undangan ke Pihak Pendukung
- Mengkonfirmasi Kehadiran Pihak Pendukung
- Merekap hasil dana proposal untuk tiap rapat
(menyesuaikan)
- Mengumpulkan Rekapan hasil dana proposal
selama masa persiapan
- Menyetor Dana dan Rekapan hasil Proposal ke
Bendahara tiap sebelum rapat koordinasi sampai
selesai kegiatan
DIVISI PRODUKSI
KOORDINATOR DIVISI PRODUKSI:
- Menyinkronisasikan Waktu dan Teknis Kerja tiap sie
- Mengkoordinir Survey Lokasi / Lapangan

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE DEKORASI
Membuat: Hari Pembukaan hingga Penutupan: - Melunasi Pembayaran Dekorasi
- Rencana Dekorasi Pembukaan - Memasang dekorasi tambahan
1. Dalam Ruangan (Meneyesuaikan)
2. Luar Ruangan / Area Registrasi - Memastikan dekorasi selesai
3. Tempat Duduk Undangan Terhorat - Mengecek keamanan dan kualitas dekorasi
4. Area Pertunjukan / Panggung
5. Area Sponsor (Menyesuaikan) Selesai Hari Pembukaan, Diklat dan Penutupan:
- Rencana Dekorasi Diklat - Mengkoordinasikan tenaga untuk
- List Properti Dekorasi dibuat membongkar dekorasi
- List Perlengkapan Dekorasi dipasang - Membongkar Dekorasi
- Dekorasi tambahan Panggung - Mengkonfirmasi pihak tempat sewa dekorasi
- Dekorasi Area registrasi dan Bazar - Mengecek dekorasi sudah dibongkar semua
- Dekorasi Pintu dan Gerbang (Menyesuaikan) - Memilah dekorasi yang akan digunakan di
1. Penjor tempat diklat
2. .... - Memilah dekorasi yang akan dikembalikan
- Dekorasi Photobooth
1. Rangka Photobooth
2. Huruf Timbul KMHDI
- Petunjuk Arah (Kamar mandi, Parkir)
- Papan Nama (Meja Registrasi [Undangan,
Peserta, Sponsor, dll], Bazar, Kursi/Meja
Undangan Terhormat.
- Pajangan Foto – foto KMHDI
- Bendera KMHDI ukuran kecil
- Batang Bendera

Lainnya:
- Mendekorasi Tempat Kegiatan
- Memasang Bendera KMHDI sepanjang jalan
dan tempat yang ditentukan
- Membantu, mengkonfirmasi dekoarsi dari Pihak
Sponsor dan pendukung
- Mencari Pihak-pihak yang mendukung dekorasi
- Mengkoordinasikan tenaga untuk membuat,
memasang dan menyelesaikan dekorasi
- Memastikan dapatnya alat pendukung dekorasi
- Memastikan desain untuk dekorasi hingga
sudah dicetak
- Meminta, Mengkonfirmasi dan Mengumpulkan
list dekorasi khusus dari divisi lain

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE MEDIA DAN DESAIN
Membuat: - Memastikan Media sudah siap - Mendesain Press Release Kegiatan
- Backdrop Photobooth, Diklat, Panggung - Mengecek kesiapan Multimedia yang akan
(Menyesuaikan) ditampilkan
- Spanduk Publikasi, Om Swastyastu, Diklat, - Mengecek Kesiapan Operator
Tema - Mengarahkan, Mendampingi dan
- X-Baner Sponsor, Bazar Mengkoordinir Operator
- Pernak-Pernik (Stiker, Pin, Ganci, dll)
- Baju untuk Bazar
- Pakaian Panitia dan Partisipan
- Pamflet dan Snap Story(Coming Soon, Seminar,
Diklat, Bazar)
- Konten konten Promosi
- Baliho
- Video (Bumper / Opening, Pembuka, Publikasi,
Mapping, Background Panggung, Pendukung
Penampilan Talent, Profil Pembicara, Profil
Bintang Tamu, Lifetime Achievement)
- Souvenir dan Seminar Kit (Name Tag,
Sertifikat, Plakat, Cover Noteblock, ToteBag,
Brosur Ucapan Terimakasih)
- Desain Thanks Giving
- Undangan
 - List Rincian Desain yang dibuat

Lainnya:
- Mencetak desain pada media yang ditentukan
- Memesan, mengemas dan mengelompokan
Undangan, Souvenir dan Seminar Kit
- Menyiapkan Operator Utama dan Cadangan
- Mengumpulkan, Mengolah dan Membuat
Musik dan Audio yang akan digunakan
- Membuat dan Mengkoordinasi Konsep Audio,
Lighting, Background Video (Menyesuaikan),
Presentasi Seminar dan Diklat
- Membuat desain yang diperlukan divisi lain
- Mengolah / Mengedit Video dan Foto hasil
Dokumentasi untuk ditampilkan dan dipublikasi
- Mengirim Desain ke sie terkait
- Mengelola Publikasi dari Kesepakatan Sponsor
dan Pihak Pendukung

AGENDA SAAT PERSIAPAN
SIE PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI
Membuat:
- Pesan Teks Publikasi
- List Target dan Pelaksanaan Publikasi
Lainnya:
- Menyiapkan Peralatan Dokumentasi
- Mendokumentasikan Persiapan dalam Bentuk
Foto dan Video
- MENDOKUMENTASIKAN PANITIA
- Mengelola dan Mengkoordinasikan Publikasi
- Mengkoordinir dan Mengecek Kesiapan dan
Ketentuan Media Partner
- Mencari dan Mengaudiensi Pihak yang bersedia
membantu publikasi
- Mengirim Bahan Publikasi ke media partner dan
pihak yang bersedia membantu
AGENDA SAAT HARI KEGIATAN
- Mendokumentasikan Hari Kegiatan dalam
Bentuk Foto dan Video
- MEDOKUMENTASIKAN PANITIA
- Mengecek Peralatan Dokumentasi
- Menyiapkan Fotographer, Videographer untuk
Stay Area Tertentu (Photobooth, Registrasi,
Panggung, Backstage, dll)
- Mengkoordinasikan Video Shooting
- Menyiapkan Operator Live Report dan
Streaming
- Melakukan Live Report dan Streaming
Kegiatan
AGENDA SETELAH KEGIATAN
- Mempublikasi Press Release Kegiatan
- Menyerahkan Artikel Kegiatan ke Media
Partner (Menyesuaikan)
- Mengumpulkan dan Mempublikasi Link
hasil kegiatan yang diangkat oleh Media
- Mendokumentasikan Pra Kegiatan dalam
bentuk Foto
- MENDOKUMENTASIKAN PANITIA
- Mendokumentasikan Syukuran Panitia
- Memperbanyak Dokumentasi dengan CD-
R/RW
- Mengumpulkan dan Membagikan Hasil
Dokumentasi
- Menyebarkan dan Memasang Media Publikasi
(Pamflet, Baliho dll)
- Memastikan media sudah terpublikasi
- Menyiapkan Jasa Video Shooting
DIVISI OPERASIONAL
AGENDA SAAT PERSIAPAN
SIE KONSUMSI
- Membuat, Mengolah dan Mengemas Konsumsi
untuk Bazar
- Menentukan Jenis dan Menu Konsumsi Utama
dan Snack
- Mencari Tempat Pemesanan Konsumsi
- Menyiapkan Sarana Pendukung Konsumsi
- Merekap daftar Veget Non-Veget dan Alergi
(Makanan) Peserta Diklat
- Menentukan Jumlah Paket Konsumsi
- Menentukan Perbandingan Jumlah Paket
Konsumsi untuk Hari Pembukaan berdasarkan
Veget / Non-Veget
- Menentukan jadwal pemberian Konsumsi
- Menyiapkan Konsumsi untuk Panitia, Peserta
dan Partisipan di Luar Hari Kegiatan atau saat
persiapan (Menyesuaikan)
- Menyiapkan Rider Konsumsi Pemateri dan
Bintang Tamu
- Mengantarkan Konsumsi dan Rider untuk
Pemateri dan Bintang Tamu saat di Luar Hari
Kegiatan (Menyesuaikan)
- Menghaturkan Yadnya Sesa
AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
- Menyiapkan Area Konsumsi dan Panitia Stay - Menyiapkan Konsumsi untuk Panitia,
mengurus Konsumsi Peserta dan Partisipan
- Mengecek Sarana Pendukung Konsumsi - Mencari Tempat Memesan Bahan-bahan
- Membagikan Konsumsi ke Peserta, Panitia konsumsi
dan Pengisi Acara - Menyiapkan Sarana, Bahan Konsumsi dan
- Membawakan Konsumsi ke Undangan SABUN CUCI TANGAN untuk Syukuran
- Membawakan Konsumsi dan Rider untuk Panitia
Pemateri dan Bintang Tamu - Menghaturkan Yadnya Sesa
- Melayani Permintaan tentang Konsumsi
(Menyesuaikan)
- Menyiapkan Konsumsi Lebih Awal untuk
Peserta dan Panitia memiliki Penyakit Maag
- Menyiapkan dan Mengantarkan Konsumsi ke
Peserta dan Panitia yang sakit
- Menyiapkan Konsumsi untuk Pihak di luar
Ruangan dan Area Penjagaan
- Berkoordinasi dengan Pihak Sponsor yang
berhubungan dengan Konsumsi
- Menyiapkan Perlengkapan Konsumsi Malam
agar Siap Pakai
- Menghaturkan Yadnya Sesa
- Mengecek Kelayakan Kondisi Makanan /
Konsumsi pada waktu tertentu
 AGENDA SAAT PERSIAPAN
SIE MEDIS
- Mencatat Daftar Riwayat Penyakit Khusus
Peserta
- Mencatat Daftar Riwayat Alergi Peserta
- Mencatat Daftar Panitia dan Peserta Memiliki
Penyakit Maag
- Menyiapkan Obat-obatan yang diperlukan
AGENDA SAAT PERSIAPAN
SIE KEAMANAN
- Merencanakan Sistem Keamanan Acara
- Menyusun Tata Tertib Panitia dan Peserta
- Mengkondusifkan Kondisi Rapat dan Persiapan
- Mengawal Mobilisasi Panitia (Menyesuaikan)
- Mengkoordinir dan Memastikan Keamanan
Pemateri dan Bintang Tamu
- Mengantar Surat Perijinan Kepolisian
- Audiensi ke Pihak Keamanan Tempat Kegiatan
- Mengurus Keamanan dan Perijinan Kepolisian,
Pihak Tempat Kegiatan, dan Petinggi Lainnya
- Memastikan dan Mengkonfirmasi Perijinan
- Menyiapkan Tempat Barang Sitaan
- Menyiapkan Alat Pedukung Keamanan
AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
- Mengecek Kelengkapan Obat-obatan
- Meberi Obat dan Perawatan Peserta dan
Panitia yang Sakit
- Merujuk Peserta dan Panitia yang Sakit
(Parah) ke Rumah Sakit Terdekat
(Menyesuaikan)
- Mengkoordinasikan Konsumsi untuk Peserta
dan Panitia yang Saki
AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
- Menyiapkan dan Mengkoordinir Pembagian
Spot Keamanan
- Mengkonfirmasi Ulang Perijinan
- Melakukan Pemeriksaan Keamanan Tempat
Kegiatan
- Melakukan Pemeriksaan Keamanan
Pengunjung
- Memilah pengunjung yang berhak dan tidak
berhak masuk
- Menyita Barang Larangan dan
Mengembalikan saat Acara Selesai
- Mengurus Pengunjung yang Bermasalah
- Mengkondusifkan Jalannya Kegiatan
- Lebih Menjaga Keamanan Pada Area Kritis
(Backstage, Sekitar Panggung, Area Panitia,
Area Parkir)
- Mengatur Antrean Hadirin
- Mengatur Pemisahan Alur Masuk Undangan
Terhormat, Sponsor dan Hadirin Lainnya
- Mengatur Akses Masuk Panitia, Partisipan dan
Pengisi Acara
- Melayani dan Menemani Pihak Pendukung
Keamanan
 - Mengatur Perijinan Keluar Masuk Peserta
Diklat
- Mengontrol Aktifitas Peserta Diklat sesuai tata
tertib (Menyesuaikan)
- Memperingati dan Melaporkan Pelanggaran
Panitia dan Peserta (Menyesuaikan)
- Menjaga, Menemani dan Memastikan
Keamanan Peserta Cuntaka saat Kunjungan
Wisata Religi

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE KESEKRETARIATAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT
Membuat: Hari Pembukaan: - Mengecek dan Membagikan sisa Sertifikat
- Formulir Peserta - Melayani Presenti Panitia dan Partisipan yang belum di ambil
- Presensi Hari Kegiatan - Melayani Registrasi dan Presensi Hadirin - Memperbaiki Sertifikat yang Salah
- Daftar Rencana Undangan - Stay Menjaga Area Registrasi - Mengatur Registrasi Check Out Kamar
- Surat Menyurat - Mengucapkan Salam ke Hadirin
- Buku Tamu - Membagikan Nametag, Souvenir
- Lembar Ekspedisi Undangan - Merekap Kehadiran Hari Pembukaan
- Lembar Ekspedisi Surat - Membagikan Sertifikat Seminar
- Buku Materis
- Daftar Kamar Diklat sampai Penutupan:
- Melayani Presensi Panitia dan Peserta
Lainnya: - Membagikan Seminar Kit dan Souvenir
- Menyebar Undangan - Merekap Kehadiran Peserta selama Diklat
- Mengantar Surat - Mengurus Legalisasi Sertifikat
- Follow Up Surat - Membagikan Sertifikat Diklat
- Mengingatkan dan Mengkonfirmasi kehadiran
undangan Kunjungan Wisata:
- Mendata Peserta - Mengecek Presensi Panitia, Peserta dan
- Merekap data peserta Partisipan tiap memulai Perjalanan
- Melayani Informasi untuk Peserta
- Mengatur Registrasi Checkin Kamar
- Mengumpulkan Berkas-berkas Peserta
- Mengarsipkan Berkas selama kegiatan
- Mendata Nama Pengisi Acara, Peserta, Panitia
dan Partisipan untuk Sertifikat dan Piagam
- Mengurus legalisasi Sertifikat dan Piagam
- Memastikan dan Mengkonfirmasi Kesiapan
Souvenir, Seminar Kit dan Buku Materi

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE AKOMODASI DAN TRANSPORTASI
- Mendata Link tempat meminjam dan menyewa - Menyiapkan Transportasi Standby - Menyelesaikan urusan setelah Checkout
transportasi - Mengantar Jemput Pemateri dan Bintang Penginapan
- Mengkonfirmasi Link tempat meminjam dan Tamu dan Pengisi Acara (Menyesuaikan) - Menyiapkan Transportasi untuk
menyewa transportasi - Menyiapkan Transportasi Untuk Praktek Pengembalian Barang
- Membuat List dan Jadwal Pengambilan Barang Lapangan - Mengantar Peserta dan Pemateri
- Menyediakan Mobilisasi Barang - Mengkoodinir Bus untuk Kunjungan Wisata (Menyesuaikan)
- Mencari dan Meloby Penginapan Peserta dan - Mengkoordinir Kebersihan Tempat Kegiatan - Melayani mobilisasi keperluan Syukuran
Tempat Kegiatan - Menerima Komplain Peserta dan Panitia atas Panitia
- Menentukan Kamar yang digunakan dengan Fasiitas Penginapan - Mendata Kendaraan yang di pinjam
mempertimbangan kondisinya - Mengkoordinasikan permasalahan fasilitas - Memberikan uang BBM untuk kendaraan
- Mengecek dan Menyiapkan Penginapan Peserta penginapan ke pihak pengelola tempat yang dipinjam
- Mencari dan Menyiapkan Penginapan Pemateri (disepakati lebih lanjut)
dan Bintang Tamu
- Mengatur Tiket Pulang Pergi Pemateri dan
Bintang Tamu
- Menjemput Pemateri, Bintang Tamu dan Peserta
(Menyesuaikan)
- Mencari Transportasi untuk Standby
- Mencari dan Menyiapkan Bus untuk Kunjungan
Wisata
- Mengantar Jasa Pendukung Kegiatan ke tempat
kegiatan (Menyesuaikan)
 AGENDA SAAT PERSIAPAN
SIE PERLENGKAPAN
- Mengkoordinir dan Mengumpulkan Keperluan
Perlengkapan dan Peralatan tiap divisi
- Merekap List Perlengkapan dan peralatan
- Mencari dan Menyiapkan Perlengkapan dan
Peralatan sesuai List
- Menyiapkan atau membeli perlengkapan kecil
yang sekiranya diperlukan
- Menegosiasikan Perlengkapan dan Peralatan
yang perlu disewa dan dibeli (Menyesuaikan)
- Memastikan kondisi dan kesiapan Peraatan dan
Perlengkapan
- Mencatat daftar barang yang dibeli, dipinjam,
disewa untuk keperluan perlengkapan
- Membantu Dekorasi
- Memberi Label Peralatan dan Perlengkapan
- Menyiapkan cadangan peralatan dan
perlengkapan (menyesuaikan)
- Menyiapkan kelengkapan pendukung peralatan
AGENDA SAAT HARI KEGIATAN
- Memastikan kembali kesiapan, Pemasangan
dan perletakan peralatan dan perlengkapan
- Memastikan Keamanan dan Kondisi
Perlengkapan dan Peralatan selama jalannya
kegiatan
- Mengkoordinir dan mencari solusi
permasalahan peralatan dan perlengkapan
- Stanby memobilisasi peralatan, terutama di
area kegiatan
- Memilah peralatan dan perlengkapan yang
sudah selesai digunakan sesuai list dan label
- Mencari area penyimpanan barang sementara
AGENDA SETELAH KEGIATAN
- Mengecek perlengkapan dan peralatan yang
sudah dipilah
- Mengkoordinir Pembersihan peralatan dan
perlengkapan (menyesuaikan)
- Melakukan pengembalian peralatan dan
perlengkapan
- Mencari tempat penyimpanan peralatan dan
perlengkapan yang belum bisa langsung
dikembalikan
- Menjaga keamanan penyimpanan peralatan
dan perlengkapan
- Membuat laporan kerusakan dan kehilangan
peralatan dan perlengkapan (menyesuaikan)
- Mencatat barang dibeli dan masih ada
sebagai inventaris
DIVISI ACARA
KOORDINATOR DIVISI ACARA:
- Mengkoordinir Langsung Jalannya Rundown ke semua divisi dan sie
- Mengingatkkan, Memberitahu dan Menghubungkan tiap sie dan divisi terkait dengan pementasan / pertunjukan / penampilan panggung saat hari
pembukaan sesuai dengan perubahan waktu yang terjadi mengikuti rundown
- Berkoordinasi dengan Sekretaris tentang jalannya Jobdesc dan Rundown saat hari Kegiatan
- Memandi Jalannya Geladi

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE KONSEP DAN TALENT
Membuat: - Memastikan Kesiapan Pementasan - Membuat Artikel untuk Media Pers
- Konsep Kegiatan - Memastikan Kesiapan talent - Merekap Draft Acara sesuai kondisi nyata
- Draft dan Rundown Kegiatan - Memastikan Kesiapan Bintang tamu dan
- Draft Audiensi Pemateri Pemateri
- Daftar Jenis Pengisi Acara untuk pementasan - Mengingatkan Jadwal Tampil Bintang Tamu
- Mendata Nama Seluruh Pengisi Acara (kecuali dan Pemateri
bintang tamu dan pemateri) - Menngkoordinir Pementasan
- Rundown lebih detail terkait pementasan - Mengkoordinir MC, Talent dan Media
(Menyesuaikan) (Operator)
- Melakukan pemberitahuan setiap berganti
Lainnya: agenda (Menyesuaikan)
- Mengatur Agenda dan Waktu Kegiatan - Mencatat Draft Acara Sesuai Kondisi Nyata
- Mengatur Jadwal Geladi Kotor dan Geladi - Time Keeper
Resik / Bersih
- Mengkoordinir Jalannya Geladi
- Mengkoordinasikan dan Menyiapkan Rundown
- Memastikan LO mendapatkan Pemateri dan
Bintang Tamu
- Mengingatkan Konfirmasi Bintang tamu
- Melakukan Audiensi Pemateri
- Menyiapkan time keeper
- Menyiapkan Strategi Pengatura Waktu agar On
time
- Melatih dan Menyiapkan MC
- Menyiapkan Run Men
- Mencari dan menentukan pihak penyedia talent
- Mencari koordinator (pelatih, koreografer,
penata musik dll) tiap jenis pengisi acara
- Membuat dan menyusun konsep khusus
pementasan hingga detail
- Mengatur jadwal latihan
- Mengatur dan melaksanakan audiensi ke pihak
talent
- Mengoordinir aktifitas yang berkaitan dengan
talent

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
LIAISON OFFICER
Membuat: - Memastikan Kesiapan Pemateri dan Bintang - Mengatur, Menyiapkan dan Memastikan
- Jadwal Kegiatan Pemateri dan Bintang tamu Tamu Kepulangan Pemateri dan Bintang Tamu
selama kegiatan dan diluar kegiatan yang - Menemani dan Melayani Pemateri dan - Memberi Souvenir
disepakati Bintang tamu di belakang panggung dan diluar - Mengirimkan dokumentasi kegiatan yang
- Daftar Rider Pemateri dan Bintang tamu ruang kegiatan berkaitan dengan Pemateri dan Bintang
- Data Estimasi Anggaran segala keperluan (Fee, - Mengkoordinasi dan menyiapkan riders Tamu
akomodasi, transportasi, rider dll) Pemateri dan - Mengkoordinir Akses Keluar masuk Pemateri - Meminta Pemateri dan Bintang tamu
Bintang tamu yang disepakati dan Bintang Tamu mempublikasi hasil dokumentasi
- Mengkoordinir jadwal tampil
Lainnya: - Menemani peserta delegasi KMHDI
- Mencari Informasi pemateri dan bintang tamu - Menemani Tamu Kehormatan (Menyesuaikan)
(Kontak, Asisten, Kesibukan dll)
- Mengecek dan Mengkoordinir Penyesuaian
Proposal untuk diajukan ke Pemateri dan
Bintang Tamu
- Menyampaikan Draft Audiensi ke pemateri dan
bintang tamu
- Merencanakan dan Menjalankan Audiensi dan
Negosiasi dengan Pemateri dan Bintang Tamu
- Meminta Pemateri dan Bintangtamu membantu
publikasi kegiatan
- Mengatur, Menyiapkan dan Memastikan
Keberangkatan Pemateri dan Bintang tamu
- Mengkoordinasikan keperluan Konsumsi,
Medis, Akomodasi dan Transportasi Pemateri
dan Bintang tamu
- Mengadakan kesepakatan agenda diluar
kegiatan
- Mengontrol dan mengingatkan kesiapan
pemateri dan Bintang tamu
- Menemani dan Melayani Pemateri dan Bintang
tamu beserta official, tim dan asisten / manager
- Menyiapkan dan Mengkoordinir riders Pemateri
dan Bintang Tamu
- Menyiapkan dan Mengkoordinir keperluan dan
keinginan mendesak Pemateri dan Bintang
Tamu
- Mengkoordinir Keamanan Pemateri dan
Bintang Tamu

AGENDA SAAT PERSIAPAN
SIE KEROHANIAN
- Menyiapkan Keperluan untuk Mengurus
Kondisi Non-Medis dan Diluar Nalar
- Mencari, Membeli dan Menyiapkan Sarana
Upakara
- Mengingatkan melakukan Yadnya Sesa
- Mengkoordinir dan Melaksanakan Persiapan
Persembahyangan
- Menjaga sarana dan prasarana
persembahyangan agar tetap suci
- Mencari dan Menyiapkan Pembaca doa untuk
pembukaan
- Mengatur Audiensi ke Pemangku untuk pura
yang dituju
- Mengatur, Mengkoordinir dan Menyiapkan
Matur Piuning
- Mengkoordinir Perizinan Pura
AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
- Mengkoordinir dan Melaksanakan Persiapan - Mengatur, Mengkoordinir dan Menyiapkan
Persembahyangan Matur Suksma
- Memastikan dan Mengkoordinir Kesiapan dan - Memastikan atau Menjaga Kesucian
Penjemputan Kepulangan Pembaca Doa , Prasarana Upakara saat Pengembalian
Pemangku Barang
- Mengecek kesiapan Sarana Upakara
- Memimpin Persembahyangan
- Memastikan Kondisi Dupa tetap menyala
selama Kegiatan Diklat
- Mengurus dan Mengkoordinir Kondisi Non-
Medis dan Diluar Nalar