JOB DESK

PANITIA BIG EVENT BO BAROKAH

2015

SC (Steering Committee)

- Memantau kinerja koordinator dan anggotanya.

- Tempat bertanya bagi panitia per sie
- Jika, panitia tidak bergerak dalam menjalankan tugasnya, Maka tugas di sie tersebut
dikembalikan ke SC-nya.
- Untuk syuro pertama per sie, tafadhol SC-nya yang mengajak syuro’ terlebih dahulu
koordinator dan anggota panitia pelaksana. (*jangan saling tunggu ya.. )

Ketua Pelaksana

- Mengkoordinasikan setiap syuro’ panitia dengan BPH

- Mengkoordinir anggota panitia pelaksana dalam menjalankan job desk masing-
masing
- Bertanggung jawab dengan seluruh hal-hal yang berkenaan dengan
keberlangsungan acara
- Motivator untuk seluruh panitia pelaksana

Sekretaris Pelaksana

- Membantu seluruh tugas ketua pelaksana

- Sewaktu-waktu dapat menggantikan posisi ketua pelaksana (dalam hal-hal
tertentu)

Bendahara

- Membuat flow chart dana yang digunakan untuk acara

- Bersama-sama dengan sie dana dan usaha, me-list sponsorship, menjalin kerjasama,
dan mencari dana.
- Mengalokasikan dana untuk honor dewan juri lomba.

Sie Acara

Acara terbagi tiga : acara pembukaan, acara perlombaan, dan acara penutupan.

- Menentukan tema acara

- Menentukan waktu acara
- Menentukan tempat acara
- Membuat rundown atau susunan acara (buat se-detail mungkin ya). Formatan
rundown acara : nomor, waktu, kegiatan, tempat, penanggung jawab, keterangan.
Syi’ar is Alarm and Never Die
#21thBarokah
 JOB DESK
PANITIA BIG EVENT BO BAROKAH
2015

- Menentukan pengisi acara

- Me-list undangan pada acara pembukaan dan penutupan
- Mengundang pembicara (*kalau bisa pembicara yang terkenal, tingkat nasional, atau
minimal familiar di kalangan mahasiswa. )
- Menyiapkan souvenir pembicara di acara pembukaan (adakan sejenis pemberian
materi/taujih)
- Membuat denah lokasi acara dan perlombaan.
- Menentukan dress code panitia
- Jangan lupa dekorasi ruangannya juga ya terutama untuk di acara pembukaan
(eksplore kreatifitasmu.. ^_^)

Sie Konsumsi

- Menyiapkan konsumsi untuk pembicara di acara pembukaan.

- Menyiapkan konsumsi untuk undangan di acara pembukaan dan penutupan.
- Menyiapkan konsumsi untuk peserta lomba selama acara perlombaan.
- Menyiapkan konsumsi untuk dewan juri lomba.

Sie Perlengkapan

- Menyiapkan peralatan yang akan digunakan selama acara berlangsung.

Untuk memudahkan tugas sie perlengkapan, minta list atau daftar alat yang akan
digunakan oleh masing-masing sie.
- List alat yang biasa digunakan : LCD, sound system, meja, kursi, dan lain-lain.
- Menyiapkan piala juara lomba.

Sie Kestari

- Membuat proposal ke dekanat

- Membuat proposal sponsorship (*kalau diizinkan mencari sponsor)
- Membuat surat undangan ke list undangan di acara pembukaan dan penutupan
- Membuat surat undangan lomba ke sekolah-sekolah dan fakultas sasaran peserta
lomba
- Membuat surat peminjaman tempat
- Membuat surat peminjaman alat

Syi’ar is Alarm and Never Die

#21thBarokah
 JOB DESK
PANITIA BIG EVENT BO BAROKAH
2015

Sie Publikasi

- Membuat desain-desain publikasi berupa pamphlet, banner

- Membuat sertifikat pembicara, dewan juri, peserta/pemenang lomba
- Membuat tulisan juara di piala.
- Menyebarkan informasi via social media : facebook, twitter, instagram, path, line,
bbm, whatsaap, telegram, blog, wechat, Friendster, kakao talk, pinterest, dan lain-
lain.
- Membuat google docs berisikan formulir lomba (alternative cara untuk
memudahkan peserta mendaftar).
- Jangan lupa hastag yang digunakan #21thBarokah. Kalau mau tambah hastag juga
boleh, asalkan telah disepakati oleh peserta syuro’.

Sie Dokumentasi

- Mendokumentasikan seluruh persiapan acara Big Event (*yang lagi syuro’ di foto,
yang lagi ngeprint-print di foto juga, yang lagi bengong mikirin tema acara mungkin
juga di foto. Pokok e, semuanya harus didokumentasikan).
- Mendokumentasikan seluruh kegiatan saat acara berlangsung (acara pembukaan,
perlombaan, dan penutupan)
- Membuat film documenter di akhir acara BIG EVENT.

Sie Humas

- Me-list sekolah-sekolah dan fakultas-fakultas sasaran peserta lomba.

- Menyebarkan undangan acara
- Menyebarkan undangan lomba
- Jangan lupa, saat menyebarkan undangan minta tanda terima dan cp yang
menerima undangan.
- Call center (tempat bertanya, sumber informasi dll seputar Big Event BO Barokah)

Sie Lomba

a. Koordinator Lomba
- Mengkoordinir seluruh pj lomba dalam menjalankan tugasnya
- Harus mengetahui seluruh ketentuan lomba

Syi’ar is Alarm and Never Die

#21thBarokah
 JOB DESK
PANITIA BIG EVENT BO BAROKAH
2015

- Call center (tempat bertanya, sumber informasi dll seputar perlombaan di Big Event
BO Barokah)
- Motivator buat pj-pj lomba. 
b. Pj lomba
- Membuat ketentuan perlombaan (aturan perlombaan, persyaratan peserta, kriteria
penilaian)
- Menentukan tempat perlombaan
- Berkoordinasi dengan sie acara untuk menentukan waktu perlombaan
- Mencari dewan juri
- Berkoordinasi dengan bendahara untuk menyiapkan honor dewan juri
- Menentukan jumlah juara yang akan diambil
- Mencetak kriteria penilaian untuk diisi dewan juri.

Jika ada yang masih kurang jelas dengan job desknya, tafadhol tanyakan dengan SC atau
kadep dan korwat Syi’ar, (Hariansyah dan Ely Nurya).

Untuk seluruh panitia, yang uangnya terpakai segera lapor ke bendahara dengan membawa
bukti berupa nota/kuitansi.

Dan perlu diingat, nama-nama yang tertera di dalam kepanitiaan merupakan penanggung
jawab untuk job tersebut. Untuk pelaksanaannya, kita semua turut andil demi
mensukseskan acara ini.

Berkontribusilah sesuai dengan kemampuan masing-masing. ^_^

“Kejahatan yang terorganisir akan mudah mengalahkan kebaikan yang tidak terorganisir”

“Berjamaahlah, dan tetaplah di dalam jamaah”

“Kekeruhan di dalam jamaah lebih baik daripada kejernihan di dalam kesendirian”

GANBATTE, HAMASAH, SPIRIT, SEMANGAT

Ingat QS Muhammad ayat 7

Syi’ar is Alarm and Never Die

#21thBarokah
 JOB DESK
PANITIA BIG EVENT BO BAROKAH
2015

“Barangsiapa menolong agama Allah, niscaya Allah akan menolongnya dan meneguhkan
kedudukannya”.

Syi’ar is Alarm and Never Die

#21thBarokah