PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

PENYUSUNAN PEDOMAN LAYANAN KONSULTASI ARAH

PENGEMBANGAN KOTA YANG BERWAWASAN LINGKUNGAN
YANG DIAJUKAN OLEH MASYARAKAT





Oleh :
IDA WARASTUTI
NIP. 19760214 199503 2 001




DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
PEMERINTAH PROVINSI RIAU
DILINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS
ANGKATAN III TAHUN 2014

KERJASAMA
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI RIAU
DENGAN
BADAN DIKLAT PEGAWAI KAB. BENGKALIS
2

RENCANA AKSI PERUBAHAN
(Project Charter)

1.0 IDENTITAS PROYEK
Nama Penyusunan Pedoman Layanan Konsultasi
Arah Pengembangan Kota Yang
Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan
Oleh Masyarakat
Deskripsi - Setiap orang yang akan mendirikan
bangunan gedung wajib mendapatkan
layanan konsultasi arah pengembangan
kota dari Pemerintah Daerah. Layanan
konsultasi tersebut dalam bentuk
memberikan informasi rencana
kabupaten.
- Untuk memudahkan aparatur dalam
memberikan layanan konsultasi perlu
dibuat suatu pedoman yang menjadi
panduan dalam memberikan informasi
rencana kabupaten. Dalam pedoman
layanan konsultasi antara lain memuat
ketentuan-ketentuan tentang :
Fungsi bangunan gedung yang
dapat dibangun pada lokasi
bersangkutan;
Ketinggian maksimum bangunan
gedung yang diizinkan;
Jumlah lantai bangunan gedung
dibawah tanah dan koefisien
tapak bangunan yang diizinkan;
3

Garis sempadan dan jarak bebas
minimum bangunan gedung yang
diizinkan
Koefisien dasar bangunan yang
diizinkan;
Koefisien lantai bangunan yang
diizinkan;
Koefisien daerah hijau yang
wajibkan;
Jaringan utilitas kota; dan
Keterangan lainnya yang terkait
- Dalam memperoleh layanan konsultasi
tersebut setiap masyarakat mengajukan
surat permohonan kepada Dinas Tata
Kota, Tata Ruang dan Pemukiman
Kabupaten Bengkalis sesuai format
yang ada, berdasarkan permohonan
tersebut Dinas Tata Kota, Tata Ruang
dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis
menerbitkan surat keterangan rencana
kabupaten sesuai dengan lokasi
pemohon.

Sponsor Nama : SUGENG SANTOSO, S.T
Jabatan : Kepala Bidang Tata Kota
Project Leader Nama : IDA WARASTUTI
Jabatan : Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota
Sumber Daya Tim a. Sumber Daya
Manusia
1. Kepala Dinas
2. Sekretaris
3. Kepala Bidang
4

Tata Ruang
4. Kepala Seksi
Pengendalian
Tata Ruang
5. Kepala Bidang
Tata Bangunan
6. Kepala Sub
Bagian
Penyusunan
Program
7. Staf Seksi
Pelayanan Tata
Kota
8. Staf Sekretariat
b. Purundang-
undangan
Seluruh peraturan
perundang-undangan
yang diperlukan
untuk menjadi dasar
hukum pelaksanaan
proyek perubahan
c. Sarana dan
prasarana
Sarana yang tersedia
dalam menunjang
proyek perubahan
seperti ruang rapat
dan printer.
d. Anggaran Anggaran dibutuhkan
untuk membiayai
semua tahapan
pelaksanaan proyek
perubahan

5

2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis
dibentuk atas dasar Peraturan Daerah Nomor 03 Tahun 2012
tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah. Struktur organisasi
Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis
terdiri Sekretariat yang membawahi 3 (tiga) sub bagian, Bidang Tata
Kota, Bidang Tata Bangunan, Bidang Pemukiman dan Pengendalian
Lingkungan dan Bidang Tata Ruang yang masing-masing Kepala
Bidang membawahi 3 (tiga) Seksi. Seksi Pelayanan Tata Kota
berada pada Bidang Tata Kota yang mempunyai tugas
menyelenggarakan, melaksanakan, penyiapan, kebijakan,
koordinasi, pembinaan, perencanaan, pelayanan, pengadilan,
pengawasan dan evaluasi serta pelaporan bidang Tata Kota,
sedangkan salah satu fungsi Bidang Tata Kota adalah pelaksanaan
pelayanan, pengadilan dan pengawasan dan penataan kota.
Untuk melaksanakan fungsi pelayanan, Kepala Bidang Tata Kota
dibantu oleh Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota yang mempunyai
tugas pemberian pelayanan konsultasi arah pengembangan kota
yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh masyarakat,
swasta dan instansi terkait sebagaimana diatur dalam Peraturan
Bupati Bengkalis Nomor 69 Tahun 2012 tentang Tugas Pokok dan
Fungsi serta Rincian Tugas pada Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan
Pemukiman Kabupaten Bengkalis.
Berdasarkan kondisi yang ada pelaksanaan tugas pemberian
pelayanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan
lingkungan yang diajukan oleh masyarakat, swasta dan instansi
terkait belum terlaksana dengan baik sehingga masyarakat belum
dapat menikmati jasa layanan tersebut. Layanan konsultasi arah
pengembangan kota dimaksudkan agar masyarakat mendapat
informasi tentang rencana kabupaten dalam rangka pelaksanaan
pembangunan.
6

Informasi ini biasanya dibutuhkan pada saat masyarakat akan
mendirikan bangunan gedung, sehingga pendirian bangunan gedung
tersebut tidak menyalahi peraturan dan ketentuan yang berlaku yang
berakibat pada pembongkaran. Selama ini keterangan rencana
kabupaten tidak pernah diberikan secara tertulis dalam bentuk surat
keterangan rencana kabupaten namun sebagian isi keterangan
tercantum dalam berita acara pemeriksaan dokumen rencana teknis
izin mendirikan bangunan gedung. Belum dilaksanakannya layanan
konsultasi tentang keterangan rencana kabupaten disebabkan belum
adanya regulasi yang mengatur tentang kewajiban pemerintah
Daerah memberikan keterangan rencana kabupaten.
Peraturan yang mengatur tentang kewajiban Pemerintah Daerah
memberikan keterangan rencana kabupaten adalah Undang-Undang
Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung dan Peraturan
Pemerintah Nomor 36 Tahun 2005 tentang Peraturan Pelaksanaan
Undang-undang Nomor 28 Tahun 20002 tentang Bangunan Gedung.
Namun untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan
tersebut di daerah, Pemerintah Daerah diwajibkan untuk membuat
Peraturan Daerah tentang Bangunan Gedung. Berdasarkan amanat
Undang-undang tersebut Pemerintah Kabupaten Bengkalis melalui
Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis
telah menyusun Rancangan Peraturan Daerah tentang Bangunan
Gedung yang salah satu pasalnya memuat tentang kewajiban
Pemerintah Kabupaten Bengkalis memberikan keterangan rencana
kabupaten kepada masyarakat yang akan mendirikan bangunan.
Rancangan Peraturan Daerah tentang Bangunan Gedung
direncanakan ditetapkan menjadi Peraturan Daerah pada tahun
2014.



7

Layanan konsultasi keterangan rencana kabupaten harus
dilaksanakan setelah Rancangan Peraturan Daerah tentang
Bangunan Gedung disahkan menjadi Peraturan Daerah. Agar
aparatur Seksi Pelayanan Tata Kota dapat memberikan keterangan
rencana kabupaten dengan baik perlu dibuat suatu pedoman
layanan konsultasi.
Pedoman layanan konsultasi disusun berdasarkan asas-asas umum
pemerintahan yang baik. Asas-asas umum yang digunakan dalam
pemberian layanan konsultasi sebagaimana tercantum dalam
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
antara lain sebagai berikut :
a. Kepentingan umum, layanan konsultasi diberikan kepada
masyarakat yang memerlukan.
b. Kepastian hukum, memberikan kepastian hak dan kewajiban baik
kepada pengguna layanan maupun pemberi layanan.
c. Persamaan perlakuan, dalam memberikan layanan tidak
membedakan suku, ras, agama, golongan, gender, dan status
ekonomi.
d. Keprofesinalan, pelaksana pelayanan harus mempunyai
kompetensi yang sesuai dengan bidang tugas.
e. Keterbukaan, setiap pengguna layanan dapat dengan mudah
mengakses dan memperoleh informasi yang diinginkan.
f. Akuntabilitas, proses penyelenggaraan pelayanan dapat
dipertanggungjawabkan.
g. Kecepatan, kemudahan, keterjangkauan, pelayanan yang
diberikan dilakukan secara cepat, mudah dan terjangkau.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka judul, fokus dan lokus
dalam penyusunan proyek perubahan adalah Penyusunan
Pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang
Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.

8

3.0 TUJUAN
Tujuan Jangka Pendek
Tersusunnya pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan
Kota Yang Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh
Masyarakat menjadi dasar Seksi Pelayanan Tata Kota dalam
melaksanakan tugas pemberian layanan konsultasi sehingga dapat
memberikan kepuasan kepada masyarakat.
Tujuan Jangka Menengah
Masyarakat dapat berkonsultasi tentang arah pengembangan kota
kepada Seksi Pelayanan Tata Kota secara langsung maupun secara
elektronik melalui website.

4.0 MANFAAT
Dengan tersusunnya pedoman layanan konsultasi menjadi panduan
bagi pegawai Seksi Pelayanan Tata kota dalam memberikan
pelayanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan
lingkungan yang diajukan oleh masyarakat.

5.0 RUANG LINGKUP
Dalam penyusunan pedoman layanan konsultasi terdapat
seperangkat kegiatan meliputi :
1. Melakukan konsultasi dengan Kepala Bidang Tata Kota dan
diskusi dengan staf Seksi Pelayanan Tata Kota terkait rencana
aksi perubahan mengenai Penyusunan Pedoman Layanan
Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan
Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.
2. Melakukan rapat koordinasi dan konsultasi bersama stakeholder
terkait dalam rangka membangun tim efektif untuk menyusun
Pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang
Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.
9

3. Membentuk tim penyusun Penyusunan Pedoman Layanan
Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan
Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.
4. Menyusun pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan
Kota Yang Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh
Masyarakat

6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PROJ ECT DELIVERADLES)
Nama Deskripsi
1. Keputusan Kepala Dinas
Tata Kota, Tata Ruang
dan Pemukiman
Kabupaten Bengkalis
tentang pembentukan Tim
Penyusunan Pedoman
Layanan Konsultasi Arah
Pengembangan Kota Yang
Berwawasan Lingkungan.
Mengupayakan Keputusan Kepala
Dinas tentang pembentukan tim
penyusun, tugas dan tanggung
jawab tim penyusun.
2. Tersusunnya dokumen
pedoman layanan
Konsultasi Arah
Pengembangan Kota Yang
Berwawasan Lingkungan
Tersedianya pedoman bagi pegawai
Seksi Pelayanan Tata Kota untuk
memberikan layanan konsultasi
arah pengembangan kota.

7.0 PENTAHAPAN (MILESTONE)
No. Tahap Utama Waktu
A. Jangka pendek (8 minggu)
1. Pembuatan SK Kadis tentang Tim
Penyusun Pedoman
Oktober 2014
(Minggu ke-1)
2. Melakukan rapat koordinasi dengan stake Oktober 2014
10

holder (Minggu ke-1)
3. Menghimpun data dan informasi tentang
penyusunan pedoman layanan konsultasi
dari para narasumber
November 2014
(Minggu ke-1 dan
ke-3)
4. Penyusunan pedoman layanan konsultasi November 2014
(Minggu ke-4 dan
ke-5)
Desember 2014
(Minggu ke-6, ke-
7 dan ke-8)
B. Jangka Menengah
Memberikan layanan konsultasi arah
pengembangan kota yang berwawasan
lingkungan kepada masyarakat yang
membutuhkan tahun 2015


8.0 TATA KELOLA PROYEK
Struktur :

Deskripsi
Sponsor
Kepala Bidang
Tata Kota
Project Leader
Kasi Pelayanan
Tata Kota
Tim Penyusun
Sekretariat
Umum
Coach
Drs. Saharisir, M. Pd
11

Sponsor :
1. Sebagai pembimbing dan pengawas Project Leader (PL).
2. Memberikan dukungan penuh kepada PL dalam
mengimplementasikan proyek perubahan.
3. Memberikan dukungan PL dalam mendayagunakan seluruh
potensi sumber daya yang diperlukan dalam melakukan
implementasi proyek perubahan.
4. Memberikan bimbingan PL dalam mengatasi kendala yang
muncul selama proses implementasi berlangsung.
5. Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat.
Project Leader :
1. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang
dalam yang telah dirancang dalam dokumen pelaksanaan PP
dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki.
2. Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach.
3. Melaporkan progress implementasi PP kepada coach minimal
satu minggu sekali.
4. Mengacu rumusan milestones dalam rancangan proyek sebagai
dasar pencapaian target perubahan.
5. Menggerakkan seluruh elemen stakeholders terkait (internal dan
eksternal).
6. Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan
perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan.
7. Menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi
utuh mulai dari proses penyusunan rancangan proyek sampai
dengan hasil/capaian dari implementasi proyek perubahan
(deskripsi dan analisis terhadap critical path dan strategi
mengatasi kendala yang muncul)
Coach :
1. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan PL selama
12

Laboratorium Kepemimpinan.
2. Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap
progress yang dilaporkan PL.
3. Menginformasikan progress yang dicapai PL kepada
penyelenggara diklat.
4. Melakukan monitoring secara reguler terhadap kegiatan PL
selama tahap Laboratorium Kepemimpinan melalui media
teknologi informasi (IT).
5. Memberikan feedback terhadap laporan progress implementasi
proyek perubahan yang disampaikan PL minimal seminggu
sekali.
6. Melakukan intervensi bila PL mengalami permasalahan selama
tahapan Laboratorium Kepemimpinan.
Tim Penyusun :
1. Menyusun pedoman layanan konsultasi arah pengembangan
kota yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh
masyarakat.
2. Kepala Bidang Tata Ruang dan Kasi Pengendalian Tata Ruang
sebagai narasumber.
Sekretariat Umum :
1. Membantu secara administrasi proyek perubahan.
2. Mempersiapkan jadwal koordinasi, rapat dan pendukungnya.
3. Membantu pelaksanaan, pengumpulan dan pengolahan serta
penyusunan laporan.

9.0 ANGGARAN
Jumlah Deskripsi
Belanja Bahan Pakai Habis Rp.
500.000,00
Belanja bahan pakai habis
digunakan untuk pembelian alat
tulis kantor dalam rangka
13

pembuatan surat keputusan
Kepala Dinas tentang
pembentukan tim penyusun dan
dalam rangka penyusunan
pedoman layanan konsultasi.
Belanja makan dan minum rapat
Rp. 600.000,00
Belanja makan dan minum rapat
digunakan untuk pembelian
snack pada saat rapat-rapat
dalam rangka pelaksanaan
proyek perubahan

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
No. Deskripsi
1. Kepala Dinas yang mempunyai kewenangan membuat Surat
Keputusan dan sebagai pengarah
2. Sekretaris mempunyai kewenangan dalam proses legalitas
Surat Keputusan dan penyusunan anggaran
3. Kepala Bidang Tata Ruang bertindak sebagai narasumber
4. Kepala Seksi Pengendalian Tata Ruang (sarjana planologi)
bertindak sebagai narasumber
5. Kepala Bidang Tata Kota, Kepala Bidang Tata Bangunan,
Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota dan staf Seksi Pelayanan
Tata Kota mempunyai tugas untuk menyusun dokumen
pedoman layanan konsultasi.
6. Kepala Sub Bagian Penyusunan Program membantu dalam
perumusan kegiatan pembuatan website Dinas Tata Kota,
Tata Ruang dan Pemukiman.
7. Staf Tata Usaha Sekretariat membantu pelaksanaan kegiatan.
8. Kepala Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan
Terpadu dan Camat se Kabupaten Bengkalis yang
14

berwewenang menerbitkan Surat Izin Mendirikan Bangunan
9. Kepala UPT Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman
yang berwenang melakukan pemeriksaan dokumen teknis di
kecamatan.
10. Masyarakat yang akan mendirikan bangunan.

11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
No. Deskripsi
1. Komitmen Tim Penyusun untuk menyelesaikan proyek
perubahan sesuai dengan jadwal.
2. Kepala Bidang Tata Ruang yang baru dilantik belum
menguasai rencana detail tata ruang.

12. RESIKO
No. Deskripsi
1. Penyusunan pedoman layanan konsultasi dapat terhambat
pelaksanaanya karena kurangnya pengetahuan dan
keterampilan pegawai. Oleh sebab itu bantuan teknis dari
narasumber sangat penting dalam penyusunan pedoman ini.

13. KRITERIA KEBERHASILAN
1. Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas Tata Kota Tata Ruang
dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis tentang Tim Penyusun
pedoman layanan konsultasi arah pengembangan kota yang
berwawasan lingkungan yang diajukan oleh masyarakat (1
dokumen).
2. Tersusunnya pedoman layanan konsultasi arah pengembangan
kota yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh
masyarakat (100%).

15

3. Tersedianya dokumen pedoman layanan konsultasi bagi
masyarakat yang akan mendirikan bangunan.

14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
1. Adanya dukungan dari sponsor (Kepala Bidang Tata Kota).
2. Adanya komitmen dan dukungan dari seluruh stakeholder untuk
melakukan perubahan.
3. Tersedianya sarana yang mendukung terlaksananya proyek
perubahan.

15. DISETUJUI
Bengkalis, 17 Oktober 2014
Project Sponsor :
Kepala Bidang Tata Kota


SUGENG SANTOSO, S.T, M.T
NIP. 19721028 200312 1 003