MODUL

PERKULIAHAN
MANAJEMEN
PUBLIC
RELATIONS

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

FIKOM PUBLIC RELATIONS
10 A.51423 EL IRMULAN SATI. T, SH, MSi

Abstract Kompetensi
Pokok bahasan ini membahas tentang Setelah mengikuti mata kuliah ini
Teknik Mengelola Program yang diharapkan mahasiswa dapat
dilakukan dalam mendukung kegiatan memahami dan mampu menjelaskan
 PR organisasi. Teknik ini mendukung kembali Teknik Mengelola Program
tahap ketiga manajemen humas yaitu dalam Program Kegiatan PR. (After
communicating/action dan menjadi discussing this subject, all students can
support PR dalam penentuan review about how to handle Public
perencanaan program/kegiatannya. Relations event)
(This subject will describe about how to
handle Public Relations event /
management event)

PENGANTAR
Organisasi yang memiliki struktur public relations, pada umumnya melakukan banyak
aktivitas kehumasan pada periode tertentu. Maka salah satu kompetensi dasar kehumasan
adalah kemampuan dalam mengelola event / mengelola program PR secara kontinyu.
Sehingga penting sekali bagi para praktisi PR mengetahui, memahami dan mengaplikasikan
tahap tahap pengelolaan event / program PR dalam suatu organisasi.

Untuk itu tema tatap muka kali ini lebih mengarah pada bagaimana seorang PR
Officer mampu mengelola event / program / ajang khusus atau agenda kegiatan organisasi.
Lebih tepatnya how to manage event / how to handle event, maka dibutuhkan skill khusus,
kemampuan untuk mengelola event / program organisasi. Nama sesi mata kuliah ini Teknik
Mengelola Program Kehumasan (Ajang Khusus) / Management Event.

Pada dasarnya event / program organisasi terbagi dalam dua kategori besar, sesuai
dengan jenis stakeholder organisasi yakni, stakeholder internal dan stakeholder eksternal.
Maka penulis menyebutnya sebagai Event / program PR Internal dan event / program PR
Eksternal. Event / program internal merupakan semua jenis program organisasi yang
ditujukan pada stakeholder / khalayak internal, yakni karyawan, keluarga karyawan, top
manajemen, serikat pekerja, serikat karyawan, karyawan magang / kontrak, serta para
pensiunan. Sedangkan event / program PR eksternal merupakan program organisasi yang
ditujukan pada stakeholder / khalayak ke ekstrenal yang meliputi konsumen, media massa,
komunitas, pemerintah, calon konsumen, pressure group / kelompok kepentingan dan
lainnya.

Berikut ini penulis petakan jenis jenis event / program komunikasi yang umumnya
dapat dikelola oleh PR Officer, baik untuk stakeholder internal maupun stakeholder
eksternal, dimulai dari stakeholder internal lebih dahulu. Dalam mengelola program
komunikasi dengan stakeholder internal, sebaiknya mengacu pada pengelolaan komunikasi
internal dan employee relations. Hal ini sangat berkaitan dengan bagaimana kemampuan

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS

2 IRMULAN SATI. T, SH, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
PR Officer mempersuasi stakeholder internal agar mau dan mampu berpartisipasi dalam
seluruh kegiatan organisasi, ataupun terlibat dan mendukung policy organisasi. Komunikasi
internal dan employee relations, tidak hanya sekedar diselenggarakan untuk sosialisasi
policy organisasi, namun lebih mendalam lagi yakni meningkatkan motivasi bekerja,
meningkatkan kinerja organisasi dan pada akhirnya mendukung terciptanya reputasi
organisasi di mata khalayak internal. Hal ini penting dipahami oleh PR Officer, sebelum
memutuskan menggunakan program komunikasi yang mana dan memutuskan menghandle
program tersebut.

Jenis jenis aktivitas internal meliputi employee gathering, family gathering, rapat
internal, penerbitaan media media internal (in house megazine, newsletter, media online,
majalah dinding, poster, spanduk, pin, spoke person internal dan media media komunikasi
unik lainnya, sesuai dengan kebutuhan masing masing level karyawan), penulisan media
tertulis formal seperti surat, surat keputusan, memo, proposal dan lainnya. Selain itu
manajemen juga bisa menyelenggarakan event event formal dan informal yang dapat
mendukung terciptanya suasana harmonis antara manajemen dan karyawan, seperti coffee
morning, morning briefing, perayaan ulang tahun perusahaan, perayaan ulang tahun
karyawan, pemilihan duta karyawan, pemilihan karyawan terbaik, kompetisi antara
karyawan, kompetisi antar unit dan event lainnya yang mampu mendukung terciptanya
suasana kompetitif tanpa harus menanggalkan budaya organisasi masing masing.

Sedangkan event / program untuk stakeholder eksternal, pada dasarnya outputnya

sama dengan stakeholder internal, yakni mendukung terciptanya hubungan timbal balik
yang efektif, harmonis dan berkelanjutan. Komunikasi timbal balik antara organisasi dengan
stakeholder eksternal, sangat penting, seiring dengan komunikasi ke internal. Komunikasi
eksternal sangat dibutuhkan untuk mendukung komunikasi reputasi, komunikasi korporat,
komunikasi brand dan komunikasi produk organisasi. Bagi PR Officer, lebih dominan dalam
mengkomunikasikan reputasi dan korporate-nya. Untuk brand dan komunikasi produk / jasa,
umumnya dikelola oleh tim promosi / marketing.

Beberapa jenis program / event yang dapat disusun guna mendukung komunikasi
eksternal meliputi :

(1) media massa : media gathering, media visit, factory visit, konferensi press;

(2) konsumen : consumer gathering, penerbitan media publikasi konsumen

(newsletter, media jejaring, booklet, leaflet, brosur, company profile audio visual / cetak) ;

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS

3 IRMULAN SATI. T, SH, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 (3) pemerintah : penyusunan media cetak untuk relationship dengan pemerintah,
seperti media newsletter, company profile, pengelolaan event event khusus dengan
pemerintah, sponsorship, kerjasama / MOU di bidang bidang sosial pendidikan ataupun
program program yang selaras dengan program CSR perusahaan atau community relations
perusahaan.

(4) komunitas : pengelolaan event event komunitas seperti open house, carity
event, bantuan untuk korban bencana alam, pembangunan infrastruktur dan suprastruktur,
dapat juga bekerja sama dengan government relations untuk program program yang sama
dengan komunitas, CSR, community development bidang pendidikan, ekonomi, budaya,
seni, politik dan sosial.

(5) public : program program umum yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder /
publik yang umum, khususnya untuk pressure group, LSM / NGO, masyarakat umum.
Programnya bisa berupa seminar, sosialisasi edukasi, sponsorship dan aktivitas lain yang
relevan dengan kebutuhan mereka. Termasuk jika organisasi berinteraksi dengan kelompok
kepentingan yang terkait dengan supplier, vendor, kompetitor dan bank, dapat disusun event
event yang relevan dengan kebutuhan dan pola komunikasinya.

TEKNIK MENGELOLA PROGRAM

Tema yang diulas dalam tatap muka kali ini adalah Teknik Mengelola Program
kehumasan dalam suatu organisasi. Dalam mengelola program kehumasan, kemampuan
utama yang harus dimiliki oleh PR Officer adalah kemampuan dalam mengelola sumber
daya manusia. Mengapa hal tersebut penting? Karena sumber daya manusia lah yang
berperan dalam menghasilkan program program tersebut. Manusia yang dimaksud disini
adalah team unit PR atau unit lain yang mensuport dan terkait dengan program yang akan
dicanangkan. Baik itu team dari unit keuangan, promosi, sumber daya, produksi dan lainnya.
PR Officer yang menjadi lead sebuah event organisasi, harus bisa mengkomunikasikan
dan mensinergikan seluruh kepentingan internal dan eksternal organisasi. Seringkali terjadi
saat akan dimulainya sebuah event, muncul banyak konflik kepentingan antar pimpinan dan
karyawan, antar unit unit terkait, sehingga perlu bagi seorang PR Officer
mengkomunikasikan dan mensosialisasikan seluruh event event nya ke seluruh stakeholder.
Berikutnya adalah kemampuan manajerial dan teknis PR Officer dalam mengelola
event tersebut. Sebagus apapun program dan selengkap apapun program, jika aspek
manajerial PR Officer tidak dimiliki, akan menyulitkan dalam me-manage program program

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS

4 IRMULAN SATI. T, SH, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
tersebut. Hal ini sesuai dengan peran PR tidak hanya sebagai teknisi komunikasi, namun
juga sebagai managerial komunikasi.
Pada sesi ini, penulis juga melampirkan materi tentang case study pengelolaan
program pameran yang bertajuk Pameran Katumbiri tahun 2011 lalu. Penulis bertindak
sebagai co-support dari Kementerian Pemberdayaan Perempuan RI. Event itu juga
menampilkan pameran foto perempuan Suku Badui dalam berbagai aktivitasnya. Pameran
foto tersebut hasil karya Fotografi Club FIKOM Universitas Mercu Buana. Dimulai dari
proses teknis loading barang sampai hasil akhir publikasi di mass media tentang event
tersebut. Namun jangan lupa, mengelola event tidak hanya yang tampak kasat mata saja,
namun harus kita fikirkan dan petakan secara detail, sekali lagi, secara detail job list dan
property list apa saja yang harus dikondisikan jauh jauh hari. Berdasarkan pengalaman
penulis sebagai praktisi humas di perguruan tinggi yang bersifat jasa / non profit, dari sejak
tahun 2008 - 2016, yang terpenting dari pengelolaan event / program kehumasan adalah PR
Officer harus memiliki semangat dan komitmen untuk fokus mengelola program tersebut.
Jika tidak fokus, maka akan mengalami permasalahan permasalahan teknis dan non teknis
yang seringkali menyertai.
Pada dasarnya dalam mengelola event / program PR, sebaiknya PR Officer
melakukan kajian dan memperhatikan secara detil Proses Perencanaan PR, yang penulis
kutip dalam The Public Relations Plan (LCCI, 1999: 121), meliputi :
1. Situation Analysis
2. Objectives
3. Publics
4. Media
5. Budget
6. Evaluation
Berikut penulis uraikan satu per satu, diawali dengan tahap analisa situasi yang mengulas
tentang tugas PR dalam memetakan kebutuhan khalayak, SWOT analisis, ataupun dapat
menggunakan tahap STEEPLE (LCCI, 1999:126), yakni :
S = social and cultural,
T = technological and product innovation,
E1 = economic and market competition,
E2 = education,
P = political,
L = legal, dan
E3 = environmental protection.
Selanjutnya, aspek tujuan program yang dibreakdown dari tujuan utama organisasi,
diaplikasikan ke tujuan program dan tujuan PR. Tujuan PR dapat meliputi pemahaman,

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS

5 IRMULAN SATI. T, SH, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
membuka cakrawala, awareness, perilaku dan perubahannya. Selanjutnya publik adalah
khalayak sasaran program PR yang dijadikan target utama organisasi dan PR dalam
mengaplikasikan programnya. Tahap media, merupakan alat dan teknik pubikasi guna
mendukung tersebarnya informasi program PR organisasi. Anggaran, merupakan
rancangan anggaran belanja program PR dalam satu waktu tertentu, baik yang bersifat fixed
cost maupun variable cost. Terakhir adalah evaluasi yang berisi proses pengevaluasian
pasca program, apakah masuk dalam kategori berhasil atau tidak, dengan menggunakan
indikator dan alat ukur tertentu. Coba, Anda bandingkan tahapan perencanaan PR yang
ditulis oleh Frank Jefkins, yang kurang lebih sama secara substansi isinya. Hanya dalam
kutipan di LCCI tidak dijelaskan tentang tahap Time / Waktu, ternyata diulas secara implisit.
Jadi 6 tahap perencanaan diatas menjadi alat Anda para praktisi PR untuk menyusun event
dan program PR, lebih jelas dan terukur. Baru mengulas ke tahap berikutnya yang lebih
teknis dan detil.
Berikut ini, penulis mengutip dari buku karangan Mike Beard. Menurut Mike Beard
(2001), program-program PR yang disusun dan dikelola mengandung sejumlah penting
implikasi manajerial bagi Anda maupun tim Anda. Terdapat sejumlah elemen dasar, seperti
hubungan media dan rapat pengarahan, yang akan termasuk dalam inti program PR Anda.
Dari waktu ke waktu, Anda juga harus mengelola proyek-proyek besar dengan tujuan
tertentu, yang memerlukan sumber daya substansial dan melibatkan beberapa elemen,
termasuk dukungan vendor / pemasok. Berikut terdapat daftar pengecekan untuk
pengarahan pemasok, yang meliputi :
Latar belakang organisasi
Materi terkait yang ada
Deskripsi yang tepat mengenai peran setiap pemasok / vendor
Tujuan dari setiap item
Target khalayak (audience)
Keseluruhan gaya dan rasa
Parameter kreatif
Hubungan dengan item-item lain
Batasan-batasan menyangkut identitas korporasi
Materi visual yang tersedia
Perlu tidaknya material diterjemahkan
Target waktu pemajangan setiap item
Siapa yang memproduksi salinan
Jenis kertas yang digunakan
Pandangan terhadap hasil akhir

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS

6 IRMULAN SATI. T, SH, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Gagasan tentang tata letak halaman (jika ada)
Jumlah yang dibutuhkan
Skala waktu yang diusulkan bagi penyelesaian proyek
Apa yang mungkin terjadi selanjutnya
Informasi nama kontak klien

Hal penting yang harus Anda perhatikan adalah jangan sampai terikat pada tanggal
tertentu sebelum acara-acara tersebut teridentifikasi dan dipastikan. Pada waktu-waktu
tertentu selama setahun, ketersediaan tempat untuk acara menjadi hambatan serius. Di
London, sebagai contoh, akan sangat sulit me-mesan ruang pertemuan selama musim
pelaporan keuangan. Pada saat tersebut banyak perusahaan publik yang tercantum dalam
bursa saham tengah menyelenggarakan acara resmi pengumuman pendapatan awal dan
pertemuan tahunannya.
Perencanaan sejak dini adalah kunci dalam mencapai keberhasilan. Pengamatan
yang teliti juga menjadi kunci yang lain. Beberapa hari sebelum acara dilaksanakan,
datanglah ke lokasi dan bayangkan dari Anda sebagai seorang tamu yang datang dan
cobalah mengalami kejadian tersebut. Proses penghayatan ini akan membantu Anda
mengidentifikasi kemungkinan adanya gangguan dan tambahkan beberapa sentuhan
penyempurnaan, sehingga tamu-tamu Anda bisa benar-benar menikmati acara tersebut.
Selanjutnya diulas daftar pengecekan untuk perencanaan acara, yang meliputi:
Tujuan
Khalayak
Pesan yang ingin disampaikan
Anggaran dan rencana
Rincian program
Ada atau tidaknya relasi yang diundang
Lokasi acara
Tanggal dan waktu
Manajer acara
Format dan daftar undangan
Denah ke lokasi
Transportasi dan sarana parkir
Katering
Peralatan dan operator audivisual
Boleh tidaknya merokok
Pertunjukan dan musik latar

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS

7 IRMULAN SATI. T, SH, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Pencahayaan
Rangkaian bunga
Tamu dan pembicara kehormatan
Pembawa acara
Materi yang harus dikembalikan dan hadiah
Penerima tamu, buku tamu, lencana jika diperlukan
Pengaturan ruang penggantungan jas dan topi
Pengaturan meja dan kursi
Papan penunjuk arah
Fotografer
Materi panjangan
Fasilitas untuk media jika diperlukan
Gladi resik
Berkeliling untuk mengecek pengaturan
Evaluasi dan laporan sesudahnya

Terdapat banyak elemen dan teknik yang dapat dimasukkan dalam program PR
Anda, ini ditunjukkan pada contoh daftar pengecekan di bawah. Daftar pengecekan
beberapa teknik program-program PR, meliputi:
Iklan
Fitur advertorial
Produksi audivisual
Program pemberian penghargaan
Dokumen pengarahan
Rapat-rapat pengarahan
Brosur
Bulletin
Paket bisnis televisi
Pusat layanan telepon
Dukungan amal
Proyek-proyek komunitas
Konferensi
Undangan konferensi
Jamuan korporasi
Identitas korporasi

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS

8 IRMULAN SATI. T, SH, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Desain
Jamuan makan dan resepsi
Pengiriman pos langsung
Stand pajangan
Penyelenggarakan kegiatan
Pameran
Kunjungan fasilitas
Film
Penulis lepas
Teknologi informasi
Internet
Majalah
Pengumuman ke media, fitur-fitur, presentasi dan panggilan telepon
Cinderamata dan hadiah
Presentasi multimedia
Laporan berkala
Papan pengumuman
Hari kunjungan
Overhead dan slide 33-mm
Fotografi
Poster
Presentasi
Barang cetakan
Demonstrasi produk
Logo proyek dan identitas lainnya
Barang-barang promosi
Laporan dan rekening
Riset
Seminar
Pidato
Pemberian sponsor
Merek dagang
Video
Situs web

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS

9 IRMULAN SATI. T, SH, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Berdasarkan ulasan Mike Beard diatas, menurut penulis dapat diaplikasikan dalam

konteks organisasi, namun tergantung jenis event nya, perlu pengelolaan secara detil atau

tidak. Misalnya, saat penulis mengelola event yang butuh waktu lebih dari 1 bulan atau

hanya 1 hari saja, tingkat kesulitan dan tingkat detailnya persiapan, pada dasarnya sama.

Dalam konteks ini, diasumsikan Anda adalah praktisi PR yang mengerjakan sendiri kegiatan

/ event yang berlangsung di organisasi, bukan yang pesan event melalui jasa penyelenggara

event / event organizer. Sebaiknya sebagai praktisi PR juga harus bisa menghandel event /

program secara mandiri, baik untuk event yang minimalis dan maksimalis. Karena pada

dasarnya standar requirement SDM PR adalah kemampuan mengelola acara acara

organisasi, disamping kompetensi dasar lainnya. Sederhananya, dalam agenda departemen

humas di perguruan tinggi tempat penulis berkarya, selalu membuat JOB LIST untuk team

PR dengan tugas, person in charge yang spesifik dan due date nya yang jelas, seperti yang

penulis contohkan dibawah ini.

JOB LIST Team PR Event XYZ di Perguruan Tinggi

No. PIC Job Description Due Date

1. Media - Menyusun daftar media massa / journalist 1 minggu

Relations yang akan diundang

Officer - Membuat surat undangan dan mengirim

setelah ditandatangani oleh PR Head ke

media massa terkait

- Menyiapkan press release, godiebag

wartawan dan konsumsi / snack atau makan

berat (tergantung waktu acara)

- Memonitor undangan dan melakukan

konfirmasi kehadiran media

- Menghandel konferensi pers atau doorstop

saat acara akan dimulai atau selesainya

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 IRMULAN SATI. T, SH, MSi http://www.mercubuana.ac.id
 acara

- Menyusun monitoring media pasca event

tersebut, baik dalam bentuk online, cetak dan

audiovisual

2. PR Officer - Menyiapkan peralatan dokumentasi foto dan 1 minggu

Bidang audiovisual

Dokumentasi - Melakukan pengambilan dokumentasi

dengan alat foto dan audiovisual

- Menyusun kolase foto, mengcapture materi

audio visual, mendesain / mengedit materi

foto dan audiovisualnya, dengan memberi

caption, memasukkan logo, bumper, music

dan teknis desain lainnya

- Menyebarluaskan hasil dokumentasi ke unit

terkait, untuk kebutuhan publikasi baik

melalui media online, cetak, baik publikasi

internal (website, newsletter, madding, dan

lainnya) maupun publikasi eksternal (media

sosial, media massa, advertorial, berita dan

lainnya)

3. PR Officer - Menyusun rencana anggaran belanja pada 1 minggu

Bidang event tertentu

Anggaran - Setelah memperoleh persetujuan PR Head,

menyerahkan dana yang sudah tersedia ke

tim PR lain yang bertugas untuk melakukan

pembelanjaan / eksekusi program

- Memonitor anggaran

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

11 IRMULAN SATI. T, SH, MSi http://www.mercubuana.ac.id
 - Melakukan pelaporan anggaran yang dikelola

sesuai program

4. PR Officer - Menyiapkan rundown acara dan que card 2 minggu

Bidang Event - Memilih MC, protokoler dan asher (biasanya

mahasiswa magang)

- Mendesain program dan perlengkapan acara

sesuai rundown yang telah disetujui Head PR

- Melaksanakan program sesuai rundown

- Melakukan evaluasi dan menyusun laporan

berupa proceeding acara

Catatan:

Perlengkapan acara tergantung pada jenis program

yang dikelola, namun yang standar harus disiapkan,

misalnya : bendera kebangsaan, bendera organisasi

/ coporate flag, audiovisual company profile / budaya

kerja organisasi, palu, bunga / mini garden, backdrop

acara, table tag, signboard, umbul umbul, spanduk,

hanging banner jika diperlukan, LED dan lainnya.

5. Tim Suporting - Menyiapkan konsumsi 4 minggu

dan lainnya - Menyiapkan transportasi

- Menyiapkan akomodasi, dan lainnya.

Sumber : Berdasarkan pengalaman penulis sebagai praktisi PR di perguruan tinggi (2008-

2016)

Demikian ulasan singkat sesi ini, diskusi kajian lebih lanjut akan dilakukan di sesi tatap

muka di kelas, di forum dan quiz elearning atau Anda bisa kirimi penulis hal hal yang perlu diklarifikasi

ke alamat: irmulan_sati@mercubuana.ac.id / irmulansati@yahoo.co.id. Semoga bermanfaat dan

Selamat Belajar!

13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS Pusat Bahan Ajar dan eLearning

12 IRMULAN SATI. T, SH, MSi http://www.mercubuana.ac.id
TUGAS INDIVIDU
1. Anda diminta menyusun 1 jenis event dan petakan berbagai kebutuhan program dan
SDM, serta perlengkapan yang dapat mendukung terselenggaranya event tersebut.
2. Jika Anda harus mengelola event organisasi, kemudian harus menyiapkan publikasi
outdoor, kebutuhan media luar ruang apa saja yang harus disiapkan ?
3. Jika Anda membutuhkan tim support untuk terselenggaranya sebuah event, kira kira
tim support apa saja yang harus Anda siapkan ?

PUSTAKA
Mike Beard, Manajemen Departemen Public Relations, edisi kedua, Kogan Page,
London, 2001, edisi terjemahan, Penerbit Erlangga.

The Official LCCI Examination Board Guide, How to Pass Public Relations, Third
Level, 1999, British Library Catalogoing in Publication, LCCI CET.

13
13 MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS
IRMULAN SATI. T, SH, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id