DAFTAR ISI

1.

ACARA 2

2.

TEMPAT

3.

WAKTU PENYELENGGARAAN

4.

KEPANITIAAN

5.

KEPESERTAAN PAMERAN

6.

KEPESERTAAN FORUM

7.

MASA PEMBANGUNAN DAN PEMBONGKARAN STAND

8.

STANDARD STAND

9.

PENAMBAHAN / MODIFIKASI STAND

10. KONTRAKTOR INDEPENDEN

11.
12.

KETENTUAN-KETENTUAN & PERATURAN UNTUK

KONTRAKTOR INDEPENDEN

LAYANAN KEBERSIHAN

13. KEAMANAN 8
14. PENARIKAN KABEL & ALIRAN LISTRIK

15. PENGIRIMAN BARANG PAMERAN

16. PENITIPAN BARANG BARANG PAMERAN

17.

PERALATAN FILM / AUDIOVISUAL

18. PELAKSANAAN PAMERAN / KEBISINGAN

19. LARANGAN TERHADAP ALAT PERAGA BERBAHAYA

20. KEJADIAN LUAR BIASA

21. PERATURAN PEMERINTAH

22. BUKU KATALOG PAMERAN

10

23. IKLAN & PROMOSI

10

24. PARTISIPASI PENGISIAN ACARA

10

25. DAFTAR HOTEL

11

26. FORMULIR-FORMULIR

12

TECHNICAL MEETING MANUAL

1.

ACARA
BUMD EXPO 2014

2.

TEMPAT
JX INTERNATIONAL SURABAYA CONVENTION CENTER
Jl. A. Yani No.99, Surabaya Jawa Timur

3.

WAKTU PENYELENGGARAAN
Rabu, 17 Desember 2014 - 09.00 s/d 18.00 WIB
Kamis, 18 Desember 2014 - 09.00 s/d 18.00 WIB
Jumat, 19 Desember 2014 - 09.00 s/d 18.00 WIB

4.

KEPANITIAAN
PENANGGUNG JAWAB

: ARIF AFANDI, Ketua Umum DPP BKSBUMDSI

PENYELENGGARA

: Dewan Pimpinan Pusat BKS BUMDSI

PELAKSANA KEGIATAN

: PT. Profajar International Exhibition

STEERING COMMITTEE
Ketua

: Syauqi Soeratno

Anggota :
- Fahmi Akbar
- Hendy
- Imam Harsono
ORGANIZING COMMITTEE
Ketua
Event Director

: Zaidin A Zaiti
: Jany Asha

Sosialisasi dan Promosi

Atang Atmaja

: 0818 114238 / 0812 81751278

Sukardi

: 0857 80611370 / 081315257169

Chairul

: 0813 83878947 / 087853641974

Natasha Pramesti

: 0857 15331103

Rizka

: 0818 898981

Hesti

: 0812 23977717

Properti dan Produksi - Pelayanan Teknik

Atang Atmaja
: 0818 1142 38 / 0812 8175 1278
Laras
: 0812 8131 5551/ 0817 6581 1115
Opening Ceremony
Jany Asha
: 0818 4864 48 / 0813 10301965
Hendy
: 081934644474
Forum Bisnis
Natasha
: 0857 1533 1103
Sukardi
: 0857 8061 1370 / 0813 1525 7169

Media Partnership
Mayana
: 0811 459 911
5.

KEPESERTAAN PAMERAN
Peserta Pameran adalah instansi yang telah melakukan registrasi dengan melakukan penyerahan
Formulir Pendaftaran BUMD EXPO 2014,dengan ketentuan-ketentuan yang telah disepakati.

6.

MASA PEMBANGUNAN DAN PEMBONGKARAN STAND

a). Peserta Pameran
Para Peserta Pameran dapat melakukan dekorasi, pendirian stand di dalam ruangan pameran
pada tanggal 15 Desember 2014 Pukul 00.00 WIB. Seluruh Peserta Pameran diharuskan
untuk mendaftar di tempat pendaftaran di sekretariat kantor penyelenggara untuk keperluan
pengambilan tanda pengenal masuk.
b). Pengunjung
Rabu, 17 Desember 2014

09.00 s/d 18.00 WIB

Kamis, 18 Desember 2014

09.00 s/d 18.00 WIB

Jumat, 19 Desember 2014

09.00 s/d 18.00 WIB

c). Penutupan-Pembongkaran
Jumat, 19 Desember 2014

1800 WIB - Selesai

d). Jadwal
JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
PEMBANGUNAN

TANGGAL

WAKTU

Floor Marking

14 15 Desember 2014

08.00 12.00 WIB

Pembangunan oleh Kontraktor utama

14 15 Desember 2014

12.00 24.00 WIB

Pembangunan Oleh Kontraktor Individu

15 Desember 2014

24.00 24.00 WIB

Pembersihan

16 Desember 2014

00.00 04.00 WIB

JANGKA WAKTU PEMBONGKARAN

TANGGAL

WAKTU

Pengeluaran barang-barang

19 Desember 2014

18.00 19.00 WIB

Pembongkaran oleh Kontraktor Individu

19 Desember 2014

20.00 24.00 WIB

Pembongkaran oleh Kontraktor Utama

19 Desember 2014

00.00 06.00 WIB

7.

STANDARD STAND
Standard stand dibuat dengan sistem modul, dengan spesifikasi sbb :
Partisi dengan rangka aluminium dan dinding berwarna putih dengan tinggi 2,5 M
Papan nama berwarna putih dengan nama peserta pameran berwarna biru
Karpet berwarna biru
1 (satu) unit meja
2 (dua) unit kursi lipat
1 (satu) unit lampu TL 40 Watt
1 (satu) unit power point 2 Amp.

8.

PENAMBAHAN / MODIFIKASI STAND

Para peserta pameran yang ingin melakukan penambahan/modifi stand, dapat menghubungi
Manager Teknik Event PT Profajar Exhibiton, Laras : 08211 0300 555, Atang Atmaja : 0818
114238 / 0812 81751278

9.

KONTRAKTOR PESERTA PAMERAN

Para peserta pameran diharuskan untuk menyerahkan nama nama kontraktor yang ditunjuk
dan berkoordinasi dengan Penyelenggara.

10.

KETENTUAN-KETENTUAN & PERATURAN UNTUK KONTRAKTOR INDEPENDEN

Tidak diperbolehkan menggunakan ruang pameran dengan cara apapun (misalnya tidak
diperkenankan untuk memaku, meletakkan barang pameran pada struktur stand yang
telah ada). Jika peraturan ini diabaikan, Kontraktor resmi akan memberikan denda kepada
Peserta Pameran atau Kontraktor untuk kerusakan-kerusakan yang terjadi. Apabila terdapat
produk pameran yang harus digantung silakan hubungi Kontraktor Resmi.
Tidak diperbolehkan melakukan pengecatan atau memasang wallpaper pada dinding.
Para Peserta Pameran yang hendak melakukan pengecatan atau memasang wallpaper
silakan hubungi Kontraktor Resmi untuk perhitungan biaya sebelum pekerjaan tersebut
dilakukan.
Setiap perubahan warna dari karpet yang telah ditentukan, harus dibicarakan dengan pihak
Kontraktor Utama sebelum pembangunan stand. Setiap biaya yang timbul menjadi tanggungan
Peserta Pameran.
Pihak Penyelenggara berhak meminta kepada Peserta Pameran untuk merubah bentuk
sisi belakang atau sisi samping yang terbuka apabila sisi belakang atau sisi samping tersebut
akan mengganggu stand peserta pameran lainnya.
Seluruh obyek yang tingginya melebihi 2,5 M harus diletakkan minimal 1 (satu) meter
dari stand milik Peserta Pameran lainnya.

 Bilamana dinding special desain stand yang tinggi berbatasan dengan dinding dari stand
yang lebih rendah, maka dinding belakangnya harus di finishing dengan baik dan rapi.
Stand, barang pameran, symbol, logo, penerangan dan dekorasi tidak diperbolehkan
melebihi ukuran yang telah disewa.
Para Pesera Pameran bertanggung jawab agar para kontraktor mereka bertanggung
jawab untuk membersihkan sampah dan puing-puing, sebelum diserahkan kepada Peserta
Pameran. Selanjutnya, Kontraktor Resmi hanya bertanggung jawab untuk membersihkan
karpet gangway.
11.

LAYANAN KEBERSIHAN
Pihak Penyelenggara akan membersihkan Ruang Pameran dan stand-stand yang hanya meliputi
karpet gangway setiap harinya, dan sampah sebelum acara dimulai pada pagi hari dan setelah
acara ditutup. Para Peserta Pameran bertanggung jawab atas stand masing-masing dalam kondisi
apapun.

12.

KEAMANAN
Para penjaga keamanan akan menjamin keamanan penyelenggaraan pameran. Namun demikian
Para Peserta Pameran perlu untuk mengasuransikan barang-barang selama berlangsungnya acara
terutama untuk lampu, patung dan barang-barang lainnya setelah Pameran selesai. Saran Panitia
adalah :
Menyimpan barang-barang berharga
Tidak meninggalkan stand dalam keadaan kosong
Tidak meninggalkan barang apapun setelah pameran selesai, sampai kontraktor
melakukan pembongkaran stand
Mengasuransikan stand pameran masing-masing
Panitia Penyelenggara Pameran tidak bertanggung jawab untuk setiap kehilangan, kerusakan
ataupun keselamatan Para Peserta Pameran selama masa pameran atas setiap barang
pameran, perabotan, benda atau barang apapun yang dibawa kedalam pameran termasuk
didalamnya.

13.

PENARIKAN KABEL & ALIRAN LISTRIK

Seluruh penarikan kabel untuk daya listrik dari gedung ke stand pameran harus dilakukan oleh
Kontraktor Utama demi alasan keamanan. Kontraktor Resmi berhak meminta Para Peserta Pameran
untuk membongkar peralatan-peralatan yang dapat menyebabkan gangguan listrik. Denda
akan dikenakan kepada Para Peserta Pameran atau Kontraktor yang melanggar ketentuan.
Untuk itu diharapkan kepada Para Peserta Pameran untuk memastikan semua mesin dan
peralatan dalam keadaan baik. Untuk penggunaan daya 24 jam penuh Peserta Pameran wajib
membuat surat tertulis yang ditujukan kepada Kontraktor Utama. Biaya tambahan atas penarikan
instalasi khusus.

14.

PENGIRIMAN BARANG PAMERAN

a). Pengiriman
Barang-barang pameran tidak diperbolehkan masuk kedalam ruangan pameran sampai
pembangunan stand selesai dilakukan. Para peserta pameran berikut wakilnya diharuskan
melakukan serah terima stand secara langsung dari kontraktor masing-masing. Pihak
penyelenggara ataupun kontraktor resmi tidak akan menerima pengiriman barang yang
mengatasnamakan peserta pameran, dan tidak bertanggung jawab terhadap proses pengiriman
dan penyimpanan barang-barang.

b). Pengeluaran dan Pengiriman barang pameran

Pengeluaran dan Pengiriman barang keperluan pameran tanpa disertai tanda izin pameran
tidak diperbolehkan selama acara pembukaan berlangsung. Pemindahan, pengiriman dan
perbaikan barang hanya dapat dilakukan sebelum waktu pembukaan pada setiap pagi hari
atau setelah waktu penutupan sore hari.
c). Pembongkaran
Seluruh peserta pameran dapat mengeluarkan barang-barang dari stand dan ruangan pameran
pada tanggal 19 Desember 2014 mulai pukul 18.00 WIB.
15.

PENITIPAN BARANG BARANG PAMERAN

Para peserta pameran hanya diperbolehkan meletakkan barang-barang di dalam stand.
Tidak diperbolehkan meletakkan barang-barang pameran di luar stand / lorong. Panitia
menyediakan ruang penitipan untuk barang-barang berharga. Peserta dapat mengisi formulir
penitipan barang.

16.

PERALATAN FILM / AUDIOVISUAL

Para peserta pameran hanya dapat menampilkan video resmi mengenai perusahaan masingmasing dan demo produk perusahaan selama pameran berlangsung

17.

KEBISINGAN
Pihak penyelenggara berhak menentukan suara dan tingkat kebisingan yang dapat diterima
untuk demonstrasi barang pameran dan dapat memutuskan atau menutup stand pameran
yang dianggap terlalu bising dan mengganggu para peserta pameran lainnya.

18.

KEJADIAN LUAR BIASA

Bilamana terjadi sesuatu kejadian diluar perkiraan yang tidak tercantum dalam manual pameran
ini, keputusan yang diambil oleh Penyelenggara dianggap sah dan final.

19.

PERATURAN PEMERINTAH
Para peserta pameran diwajibkan untuk menaati seluruh peraturan pemerintah Indonesia selama
pameran berlangsung. Segala bentuk kerugian pihak penyelenggara yang diakibatkan kekeliruan atau
pelanggaran yang disebabkan oleh kelalaian peserta pameran, akan menjadi tanggung jawab peserta
pameran.

20.

GUDANG / TEMPAT PENYIMPANAN SELAMA PAMERAN

Kebutuhan untuk menggunakan gudang / tempat penyimpanan selama berlangsungnya
pameran dapat menghubungi pihak panitia

21.

BUKU KATALOG PAMERAN

Buku katalog pameran akan didistribusikan kepada seluruh peserta BUMD EXPO 2014. Seluruh
peserta pameran dapat melengkapi Profi Institusi seperti gambar untuk dimasukkan ke dalam
buku katalog. Pihak BUMD EXPO 2014 tidak akan menterjemahkan keterangan mengenai produk
ataupun pelayanan yang dilakukan oleh para peserta pameran. Penyelenggara akan mengambil
segala langkah untuk memastikan agar bahan yang diserahkan oleh peserta pameran untuk dapat
dimasukkan ke dalam buku katalog sebelum 5 Desember 2014.

22.

IKLAN & PROMOSI

Penawaran publikasi dapat dilihat di dalam katalog pameran
1. Penerbit memiliki hak untuk memperbaiki dan membatalkan segala bentuk iklan
berdasarkan keputusannya
2. Batas waktu untuk penyerahan iklan tanggal 5 Desember 2014
3. Informasi teknis : iklan dikirim dalam format tiff, eps, jpg, pdf, atau psd, dengan color
mode CMYK, dan resolusi 300dpi (Hi-resolution)
4. Seluruh materi iklan promosi produk dikirim ke Sekretariat PT. PRO FAJAR EKSIBIT
INTERNATIONAL, Jl H Samali No 39 Pasar Minggu Jakarta Selatan atau di Email
ke bumdexpo2014@gmail.com.

23.

PARTISIPASI PENGISIAN ACARA

1. Peserta dapat mengirimkan tim pertunjukan kesenian daerah, baik yang bersifat grup
maupun perorangan dalam rangkaian acara BUMD EXPO 2014, yang akan ditampilkan
di panggung kesenian utama, dengan berkordinasi kepada panitia BUMD EXPO 2014,
dengan Sdri. Jany Asha 0818 486448/ 0813 10301965
2. Peserta mengisi dan mengembalikan Formulir Pengisian Acara, pada form yang
disediakan dalam buku manual technical meeting ini, di fax ke 021-7919 8214, 021799 4152 atau di email ke : bumdexpo2014@gmail.com.

24.

FORUM BISNIS
Untuk konfirmasi kepesertaan Forum Bisnis, baik sebagai narasumber (pembicara) maupun
peserta, dapat menghubungi Rere 0819 3211 1019 Semua peserta dapat mengikuti paralel
diskusi forum bisnis BUMD EXPO 2014 dan Opening Ceremony

25.

DAFTAR HOTEL
- Bekizaar Business Hotel
Jl. Basuki Rahmat 15, Surabaya - East
Java - Indonesia
t. : +6231 5312296
f. : +6231 5312297
- Varna Culture Hotel Soerabaya
Jalan Tunjungan, Genteng, Surabaya,
Jawa Timur 60275
t. : +6231 5478828
- The Square Surabaya - Zeeti
International
Jl. Siwalankerto 146-148 Surabaya
t. : +6231 2982 700/600
f. : +6231 849 2389
- Dseason Hotel Surabaya
Jl. Tenggilis Utara No. 14 Jemursari,
Surabaya
t. : 6231 8472098
f. : 6231 8472823

- Hotel Santika Jemursari Surabaya

Jl. Jemursari No. 258, Surabaya 60237
- INDONESIA
t. : +6231 8438881
f. : +6231 8438818
- The Alana Surabaya
Jl. Ketintang Baru I No. 10-12
Surabaya 60231, East Java -Indonesiat
:+6231 828 6818
f :+6231 829 6818

ADDITIONAL EXHIBIT FURNITURE

ADDITIONAL EXHIBIT FURNITURE ITEMS

Nama Instansi :

Stand No :

Contact Person :

No. HP :

No.

Items

Price/Unit

Chair

Rp. 100.000,-

Rp.

Table

Rp. 200.000,-

Rp.

TOTAL

Quantity

Submit Before 10 Des 2014

Total

Rp.

Catatan / Note :
* Formulir penambahan harus dikirim paling lambat tanggal 10 Desember 2014
* Penambahan dilapangan akan dikenakan penambahan biaya 50 persen dari harga Awal dan
tidak dijamin ketersediaan barang.
* Harga adalah harga sewa selama pameran tidak termasuk PPN 10%
Dengan ini saya memesan penambahan perlengkapan diatas untuk stand No dan akan segera melunasi
pembayaran untuk pemesanan tersebut.

., 20.............

()

ADDITIONAL ELECTRICAL ITEMS

Submit Before 10 Des 2014

Nama Instansi :

Stand No :

Contact Person :

No. HP :

Isi dengan lengkap dan kembalikan ke :

PT. PRO FAJAR EKSIBIT INTERNATIONAL
Jl. H. Samali No. 39, Kel. Kalibata
Kec. Pancoran Jakarta Selatan 12740
Telp +6221-79198214, +6221-7994152, Fax: +6221 79198214.
Email : bumdexpo2014@gmail.com

No
1
2
3
4
5
6
9

Items
Power Point 2 Amp, 1 phs
Power Point 4 Amp, 1 phs
Power Point 6 Amp, 1 phs
Power Point 10 Amp, 1 phs
Power Point 16 Amp, 1 phs
Meta hi-lite / halogen
3 way socket

Price / unit
Rp. 500.000,Rp. 700.000,Rp. 900.000,Rp. 1.200.000,Rp. 1.500.000,Rp. 700.000,Rp. 100.000

Quantity

Total

TOTAL
Note :
* Harga tidak termasuk PPN 10% dan berdasarkan harga sewa.
* Penambahan lampu dan stop kontak tidak termasuk daya listrik
* Formulir penambahan harus diajukan selambatnya tanggal 10 Desember 2014.
* Penambahan 50% dari harga awal bagi pesanan terlambat / di lapangan, hanya
menerima pembayaran tunai dan berdasarkan ketersedian barang.
Dengan ini saya memesan penambahan perlengkapan diatas untuk stand no ................... Saya segera
sertakan pembayaran untuk pesanan tersebut.
., 20.............

()

INDEPENDENT CONTRACTOR

Submit Before 5 Des 2014

Nama Instansi :

Stand No :

Contact Person :

No. HP :

Isi dengan lengkap dan kembalikan ke :

PT. PRO FAJAR EKSIBIT INTERNATIONAL
Jl. H. Samali No. 39, Kel. Kalibata
Kec. Pancoran Jakarta Selatan 12740
Telp +6221-79198214, +6221-7994152, Fax: +6221 79198214.
Email : bumdexpo2014@gmail.com
Kami akan menggunakan kontraktor untuk pembangunan stand. Terlampir denah dan desain
stand yang akan kami produksi. Kami memahami semua peraturan yang ditetapkan penyelenggara
terkait pembangunan stand yang menggunakan kontraktor independen. Kontraktor tersebut akan
berkoordinasi dengan Penyelenggara sebagaimana ketentuan yang telah ditetapkan.
Berikut ini adalah perusahaan kontraktor pameran yang kami tunjuk untuk pembangunan stand
khusus kami.
Nama Perusahaan : ................................................................................
Alamat
: ................................................................................................................
Nomor Stand
: ................................................................................................................
Tel. No.
: .............................................Fax No. : ....................................................
Perusahaan
: ................................................................................................................
Nama
: ................................................................................................................
Jabatan
: ................................................................................................................
Stand
: ................................................................................................................
Email
: ...............................................................................................................
Biaya kebersihan : Rp. 200.000 (Dua Ratus Ribu)

., 20.............

FORMULIR PENGISIAN ACARA

Submit Before 5 Des 2014

Nama Instansi :

Stand No :

Contact Person :

No. HP :

Isi dengan lengkap dan kembalikan ke :

PT. PRO FAJAR EKSIBIT INTERNATIONAL
Jl. H. Samali No. 39, Kel. Kalibata
Kec. Pancoran Jakarta Selatan 12740
Telp +6221-79198214, +6221-7994152, Fax: +6221 79198214.
Email : bumdexpo2014@gmail.com
Bersama ini kami sampaikan bahwa instansi kami bermaksud berpartisipasi dalam pengisian acara
di panggung BUMD EXPO 2014

Jenis Pertunjukan
Jumlah Peserta

: ......................................................................................
: .....................................................................................

., 20.............

()