BIDDING DALAM KEGIATAN MICE

& BERNEGOSIASI YANG BENAR

PERTEMUAN KE 8-10
 PENGERTIAN BIDDING
Setiap asosiasi, perusahaan, korporasi, badan,
lembaga atau instansi manapun yang hendak
menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan
melalui persyaratan Bidding oleh Pemerintah
Republik Indonesia.
Suatu kegiatan MICE tidak akan datang dengan
sendirinya akan tetapi harus “dibeli” melalui suatu
proses, ketika mengajukan permohonan untuk
mengundang diselenggarakannya kegiatan MICE
di negara pengundang, yang di
 sebut dengan bid atau invitasi (undangan).
Selanjutnya permohonan itu menjadi sesuatu yang
resmi setelah didokumentasikan.

Jadi arti Bidding, ialah invitasi, undangan penawaran

penyelenggaraan MICE oleh penyelenggara
sebagai tuan rumah.
Persyaran Bidding, adalah sebagai berikut :
1. Harus diketahui siapa pengambil keputusan dari
penyelenggara MICE dengan mengajukan suatu
Bidding.
2. Dokumen Bidding harus mengandung :
* Surat pengantar sponsor,
* Pesan pejabat instansi terkait dengan kegia-
tan penyelenggaraan MICE tersebut,
* Keterangan perihal fasiitas penyelenggaraan
MICE yan tersedia,
* Perkiraan biaya, program-program, kemuda
han dalam penyelenggaraan MICE
3. Bila Bidding disetujui, maka dibentuklah Komite
Pengarah yang menerima saran asistensi, dari :
* Perusahaan Penerbangan (airlines),
* Pejabat Pariwisata (tourism authorities),
* Biro Konvensi (Convention Bureau),
* Konsultan Professional (Professional Consulta
nt ),
4. Rincian maksud dan tujuan MICE untuk
mengetahui :
 * Perkiraan jumlah peserta,
* Susunan acara keseluruhan (persidangan,
pameran, events resmi maupun sosial, pro-
gram untuk para istri dan anak-anak serta
tamu-tamu VIP),
* Penentuan lokasi,
* Penentuan jadwal,
* Penyusunan anggaran sementara.
5.Pembentukan Komite Pelaksana serta Sekretaris
dan subkomitenya
 STRATEGI DALAM PENAWARAN
(BIDDING)
Ada 18 kata kunci Bid Strategi yang harus dipahami
oleh perencana konvensi, yaitu :
1. Sumber daya dan peluang;
* Kesempatan yang tepat,
* Pameran dagang,
* Kunjungi calon konsumen,
* Daftar kebutuhan,
* Jawaban dari iklan/surat langsung,
* Database dari organisasi konvensi/pameran
 * Bekerjasama dengan industri : PCO, hotel,
venue, dan lain-lain

2. Skala prioritas utama terhadap pengaruh ekonomi.

* Cek urutan kejadian sehingga hal-hal lokal
didahulukan,
* industri,
* Identifikasi konsumen potensial lokal,
* Jumlah delegasi/peserta,
* Pasar potensial
 * Kelengkapan untuk kebutuhan fasilitas,
* Pengaruh ekonomi global,
* Profil bisnis,
* Data/status kompentitif

3. Rekrut tenaga lokal

Panitia lokal dan kantor perwakilan
penyelenggaraan konvensi (PCO, MP, BPW)
asing sangatlah penting.
4. Proses penyelenggaraan events
* Waktu & frekuensi event
* profil peserta/delegasi
* Lokasi, kota, negara,
* Identifikasi sumber dana/anggaran
* Acara sebelumnya,
* Diulangi Bid sukses sebelumnya/kegagalan
* Identifikasi hal-hal penting

5. Persiapan dokumen
* Tanggal memulai kegiatan event
* Tanggal pilihan kegiatan event
* Tempo batas/tanggal waktu
* Antisipasi peserta
* Sponsor pendukung kegiatan
* Anggaran/dana
* Tuan rumah/panitia
* Perlengkapan akomodasi
* Perlengkapan ruang pertemuan
* Perlengkapan ruang pameran
* Perlengkapan katering
 * Bertemu dan salam
* Transportasi dari/ke bandara /pelabuhan
* Transportasi dari/ke venue/ruang pertemuan/
pameran
* Acara perjalanan wisata sebelum/sesudah
event
* Acara peserta pendamping

6. Identifikasi tugas delegasi pada sebelum

konvensi/pameran berlangsung.
 * Sponsor pendukung
* acara pokok dan anggaran / dana
* Dokumen penawaran dan perijinan
* Program sosial, pendekatan serta promosi

7 Proses awal perencanaan, jaga tanggal bahaya

dan batas akhir.
* Komite pertemuan dan jadwal acara
* Batas waktu pekerjaan dan terkahir
* Presentasi penawaran dan tanggal keputusan
8. Cek dan perhitungan kompetiter
* Identifikasi kelebihan kompetiter
* Cek sejarah penawara sebelumnya
* Tahu kekuatan & kelemahan, usut kegiatan
* Identifikasi kira-kira hambatan yang mengha
langi

9. Identifikasi kunci keberhasilan & proses

pemilihan penawaran.
* Image yang bagus dan baik
 * Identifikasi hambatan yang terjadi
* Kumpulkan yang terpengaruhi
* Sadar akan kondisi politik
* Rencanakan, ingatkan, dan putuskan
* Selesaikan bersama-sama informasi yang ter
sedia dari masing-masing pribadi
* Pahami suku dan budayanya

10. Menetapkan sebagai kota yang kompetitif baik

dari kekuatan/kelemahannya.
11. Dukungan keamanan & sponsor
* Analisa rencana bagian keuangan bisnis
* Yakinkan keunggulan industri dan pemerinta
han
* Proposal tujuan sponsor

12. Periksa ruang pertemuan

* Persiapkan pertemuan dengan kontraktor
* Pilih tanggal pelaksanaan
* Persiapan dan pengaturan acara event sete-
lah hasil pertemuan
* Laksanakan yang menjadi keputusan
* Kombinasi infrastruktur dan atraksi-atraksi
* Amankan industri pendukung, seperti pener-
bangan dan akomodasi
* pertemuan dengan para pemasok
* Semangat dan konsistensi untuk penjualan
* Jangan takut untuk berkompetisi
* Pramuwisata khusus & penghubung bagian
tour
* Temukan keunggulan produk
13. Kepastian perundingan / acara promosi
* Persiapan protokoler
* Persiapan jadwal acara
* Persiapan materi sales, postcard, hadiah
* Lakukan hubungan langsung dengan delegasi
* Kegiatan lain : seperti jamuan makan, pesta,
pengumuman, pemutara, video, hiburan, per-
iklanan

14. Ciptakan dan tes presentasi penawaran

* Awal pertemuan dan promosi
* Memilih pembicara (nara sumber)
* Format : penampilan panggung, pertemuan
tak resmi
* Gladiresik di venue : cek akustik, tampilan ru-
ang pertemuan
* Dekorasi Venue : pajangan, poster, tema
* Material pendukung dokumen penawaran.
pin, badge, transparansi
* Waktu presentasi
* Isi dokumen konvensi : alamat, alat-alat un-
tuk penjualan, dan pemanis
* Audio visual & perlengkapan teknis : In focus,
CD rom, overhead, video, dan lain-lain
* Perkiraan analisis perencanaan keuntungan
bisnis
Importants :
* Undangan dari panitia pelaksana/komite
* Presentasi visual
* Indeks yang mudah dibaca
 * Hubungkan alamat kriteria penawaran dan
pembeli
* Jumlah yang diminta
* Terjemahan untuk memudahkan pasar, sepe-
rti satuan harga dalam USD, Bahasa Inggris,
dan bahasa tuan rumah
15 Presentasi penawaran
16 Examine result
* Pengaruh dampak ekonomi
* Survey kepuasan atas surat penghargaan
 * Bandingkan perkiraan dengan yang sebenar
nya, seperti jumlah delegasi, jumlah pemakai
an kamar

17 Pelayanan Konvensi. Membantu panitia

pelaksana dalam perencanaan awal untuk
panggung.
* Masukan untuk produk dan pelayanan, se-
perti venue, PCO, Akomodasi, dan lainnya.
* Pilihan acara perjalanan konvensi
18. Nilai plus buat delegasi
* Identifikasi kesempatan untuk promosi
* Promosi stan dan konvensi berikutnya
* Penawaran untuk pendaftaran ulang
* Tambahan paket tour
* Buatkan program tour pendamping
* PCO menangani penambahan acara
* Kabari berita konvensi yang terbaru
* Yakinkan pelayanan penerbangan
* Bantu pelayanan visa sebelum konvensi
* Hubungan masyarakat
TAHAPAN DAN PROSES NEGOSIASI
Secara umum kata “negosiasi” berasal dari kata to
negotiate, to be negotiating dalam bahasa Inggris
yang berarti merundingkan, membicarakan
kemungkinan tentang suatu kondisi, dan atau
menawar.

Negosiasi, adalah bagian dari kehidupan kita sehari-

hari dengan kita sadari maupun tidak,
Definisi negosiasi secara umum dapat diartikan :
“suatu bentuk pertemuan bisnis antara dua pihak atau
lebih untuk mencapai suatu kesepakatan bisnis”.

Negosiasi merupakan perundingan antara dua pihak

dimana didalamnya terdapat proses memberi,
menerima, dan tawar menawar.
Selain itu negosiasi juga merupakan ijab kabul dari
sebuah proses interaksi yang dilakukan oleh kedua
belah pihak untuk saling memberi dan menerima atas
sesuatu yang ditentukan dengan kesepakatan bersama
 TUJUAN NEGOSIASI
Ada beberapa tujuan dari
sebuah negosiasi dalam
bisnis, yaitu :
1. Untuk mendapatkan atau
mencapai kata sepakat
yang mengandung
kesamaan persepsi, saling
pengertian dan persetujuan.
2. Untuk mendapatkan atau
mencapai kondisi
penyelesian atau jalan
keluar dari masalah yang
dihadapi bersama.
3.Untuk mendapatkan
atau mencapai
kondisi saling
menguntungkan
dimana masing-
masing pihak merasa
menang. (win-win
solution).
 MANFAAT NEGOSIASI
Selain mempunyai tujuan, negosiasi juga
mempunyai manfaat. Manfaat yang diperoleh dari
sebuah proses negosiasi di dalam pengertian bisnis
resmi, antara lain :

1.Untuk mendapatkan atau menciptakan jalinan kerja

sama antar badan usaha atau institusi ataupun
perorangan untuk melakukan suatu kegiatan atas
dasar saling pengertian.
 Dengan terjalinnya kerjasama antar kedua belah pihak
inilah maka tercipta sebuah transaksi bisnis yang
saling terkait, sehingga membuat perekonomian.
Dengan kata lain, bahwa suatu proses negosiasi bisnis
merupakan bagian dari suatu proses interaksi guna
menghidupkan perekonomian dalam skala yang lebih
luas.

2.Dalam sebuah perusahaan. Sebuah proses negosiasi

akan memberikan manfaat untuk menjalin hubungan
bisnis yang lebih luas dan juga untuk
mengembangkan pasar, yang di-
harapkan memberikan
peningkatan penjualan.
Proses negosiasi bisnis
juga akan menghasilkan
harga yang lebih baik dan
efisien, yang memberikan
keuntungan yang lebih
besar.
Dalam jangka panjang hal
ini akan memberikan
kemajuan dari suatu
perusahaan.
 TAHAPAN NEGOSIASI
Tahapan-tahapan negosiasi dapat berkembang
dengan sendirinya tergantung pada permasalahan
yang dihadapi.
Secara umum proses bernegosiasi memiliki pola
sama, yaitu :
1.Persiapan, pada tahap ini negosiator mulai
mengadakan kick off meeting internal keperluan
pengumpulan informasi, relevan yang lengkap,
pembentukan tim apabila diperlukan.
2. Proposal, pada tahap ini, negosiator dapat
memilih, apakah langsung melakukan penawaran
pertama atau menunggu pihak lain yang
mengajukan penawaran.
3. Debat, tahap ini merupakan tahap terpenting
dalam suatu proses negosiasi.
4. Tawar menawar, setelah diadakan proposal dan
debat, negosiator mengadakan tawar menawar
atas kepentingan pihaknya maupun pihak lain,
yang diperlukan sekarang adalah fakta, data, dan
kemampuan untuk mencapai tujuan negosiasi
5. Penutup, suatu negosiasi dapat berakhir dengan
berbagai kemungkinan. Antara lain negosiasi
berhasi, negosiasi gagal, negosiasi ditunda,
negosiasi dead-lock, para pihak walk-out dan
lainnya.
 JENIS-JENIS NEGOSIASI
Macam-macam negoasiasi, sebagai berikut :
A. Negosiasi berdasarkan situasi
1. Negosiasi Formal,
adalah negosiasi yang terjadi dalam situasi
formal.
Ciri-ciri : adanya perjanjian atau hitam di-
atas putih yang sah secara hukum.
Contoh : negosiasi antar dua perusahaan.
 2. Negosiasi non-Formal atau informal
daam kehidupan sehari-hari, negosiasi ini
tidak memerlukan perjanjian khusus yang
melibatkan hukum.

B. Negosiasi berdasarkan jumlah negosiator

1. Negosiasi dengan pihak penengah
Negosiasi dilakukan oleh dua negosiator dan
negoasiasi penengah. Pihak penengah ber-
tugas memberikan keputusan akhir.
Contoh : sidang di pengadilan
 2. Negosiasi tanpa pihak penengah.
Negosiasi ini dilakukan tanpa pihak pene-
ngah, sehingga keputusan negosiasi tergan-
tung pada pihak yang bernegosiasi.
Contoh : negosiasi antara perwakilan OSIS
dan pihak sponsor

C. Negosiasi berdasarkan Untung Rugi

1. Negosiasi Kolaborasi (win-win)
Para negosiator berusaha mencapai menca-
pai kesepakatan dengan menggabungkan
pentingan masing-masing.
2. Negosiasi Dominasi (win-lose)
Negosiator mendapatkan keuntungan besar
dari kesepakatan yang dicapai. Pihak lawan
negosiasi mendapat keuntungan lebih kecil.

3. Negosiasi Akomodasi (lose-win)

Negosiator mendapatkan keuntungan sang-
at kecil bahkan kerugian. Pihak lawan nego
siasi mendapat keuntungan sangat besar
bahkan memperoleh 100% keuntungan.
 Kerugian ini dikarenakan kegagalan nego-
siator dalam bernegosiasi sehingga tidak –
memperoleh keuntungan.

4. Negosiasi menghindari konflik (lose-lose)

Dalam negosiasi ini, kedua pihak menghindari
konflik yang muncul. Akibatnya, kedua pihak
tidak bersepakat untuk menyelesaikan konflik.
LANJUT KE PERTEMUAN 11