PENGANTAR MICE 4

MEETING
 What is a Meeting?

• A gathering for business, educational, or social purposes.

Associations often use the term to refer to a combination of educational sessions and
exhibits. This can include seminars, forums, symposiums, conferences, workshops,
clinics, etc.

Source:
Convention Industry Council (2001, December 21). Preliminary Report of the APEX Terminology Panel. Retrieved from Convention Industry Council, Accepted Practices Exchange, Web site:
http://www.conventionindustry.org/apex/Panels/Terminology_Prelim_Report.htm
 Why Have Meetings and Events?

• People prefer to meet face-to-face

• People meet with and learn from peers
• Includes all forms of communication - verbal and non-
verbal
 Why Have Meetings and Events?

Build “Communities of Practice”

• Strengthen skills
• Impact change
• Observe accomplishments
• Renew acquaintances
• Learn new products/services
Organizational Structure

Six Major Divisions

• Lodging • Attractions
• Food & Beverage • Entertainment
• Transportation • Shopping
INCENTIVE
 INCENTIVE TOUR
• Inclusive Tours, tour yang sudah
terencana dan tercakup dalam satu paket
acara MICE, seluruh biaya tour sudah
terangkum dalam harga penawaran.

• Optional Tour, tour yang tidak termasuk

kedalam paket MICE, tour ini diadakan
menurut permintaan sehingga seluruh
biaya dibayarkan secara terpisah dari
biaya paket MICE.
8
Lama dan isi tour
• Short tour, tour yang dilaksanakan yang berhubungan
dengan tema dari kegiatan MICE.
• Long Tour, tour yang dilakukan terhadap objek-objek
wisata untuk tujuan rekreasi.
• Isi Tour, dalam industri MICE antara lain kunjungan
ke pabrik-pabrik, perusahaan perdagangan, pameran
dagang, sightseeing tour, sport dan rekreasi,
pertunjukan seni, shopping, entertainment dan lain-lain.
9
Jenis-jenis Program Hiburan
• Jenis hiburan yang ditawarkan selama kegiatan MICE a.l
adalah :
– Pertunjukkan musik
– Pertunjukan kesenian tradisional
– Pertunjukan film
– Peragaan busana
– Wisata Keliling
– Pameran-pameran

10
Pemilihan Program Hiburan

• Pendamping Peserta (istri, anak, atau orang penting lainnya)

• Profil : umur, pengalaman kerja, tingkat pendapatan, latar
belakang pendidikan dan minat khusus.
• Trend yang sedang berlaku dimasyarakat
• Pengalaman terdahulu menyangkut kesukaan peserta
meeting.
• Ketersediaan waktu dan dana

11
 Program Para Pendamping

• Seringkali peserta konvensi datang bersama istrinya dan

keluarganya, bahkan beberapa kelompok, kegiatan meeting
tahunan sudah dianggap sebagai acara keluarga.
• Dalam kegiatan MICE harus memperhitungkan pelayanan
bagi tamu-tamu tambahan ini terbukti meningkatkan
pemasukan terhadap hotel.
• Sebuah program harus dirancang secara khusus dengan
pertimbangan-pertimbangan yang detail.
12
Perencanaan Program Tour
• Dalam pemilihan tour dan event khusus untuk ditawarkan,
harus diperhatikan profil peserta dan minat mereka yang
mungkin beraneka ragam dan berubah-ubah dari tahun
ketahun, perhatikan kecenderungan baru dalam
masyarakat yang mungkin telah jenuh dengan hal-hal
yang lazim dilaksanakan.

13
CONFERENCE
Sifat Konvensi

Pertemuan ini bersifat lokal dan diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial,
mungkin saja bersifat mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja
Konvensi lokal (AD/ART)

Konvensi Konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta
daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (AD/ART) yang kegiatannya ditujukan
daerah untuk memajukan daerah setempat.

Konvensi Melibatkan para peserta dan penyelenggara pada skala nasional. Kegiatan ini bisa saja
nasional dilakukan oleh pemerintah, atau oleh swasta atau kerjasama kedua belah pihak. Karena
cakupannya lebih luas, sehingga jenis konvensi ini memberikan dampak yang lebih
besar bagi penyelenggara maupun tempat penyelenggaraannya.

Konvensi Penyelenggaran konvensi ini didasarkan pada letak geografis, yakni negara-negara
bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama, contoh:
regional MEE, ASEAN, ATF (ASean Travel Forum), AHRA, PATA.

Konvensi
Seperti konvensi regional namun dengan cakupan yang lebih luas / mengglobal, yang
internasional meliputi kerjasama antar benua, contoh: WTO, IATA.
 Ukuran Konvensi

Konvensi ukuran kecil 20-50 peserta

Konvensi ukuran sedang 60-200 peserta

Konvensi ukuran besar 200-20.000 peserta

 Beberapa Istilah dalam Konvensi
Para peserta perorangan, pemerintah, asosiasi, perusahaan, dari dalam/luar
Delegasi negeri yang turut serta dalam suatu konvensi.
Accompanying Pedamping peserta yang dapat terdiri dari isteri, anak, keluarga atau staf
person dari peserta konvensi
Isteri-isteri dari para peserta konvensi yang turut serta mendampingi dalam
Spouse suatu kegiatan konvensi.
Sekumpulan orang yang memamerkan hasil kerjanya, baik berupa produk
Exhibitor maupun jasa kepada para peserta suatu konvensi dengan tujuan komersial.
Suatu badan hukum, konvensi perorangan, sekelompok orang yang
Supplier menyediakan sarana wisata konvensi maupun jasa berupa akomodasi,
fasilitas, sarana liburan, perjalanan, rekreasi dan souvenir.

Host Country Negara yang menjadi tuan rumah suatu konvensi.

Usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran yang merupakan usaha dengan
kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok
PCO orang/negarawan, usahawan, cendikiawan dsbnya untuk membahas masalah-masalah
yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
Beberapa Istilah dalam Konvensi
Suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang
PEO tugasnya merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan
penyelenggaraan suatu pameran secara profesional.

Steering Committee Sekelompok orang yang tugasnya memberikan pengarahan suatu

kegiatan seperti penyelenggaraan suatu konvensi

Suatu badan hukum, asosiasi, sekelompok orang atau organisasi,

Sponsor masyarakat afiliasi atau perusahaan, instansi swasta atau pemerintah
maupun seorang dermawan perorangan yang mensponsori suatu
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan.

Acara kegiatan sosial yang diberikan kepada peserta konvensi bersama

Social event pendamping, berupa pertemuan selamat datang (welcome party),
malam kesenian serta acara khusus bagi wanita (ladies progamme)

Acara kegaitan resmi yang diberikan kepada peserta konvensi maupun

bersama pedampingnya, berupa audiency kepada Kepala Negara atau
Official event pejabat pemerintah setempat. Contoh: Pembukaan resmi suatu
kegiatan konvensi.
Beberapa Istilah dalam Konvensi
Acara kegiatan resmi mengunjungi obyek-obyek yang bersifat teknis yang ada
Technical visit sangkut pautnya dengan penyelenggaraan suatu konvensi.

Suatu usaha mengajukan permohonan untuk mengundang diselenggarakannya suatu

Bid (Invitasi) konvensi di negara pengundang.

Suatu dokumen yang berisi permohonan resmi untuk pengajuan penyelenggaraan suatu
Bid Document
konvensi.

Sarana komunikasi berupa film, video atau slides yang digunakan dalam sales
Audio Visual promotion campaign untuk memberikan informasi pada yang berkepentingan secara
tepat guna dan hasil guna.

Decision Maker Pejabat executive yang mempunyai wewenang mengambil suatu keputusan tempat
penyelenggaraan suatu konvensi. Pejabat executive tersebut dapat terdiri dari Sales
Executive atau Presiden dari perusahaan maupun sekelompok anggota Board of
Director, Executive Council dan lain sebagainya.
Beberapa Istilah dalam Konvensi

Sekelompok orang yang menjadi anggota panitia suatu kegiatan dengan

Organizing
tugas merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan suatu
Committee kegiatan seperti penyelenggaraan suatu konvensi.

Pre & Post Acara penyelenggaraan perjalanan wisata khususnya bagi peserta
Coference Tour konvensi yang diadakan sebelum dan sesudah konvensi.

Seseorang/sekelompok orang/perusahaan yang ikut serta memamerkan

Peserta hasil karyanya yang ada kaitannya dengan penyelenggaraan suatu
Pameran konvensi.
Organisasi Penyelenggara
Panitia Pengarah
(Steering Committee/SC)
Terdiri dari beberapa orang

Memperoleh wewenang pemerintah, organisasi, instansi, asosiasi, dll.

Mengarahkan, penasehat, petunjuk bagi panitia pelaksana (OC) agar mencapai tujuan.

Panitia Pelaksana
(Organizing Committee/OC)
Dibentuk oleh panitian pengarah

Jumlah disesuaikan dengan besar kecilnya konvensi

Biasanya dilengkapi oleh sub-komite sesuai kebutuhan , dll.

Sub Committee OC

Sekretariat
Memperlancar urusan administrasi, keuangan, komunikasi, dalam pelaksana
kegiatan.

Penyelenggara Konvensi

Melaksanakan tugas bidang berkaitan dengan :

Fasilitas Akomodasi Transportasi Darmawisata

Sub Committee OC

Penyelenggara Konvensi
Bertugas memproduksi, menditribusikan berbagai jenis bahan informasi seperti
materi, media promosi, dan lain-lain.

Protokoler Program
dan Keamanan Keuangan Pameran
Teknis
Visa
 Employement in and around MICE
• Event Planner
• Meeting Planner
• Wedding Planner/Organizer
• Hotel sales
• Restaurant sales
• Entertainment Venue Sales
• Destination Management Companies
• Hotels (convention service manager)
• Convention Center
• Destination Marketing Organization
• Marketing (Below the line)
• CSR
• Media
Persyaratan Utama Profesional Conference Organizer
(PCO)/MICE

1. Akta Notaris Pendirian/perubahan (pada pasal 3 tercantum

bidang usaha organize atau yang berhubungan dengannya).

2. Foto copy KTP penanggung jawab

3. Dokumen perusahaan yang masih berlaku

4. Sertifikat tempat usaha/kantor atau bukti kepemilikan lainnya/

Surat sewa

5. Undang - Undang Gangguan (UUG) / HO

6. Siap di survey
TUGAS UTAMA PCO
1. Menyusun perencanaan dan anggaran penyelenggaraan.
2. Mengurus perizinan yang diperlukan.
3. Menyelenggarakan kegiatan sekretariat konferensi.
4. Menyelenggarakan kegiatan konvensi/eksibisi.
5. Menyiapkan/mengatur transportasi dan akomodasi.
6. Menyiapkan tempat penyelenggaraan
7. Mengkoordinir promosi dan Public Relations (PR).
8. Menyelenggarakan pre dan post-tour.
 Tugas Utama PCO
Panitia
Panitia
Ditjen.Par
Ditjen.Par (OC)
(OC) Nat.Airline
Biro Nat.Airline
BiroKonvensi
Konvensi Sponsor
Sponsor

Venue
Venue Hotel
Hotel

pco
pco
Exhibitor
Exhibitor Transport
Transport

Public
Public
Penterjemah
Penterjemah Relations
Relations
Printed
Printed
Peserta
Peserta Material
Material
 SITE SELECTION
Cost, time,
• ACCESSIBILITY • frequency,convenience,
barriers (custom,visa)
• LOCAL SUPPORT • Local chapter
CVB, subsidies

• EXTRA CONFERENCE • Entertainment, shopping,

OPPORTUNITY sightseeing, recreation,
professional opportunities
 SITE SELECTION lanjutan….
• ACCOMMODATION • Capacity, cost, service,
FACILITIES security, availability
• MEETING FACILITIES • Capacity, layout, ambiance,
service, security, availability

• INFORMATION • Experience, reputation,

marketing
• SITE ENVIRONMENT Climate, setting, infrastructure,
•
hospitality
• Risk, profitability, association
• OTHER CRITERIA promotion novelty