Perencanaan Konvensi

Pengertian
Kata "Convention" atau konvensi menurut Fred Lawson, adalah : Pertemuan sekelompok orang
untuk suatu tujuan yang sama atau untuk bertukar pikiran, pendapat dan informasi tentang suatu
hal yang menjadi perhatian bersama.
Sedangkan pengertian konvensi menurut Dirjen Pariwisata, adalah : Suatu kegiatan berupa
pertemuan antara sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya) untuk
membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama atau bertukar informasi
tentang hal-hal baru yang menarik untuk dibahas (Keputusan Dirjen Pariwisata Nomor : Kep-
06/U/IV/1992; Pasal 1 : Pelaksanaan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran).
Perbedaan utama antara konvensi dan konferensi adalah itu konvensi adalah pertemuan besar
orang-orang yang datang untuk berbicara tentang pekerjaan mereka bersama, kepentingan bersama
atau untuk membuat keputusan sebagai kelompok sedangkan sebuah konferensi adalah pertemuan
yang umumnya dirancang untuk diskusi, pemecahan masalah, pencarian fakta dan konsultasi.
Di sebuah Konvensi, para peserta didorong untuk berdiskusi dan berbagi pemikiran. Di
sebuah Konferensi, itu adalah pembicara yang terutama berbagi pemikiran mereka dengan audiens.
Konvensi adalah tempat untuk berjejaring, berbagi pemikiran dan belajar dari rekan-rekan Anda.
Konferensi adalah tempat untuk belajar dari para pemimpin atau ahli di bidang Anda.

Sifat Konvensi
a. Konvensi Lokal, Pertemuan ini bersifat lokal dan diselenggarakan oleh kelompok kecil
yang potensial, mungkin saja bersifat mandiri yang mempunyai organisasi dengan
pedoman kerja (AD/ART).
b. Konvensi Daerah, Konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau
organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (AD/ART) yang
kegiatannya ditujukan untuk memajukan daerah setempat.
c. Konvensi Nasional, Melibatkan para peserta dan penyelenggara pada skala nasional.
d. Konvensi Regional, Kegiatan ini bisa saja dilakukan oleh pemerintah, atau oleh swasta atau
kerja sama kedua belah pihak. Karena cakupannya lebih luas, sehingga jenis konvensi ini
memberikan dampak yang lebih besar bagi penyelenggara maupun tempat
penyelenggaraannya.
e. Konvensi Internasional, Penyelenggaraan konvensi ini didasarkan pada letak geografis,
yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan
bersama, contoh: MEE, ASEAN, ATF (ASean Travel Forum), AHRA, PATA. Seperti
konvensi regional namun dengan cakupan yang lebih luas / mengglobal, yang meliputi
kerjasama antar benua, contoh: WTO, IATA.
Ukuran Konvensi
a. Konvensi ukuran kecil : 20-50 peserta.
b. Konvensi ukuran sedang : 60-200 peserta.
c. Konvensi ukuran besar : 200-20.000 peserta.

Tahap Perencanaan
Perencanaan pelaksanaan convention meliputi perencanaan pengunjung, panitia, peserta
pendukung, komunikasi, sarana dan prasarana, logistik, tempat dan teknis produksi perlengkapan
penunjang event. Pengelolaan dan prosedur operasional baku (POB), pengambilan keputusan
untuk menanggulangi keadaan darurat yang sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku
untuk mencegah serta meminimalkan resiko yang timbul pada saat penyelenggaraan event.

Aspek yang Harus Diperhatikan

a. Aspek Teknis
Lokasi(venues) persidangan memang patut dan mampu untuk menampung berbagai
kegiatan dengan peralatan modern yang di lengkapi dengan ruang sidang umum, sidang
komisi, press room untuk media massa, kantor panitia, banquet room, ruang pertunjukan,
juga ada venues untuk pameran, pesta dan resepsi. Mudah dicapai dari dan ke bandar
udara.
b. Aspek Tansportasi
Jaringan transportasi anatra bandar udara, hotel, lokasi persidangan dan objek-objek
darmawisata.
c. Aspek Organisasi
Memiliki perancang,manajer dan kordinator persidangan yang mempunyai akses dengan
perusahaan transportasi,properti akomodasi,di dukung oleh masyarakat seni budaya dan
bisnis industri pariwisata.
d. Aspek Finansial
Menyajikan harga-harga yang wajar, transfer peserta, free transport pas masuk objek-
objek wisata, resepsi gala evening dari sponsor.

Organisasi Yang Terlibat Menangani Wisata Konvensi

a. PCO ( Professional Convention Organizer )
Suatu badan hukum, perseorangan atau sekelompok orang yang tugasnya merencanakan,
mempersiapkan dan mengkoordinir penyelenggaraan suatu konvensi secara professional.
PCO pada umumnya betindak mejadi konsultan bagi komite penyelenggara atau
pelaksana.
b. Steering Commite ( Komite Pengarah )
Sekelompok orang yang tugasnya memberikan pengarahan suaru kegiatan seperti
penyelenggaraan konvensi.
 c. Orgnising Commite ( Komite Pelaksana )
Sekelompok orang yang menjadi anggota panitia dengan tugas merancanakan,
mempersiapkan dan menyelenggarakan suatu kegiatan.
d. Meeting Planner ( Perancang Pertemuan )
Mengemban tugas untuk membuat rancangan secara rinci prihal lokasi, peserta, jenis dan
ukuran persidangan. Maka dengan demikian perancangan ini dimasukkan/digolongkan
dalam tugas penjualan dan pemasaran yang sanggup menangani masalah-masalah
konvensi dan konferensi.

Sumber
https://id.strephonsays.com/difference-between-convention-and-
conference#:~:text=Itu%20perbedaan%20utama%20antara%20konvensi,yang%20umumnya%20
dirancang%20untuk%20diskusi%2C
http://staffnew.uny.ac.id/upload/197912032015042001/pendidikan/MODUL%20MANAJEMEN
%20EVENT.Chusnu.pdf
https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/2151/05.2%20bab%202.pdf?sequence=6&is
Allowed=y
http://eprints.unpam.ac.id/8589/1/SKR0192_MICE.pdf