SKOP KERJA BIRO DAN PENYELARAS PROGRAM KARNIVAL

KEUSAHAWANAN DAN KERJAYA

SKOP KERJA BIRO KARNIVAL KEUSAHAWANAN KERJAYA

Biro Protokol

1. Dipertanggungjawabkan untuk membuat susun atur semasa program supaya berjalan

lancar seperti menyediakan tentatif program untuk VIP, tentatif penuh program, teks
ucapan pengerusi majlis, merangka susun atur tempat, mengemas tempat mengikut
kehendak ketua sub program mengikut protokol yang sepatutnya dan lain-lain.
2. Protokol memainkan peranan sebagai runner program, menjadikan program berjalan
seperti yang dirancangkan.
3. Bertanggungjawab terhadap sebarang pergerakan yang berlaku sepanjang majlis
berlangsung termasuk di atas pentas dan bawah pentas (floor manager).
4. Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pengurusan dan jemputan.
5. Menjalankan sebarang tugas yang dipersetujui Majlis Tertinggi.
6. Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan upacara
penutup.
7. Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau penutup
8. Menyediakan teks bacaan doa, teks Master Ceremony dan teks Moderator.
9. Melantik dan melatih pembaca doa.
10. Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-
keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan,
muzik yang bersesuaian dan lain-lain.
11. Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka.
12. Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan.
13. Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala
persiapan untuk keperluan sambutan.
14. Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat
duduk yang sepatutnya.
15. Menyediakan laporan post-mortem setiap program yang dijalankan dan
membentangkannya setelah program Karnival Keusahawanan Kerjaya selesai.

Biro Teknikal Dan Logistik

1. Menyenaraikan segala peralatan yang ingin digunakan sepanjang Karnival Keusahawanan

Kerjaya.
2. Menyediakan peralatan yang ingin digunakan.
3. Memastikan peralatan sentiasa cukup dan tidak hilang.
4. Memeriksa peralatan dan memastikan selamat digunakan.
5. Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa dan selepas program.
6. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alatan yang diperlukan seperti kerusi,
meja, peralatan sukan dan lain-lain.
7. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan, laporan perbelanjaan berserta bukti
kepada jawatan kuasa kewangan.
8. Membantu PIC program dalam menyediakan bahan-bahan yang diperlukan.
9. Menyediakan peralatan keperluan program termasuk peralatan audio dan visual sepanjang
program terutama ketika majlis perasmian dan majlis penutup
10. Memeriksa peralatan berfungsi dan selamat digunakan khususnya peralatan audio dan
visual sepanjang tempoh pelaksanaan program
11. Menyediakan segala keperluan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program
12. Mengemaskini peralatan dan bertanggungjawab terhadap pergerakan peralatan khususnya
yang dipinjam/sewa
13. Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan
dengan menentukan: protokol, masa, tempat duduk, cara masuk para tetamu, muzik atau
persembahan
14. Mencari lagu-lagu yang bersesuaian untuk dipasang
15. Memastikan Mic/Pembesar suara/PA System sentiasa berfungsi tanpa sebarang masalah
16. Memastikan walkie talkie berfungsi dengan baik
17. Memastikan gimik perasmian/penutup mengikut kehendak protokol
18. Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.
19. Menyediakan laporan post-mortem setiap program yang dijalankan dan
membentangkannya setelah program Karnival Keusahawanan Kerjaya selesai.

Biro Dana Dan Tajaan

1. Menyelaras, mengurus dan mengagihkan tugas dalam mencari penaja

2. Mendapatkan penaja bagi menampung keperluan kewangan program
3. Menyenaraikan syarikat-syarikat dan individu yang berpotensi untuk memberikan
sumbangan dan tajaan
4. Menyelidik dan mendapatkan mekanisme untuk berhubung dengan syarikat yang
berpotensi.
5. Membahagikan tugas-tugas untuk menghubungi senarai penaja
6. Menguruskan dan menetapkan perjumpaan ringkas atau mesyuarat untuk
membentangkan intipati program dan tajaan kepada penaja berpotensi.
7. Menghadiri semua perjumpaan yang telah ditetapkan oleh penaja berpotensi
8. Menghantar surat rasmi, email dan pelbagai lagi cara berhubung termasuk panggilan
telefon kepada penaja berpotensi dan menawarkan mereka untuk menjadi penaja program
9. Sentiasa cakna dan mengambil tahu mengenai perkembangan syarikat dan pengumuman
untuk menaja sebarang program
10. Menerima anggaran perbelanjaan dari jawatan kuasa kecil lain untuk dimajukan kepada
jawatan kuasa pusat.
11. Bertanggungjawab dengan menyimpan bil-bil yang terlibat dalam Karnival
Keusahawanan Kerjaya
12. Menyediakan dan menggerakkan tabung wakaf KUIS semasa program sedang
berlangsung.
 13. Menyediakan laporan post-mortem setiap program yang dijalankan dan
membentangkannya setelah program Karnival Keusahawanan Kerjaya selesai.

Biro Jamuan Dan Cenderahati

1. Mencari katering makanan untuk program dan mendapatkan 3 sebut harga daripada
vendor.
2. Menyediakan senarai menu makan tengahari dan malam untuk VIP dan AJK Karnival
Keusahawanan Kerjaya.
3. Memastikan masa makanan perlu sampai mengikut masa yang ditetapkan
4. Menyusun dan memasang alas meja dan kerusi VIP. Menyediakan meja untuk meletakkan
makanan.
5. Menjaga dan menghidang makanan dan minuman untuk VIP.
6. Memastikan makanan AJK dijaga dengan baik dan diletakkan di meja urusetia.
7. Memastikan tempat membuang sampah (sisa/bekas makanan pelajar) disediakan.
8. Menunggu sehingga caterer datang mengambil bekas makanan apabila majlis makan VIP
selesai.
9. Mendapatkan cop dan invois daripada caterer dan menghantar LO kepada BHEP.
10. Menyediakan hadiah dan cenderahati kepada tetamu kehormat, peserta pertandingan,
peserta persembahan dan pembaca doa.
11. Memastikan hadiah dan cenderahati berada dalam keadaan baik.
12. Memastikan penyampaian hadiah dan cenderahati berjalan dengan lancar.
13. Menyediakan laporan post-mortem setiap program yang dijalankan dan
membentangkannya setelah program Karnival Keusahawanan Kerjaya selesai.

Biro Multimedia Dan Publisiti

1. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan.

2. Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat.
3. Menyediakan draf rekaan poster, bunting dan banner untuk kelulusan BHEP sebelum
dicetak
4. Menguruskan percetakan flyers, poster, bunting dan banner yang telah dilulusan oleh
BHEP.
5. Menyediakan dan menghebahkan butiran promosi berkaitan dengan Karnival
Keusahawanan Kerjaya melalui:
5.1. Poster countdown
5.2. Poster Utama
5.3. Poster program
5.4. Poster moment
5.5. Iklan-iklan
5.6. Media Cetak dan Media elektronik
5.7. Video teaser
5.8. Content Media Sosial
5.9. Backdrop
6. Menyediakan buku maklumat program secara ringkas untuk tujuan promosi, perlu terdiri
daripada:
6.1. Ucapan Pengarah Program
 6.2. Ucapan TRHEPA
6.3. Ucapan Penaja Utama
6.4. Jadual Program
6.5. Atur cara Program
6.6. Peta tempat berlangsung
7. Membuat liputan video & fotografi semasa pelaksanaan majlis.
8. Menyediakan ayat copywriting yang menarik untuk dimuat naik di media sosial.
9. Menyediakan video throwback sepanjang program berlangsung untuk ditayangkan di
Majlis Penutup.
10. Menyediakan video komiti untuk dimuat naik ke media sosial dan ditayangkan di pentas.
11. Menyediakan rekaan baju program dan tag nama AJK.
12. Menyediakan laporan post-mortem setiap program yang dijalankan dan
membentangkannya setelah program Karnival Keusahawanan Kerjaya selesai.

Biro Kebajikan Dan Disiplin

1. Memastikan tempat tertentu selamat untuk aktiviti dijalankan.

2. Merancang peraturan penjagaan keselamatan peserta / peralatan sebelum, semasa dan
selepas aktiviti.
3. Memastikan semua ahli tidak tertinggal sewaktu menjalankan aktiviti.
4. Memastikan barangan keselamatan program lengkap
5. Menyediakan First Aid Kit
6. Menjaga kebajikan ahli komiti dari sudut mental dan fizikal
7. Melaporkan setiap perkara kecemasan kepada pihak atasan dengan kadar segera.
8. Menjaga kebajikan dan keselamatan pengunjung Karnival Keusahawanan Kerjaya
9. Membantu pihak pengurusan dan sekuriti KUIS dalam memastikan lalu lintas kenderaan
sentiasa dalam keadaan lancar.
10. Memastikan komiti Karnival Keusahawanan Kerjaya sentiasa mematuhi peraturan dan
disiplin sebagai pelajar KUIS.
11. Memastikan pergaulan pelajar lelaki dan perempuan tidak melanggar syariat Islam.
12. Memastikan pengunjung luar dan pelajar menutup aurat dan berpakaian sopan semasa
menghadiri program. (Lakukan hebahan melalui phamplet, poster dan banner.)
13. Menyediakan laporan post-mortem setiap program yang dijalankan dan
membentangkannya setelah program Karnival Keusahawanan Kerjaya selesai.

Biro Gerai Dan Pameran

1. Mengukur tapak khemah dengan pantauan daripada staf BHEP

2. Merangka pelan kedudukan bagi petisyen di kawasan Pusat Konvensyen KUIS.
3. Membuat tempahan petisyen kepada vendor yang memberikan harga dan kualiti yang
terbaik.
4. Menyediakan borang pendaftaran gerai dan pameran
5. Menghubungi penggerai dan menyediakan senarai penggerai yang terlibat.
6. Menghubungi usahawan bagi tujuan pameran yang dapat memberikan imbal balas kepada
program
7. Menyediakan senarai pameran yang akan diletakkan di Karnival Keusahawanan Kerjaya
8. Menyediakan peraturan dan perjanjian kepada penggerai yang terlibat.
9. Memastikan penggerai mematuhi peraturan sepanjang Karnival Keusahawanan Kerjaya
berlangsung.
10. Melaporkan sebarang pelanggaran peraturan yang berlaku kepada pihak jawatan kuasa
11. Memastikan kebajikan penggerai terjaga sepanjang Karnival Keusahawanan Kerjaya
12. Memastikan tapak gerai dan pameran sentiasa berada dalam keadaan bersih, selesa dan
ceria bagi menjaga imej baik KUIS
13. Mengumpul segala resit dan bukti pembayaran penggerai untuk diserahkan kepada
Bendahari.
14. Menyediakan laporan post-mortem setiap program yang dijalankan dan
membentangkannya setelah program Karnival Keusahawanan Kerjaya selesai.

Biro Tugas-tugas Khas

1. Menjadi pelengkap kepada tugas-tugas yang berbaki dalam organisasi Karnival

Keusahawanan Kerjaya
2. Menghubungi pihak berkenaan untuk meminjam alat yang diperlukan segera.
3. Bersedia untuk melaksanakan tugas-tugas ad-hoc sebelum, semasa dan selepas program
berlangsung.
4. Membantu setiap biro yang memerlukan bantuan.
5. Menjadi urusetia program sebelum, semasa dan selepas Karnival Keusahawanan Kerjaya
berlangsung.
6. Menyediakan laporan post-mortem setiap program yang dijalankan dan
membentangkannya setelah program Karnival Keusahawanan Kerjaya selesai.

Biro Kebersihan dan Persiapan Pentas

1. Memastikan keadaan tapak program sentiasa dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan
selepas.
2. Menghias pentas dan tapak program dengan hiasan yang menarik untuk digunakan
sepanjang program.
3. Menyimpan segala resit dan bukti pembelian barang hiasan dan menyerahkannya kepada
Bendahari.
4. Menggunakan bajet yang telah diperuntukkan dengan bijak dan berjimat cermat.
5. Menyediakan laporan post-mortem setiap program yang dijalankan dan
membentangkannya setelah program Karnival Keusahawanan Kerjaya selesai.
SKOP KERJA KOORDINATOR PROGRAM KARNIVAL KEUSAHAWANAN
KERJAYA

1. Memantau gerak kerja Penyelaras Program (PIC) dan Biro Kebersihan dan Persiapan Pentas.
2. Menyusun atur pelaksanaan program-program di dalam Karnival Keusahawanan Kerjaya.
3. Membantu dalam menjaga etika, disiplin serta fokus AJK terhadap Karnival Keusahawanan Kerjaya
kali ini.
4. Bertanggungjawab dalam memastikan keharmonian serta kesatuan komiti.
5. Memastikan kebajikan setiap Biro dan Penyelaras Program terjaga sepanjang bersama keluarga AJK
Karnival Keusahawanan Kerjaya.
6. Menyediakan jadual bertugas bagi setiap Biro pada hari kejadian.
7. Menyediakan latihan bagi setiap Biro agar mahir dalam menjalankan bidang tugas.

SKOP KERJA PENYELARAS PROGRAM KARNIVAL KEUSAHAWANAN

KERJAYA

1. Bertanggungjawab dalam merangka perjalanan program dengan teratur mengikut

kesesuaian masa dan tempat.
2. Bertanggungjawab dalam menguruskan bajet yang disediakan bagi melaksanakan
program.
3. Memastikan ahli jawatankuasa program melakukan tugas dengan baik dan cekap tanpa
ada sebarang konflik yang berlaku.
4. Memastikan peralatan yang diperlukan semasa program berlangsung mencukupi dan
berada dalam keadaan yang selamat.
5. Memastikan program berjalan dengan lancar dan tersusun.
6. Menyimpan segala bukti pembayaran untuk membeli peralatan dan sebagainya.
7. Menyediakan laporan post-mortem setiap program yang dijalankan dan
membentangkannya setelah program Karnival Keusahawanan Kerjaya selesai.