FUNGSI TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA HARI INOVASI PERINGKAT

KEBANGSAAN IPGKTHO 2016

BIL
1

JAWATANKUASA DAN BIDANG TUGAS

PENGERUSI BERSAMA
Mempengerusikan semua mesyuarat dan
membuat keputusan atau rumusan dalam
semua keputusan mesyuarat.
Memanggil mesyuarat jawatankuasa dan
menetapkan tarikh dan menangguhkan
mesyuarat bersama setiausaha.
Membuat keputusan atau memutuskan
sebarang keputusan yang perlu dibuat melalui
pengundian dan cadangan.
Memastikan mesyuarat berjalan lancar
sebagaimana sepatutnya dan mengarahkan
jawatankuasa mengikut spesifikasi bidang
masing-masing.

TINDAKAN
Dr. Hamzah Bin Ihsan
Pengarah

TIMBALAN PENGERUSI
Mempengerusikan mesyuarat dengan
ketidakhadiran pengerusi.
Semua keputusan yang dibuat dalam
mesyuarat perlu disampaikan kepada
pengerusi
Membantu bersama pengerusi untuk
memastikan kelancaran mesyuarat atau
membuat sebarang keputusan.

Tn. Hj. Hassan Bin Pardi

Timbalan Pengarah

3 PENYELARAS
Memastikan setiap ajk menjalankan tugas dan
membuat laporan dalam mesyuarat
Menyelaras perjalanan program dari semasa
ke semasa
Menghubungi setiap ajk untuk mengetahui
sejauh
mana
setiap
tugasan
telah
dilaksanakan

Dr. Mazlan Bin Karim

SETIAUSAHA I
Memastikan perjalanan dan persediaan
tempat mesyuarat dalam keadaan sempurna.
Memastikan semua ahli mesyuarat mendapat
surat panggilan mesyuarat dengan tarikh,
masa, agenda dan tempat yang jelas.
Mengedarkan minit selewat -lewatnya
seminggu kepada semua ahli mesyuarat dan
memastikan senarai tindakan dimaklumkan
kepada semua ahli dan tindakan telah diambil
mengikut kesesuaian masa yang ditetapkan.
Menetapkan agenda mesyuarat berdasarkan
persetujuan Pengerusi
Membentangkan minit mesyuarat pada setiap

Dr. Rosly Bin Kayar

kali mesyuarat.
Melaporkan perkembangan mesyuarat kepada
Pengerusi dari semasa ke semasa.
Menyediakan laporan dan senarai tindakan
segera untuk dipanjangkan.
Memastikan semua mesyuarat berjalan
sebagaimana sepatutnya dan mengarahkan
jawatankuasa kecil melaksanakan tugas
mengikut spesifikasi bidang masing-masing.
Menyimpan minit, rekod dan kehadiran
mesyuarat.
SETIAUSAHA II
Membantu Setiausaha dalam pengurusan
mesyuarat.
Menyediakan minit mesyuarat dengan lengkap
untuk tindakan semua ahli mesyuarat.
Membantu Setiausaha dalam mengenal pasti
ahli mesyuarat yang perlu dijemput.
Mencatatkan kehadiran ahli mesyuarat dan
mendapatkan maklum balas di atas kegagalan
ahli menghadiri mesyuarat.
Membantu Setiausaha dalam
mengemaskinikan rekod mesyuarat.

Dr. Faridah Binti Mohd Sopah

BENDAHARI
Menyediakan atau menganggarkan
perbelanjaan berdasarkan persediaan atau
laporan daripada setiap AJK.
Menguruskan perbelanjaan dengan berkesan.
Menyimpan semua rekod perbelanjaan dan
penyata kewangan.
Pengerusi dan Naib Pengerusi bersama-sama
mengesahkan perbelanjaan atau pembayaran
yang dibuat.
Memastikan perbelanjaan adalah berhemah
berdasarkan perbelanjaan yang disediakan.
Melaporkan semua perbelanjaan dan
pembayaran dalam mesyuarat

En. Samsudin Bin Saad

PERSEMBAHAN MULTIMEDIA
Menyediakan tayangan dan mempromosikan
berkaitan IPGKTHO sepanjang program
inovasi
Membuat tayangan berkaitan inovasi
sepanjang program berlangsung

En. Ismail Bin Mansor

TEKNIKAL
Memastikan P.A. Sistem dan LCD berfungsi
sepanjang majlis
Menyediakan kerusi, meja, booth, soket dan
peralatan yang diperlukan untuk pameran
inovasi.

En. Yusuf Bin Hassan

Bekerjasama dengan JK Persiapan Tempat

dan Siaraya/Rakaman untuk menentukan
jumlah peralatan yang diperlukan
Menyediakan jawatankuasa dan anggaran
perbelanjaan.
DOA
Memilih pembaca doa
Menyediakan teks doa
Mengemukakan teks doa kepada urus setia
bagi tujuan semakan
Membaca doa pada majlis perasmian dan
majlis penutupan.

En. Zainuddin Bin Abd. Hamid

PROTOKOL
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.
Melantik LO bagi setiap VVIP, VIP,
penceramah dan jemputan khas untuk majlis
perasmian pembukaan/penutupan.
Memastikan semua LO menjalankan tugas
demi menjaga imej institute.
Menyediakan senarai nama tetamu jemputan.
Menyediakan senarai nama pengiring bagi
tetamu.

En. Zahidi Bin Khamis

9 PENGACARAAN
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.
Menyediakan teks pengacaraan.
Mengenal pasti dan menentukan pengacara
majlis bagi majlis perasmian/ penutupan.
Sentiasa berhubung dengan Jk sambutan dan
protocol dan urus setia untuk maklumat terkini.

Pn. Norila Binti Satari

10

11

DOKUMENTASI
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan
Merekodkan semua sesi pembentangan,
majlis perasmian dan perjalanan
pertandingan inovasi secara keseluruhannya
dalam bentuk video dan gambar
Menyerahkan gambar / foto yang dirakam
dalam bentuk CD kepada urus setia
Membuat suntingan terhadap bahan video/foto
yang dirakam dalam bentuk persembahan
multimedia yang mengandungi tajuk, info,
senario dan penghargaan

En. Nasirudin Bin Md. Top

JAMUAN
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan
Menentukan bilangan jamuan berdasarkan

Pn. Aliza Binti Azahar

keperluan
Membuat pemilihan menu dan anggaran
perbelanjaan
Membuat sebut harga dan tempahan
Menentukan lokasi dan jamuan VVIP
(termasuk Welcome drink)
Menyediakan pelan susun atur tempat jamuan
VVIP
Mendapatkan bantuan JK Sambutan dan
Protokol, pelajar dan pembantu am dalam
penyediaan hidangan dan pengurusan
protokol semasa jamuan.
Memastikan hidangan mencukupi dan siap
terhidang tepat pada masanya
Menyedia dan menghias tempat jamuan
mengikut pelan susun atur dan sepatutnya.
Membuat anggaran belanjawan.

12

KESELAMATAN
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.
Memastikan keselamatan secara umum
sepanjang program berlangsung.
Menguruskan ketibaan VVIP, VIP dan
jemputan khas berkaitan dengan kedudukan
tempat letak kenderaan dan pergerakan.
Memastikan tatacara keselamatan di dewan
dan membuat peraturan keselamatan dan
nombor telefon untuk dihubungi semasa
kecemasan di belakang kad nama peserta.
Menyediakan jadual tugas untuk kawalan
keselamatan khususnya untuk mengurus atur
kedudukan kenderaan sepanjang program.
Memastikan keselamatan peserta terjamin
sepanjang program.

En. Awang Musa Bin Awang

Besar

HADIAH/CENDERAHATI
Menubuhkan jawatankuasa dan menyediakan
anggaran perbelanjaan.
Menentukan jenis dan bilangan hadiah dan
cenderamata kepada semua jemputan
Membuat tempahan hadiah dan cenderamata.
Menentukan dan menyediakan cenderamata
untuk perasmian pembukaan/penutupan
Memilih calon yang sesuai untuk
penyampaian hadiah dan cenderamata
perasmian/penutupan.
Menentukan dan menyediakan cenderamata
untuk perasmi/penutup/hakim
Mendapatkan dan memastikan bilangan
naskah buku program yang mencukupi untuk
VIP.

Pn. Melati Binti Yaacob

13

14

15

16

BUKU PROGRAM
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan
Menetapkan format buku, isi kandungan dan
setara dengan penggunaan dalam
penggunaan logo, warna dan wording.
Mendapatkan gambar-gambar terkini tetamu
kehormat untuk dimuatkan ke dalam Buku
Program.
Mendapatkan kata alu-aluan daripada VVIP
yang perlu disertakan di dalam buku program.
Menyusun semua program program dan
giliran pembentangan.
Berhubung dengan JK Pembentangan dalam
menyusun pengerusi setiap pembentangan
dan sesi.
Menyusun semua abstrak yang di bentang
secara oral mengikut giliran dan sub tema
berdasarkan keputusan JK Pemilihan Kertas
Kerja Program.
Membuat semakan agar tiada sebarang
kesilapan atau kecacatan.
Membuat pesanan cetakan berdasarkan
keperluan.
Membuat anggaran perbelanjaan.
Menyerahkan buku program kepada JK
Pendaftaran dan JK Sambutan Protokol

Tuan Haji Ismail Bin Abdul

Samad

HIASAN/KECERIAAN
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.

En. Khu Eian Chun

PERSIAPAN TEMPAT
Menentukan perhiasan dan keceriaan di
pentas utama
Bekerjasama dengan JK Banner, Brosur dan
Laman Web dalam menentukan reka bentuk
dan saiz backdrop
Menyediakan dan memasang backdrop untuk
majlis perasmian pembukaan dan penutupan
Bekerjasama dengan JK Penyediaan Dewan
dan bilik program dalam menyediakan
peralatan meja, kerusi dan perhiasan untuk
VIP di pentas dewan
Bekerjasama dengan JK Sambutan dan
Protokol dalam menentukan kedudukan meja,
kerusi dan peralatan lain semasa majlis
perasmian pembukaan/ penutupan.
Memastikan alat PA Sistem dan siar raya
sentiasa berfungsi ( berhubung dengan JK

En. Abdul Sukur Bin Kamsir

17

18

19

Teknikal)
Memastikan keperluan peralatan untuk acara
pentas diuruskan dengan berkesan.
KEBERSIHAN
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.
Memastikan kebersihan dewan/pentas
sepanjang aktiviti dijalankan.
Menghubungi pekerja pembersihan yang
bertanggungjawab untuk memastikan
kebersihan dewan/pentas.

En. Lukman Bin Sadon

SAMBUTAN
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.
Menyediakan senarai nama tetamu jemputan.
Menyediakan senarai nama pengiring bagi
tetamu.
Menyambut dan mengiring tetamu kehormat
dan tetamu jemputan.
Memastikan susun atur tempat duduk tetamu
kehormat di pentas dan juga tetamu lain di
bahagian depan dewan.
Memastikan bilik tetamu kehormat tersedia
dengan lengkap.
Memastikan susun atur tempat duduk tetamu
kehormat di pentas dan juga tetamu di
bahagian hadapan pentas mengikut protokol.
Bekerjasama dengan JK Perhubungan dan
Pengangkutan untuk menguruskan
pergerakan tetamu kehormat beserta dengan
LO.
Menyampaikan Buku Program kepada VVIP.
Bekerjasama dengan JK Pengacaraan dan JK
Bacaan Doa dan JK Event Manager untuk
kelancaran majlis perasmian dan penutup.

Pn. Balkkis Binti Abd Aziz

JEMPUTAN
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan
Menentukan senarai jemputan, tetamu
kehormat untuk majlis perasmian dan
penutupan program.
Menyedia dan menghantar surat jemputan
bersama brosur kepada tetamu kehormat,
para jemputan, pembentang dan peserta.
Mendapat maklum balas dan menghubungi
VIP dan pembentang untuk mengesahkan
kehadiran.
Mengumpul maklumat kehadiran peserta

Pn. Syamsina Zahurin Binti

Samsudin

melalui brosur dan surat.

Mengemukakan senarai jemputan kepada AJK
Induk program/ JK Pendaftaran dan Urus
Setia.

20 SIARAYA/RAKAMAN
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.
Membuat spesifikasi berhubung teknikal
elektrik, elektronik dan mekanikal di semua
lokasi terlibat dengan program.
Menyediakan senarai nama juruteknik
computer/ pembantu di setiap bilik
pembentangan serta pembahagian
tugas/peranan masing-masing.
Memastikan semua peralatan teknikal yang
disediakan selamat dan berfungsi dan
bersedia dengan langkah untuk mengatasi
masalah.

En. Wagiman Bin Jemaat

21

HIASAN PENTAS DAN GRAFIK

Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.
Menentukan perhiasan dan keceriaan di
pentas utama.
Bekerjasama dengan JK Banner, Brosur dan
Laman Web dalam menentukan reka bentuk
dan saiz backdrop
Menyediakan dan memasang backdrop untuk
majlis perasmian pembukaan dan penutupan

En. Norizan Bin Hasrat

22

PEMILIHAN BAHAN INOVASI/KIK

Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan
Menyemak semua abstrak bahan inovasi dan
pembentangan KIK.
Membuat pemilihan inovasi berdasarkan
kriteria yang telah ditetapkan dan format yang
ditetapkan.
Menghubungi peserta untuk menghantar
abstrak bahan inovasi.
Menyenaraikan abstrak inovasi terpilih
mengikut kategori.
Menyerahkan abstrak inovasi dalam bentuk
soft copy kepada JK Buku Program

En. Mohd Azhar Bin Ab.

Rahman

PENDAFTARAN DAN TAG NAMA

Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.
Bekerjasama dengan JK Brosur dan Laman
Web untuk menyediakan reka letak / design

Pn. Norliza Binti Samin

23

sijil Program Penyelidikan ( logo, teks,

tandatangan) dan tag nama peserta dan urus
setia.
Mendapatkan senarai nama peserta daripada
urus setia.
Membuat pendaftaran berdasarkan kepada
senarai peserta dan jemputan.
Menyediakan kaunter, borang pendaftaran
peserta dan membuat pendaftaran
berdasarkan kepada senarai peserta dan
jemputan.
Mendapat dan mengedarkan bahan inovasi
seperti CD, tag nama dan buku program
kepada peserta dan jemputan semasa
pendaftaran
Menyemak & memastikan senarai nama
penuh dan nombor kad pengenalan yang
lengkap untuk pengeluaran sijil kepada:
1. Urus Setia dan JK Pelaksana
2. Peserta pertandingan inovasi
3. Pemenang pertandingan inovasi
4. Pengerusi dan pencatat.
24

TEKS UCAPAN/KATA ALUAN

Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan
Menyediakan teks ucapan untuk VIP, Rektor/
Timbalan Rektor IPGM dan Pengarah bagi
acara perasmian dan penutupan
Menyerahkan teks ucapan kepada urus setia
Menyediakan kata aluan VIP/ Rektor/
Pengarah dan menyerahkannya kepada JK
Buku Program serta urus setia.
Menyerahkan teks ucapan sebulan lebih awal
kepada pihak tertentu ( pegawai khas/urus
setia) untuk disemak dan diluluskan.

Pn. Zabedah Binti Mohamed

25

PELAPORAN HARI INOVASI

Menyediakan instrumen / borang maklum
balas berkaitan inovasi berdasarkan keperluan
laporan.
Mengedarkan maklum balas untuk setiap sesi
Membuat analisis dan melaporkan dalam
mesyuarat Post Mortem.

En. Ahmad Shukri Bin Ahmad

26

PAMERAN
Menubuhkan jawatankuasa dan
bermesyuarat.
Membuat anggaran perbelanjaan.
Menentukan dan menyediakan pelan susun
atur tempat pameran Inovasi Pendidikan.

En. Mohd Hanapiah Bin

Khamis

27

28

Menjemput penyertaan pameran inovasi.

Menentukan pemilihan bahan pameran selain
daripada pameran Inovasi
Menyediakan booth dan label untuk setiap
booth / tapak pameran.
Menyelaras pameran sepanjang sesi pameran
berlangsung
.
HAKIM PERTANDINGAN INOVASI
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.
Melantik hakim pertandingan
Menyediakan kriteria pemarkahan
Mendapatkan nama peserta dari JK
pendaftaran atau urus setia
Memaklumkan kepada urus setia keputusan
penghakiman
LAMAN WEB
Menyediakan reka bentuk/design bagi laman
web yang direka yang bersesuaian dengan
tema
Mendapatkan maklumat secara lengkap
daripada urus setia dalam mereka bentuk
design laman web
Menyediakan Laman Web untuk disiarkan ke
dalam Laman Web IPGKTHO

Dr. Tey Kian Huat

PENGANGKUTAN
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan
Menentukan bilangan kenderaan yang
diperlukan bagi menjemput tetamu kehormat.
Memastikan kenderaan ditempah bagi
kegunaan mengangkat papan pameran
sebelum dan selepas pameran
Menguruskan pergerakan pengangkutan.
Memastikan pergerakan pengangkutan
menepati jadual yang ditetapkan.

En. M. Asrar Bin Sidon

PERALATAN
Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.
Menyediakan booth / soft board/ hard board
yang secukupnya
Menyediakan kerusi, meja, soket elektrik dan
peralatan yang diperlukan untuk pameran.
Bekerjasama dengan JK Floor Event untuk
menentukan jumlah peralatan yang diperlukan
Menyediakan jawatankuasa dan anggaran

Pn. Yee Bee Choo

29

30

En. Azra Bin Mohammed

perbelanjaan.
31

32

FLOOR/ EVENT MANAGER

Menubuhkan JK dan bermesyuarat mengikut
kepentingan dan keperluan.

Dr. Mazlan Bin A. Karim

Dr. Rosly Bin Kayar

URUS SETIA

Dr. Fatimah Binti Abdul Kadir

Dr. Tay Chong Seng
Dr. Faridah Binti Mohd Sopah
Pn. Salbihana Binti Samsudin
Pn. Faziah Binti Hashim@
Ahmad
Dr. Rosly Bin Kayar

SEBELUM INOVASI
Mengadakan mesyuarat awal pelaksanaan
program.
Mengadakan mesyuarat penetapan tarikh,
tempat dan tema program.
Menyediakan senarai AJK Pelaksana dan
senarai semak tugas setiap AJK Kecil
Pelaksana.
Mendapat dan menyenaraikan pesertapeserta program dan memberi senarai ini
kepada AJK Pendaftaran.
Mendapatkan abstrak dan senarai nama
peserta inovasi yang telah dipilih oleh AJK
Pemilihan Bahan Inovasi.
Berhubung dengan semua AJK Kecil
Pelaksana untuk memantau perkembangan
persediaan inovasi.
Menyediakan atur cara majlis atau jadual
program.
Menyemak keadaan tempat program dan
menempah bilik mesyuarat supaya berada
dalam keadaan yang sempurna dan sedia
digunakan
Mengadakan Bilik Urus Setia khusus untuk
sebarang rujukan.
SEMASA INOVASI

Mengadakan sesi taklimat kepada peserta

inovasi.
Menyediakan bilik/ pusat rujukan berkaitan
program.
Mengambil tindakan di atas perkara yang tidak
terkandung dalam bidang tugas JK lain.
Mengambil tindakan di atas perkara yang tidak
terkandung dalam bidang tugas jawatankuasa
lain.
Mengambil tindakan dan menjadi rujukan di
atas sebarang pertanyaan berkaitan inovasi.
Menghubungkan semua maklumat dan
tugasan dengan semua jawatankuasa lain.
Menubuhkan jawatankuasa yang terdiri
daripada pelbagai kepakaran.

Menyediakan personal yang bertugas secara

shift sepanjang program berlangsung.
Memahami dan dapat menjelaskan
perkembangan program.
SELEPAS INOVASI

Memastikan semua peralatan dikemas dan

dipulangkan oleh JK Pelaksana terbabit.
Membuat laporan kemajuan dan perbelanjaan.