Mapel : Pengelolaan MICE

Guru : Widya Yusra, S.ST

KD 3.6 : Menganalisis susunan acar MICE
Tujuan : Siswa mampu menyusun acara MICE

Macam-macam acara

1. Formal dan Informal

2. Dalam ruang atau luar ruang
3. Protokol atau non protokol
4. Format Acara: Upacara, Seminar, Diskusi Meeting, Gathering,
Birthday, Anniversary. dll  

 Protokol/Keprotokolan

Seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik di dalam

maupun di luar ruangan (Is a system of rules about the correct way to act on
important formal occasions). Serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan
aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan Tata
Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan sebagai bentuk
penghormatan bagi seseorang sesuai dengan Jabatan /Kedudukan dalam
Negara, Pemerintahan atau Masyarakat.  (UU No 9 th 2010)

 Announcer

Pembawa acara, adalah orang atau petugas yang mengumumkan jalannya

suatu acara. Acara sejak di buka hingga penutupan.

 Master Of Ceremony (MC)

Pimpinan Pelaksana Upacara/Acara dengan tugasnya mengatur sejak

persiapan hingga jalannya acara berikut hal-hal yang berkaitan dengan
pelaksanaan acara. Dalam suatu kegiatan MC dapat dibantu dengan Pembawa
Acara (Announcer), atau seringkali MC merangkap Pembawa Acara.

 Protokoler

Menurut KBBI, protokoler “ berhubungan/berkaitan dengan sistem dengan

protokol” atau bersifat keprotokolan. Dalam arti yang lebih luas protokoler
adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam
kedinasan/kantor maupun masyarakat. Protokol Pejabat/petugas yang
merencanakan dan mengatur jalannya acara sesuai dengan ketentuan
kedinasan. Ketentuan kedinasan ini bermakna resmi sehingga disebut
dengan istilah tata cara protokoler. Dalam penyelenggaraan upacara resmi,
posisi Protokol lebih tinggi dari MC maupun Announcer. MC dan Announcer
berada dalam kordinasi Protokol. (PP NO.62 Tahun1990).

 Rundown (Susunan Acara)

Rangkaian acara yang tersusun secara detil (waktu ke waktu) meliputi

bagian-bagian yang turut berperan bagi berlangsungnya acara.

 Faktor-faktor menyusun acara

1. Semua pihak dihormati dan disenangkan

2. Kesesuaian acara dengan promosi atau informasi
3. Keteraturan: sesuai urutan, waktu, tanpa jeda
4. Mengikuti ketentuan Protokol
5. Memperhatikan dinamika audiens, pengisi acara serta lingkungan
(tempat-waktu)
6. Komitmen melayani semua pihak
7. Kreatif, inovatif dan berkesan
8. Efektif, efisien, dan menyenangkan
9. Lentur (feksibel, ada rencana B)   

 Struktur Acara

1. Acara Penuh (buka, proses, tutup)

2. Acara Pembukaan
3. Kelanjutan Acara (Acara Pokok)
4. Acara Penutup

Program/Acara Yang Menarik

1. Berorientasi kepada publik/audiens (needs & wants)
2. Mudah dilaksanakan dan menyenangkan
3. Panitia/pelaksana yang sesuai dengan bidang, komit dan antusias
4. Biaya ringan hasil menakjubkan (profit, kepuasan, kebanggaan,
monumental)
5. Tujuan dan target yang jelas
6. Program/acara dapat divisualisasikan (rundown)
7. Program/acara dapat diprediksi
8. Perbandingan dengan yang sejenis (trend)
9. Menarik banyak pihak (sponsor)
10. Kesesuaian yang ditawarkan dengan yang diterima
11. Dapat dievaluasi (angket)
MENYUSUN AGENDA/JADWAL MEETING

Agenda adalah rencana kegiatan mengenai pertemuan yang akan dijalankan

secara sistematis, jelas dan terencana. Jadwal adalah pembagian waktu
berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau
rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.

KOMPONEN DALAM MENYUSUN AGENDA/JADWAL MEETING :

1. Tujuan Pertemuan
2. Peserta Pertemuan
3. Penyelenggara Pertemuan
4. Tanggal dan Waktu Pertemuan
5. Tempat Pertemuan
6. Butir Agenda Pertemuan
7. Pembicara Pertemuan (Moderator, Notulen dan Pembicara)
8. Food and baverage service : Terbagi menjadi 3 yaitu : Coffe Breaks, Meals
(Breakfast, Lunch and Dinner) dan Receptions (Cocktail Buffer)
9. Free Time Agenda
10. Promosi dan Koresponden
11. Anggaran Pertemuan

HAL-HAL YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM PERTEMUAN

1. Kondisi Ipoleksosbudhankam
2. Week Day or Week End : Pada saat hari kerja : Senin s/d Jumat dan saat
akhir pekan yaitu : Sabtu dan Minggu
3. Holiday : Pada saat musim liburan sesuai kalender nasional seperti : Musim
Liburan Sekolah, Akhir Tahun dll
4. Seasson or climate : Pada saat musim cuaca : Musim Hujan dan Musim
Panas dll
5. Mega event : Pada saat adanya agenda kegiatan Internasional, Nasional
Daerah dan Lokal seperti : APEC, PON, PORDA, dan Sunatan dll.
6. Place : Pusat Kota, Pinggiran Kota, Pusat Wisata dll
7. Policy : Kebijakan Venue, penyelenggara, pemerintah dan asosiasi dll.

MENYUSUN PROGRAM INCENTIVE : Program Perjalanan adalah kumpulan

daftar informasi yang berisi tentang segala sesuatu kegiatan suatu perjalanan
yang tersusun secara sistematis, jelas dan terencana.
FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN :
1. Visi dan Misi Perusahaan
2. Tujuan Program Incentive
3. Bidang Kerja Karyawan
4. Kondisi Rute Perjalanan
5. Kondisi Destination Appeal
6. Kondisi Climate
7. Time
8. Kebijakan Perusahaan

KOMPONEN PROGRAM INCENTIVE :

1. Peserta Pelatihan
2. Incentive Houses
3. Program Perjalanan Incentive
4. Destination Appeal
5. Transportation
6. Restaurant
7. Hotel
8. Perlengkapan
9. Metode Pelatihan
10. Fasilitator : Instructure/Guide/Driver/dll

MENYUSUN PROGRAM CONFRENCE : Program confrence adalah kumpulan

daftar informasi yang berisi tentang segala sesuatu yang akan diikuti oleh
peserta secara sistematis, jelas dan terencana.
FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN
PROGRAM CONFRENCE :
1. Kondisi Ipoleksosbudhankam
2. Tujuan Confrence
3. Musim/Climate
4. Time confrence
5. Peraturan nasional dan Internasional

KOMPONEN PROGRAM CONFRENCE :

1. Peserta Confrence
2. PCO Penyelenggara Confrence
3. Program Confrence
4. Venue Confrence
5. Destination Appeal 6. Transportation
7. Restaurant
8. Hotel
9. Perlengkapan
10. Pembicara : Speaker, Moderator dan MC

MENYUSUN PRORAM EXHIBITION : Program adalah rencana kegiatan

mengenai suatu bisnis yang akan dijalankan secara sistematis, jelas dan
terencana. Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan
urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan
pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.
FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN
PROGRAM EXHIBITION :
1. Kondisi Ipoleksosbudhankam
2. Tujuan Pameran
3. Musim/Climate
4. Time Pameran
5. Peraturan nasional dan Internasional

KOMPONEN PROGRAM EXHIBITION :

1. Profil Pameran
2. Penyelenggara Pameran
3. Pelaksana Pameran
4. Pendukung Pameran
5. Pendaftaran Pameran
6. MC dan Pembicara
7. Produk Yang Dipamerkan
8. Peserta dan Pengunjung Pameran
9. Kegiatan Selama Pameran
10. Publikasi dan Promosi 11. Spesifikasi dan Harga Stan
12. Peraturan dan Tata Tertib Pameran.