MANAJEMEN KEPROTOKOLERAN DAN

AKTIVITAS SEREMONIAL ANTAR LEMBAGA

BAHAN AJAR PELATIHAN PROTOKOL DAN HUMAS

OPD LINGKUP PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI
SELATAN.
KASWADI YUDHA PAMUNGKAS S.IP,M.SI
WIDYAISWARA AHLI MADYA BPSDM PROV SULSEL
MAKASSAR 9 JANUARI 2023

OVERVIEW
Setiap instansi, baik swasta maupun pemerintah saat ini dihadapkan pada berbagai
kebutuhan aktivitas operasional dan seremonial internal maupun eksternal. Aktivitas-
aktivitas instansi ini biasanya mengacu kepada SOP yang sudah diberlakukan di
masing-masing instansi. Bagian yang menangani aktivitas -aktivitas ini biasanya
adalah bagian Humas dan Protokoler, atau nama lain yang tugas fungsionalnya
serupa. Oleh karena itu eksistensi dari fungsi Protokoler dan Humas perlu ditingkatkan
dengan ditunjang oleh petugas keprotokoleran dan kehumasan yang memiliki standar
kompetensi yang telah ditetapkan untuk membangun citra positif perusahaan secara
internal dan eksternal.
Fungsi Protokoler dan Humas atau juga sering juga disebut dengan Public Relation
atau Corporate Communication merupakan bagian dari institusi lembaga yang
mempunyai fungsi pokok untuk membangun citra dan image lembaga agar menjadi
baik, produktif, dan humanis di mata masyarakat luas. Fungsi Humas dan Protokoler
secara mendasar adalah membangun komunikasi yang baik didalam suatu organisasi
sehingga semua kegiatan dan aktivitas dalam organisasi tersebut dapat berjalan
dengan baik dan sesuai dengan SOP dan seiring dengan rencana yang telah dibuat
sebelumnya. Pihak humas dan protokoler akan berhubungan langsung dengan
keberhasilan dan keefektifan hubungan antara organisasi/ perusahaan dengan
berbagai pihak yang dilayani atau bermitra dengan organisasi/perusahaan.
Pelatihan ini akan memberikan strategi efektif guna meningkatkan daya kemampuan
keprotokoleran dan pengelolaan aktivitas seremonial bagian humas dan protokoler
dalam menjalankan tugasnya sehingga semua kegiatan dan rencana yang telah
dibuat oleh organisasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memenuhi
SOP serta dapat berjalan dengan sukses dan efektif.

TUJUAN

 Memiliki kemampuan menjadi Protokoler yang professional, mengelola dan mengatur

tata Tempat, Tata Penghormatan, Tata Upacara, dan mengelola tamu VIP, sekaligus
 memiliki kepribadian menarik dan meyakinkan dalam berbagai acara, baik acara
resmi maupun tidak resmi.
 Menguasai teknik berbicara dengan menerapkan bahasa yang baik dan benar serta
sikap tubuh yang meyakinkan.
 Mampu menjadi protokoler yang berhubungan dengan MC agar bisa mempersiapkan
dengan baik secara keseluruhan acara/ event khusus yang diselenggarakan
mitra/perusahaan/lembaga (MOU, Seminar, Forum Formal) mencakup jadual acara,
layout ruangan dan teknis lainnya.
 Mampu merencanakan, menyusun, mengonsep acara dan secara langsung
mempraktekkannya.
 Mampu menjadi protokoler yang berhubungan dengan MC agar bisa mempersiapkan
dengan baik secara keseluruhan acara/ event khusus yang diselenggarakan
mitra/perusahaan/lembaga (MOU, Seminar, Forum Formal) mencakup jadual acara,
layout ruangan dan teknis lainnya.
 Memahami Undang-Undang Keprotokolan yang berkembang saat ini

MATERI

a. Pengertian, ruang lingkup tugas Protokol dan Announcer

b. Syarat-syarat menjadi Protokoler handal
c. Praktek menjadi Protokol acara resmi, semi resmi dan tidak resmi baik dihadiri
pejabat asing, pejabat tinggi negara, Pimpinan Daerah, CEO atau mitra kerja.
d. Problem solving dalam tugas protokoler
e. Etika busana
f. Etika pergaulan Nasional dan pergaulan Internasional
g. Teknik menyusun, mengonsep dalam menyelenggarakan acara
h. Keprotokolan yang berkaitan dengan MC
i. Sosialisasi UU Keprotokolan dan perkembangannya
j. Tata tempat, tata penghormatan dan tata upacara
k. Kepribadian seorang Protokoler

CONTOH PENERAPAN

Sebagai bagian dari tradisi akademik, sebuah upacara akademik harus

dirancang sebaik mungkin agar dapat mencerminkan budaya akademik dan suasana
ilmiah. Maka dari itu, segala sesuatu yang berkaitan dengan tata upacara akademik
harus mengandung simbol akademik yang merupakan pengejawantahan dari budaya
akademik dan saintifik. Upacara wisuda, dies natalis atau hari jadi, promosi doktor,
pengukuhan Guru Besar/Profesor, pemberian gelar Doktor Kehormatan, penerimaan
mahasiswa baru, dan serah terima Rektor/Wakil Rektor/Dekan, Dies Natalis (Milad),
seminar nasional/internasional, kunjungan Mendikbud/Menristek Dikti, dan
sebagainya, adalah beberapa contoh upacara akademik yang membutuhkan
manajemen upacara yang baik.
Untuk itulah diperlukan tata upacara akademik yang baku (standar) meskipun dalam
pelaksanaannya, variasi acara di tiap perguruan tinggi masih terbuka sesuai dengan
otonomi kampus Terdapat beberapa ketentuan dan pelaksanaan upacara akademik
ini, diantaranya menyun acara sesuai dengan bentuk dan jenis upacara: upacara
wisuda, dies natalis, pengukuhan guru besar, MoU, dan sebagainya, mengingat waktu
yang tersedia. Bagilah waktu dengan jumlah mata acara yang disusun, sesuaikan
dengan kebutuhan.

Tiap mata acara dialokasikan waktunya secara cermat dan ketat (sekian menit per
acara), konsultasikan susunan acara yang telah Anda buat kepada pimpinan PT/ketua
panitia (akan lebih baikdalam forum rapat agar mendapatkan
evaluasi/kritik/masukan/saran dari audien) sehingga tidak ada agenda acara yang
terlupakan/terlewatkan, hubungi dan periksalah (checking) personal-personal yang
bertugas dalam setiap mata acara, sudah hadirkah? (Qari’/Qari’ah, ketua panitia
(laporan/prakata panitia), pimpinan PT/pejabat (sambutan), keynote speaker,
pemakalah/narasumber, instruktur, pembahas utama, pemandu/moderator,
penambat/sekretaris sidang, petugas Information Technology/IT), dan lain-lain),
adakan percobaan/eksperimen sebagai persiapan terakhir (general repetition/gladi
bersih) untuk pemantapan dan kesempurnaan acara (terutama acara resmi dan
kesenian yang sangat membutuhkan persiapan matang), Periksalah segala
peralatan/perlengkapan yang berkaitan dengan kesuksesan sebuah upacara
seremonial dengan mengontrol (memeriksa) secara teliti dan cermat satu persatu
demi kelancaran dan kekhidmatan acara.

Penampilan seorang protokol pada dasarnya cermin dari institusi/organisasi yang

diwakilinya. Dia merupakan “wajah” yang dilihat orang lain. Protokol selalu
berhubungan dengan pihak ketiga. Di sinilah protokol harus mempunyai kepribadian
terbaik karena merupakan ujung tombak atau serambi terdepan. Keberhasilan tugas
protokol sangat ditentukan oleh perencanaan yang matang, koordinasi dan
komunikasi yang baik dengan berbagai pihak terkait, dan pelaksanaan yang mantap
utamanya pada penyusunan acara mulai dari tahap awal/persiapan, pelaksanaan
hingga akhir kegiatan.Dalam konteks itulah maka seorang protocol upacara akademik
wajib memiliki kemampuan berbahasa baku dan santun

PESERTA
Staf dan Manajer Humas, Protokol, Corporate Communication, External & Public
Relation, Corporate Secretary dan lain-lain.