a.

Definisi dan kepentingan Pengurusan Acara

Pengurusan acara merupakan pengurusan dan perancangan bagi menganjurkan

sesuatu aktiviti yang dikendalikan oleh badan atau jawatankuasa tertentu dan melibatkan
tetamu utama dan hadirin. Satu-satu acara yang diadakan ini adalah bagi mencapai sesuatu
objektif yang berfaedah kepada individu, kumpulan tertentu ataupun masyarakat. Seperti yang
ditakrifkan oleh Ramlan Abdul Wahab (2004), pengurusan acara menunjukkan sesuatu
upacara, perjumpaan,keramaian atau perhimpunan yang dianjurkan secara rasmi atau tidak
rasmi oleh sesuatu pihak untuk tujuan atau matlamat tertentu yang dirancangkan dengan
penglibatan dan penyertaan oleh pelbagai pihak yang lain dan peserta yang ramai.

Sesuatu aktiviti tidak akan bermakna dan berjaya dianjurkan jika tanpa pengurusan
acara yang sistematik. Pengurusan acara penting dalam memastikan objektif majlis yang telah
dirancang tercapai. Hal ini lantaran ia membantu pihak penganjur dalam proses perancangan
acara seperti bagaimana memupuk suasana ikatan pasukan dan cara untuk menjadi acara
lebih menarik. Dengan adanya pembahagian kerja yang baik, sudah tentulah majlis tersebut
dapat mencapai matlamatnya. Selain itu, pengurusan acara juga penting dalam memastikan
majlis tersebut dijalankan mengikut etika dan protokol yang sesuai dan betul. “Apabila pihak
penganjur terlepas pandang pada amalan protokol ini perjalanan acara menjadi kurang adab
dan dapat menjatuhkan imej dan kewibawaan tetamu istimewa yang terlibat” (Samsudin
Wahab, 2006). Dengan mengikuti tatatertib majlis yang ditetapkan, sudah pastilah majlis
tersebut dapat dijalankan dengan lancar kerana pengurusan acara membantu kita dalam
mengembangkan kemahiran seperti penyelesaian masalah, pengurusan masa, dan membuat
keputusan. Oleh itu, kita boleh lihat bahawa pengurusan acara penting dalam memastikan
objektif majlis tercapai, protokol majlis diikuti, dan perjalanan majlis yang lancar.
b. Tatacara, organisasi dan pengurusan seranta dalam menguruskan Majlis Persaraan
Guru di SJK (C) Jeransong

Majlis Persaraan ini adalah sebuah majlis yang rasmi dan formal kerana sumber
peruntukannya dari kerajaan, iaitu ia akan diadakan pada hari bekerja, seperti hari Jumaat
di dewan sekolah. Majlis ini akan melibatkan Pengawai Pejabat Pendidikan Daerah dan
menepati aspek protokol secara penuh. Namun begitu, jenis acara majlis ini adalah acara
dalaman kerana ia hanya melibatkan para guru dan murid-murid dari sekolah tersebut.
Majlis persaraan ini adalah dianjurkan oleh pihak sekolah bawah sebuah organisasi yang
terdiri daripada jawatankuasa induk dan jawatankuasa perlaksana. Jawatankuasa induk ini
akan berjalan bawah pimpinan tuan Guru Besar selaku pengerusi, penolong kanan guru
selaku naib pengerusi, setiausaha, dan bendahari. Dalam jawatankuasa pelaksana pula,
segala kerja akan dibahagikan kepada 7 bahagian, iaitu logistik atau persiapan tempat,
publisiti, kewangan, keselamatan dan perubatan, makanan, persembahan, serta sambutan
dan protokol. Kesemuaan jawatankuasa pelaksana ini pula dipegang oleh para guru dari
sekolah tersebut.
Setiap majlis mesti ada tatacara yang patut dipatuhi sepanjang perancangan,
penyelarasan, dan pelaksanaan pada peringkat sebelum, semasa, dan selepas majlis. Pada
peringkat awal sebelum acara, mesyuarat mesti dikendalikan untuk melantik jawatankuasa
dan menyediakan pembahagian tugas. Seterusnya, setiausaha dari jawatankuasa yang
dilantik dikehendaki menyediakan satu kertas kertas untuk menentukan hala tuju majlis
yang akan diadakan. Kandungan kertas kerja termasuklah nama majlis, iaitu Majlis
Persaraan Cikgu Latifah, pengenalan yang menceritakan tujuan, latar belakang dan objektif,
maklumat penting majlis seperti tarikh, masa, tempat, atur cara, ahli jawatankuasa, serta
anggaran peruntukan dan implikasi kewangan. Selain daripada penyediaan kertas kerja,
senarai jemputan dan kad jemputan perlu dicetak pada peringkat ini. Dalam majlis
persaraan ini, kad jemputan dan jawapan akan disediakan untuk beberapa pihak seperti
Cikgu Latifah (guru yang bersara), Guru Besar, serta Pengawai Pejabat Pendidikan Daerah
Jerantut. Kad jawapan perlu diserdiakan untuk mengelakkan apa-apa persediaan yang lebih
atau kurang.

Dalam peringkat pertengahan sebelum majlis pula, kad-kad jemputan tersebut patut
diposkan awal, agak-agaknya 4 minggu sebelum majlis tersebut. Jawatankuasa
persembahan juga perlu mulai latihan untuk persembahan-persembahan yang dirangka
pada peringkat awal ini. Selian itu, jawatankuasa publisiti haruslah mulai mengumpul
maklumat untuk menyediakan buku aturcara dan juga tayangan kenangan bagi guru yang
bersara. Manakala bagi bahagian pengurusan majlis, pengawai perlulah menyediakan
cenderamata bagi tetamu kehormat dan yang paling penting, hadiah untuk Cikgu Latifah
yang bersara. Tidak dilupakan juga bahawa jawatankuasa perlu menyediakan dulang dan
pembawa dulang serta penyambut hadiah yang bersesuaian dan secukupnya.
Pada peringkat akhir pula, kerja persiapan tempat dan logistik perlu bersedia. Contohnya,
penyediaan floor plan, perhiasan dewan, susunan tempat duduk, malah susunan alas meja
perlu ditetapkan. susunan tempat duduk... Dalam tahap ini, raptai biasa iaitu raptai yang
menyentuh dan merangkumi semua aktiviti dan raptai penuh iaitu raptai diadakan seolah-
olah hari kejadian adalah wajib diadakan. Raptai-raptai ini adalah sungguh penting untuk
menentukan susunan pengisian majlis, menjangka masa dengan lebih tepat, membiasakan
petugas-petugas dengan lokasi dan keadaan sebenar, serta merupakan suatu peluang
untuk mendapati mana-mana kelemahan yang ada untuk diperbaiki. Misalnya,
termunculnya masalah aspek teknikal seperti sistem audio yang tidak fungsi dengan baik.
Begitulah jawatankuasa ada masa lagi untuk mencari alternatif untuk memperbaiki masalah
ini. Oleh itu, pengurusan seranta sebelum majlis adalah sungguh penting kerana merekalah
asas sebuah majlis.

Pada hari sebenar, tatatertib pengurusan acara yang dijalankan kebanyakkan fokus pada
jawatankuasa sambutan. Jawatankuasa sambutan wajar memastikan
pendaftaran...