KASWADI YUDHA PAMUNGKAS

KEPROTOKOLAN DALAM PROSESI

SEREMONIAL
PELATIHAN PROTOKOL DAN HUMAS OPD LINGKUP
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI SELATAN.
MAKASSAR 9 JANUARI 2023
Protokol dan Protokoler
Secara harfiah, istilah protokol berasal dari bahasa Yunani protos yang berarti ‘pertama’ dan colla yang artinya ‘melekatkan’ atau ‘jan
Dalam Ensyclopedia Brittanica (1992) dijelaskan: Protocol is the body of ceremonial rule to be observed in all written or personal official inte

Protokol:
Protokol berasal dari bhs Yunani protos= ‘pertama’ dan colla
‘melekatkan’ atau ‘janji’.
KBBIKomunikasi:
Alat Offline, 2010:
pikiran (1) peraturan upacara di istana kepala
& perasaan
negara atau
Menunjukkan berkenaan
kapasitas ilmiah/dg penyambutan
keruntutan tamu-tamu negara;
logika (sistematik)
(2) tata cara (upacara dsb.) yg scr internasional berlaku dlm
Mencerminkan karakter (Pragmatik)
hubungan diplomatik; (3) orang yg bertugas mengatur jalannya
upacara.

Ensyclopedia Brittanica (1992): Protocol is the body of

ceremonial rule to be observed in all written or personal official
intercource between the Heads of different states or their Minister.
DEMIK
UU RI No. 9/2010 ttg Keprotokolan:
“Keprotokolan”: serangkaian keg yg berkaitan dg aturan
dlm acara kenegaraan/acara resmi yg meliputi tata
tempat, tata upacara, & tata penghormatan sbg bentuk
penghormatan kpd seseorang sesuai dg jabatan dan/atau
kedudukannya dalam lembaga, organisasi, atau
masyarakat.

Jadi, protokol merpkan sekumpulan aturan upacara yg dpt

diamati di semua tulisan/pergaulan pribadi
pejabat/pimpinan antara kepala-kepala negara atau
menteri-menterinya, pejabat, dan pimpinan organisasi,
instansi, serta institusi.
 DEMIK PROTOKOL PADA ZAMAN MODERN

(1) dalam proses verbal, berarti notula (catatan resmi) mengenai sekilas
tentang jalannya perundingan, pertemuan & hasil perundingan
(agreement) yg pd akhir sidang ditandatangani bersama oleh para
peserta.
(2) sifat resmi: prosedur/tata acara dlm sebuah seremonial yg bersumber
pada peraturan, undang, & ketentuan lokal seperti budaya, tradisi,
kepribadian, dan konvensi pemuka masyarakat, pimpinan institusi, kepala
negara, dan lain-lain.
(3) lebih lanjut, protokol utk menunjuk pd orangnya, yakni staf khusus yg
diserahi kewenangan untuk mengurus tata acara resmi.
(4) terkadang protokol diartikan sbg orang yg membawakan acara
(Master of Ceremony/MC).
Protokoler:
(1) tata tertib/tata cara yang benar dari suatu
prosedur dlm suatu upacara menurut aturan yg lazim
dan konvensional.
(2) prosedur mengenai prosesi sebuah
upacara/kegiatan seremonial yang telah menjadi
konvensi nasional/internasional.

*) Protokoler: hal-hal yang berhubungan (berkaitan)

dengan protokol, bersifat keprotokolan.
 RUANG LINGKUP PROTOKOLER

(1) Penyelenggaraan kesepakatan/persetujuan bersama (Memorandum

of Understanding) antar-dua pihak/lebih.
(2) Penyelenggraan upacara penyerahan surat-menyurat kepercayaan.
(3) Penyelenggaraan penerimaan tamu.
(4) Penyampaian ucapan selamat dan/atau bela sungkawa.
(5) Persiapan lawatan kepala negara/pimpinan institusi ke luar daerah.
(6) Penyelenggaraan upacara-upacara: a. pelantikan
pejabat/pimpinan, staf, anggota, b. wisuda Sarjana, c. peresmian
Laboratorium, gedung, dll., d. penandatanganan
perjanjian/kesepakatan kerja sama (Memorandum of Understanding),
(7) Pemilikan daftar nama pejabat/pimpinan institusi, alamat kantor yg
sering dihubungi secara kedinasan, nomor telepon/faksimil/pos-el (E-
mail)/Website pejabat/pimpinan, dll.yg brhubungan dg kelancaran
komunikasi/hub
 TUGAS PROTOKOL
Tugas utama protokol: mengatur jalannya
upacara seremonial atau kegiatan agar tata acara
dapat berjalan dengan tertib, teratur, hikmad, dan
lancar.

Untuk itu, sedapat mungkin protokol harus dapat

memprediksi kendala yg mungkin timbul dalam
upacara/kegiatan dan selanjutnya mengantisipasi
untuk meminimalisasikannya.
 SYARAT PROTOKOL

1. Memiliki suara yang baik (vokal cukup nyaring, artikulasi jelas,

dan volume suara minimal sedang).
2. Mempunyai inisiatif dan kreatif.
3. Mampu berbahasa --sesuai dengan acaranya-- dengan
baik dan benar.
4. Berani dan memiliki rasa percaya diri yang kuat (self
confidence) tetapi tetap wajar (jadi bukan percaya diri
yg berlebihan shg over acting).
5. Paham akan psikologi massa.
6. Berpenampilan (performance) menarik minimal cukup
menarik, ramah-tamah, rapi, lincah (energik), & simpatik.
 JENIS-JENIS PROTOKOL

1. Resmi (formal): pada upacara/acr yg bersifat

resmi: wisuda sarjana, pembukaan seminar,
pengukuhan Guru Besar (Profesor), Ujian Doktor (S3),
dll.
2. Kesenian: pada acara pentas seni atau panggung
gembira.
3. Resepsi kekeluargaan: resepsi pernikahan
(walimatul ‘ursy), ulang tahun, syukuran dll. atau
sebaliknya upacara duka cita/kesusahan/ kematian
(Jawa: kesripahan).
 KETENTUAN & PELAKSANAAN PROTOKOLER

PERSIAPAN PROTOKOL:
1. Menyusun acara sesuai dg bentuk pertemuan.
2. Ingatlah waktu yg tersedia, bagilah waktu dg jumlah mata acara yg disusun,
sesuaikan dg kebutuhan. Tiap mata acara dialokasikan waktunya sekian menit).
3. Konsultasikan susunan acara kpd pimpinan/ketua panitia (dalam forum rapat
agar mendapatkan evaluasi/kritik/saran shg tidak ada agenda acara yang
terlalaikan).
4. Hubungi dan periksalah personal-personal yang bertugas dalam setiap mata
acara. (Qari’/Qari’ah, ketua panitia, pejabat (sambutan), keynote speech,
pemakalah/ narasumber, moderator, petugas IT, dll.)
5. Adakan percobaan/eksperimen sebagai persiapan terakhir (general
repetition/gladi bersih) utk pemantapan/kesempurnaan acara (terutama acara
resmi dan kesenian.
6. Periksalah segala peralatan/perlengkapan yg berkaitan dg sebuah seremonial dg
memeriksa scr teliti satu persatu, seperti: bendera nasional dan kebesaran
(bendera institusi: universitas/fakultas/organisasi/yayasan), dll.
 KOMPOSISI ARENA UNTUK PEJABAT/
ORANG PENTING

1. Pejabat/tamu yg paling tinggi kedudukannya (VVIP/Very-Very

Important Person) ditempatkan paling depan & posisinya di
tengah. Juga pejabat tinggi atau tamu penting/kehormatan
lainnya (VIP/Very Important Person).
2. Jika tempat duduk berjajar, pejabat/tamu penting ditempatkan
di tengah-tengah dg catatan yg duduk di sebelah kanan adalah
pimpinan/pejabat kedudukannya lebih tinggi dp yg duduk di
sebelah kirinya.
3. Jika dg meja, maka tempat utama pejabat/orang penting adalah
yg menghadap pintu keluar.
4. Khusus tempat terhormat bagi pejabat di mobil adalah tempat
duduk bagian belakang (sedan), dan pada mobil jenis
station/Jeep di bagian depan sebelah pengemudi).
•Setiap mata acara tidak perlu diberi komentar.
•Usahakan berdiri jika akan berbicara.
•Sambutan diurutkan dari yang kedudukannya terendah menuju yang tertinggi.
Ingat, Ketua Panitia bukan memberi sambutan, melainkan prakata/laporan rencana pelaksanaan secara singkat (dari nama keguatan, tujuan kegiat
PELAKSAAN TUGAS PROTOKOL (SBG MC)
•Pakailah bahasa resmi yang baik dan benar (bahasa Indonesia, Inggris, Arab, atau daerah sesuai dengan kebutuhan).

PROTOKOL ACARA RESMI (FORMAL):

1. Acara dibuka tanpa banyak komentar, langsung masuk acara.
2. Susunan acara dibaca, setelah yakin bhw semua petugas telah siap.
3. Setiap mata acara tidak perlu diberi komentar.
4. Usahakan berdiri jika akan berbicara.
5. Sambutan diurutkan dari yg kedudukannya terendah menuju yg tertinggi.
6. Ingat, Ketua Panitia bukan memberi sambutan, melainkan
prakata/laporan rencana pelaksanaan secara singkat (dari nama
kegiatan, tujuan kegiatan, jumlah dan siapa peserta, undangan,
narasumber, waktu yang dijadwalkan, hingga target kegiatan).
7. Pakailah bahasa resmi yang baik dan benar (bahasa Indonesia, Inggris,
Arab, atau daerah sesuai dengan kebutuhan).
 PROTOKOL ACARA KESENIAN

1. Bawakan acara dgn penuh kegembiraan, komunikatif, dan

menggugah perasaan gembira.
2. Penampilan simpatik, menarik, dan ceria.
3. Banyak ide, inisiatif, dan kreatif serta kaya improvisasi.
4. Usahakan mampu menguasai massa/publik.
5. Usahakan jangan sampai ada tenggang waktu (interval) yang
lama antara atraksi yang satu ke atraksi lainnya.
6. Berikan intermezzo/juk-juk yang segar dalam tenggang waktu
agar tercipta suasana gembira.
7. Berikan sugesti (mintalah tanggapan) kepada massa tentang
penyajian setiap acara agar massa senang mengikuti acara
demi acara hingga akhir (paripurna).
 PROTOKOL ACARA
KEKELUARGAAN

1. Bawakan acara dg melihat situasi & kondisi: acara penuh

bahagia spt resepsi pernikahan, syukuran, ulang tahun, dll. atau
sebaliknya duka cita/berkabung.
2. Pandai-pandailah memperhatikan kondisi massa. Ingatlah
wkt, jangan biasa memberi komentar yg melantur/tidak perlu.
3. Untuk acara pernikahan (walimatul ‘ursy) yg menggunakan
upacara adat, usahakan memakai bahasa resmi daerah yg baik
dan benar. Di Jawa misalnya, jika perlu pakailah bhs Jawa Kawi/
Kuna & pandai ‘mencandra’ serta kaya ungkapan Jawa.
4. Untuk acara duka cita, bawakan acara dengan nada rendah,
syahdu, dan penuh perasaan.
5. Pandai-pandailah berkomunikasi dengan massa (publik) dan
penuh keakraban (familiar).
 HAL-HAL YG PERLU DIPERSIAPKAN DALAM
UPACARA

1. Perlengkapan upacara spt: taplak meja, vas bunga, palu sidang, papan nama
(untuk para pejabat, pimpinan dan/atau tamu VIP/VVIP, pulpen, dan lain-lain.
2. Setting arena upacara & susunan meja-kursi disesuaikan dg jenis
upacara.
3. Jika pembawa acara terdiri atas dua orang putra-putri diseyogyakan
bergantian cr berselang-seling saling mengisi.
4. Pada acara pentas seni & kekeluargaan (tidak resmi) usahakan banyak
variasi dlm berbicara, lengkapi dg juk-juk yg cerdas (dg selera humor
tinggi, bukan kelas rendah misalnya yg mengarah pada pornografi atau
kelas Srimulat/Opera van Java).
5. Usahakan menemui/memperlihatkan muka kpd pimpinan. Itu bukan utj
mengambil muka melainkan sbg etika. Jika seorang senior/pimpinan
belum pergi, jangan pulang dulu kecuali ada alasan yang sangat kuat
dan tepat.
SELAMAT BERKARYA
DAN BERPRESTASI
ILMIAH
SEMOGA SUKSES