Ruang Lingkup Keprotokolan

 
 
1. Pengertian, Sejarah, Asaz dan Tujuan Protokol
 
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan
suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.
 
Sejarah Kata Protokol
 
Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis
protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan  bahasa Yunani protocollon.  Dalam kamus
Bahasa Inggris Oxford,
 
"Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as
between heads of state or diplomats."
 
Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah
manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya
berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah,
melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan,
perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
 
Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-
peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik.
Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku
secara universal.
 
Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan
pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu
kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil
kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk
menunjang suksenya puncak acara.
 
Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta
disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan
yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan
masyarakat.”
 
Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah
serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan
mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang
sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau
masyarakat.
 
2. Persyaratan Menjadi Protokoler.
 
Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :
1. Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar
manusia
2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
3. Trampil dan cekatan menguasai situasi
4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
6. Sangat memahami perasaan orang lain
7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
9. Rendah hati tetapi tidak rendah diri
10. Penampilan menarik
11. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
13. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur manajemen
14. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing
 
Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang
berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki
tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.
 
3. Jenis-jenis Kegiatan Protokol
 
Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:
1. Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan
Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/
Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
1)      Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
2)      Upacara penandatanganan naskah kerjasama
3)      Upacara sumpah pegawai
4)      Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
5)      Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya
 
1. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi
1)      Upacara Dies Natalies
2)      Upacara wisuda sarjana
3)      Upacara pengukuhan guru besar
4)      Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa
 
4. Aktivitas Protokoler
 
Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu
1. Tata ruang,
2. Tata upacara,
3. Tata Tempat,
4. Tata Busana,
5. Tata Warkat.
 
1. Tata ruang,
 
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai
tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung
dari jenis aktivitas. 
1)      Perangkat keras,  adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan
untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address,
dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya