STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIPERMAWA KOPERTI UNIVERSITAS

NEGERI MAKASSAR
PERIODE 2019-2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur teriring doa selalu menjadi hal pertama dan utama kita panjatkan
kehadirat Tuhan yang Maha Esa dalam setiap pelaksanaan kegiatan dilingkup organisasi
yang kita cintai ini dengan penuh harapan ridho dan berkah-Nya agar bermanfaat ke
segenap elemen Himpunan Pelajar Mahasiswa Wajo Koperti Universitas Negeri
Makassar. Sholawat serta salam tak lupa kita kirimkan kepada baginda Rasulullah SAW
yang menjadi suri tauladan beserta keluara, sahabat, serta pengikutnya yang setia hingga
akhir zaman.
Dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi dan visi misi kepengurusan, maka
setiap pelaksanaan kegiatan oleh Badan Pengurus Harian seyongyanya berdasarkan
Standar Operasional Prosedur Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar.
Standar Operasional Prosedur diharapkan menjadi pedoman dalam pelaksanaan
program kerja maupun segala aktivitas organisasi yang dilaksanakan oleh Badan
Pengurus Harian berdasarkan tupoksinya masing-masing. Untuk itu dibutuhkan
kerjasama dan penerapan yang baik dalam mengimplementasikan nilai-nilai serta
aturan-aturan yang ada dalam Standar Operasional Prosedur ini.
Kami menyadari dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur ini tidak
sepenuhnya sempurna dan luput dari kesalahan dan kekhilafan untuk itu melalui
pengaturan secara trtulis ini dengan rendah hati dan tulus ikhlas mengharapkan kritik
serta saran yang konstruktif untuk menjadi perbaikan dalam setiap pelaksanaan
selanjutnya.

Makassar, 06 Juni 2019

 PENDAHULUAN

Latar Belakang

Untuk dapat mencapai tujuan organisasi dalam hal ini Hipermawa Koperti
Universitas Negeri Makassar serta dapat melakukan semua kegiatan keorganisasian
dengan lancar adalah sebuah hal yang sangat penting didalam sebuah organisasi. Hal
tersebut dapat dicapai apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi ini
berjalan dengan baik, lancar dan tertata. Sehingga dalam setiap melakukan kegiatan
ataupun dalam hal lain diperlukan standar khusus sehingga apa yang dilakukan dapat
tersusun secara sistematis dan terorganisir.
Standar Operasional Prosedur ini merupakan pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pokok dan fungsi suatu struktur fungsional dan sebagai rangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas
organisasi.

Tujuan

Adapun tujuan diadakannya Standar Operasional Prosedur ini adalah sebagai

berikut:
1. Menjadi pedoman dalam pelaksanaan program kerja kegiatan Badan Pengurus
Harian Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar.
2. Mengarahkan kinerja Badan Pengurus Harian Hipermawa Koperti Universitas
Negeri Makassar untuk lebih efektif dan efisien.
3. Mengupayakan perbaikan sistem Kehipermawaan terkhusus Hipermawa Koperti
Universitas Negeri Makassar yang mencakup kerja administrasi, manajemen dan
komunikasi.
 STRUKTUR BADAN PENGURUS HARIAN HIPERMAWA KOPERTI
UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR

Struktur organisasi adalah kerangka antara hubungan dari satuan-satuan

oranisasi atau bidang-bidang kerja yang di dalamnya terdapat pimpinan, tugas
dan wewenang serta peranan masing-masing personalia dalam totalitas
organisasi.

Struktur Badan Pengurus Harian Hipermawa Koperti Universitas Negeri

Makassar diadakan sesuai dengan AD dan ART Hipermawa Pusat dan kebutuhan
organisasi berdasarkan pada upaya pencapaian tujuan, pelaksanaan fungsi,
wewenang dan usaha organisasi. Struktur organisasi ini berfungsi untuk
menjelaskan kedudukan masing-masing pengurus dalam suatu jabatan dan
hubungannya satu sama lain sehingga bentuk organisasi yang dipergunakan
Badan Pengurus Harian Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar
adalah bentuk organisasi garis fungsional.

Dalam organisasi yang berbentuk garis fungsional, wewenang dari Ketua

Umum didelegasikan kepada satuan-satuan organisasi atau bidang kerja yang
dipimpin oleh para ketua bidang, Wakil ketua umum, Sekretaris umum dan
Bendahara Umum.

Pimpinan dari setiap satuan organisasi atau bidang kerja mempunyai

wewenang dan tanggung jawab itu dipertanggungjawabkan oleh pimpinan
masing-masing bidang.
 Struktur Badan Pengurus Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar

KETUA UMUM

WAKIL KETUA UMUM

SEKRETARIS UMUM
BENDAHARA UMUM

BIDANG
BIDANG DIKBUGI BIDANG PPM BIDANG KWU
KADERISASI

Ketua Umum merupakan pemegang kekuasaan eksekutif tertinggi di

Hipermawa Komisariat Tanasitolo
Wakil Ketua Umum membantu Ketua Umum dalam menjalankan roda organisasi
Sekretaris Umum melaksanakan administrasi kesekretariatan dan komunikasi
dengan internal dan ekternal organisasi.
Bendahara Umum melaksanakan manajemen perbendaharaan organisasi.
Bidang Kaderisasi melaksanakan kegiatan pembinaan sumber daya manusia
dalam pengembangan organisasi.
Bidang pendidikan Budaya dan Teknologi melaksanakan kegiatan pendidikan,
budaya dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Bidang Partisipasi dan Pengabdian Masyarakat melaksanakan kegiatan yang
berperan langsung dilingkungan masyarakat .
Bidang kewirausahaan melaksanakan pengelolaan dana kegiatan, inventaris dan
sumber daya.

Hirarki Kepengurusan:

- Hirarki hubungan antara DPAKop dengan ketua umum adalah

koordinasi dan konsultatif
- Hirarki hubungan antara Ketua dan staf kepengurusan adalah komando
- Hirarki hubungan antar staf kepegurusan adalah koordinasi
Alur pembentukan dan alur kerja kepanitiaan

Rapat Sekum buat Sekpan minta

Start Pembentukan SK panitia SK panitia dan
Panitia SOP

LPJ kegiatan ke LPJ kegiatan ke Pelaksanaan Sekpan buat

DPAKop Pengurus kegiatan surat-surat
Harian yang
berhubungan
dengan
kegiatan

Ket: LPJ Kegiatan dilakasanakan paling lambat 2 minggu setalah kegiatan

dilaksanakan
 ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

Pengertian Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani,

membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk
membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai
suatu tujuan.
Secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai
pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama
yang telah ditetapkan.

Pengertian Kesekretariatan

Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan

penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan
lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Oleh karena itu pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan
proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan
tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan
organisasi.

Ruang Lingkup Kesekretariatan

Sekretariat

1. Pengertian Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada

hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi,
informasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan, kebijakan,
penghubung dengan anggota masyarakat.
2. Alat-alat sekretariat dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat
antara lain ; komputer, stempel, papan nama, lemari, rak buku, meja, kursi,
papan tulis dan lain-lain.
Inventaris
Format Inventarisasi

Nomor/Kode Inventaris/Tahun Pengadaan

Contoh :

001/A/2018

Kode Inventaris:

1. Kode A : Peralatan
2. Kode B : Administrasi (Buku dan LPJ)
3. Kode C : Barang yang beratribut organisasi ( Stempel, bendera, tongkat
bendera, PDH )
4. Kode D : Barang yang tidak dapat diberikan nomor inventaris (seperti
gorden dan pecah belah)
Standarisasi Inventaris

Standar inventarisasi adalah:

1. Kode A : Layak pakai

2. Kode B : Cukup layak
3. Kode C : Kurang layak
4. Kode D : Tidak Layak pakai

Apabila ada inventaris yang rusak atau yang dimusnahkan harus dibuatkan
Berita acara kerusakan atau pemusnahan inventaris. Pembuatan berita acara
dikoordinasikan dengan Sekretaris Umum.
Sekretaris
Sekretaris sendiri merupakan seseorang yang membantu pemimpin dalam
penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang tercapainya tujuan organisasi.

Adapun tupoksi dari sekretaris yakni :

  Melaksanakan korespondensi (menerima dan mendistribusikan surat)
 mencatat semua kegiatan manajemen organisasi
 Mengamankan rahasia organisasi

 Menyimpan dokumen penting organisasi (pengarsipan)

Persuratan

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi

tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat memiliki peran penting dalam
kehidupan organisasi, surat tidak saja berperan sebagai sarana komunikasi bahkan
sering berfungsi sebagai duta organisasi.
Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut:
1. Alat komunikasi tertulis;
2. Tanda bukti tertulis;
3. Alat pengingat;
4. Pedoman untuk bertindak;
5. Keterangan.
Surat dalam lingkup Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar
Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar adalah organisai formal, maka
dalam pelaksanaan kinerja dan roda organisasi, persuratan merupakan hal mutlak
yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu
kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi maka jenis surat yang digunakan
adalah surat resmi.
Format umum persuratan Hipermawa Kop. UNM

………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………… (1)
……. : ………………………………… (2)
……. : ………………………………. (3)
……. : ……………………………….. (4)
..................................(5)
…………………………………………………………………………
 ......................................... ...
………………………………………………………….......... (6)
....................................
…………………………………………………………………………
..............................................………………………………………..................
…….. (7)
............................................ (8)
………………………. (9)
……………………………………………………………….
…………………………………………………. (10)
............................. ................................. (11)

………………………… (12)
………………………………………………(13)

1. Kepala surat

2. Nomor Surat

3. Lampiran

4. Perihal

5. Yang ditujukan

6. Salam Pembuka

7. Isi Surat

8. Salam Penutup

9. Tempat dan Tanggal Surat

10. Nama dan periode kepengurusan

11. Pejabat yang bertanda tangan (berdasarkan bentuk surat)

12. Tembusan (jika ada)

 13. Media sosial (jika ada)

Bentuk dan Isi Surat Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar

Surat Pengurus Harian

Pada surat pengurus harian yang berwenang sepenuhnya mengeluarkan surat

adalah pengurus pada periode yang memegang jabatan kepengurusan Hipermawa
Koperti Universitas Negeri Makassar, Adapun format penulisannya terdiri dari:
1. Kepala surat

Kop surat: Pada baris pertama terdiri dari kalimat HIMPUNAN PELAJAR
MAHASISWA WAJO dengan jenis huruf Agency FB dengan ukuran huruf 20
dimana antara kalimat yang satu dengan yang lain menggunakan 1 spasi.
Kemudian pada baris kedua terdiri dari kalimat HIPERMAWA KOPERTI
UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR dengan jenis huruf Agency FB dengan
ukuran huruf 18 dimana antara kalimat yang satu dengan yang lain
menggunakan 1 spasi. Pada baris ketiga merupakan periode yang pada saat itu
memegang kepengurusan dengan kalimat PERIODE 2019-2020 yang berubah
setiap tahunnya. Dengan jenis huruf Agency FB ukuran 12. Pada baris terakhir
yaitu menunjukkan alamat sekretariat dan kontak persondengan jenis huruf
Agency FB ukuran 10.
Lambang: LambangHipermawa berada sebelah kiri kop surat

2. Nomor surat

Nomor urut surat/kode surat/jenis surat/yang mengeluarkan surat/bulan

dikeluarkan surat (Penulisan bulan menggunakan angka romawi)/tahun
dikeluarkan surat. Menggunakan Times New Roman 12

3. Lampiran

Berkas tambahan atau pelengkap yang dibutuhkan, dengan Times New Roman
12

4. Perihal
 Menunjukkan tujuan atau jenis surat yang dikeluarkan dengan Times New
Roman 12

5. Tujuan

Dalam hal ini orang atau instansi, lembaga/ organisasi yang ditujukan dengan
Times New Roman 12

6. Salam Pembuka

Sebagai ucapan yang ditulis untuk membuka surat yang menunjukkan sopan
santun tanda hormat, diakhiri dengan koma dengan Times New Roman 12

7. Isi surat

Sebagai bagian yang mengantar pada pokok masalah yang dibicarakan dalam
surat, yang didalamnya juga sudah terdapat hari, waktu dan tempat (sesuai jenis
surat), dengan Times New Roman 12;

8. Salam Penutup
Sebagai bagian akhir surat yang dapat menegaskan kembali isi surat dan harapan
penulisan surat tersebut dan sekaligus ucapan untuk mengakhiri isi surat, dengan
Times New Roman 12
9. Tempat dan tanggal surat

Untuk memperjelas tempat dan tanggal dikeluarkanya surat berada disebelah

kanan surat

10. Nama dan periode kepengurusan

Dalam hal ini yang mengeluarkan surat adalah pengurus harian Hipermawa
Koperti Universitas Negeri Makassar pada periode yang memegang
kepengurusan. Pada baris pertama terdiri dari kalimat Badan Pengurus Harian
dengan jenis huruf Times New Roman 12. Baris kedua nama organisasi
Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar dengan jenis huruf Times
New Roman 12 dan baris terakhir menunjukkan periode kepengurusan yaitu
Periode 2017-2018 yang berubah setiap tahunnya. Dengan huruf Times New
Roman 12.
 11. Pejabat yang bertanda tangan dalam hal ini Ketua Umum dan Sekretaris Umum
periode yang memegang kepengurusan. Dimana letak nama Ketua Umum
sebelah kiri dan Sekretaris Umum sebelah kanan dengan stempel Hipermawa
Koperti Universitas Negeri Makassar berada pada samping kiri Sekretaris
Umum.

12. Tembusan (jika ada)

Memberikan informasi bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain
yang perlu ikut mengetahui isi surat, dengan Times New Roman 12

13. Akun media sosial

Mencantumkan semua akun media sosial Hipermawa Koperti Universitas Negeri

Makassar yang ada dengan menggunakan jenis huruf Calibri 9 yang dihitamkan
(bold)

Surat Kepanitian
Surat kepanitian merupakan salah satu alat terpenting agar sebuah kegiatan dapat
terlaksana dengan baik. Setiap surat pada sebuah kegiatan dikeluar oleh sekretaris
kepanitian kegiatan yang bersangkutan, yang membedakan dari surat yang dikeluarkan
oleh pengurus harian adalah bagian kepala surat yang ditambahkan kata Panitia
Pelaksana (nama kegiatan) serta bagian Nama dan Penanggung jawab kegiatan dalam
hal ini yang mengeluarkan surat yaitu ketua panitia yang berada sebelah kiri dan
sekretaris panitia sebelah kanan serta penanggung jawab organisasi (mengetahui Ketua
Umum Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar)

Jenis-Jenis Surat Hipermawa Tanasitolo:

A. Surat Keputusan
Surat Keputusan adalah suatu bentuk tulisan organisasi yang memuat tata
laksana suatu kebijaksanaan umum yang dipergunakan untuk mengangkat dan
mengesahkan Pengurus dan Tim Kerja.
 Masa berlaku surat keputusan yaitu sejak dikeluarkannya surat keputusan sampai
berakhirnya kegiatan yang dibuktikan dengan adanya bentuk laporan
pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tulisan.

Format Surat Keputusan terdiri:

1. Kepala surat
Posisi kepala surat berada di bagian atas halaman yang disamakan dengan Kop
Surat yang digunakan oleh pengurus harian.
2. Nama jenis surat

Berada ditengah yang memperjelas jenis surat, dengan Times New Roman 12

3. Garis pemisah antara nama jenis surat dan nomor surat.

4. Nomor surat

Nomor urut surat/kode surat/jenis surat/yang mengeluarkan surat/bulan

dikeluarkan surat(Penulisan bulan menggunakan angka romawi)/tahun
dikeluarkan surat. Menggunakan Times New Roman 12

5. Perihal

Berisi tentang judulsurat Keputusan yang akan dikeluarkan, dengan Times New
Roman 12.

6. Salam pembuka

Sebagai ucapan yang ditulis untuk membuka surat yang menunjukkan sopan
santun tanda hormat, diakhiri dengan koma dengan Times New Roman 12

7. Konsideran, terdiri atas:

a. Menimbang: memuat alasan, tujuan, kepentingan, dan pertimbangan tentang

perlunya dikeluarkan surat keputusan. Menggunakan Times New Roman 12

b. Mengingat: memuat peraturan dasar atau landasan hukum yang ada

hubungannya dengan wewenang dan materi pembuatan keputusan.
Menggunakan Times New Roman 12

8. Isi Keputusan
 a. Dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis ditengah dengan huruf besar.
Menggunakan Times New Roman 12

b. Diikuti dengan kata menetapkan di tepi kiri, yang Menggunakan Times New
Roman 12

9. Tempat dan tanggal ditetapkannya surat keputusan berada disebelah kanan surat

10. Pejabat yang bertanda tangan dalam hal ini Sekretaris Umum, Ketua Bidang dan
Ketua Umum Periode yang memegang kepengurusan. Dimana letak
namaSekretaris Umum sebelah kiri dan sebelah kanan Ketua Bidang dan
dibawahnya Ketua Umum sebagai pejabat yang mengetahui. Dengan stempel
Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar berada pada samping kiri
Sekertaris Umum.

11. Tembusan

Memberikan informasi bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain
yang perlu ikut mengetahui isi surat, dengan Times New Roman 12

12. Lampiran

Berisi nomor surat dan materi keputusan

14. Akun media sosial

Mencantumkan semua akun media sosial Hipermawa Koperti Universitas Negeri

Makassar yakni facebook, instagrram, dan line dengan menggunakan jenis huruf
Calibri 9 yang dihitamkan (bold)

B. Surat Mandat
Surat mandat merupakan keterangan atau pemberitahuan, namum didalam
pemberitahuan itu ada mandat (penugasan) terhadap suatu kegiatan atau program oleh
Ketua Umum Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar.
Masa berlaku Surat Mandat sejak di keluarkannya surat mandat sampai berakhirnya
kegiatan yang ditugaskan.

Format Surat Mandat :

1. Kepala surat
 Posisi kepala surat berada di bagian atas halaman yang disamakan dengan Kop
Surat yang digunakan oleh badan pengurus.
2. Nama jenis surat

Berada ditengah yang memperjelas jenis surat,dengan Times New Roman 12

3. Garis pemisah antara nama jenis surat dan nomor surat.

4. Nomor surat

Nomor urut surat/kode surat/jenis surat/yang mengeluarkan surat/bulan

dikeluarkan surat(Penulisan bulan menggunakan angka romawi)/tahun
dikeluarkan surat. Menggunakan Times New Roman 12 berada dibawah garis
pemisah.

5. Yang mengeluarkan Mandat, dimulai dengan kata Dari

6. Dimulai dengan kata Kepadaditujukan kepada siapa mandat tersebut

7. Isi

Berupa penjelasan dikeluarkannya surat mandat, didalam tercantum maksud dan

tujuan.

8. Tanggal dikeluarkannya mandat berada disebelah kanan surat

9. Pejabat yang bertanda tangan dalam hal ini adalah Ketua Umum Periode yang
memegang kepengurusan. Dengan stempel Hipermawa Koperti Universitas
Negeri Makassar yang berada pada samping kiri.

10. Tembusan

Memberikan informasi bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain
yang perlu ikut mengetahui isi surat, dengan Times New Roman 12

11. Akun Media Sosial

Mencantumkan semua akun media sosial Hipermawa Koperti Universitas Negeri

Makassar yakni facebook, instagrram, dan line dengan menggunakan jenis huruf
Calibri 9 yang dihitamkan (bold)
C. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat berisi ajuan atau permintaan sesuatu kepada
pihak lain untuk memperoleh sesuatu yang sesuai dengan aturan yang berlaku.
Format Surat Permohonan :
1. Kepala surat
Posisi kepala surat berada di bagian atas halaman yang disamakan dengan Kop
Surat yang digunakan oleh badan pengurus atau kepanitiaan.
2. Nomor surat

Nomor urut surat/kode surat/jenis surat/yang mengeluarkan surat/bulan

dikeluarkan surat(Penulisan bulan menggunakan angka romawi)/tahun
dikeluarkan surat. Menggunakan Times New Roman 12

3. Lampiran

Berkas tambahan atau pelengkap yang dibutuhkan, dengan Times New Roman
12

4. Perihal

Menunjukkan tujuan atau jenis surat yang dikeluarkan dengan Times New
Roman 12

5. Tujuan Surat

Untuk menjelaskan untuk siapa dan dimana surat itu ditujukan

6. Salam Pembuka

Sebagai ucapan yang ditulis untuk membuka surat yang menunjukkan sopan
santun tanda hormat, diakhiri dengan koma dengan Times New Roman 12

7. Isi surat

Sebagai bagian yang mengantar pada pokok masalah yang dibicarakan dalam
surat, yang didalamnya juga sudah terdapat hari, waktu dan tempat (sesuai jenis
surat), dengan Times New Roman 12

8. Salam Penutup
 Sebagai bagian akhir surat yang dapat menegaskan kembali isi surat dan harapan
penulisan surat tersebut dan sekaligus ucapan untuk mengakhiri isi surat, dengan
Times New Roman 12

9. Tempat dan tanggal surat

Untuk memperjelas tempat dan tanggal dikeluarkannya surat berada disebelah

kanan surat

10. Dalam hal ini yang mengeluarkan surat adalah Badan Pengurus Harian
Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar pada periode yang memegang
kepengurusan. Pada baris pertama terdiri dari kalimat Badan Pengurus Harian
dengan jenis huruf Times New Roman 12. Baris kedua nama organisasi
Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar dengan jenis huruf Times
New Roman 12 dan baris terkait menunjukkan periode kepengurusan yaitu
Periode 2019-2020 yang berubah setiap tahunnya. Dengan huruf Times New
Roman 12.

11. Pejabat yang bertandanga tangan.

Dimana letak nama yang memiliki jabatan lebih tinggi sebelah kiri. Dalam hal
ini pejabat yang bertanda tangan disesuaikan dengan permohonan surat tersebut
maksudnya apabila surat pemohonan tersebut dikeluarkan oleh pengurus harian
maka yang bertanda tangan adalah Ketua Umum dan Sekertaris Umum adapun
letak nama Ketua Umum berada di sebelah kiri dan Sekertaris Umum berada
disebelah kanan. Kemudian apabila surat permohonan tersebut memerlukan
persetujuan dari pihak pembina atau pusat sebagai pihak yang menyetujui
dengan stempel Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar berada pada
samping kiri Sekretaris Umum.

12. Tembusan (jika ada)

Memberikan informasi bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain
yang perlu ikut mengetahui isi surat, dengan Times New Roman 12

13. Akun Media Sosial

 Mencantumkan semua akun media sosial Hipermawa Koperti Universitas Negeri
Makassar yakni facebook, instagrram, dan line dengan menggunakan jenis huruf
Calibri 9 yang dihitamkan (bold)

D. Surat Peringatan
Surat peringatan adalah suatu bentuk surat yang ditujukan kepada seseorang
karena dianggap melakukan tindakan pelanggaran.Pada surat ini formatnya sama
dengan surat Permohonan.

E. Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi merupakan surat yang diperlukan untuk memulai suatu
kegiatan. Pada surat ini formatnya sama dengan surat Permohonan.

F. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal.
Surat keterangan termasuk salah satu jenis surat yang paling banyak di buat karena isi
surat keterangan umumnya menyangkut aktivitas manusia. Surat keterangan hanya
dikeluarkan oleh organisasi sehingga surat keterangan selalu bersifat resmi.

G. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang berisi ajakan atau mengundang yang dikirim
kepada pihak lain agar pihak lain yang dimaksud datang untuk menghadiri pada waktu,
tempat, acara, atau keperluan yang telah ditentukan.

H. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah sebuah surat yang isinya berupa
pemberitahuan kepada beberapa pihak tertentu berkenaan dengan
suatu acara/ aktifitas / kegiatan yang membutuhkan izin. Surat ini
biasanya dibuat untuk melancarkan berjalannya sebuah kegiatan.
Penomoran surat

Kode surat :
SEK : Sekretaris
SK : Surat Keputusan
SM : Surat Mandat
SPH : Surat Permohonan
 SP : Surat Peringatan
REK : Surat Rekomendasi
KET : Surat Keterangan
U : Undangan
SPT : Surat Pemberitahuan
A : Surat Keluar Internal Hipermawa Kop UNM
B : Surat Keluar Internal Hipermawa
C : Surat Keluar Eksternal Hipermawa

Contoh: 001/A/SK/SEK/HIPERMAWA-KOP.UNM/VI/2018
001 : Nomor Urut Surat
A : Surat Keluar Interal Hipermawa Kop UNM
SK : Surat Keputusan
SEK : Sekretaris
HIPERMAWA
KOP UNM : Nama Lembaga
VI : Bulan Penulisan Surat
(*memakaiangka romawi)
2018 : Tahun pembuatan Surat

Pengarsipan
Untuk memudahkan sistem pengelolaan kesekretariatan, dalam hal ini
pengelolaan surat-menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan
dokumen agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu
diatur sendiri.

Sistem Pengarsipan terdiri dari :

1. Sistem Subyek (Subject Filling); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
permasalahan yang sering dihadapi.
2. Sistem tanggal (Cronological Filling); suatu sistem penyusunan arsip
berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip
3. Sistem nomor (Nomerical Filling); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
susunan nomor urut arsip.

Format Agenda Surat Keluar Internal/Eksternal :

 No. Kode Arsip Nomor Surat Tanggal Perihal Tujuan Keterangan

Format Agenda Surat Masuk Internal/Eksternal :

Tanggal
Nomor Paraf
No. Pengirim Perihal Tanggal Tanggal Keterangan
Surat Penerima
Masuk Acara

Notulensi Rapat
Rapat merupakan media komunikasi kelompok secara resmi yang bersifat tatap
muka (face to face) yang diselenggarakan oleh organisasi dan merupakan alat untuk
mendapatkan musyawarah mufakat.
Format Notulensi Rapat :
NOTULENSI RAPAT
Rapat ke :
Agenda/Pembahasan :
Tanggal dan Waktu :
Tempat :
Peserta :
Hasil Rapat :
Sekretaris

Bertanda tangan

(Catatan : Format penulisan Kop dan Alamat Sekretariat sama dengan Format pada
Surat)

Format Absensi Rapat

 ABSENSI RAPAT
Rapat ke :
Hari/tgl/bln/thn :
Tempat :
Sekretaris

Bertanda tangan
(Catatan : Format penulisan Kop dan Alamat Sekretariat sama dengan Format pada
Surat)

Database anggota
Database anggota adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh
organisasi yang berkaitan dengan anggota dan senantiasa diperbaharui setiap periode
kepengurusan yang memuat :
a. Data seluruh anggota Hipermawa Kop. UNM
b. Data jumlah anggota
c. Lain-lain yang dianggap perlu.
 BIODATA ANGGOTA
Logo
HIMPUNAN PELAJAR MAHASISWA WAJO
Hipermawa KOPERTI UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR

Nama Lengkap
Nama panggilan
Tempat Tanggal Lahir
Jenis Kelamin
Agama
Hobby
Golongan Darah
Alamat di Wajo
Alamat di Makassar
Telp/Hp
Email
Facebook
Instagram
Line
Riwayat Pendidikan
- TK
- SD
- SMP
- SMA/SMK
- Perguruan Tinggi
Fakultas
Jurusan/Prodi
Angkatan
Motto

Biodata Orang Tua

Nama Bapak
Nama Ibu
Alamat Lengkap Orang Tua
Telp/Hp
Wali
Telp/Hp
Pengalaman Organisasi
-
-
Motto

Makassar, ………2018
 (…………………………..)
Nama lengkap & TTD

Format Database
Proposal
Beberapa hal yang perlu dibuat dalam penyusunan proposal antara lain
Bagian-bagian proposal:
a. Sampul
Memuat : Judul proposal, identitas organisasi dan kegiatan, tema, waktu dan
lokasi, tingkat organisasi atau identitas kepanitian, alamat organisasi/kepanitian
b. Kop
Posisi Kop berada di bagian atas halaman yang disamakan dengan Kop Surat
yang digunakan oleh Badan Pengurus Harian atau kepanitiaan.
c. Isi proposal

 Pendahuluan

Memberikan gambaran secara umum mengenai latarbelakang yang melandasi

pelaksanaan kegiatan. Ditulis dengan bahasa yang baku, jelas dan benar agar
 mudah dipahami maksudnya.Usahakan jangan membuat ulasan yang tidak
realistis dan jauh dari kenyataan.Arti penting/sisi strategis dari kegiatan
tersebut.

 Landasan kegiatan

Menjelaskan tentang :Landasan dilaksanakannya kegiatan, bisa berupa

pertimbangan atau konsiderasi, landasan secara umum mencantumkan
landasan formalnya.
 Nama Kegiatan

Nama kegiatan berisi nama/judul kegiatan yang akan dilaksanakan.

 Tema kegiatan
Tema dibuat dalam bahasa yang jelas dan singkat, Menggambarkan inti dari
kegiatan dan makna yang ingin dicapai didalamnya.
 Tujuan kegiatan
Tujuan-tujuan yang diharapkan dari kegiatan tersebut, Mencantumkan tujuan-
tujuan yang realistis.
 Target kegiatan
Dampak yang diharapkan dan hasil optimal dari kegiatan yang sesuai dengan
kemampuan dan potensi yang ada.
 Bentuk kegiatan
Proses kegiatan secara keseluruhan termasuk tentang beberapa rangkaian atau
macam-macam kegiatan yang direncanakan.
 Waktu dan tempat pelaksanaan
Hari/tanggal/tempat pelaksanaan kegiatan, diberikan lampiran jadwal acara.
 Peserta
Orang-orang yang diperuntukkan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.
 Panitia pelaksana
Penjelasan akan keberadaan panitia, diberikan lampiran SK Kepanitiaan.
 Rincian Anggaran
Rencana pengeluaran secara umun, rencana pemasukan secara umum,
penjelasan lampiran anggaran secara detail.
  Penutup
Kesimpulan dari keseluruhan pelaksanaan kegiatan, tempat dan tanggal
ditetapkan.Penanggung jawab : ketua, sekretaris beserta tanda tangan dan
stempel kepanitian. Jika dibawah naungan organisasi, maka mencantumkan
bahwa kegiatan diketahui oleh pengurus organisasi.
d. Lampiran-lampiran
Lampiran 1: Susunan Panitia Pelaksana. Pelindung, Penanggungjawab, SC
dan OC.
Lampiran 2 : Agenda Acara
Lampiran 3 :Rincian Anggaran Pemasukan dan pengeluaran

Laporan pertanggungjawaban
LPJ merupakan hasil laporan dari semua proses kegiatan yang mencakup
pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana dalam kegiatan yang dilakukan. LPJ tidak
boleh direkayasa, harus sesuai dengan kondisi kegiatan yang sebenarnya.Laporan
pertanggungjawaban berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses
pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut, yang
selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perbaikan-perbaikan dan
peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.

Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan atau kepanitiaan

a. Sampul
Memuat Judul LPJ, Identitas organisasi dan kegiatan, Tema, Waktu dan lokasi,
Tingkat organisasi atau identitas kepanitian, Alamat organisasi/kepanitian
b. Kop
Posisi kop berada di bagian atas halaman yang disamakan dengan Kop Surat yang
digunakan oleh badan pengurus atau kepanitiaan.
c. Kata Pengantar
Kata yang mengawali pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban. Yang di
dalamnya terdapat tempat dan tanggal pembuatannya
d. Halaman Pengesahan

Dalam halaman pengesahan mengambarkan sebagai bentuk konsistensi dalam hal

laporan pertaggungjawaban kegiatan yang telah dijalankan serta pejabat yang
bertandatangan di sebelah kiri atas Ketua panitia pelaksana sedangkan di sebelah
 kanan atas sekretaris panitia kemudian laporan pertangungjawaban tersebut akan
diterima dan disahkan oleh Ketua Umum yang bertandatangan.

e. Isi LPJ

 Pendahuluan
Memberikan gambaran secara umum mengenai latar belakang yang
melandasi pelaksanaan kegiatan. Ditulis dengan bahasa yang baku, jelas dan
benar agar mudah dipahami maksudnya. Usahakan jangan membuat ulasan
yang tidak realistis dan jauh dari kenyataan.Arti penting/sisi strategis dari
kegiatan tersebut.
 Kondisi objektif
Menjelaskan tentang : kondisi internal yaitu bagiamana kondisi kepanitian
yang dapat menghambat dan mendukung jalannya kegiatan, begitupun
dengan kondisi ekstenal menjelaskan tentang hubungan kepanitiaan dengan
elemen diluar dari kepanitiaan itu sendiri serta hal-hal yang menunjang
maupun masalah-masalah yang terjadi diluar dan berpengaruh terhadap
kinerja kepanitian seperti hal-hal yang berkaitan dengan pendanaan,
pelaksanaan kegiatan dan lain sebagainya.
 Landasan Kegiatan
Menjelaskan tentang :Apa yang menjadi landasan diadakannya kegiatan
tersebut.
 Nama Kegiatan
Nama kegiatan adalah nama atau judul kegiatan yang telah dilaksanakan.
 Tema kegiatan
Tema dibuat dalam bahasa yang jelas dan singkat, Menggambarkan inti dari
kegiatan serta menjelaskan makna dari tema yang diangkat.
 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan berisi tentang kapan dan dimana kegitan tersebut
dilaksanakan.
 Pelaksanaan Kegiatan
Pada bagian ini dijelaskan rangkuman proses pelaksanaan kegiatan mulai dari
tahap persiapanhingga pelaksanaan teknis dari kegiatan tersebut
 Hasil Kegiatan
 Hasil kegiatan menjelaskan tentang tingkat ketercapaian tujuan dan target
yang telah ditetapkan dengan menjelaskan indikator keberhasilannya.
 Penutup
Kesimpulan dari keseluruhan pelaksanaan kegiatan, tempat dan tanggal
ditetapkan. Penanggungjawab : ketua, sekretaris, Beserta tanda tangan dan
stempel kepanitian.Jika dibawah naungan organisasi, maka mencantumkan
bahwa kegiatan diketahui oleh pengurus organisasi.
f. Lampiran-lampiran

1. Pelaksana Kegiatan ( Lampiran SK Kepanitian )

2. Absen Kegiatan

3. Agenda Kegiatan

4. Administrasi Kegiatan

5. Estimasi Dana

6. Bukti Pembayaran

7. Dokumentasi

Format Laporan Pertanggung Jawaban Badan Pengurus Harian

a. Sampul

b. Kop
Posisi kop berada di bagian atas halaman yang disamakan dengan Kop Surat
yang digunakan.
c. Kata Pengantar

Kata yang mengawali pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban.

d. Halaman Pengesahan
Didalam halaman pengesahan mengambarkan sebagai bentuk konsistensi dalam
hal laporan pertaggungjawaban kegiatan yang telah dijalankan serta pejabat
yang bertandatangan di sebelah kiri atas Ketua Umum sedangkan di sebelah
kanan atas Sekretaris Umum kemudian laporan pertangungjawaban tersebut
 akan diterima dan disahkanoleh Dewan Permusyawaratan Anggota Koperti
(DPAKop) yang bertandatangan.
d. Latar Belakang

e. Maksud dan Tujuan

f. Kondisi Internal

g. Kondisi Eksternal

h. Laporan Kesekretariatan :

 Pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsi

 Surat Keluar

 Surat Masuk

i. Laporan Perbendaharaan :

 Pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsi

 Laporan Keuangan

j. Laporan Bidang :

 Nama Bidang :tupoksi, penjelasan Bidang

 Kondisi Internal

 Kondisi Eksternal

 Program Kerja :

i. Nama Program Kerja

ii. Latar Belakang : penjelasan mengapa dilakukan kegiatan ini

iii. Maksud dan Tujuan

iv. Peserta : Orang-orang yang diperuntukkan dalam pelasanaan

kegiatan tersebut
 v. Waktu

vi. Status

vii. Hasil Kegiatan: jelaskan hasil dari kegiatan tersebut

viii. Kendala-Kendala

k. Penutup

l. Lampiran-Lampiran:

 Data Base

 Inventaris

 Lampiran dari Bidang

 Bukti Pembayaran

 Dokumentasi

ADMINISTRASI PERBENDAHARAAN
Administrasi perbendaharaan mrupakan administrasi yang berhubungan dengan
perolehan, penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana. Dalam pengelolaan
keuangan diperlukan prosedur-prosedur yang dapat dijadikan acuan dasar, selanjutnya
berdasarkan hasil rapa kerja Badan Pengurus Harian telah melahirkan program kerja
yang akan dilaksanakan selama satu periode kepengurusan dan setiap program kerja
memiliki pendanaan yang harus dipenuhi untuk menunjang pelaksanaan program kerja
tersebut.
Untuk itu dibuat SOP Keuangan untuk dijadikan sebagai pedoman dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsi maupun program kerja yang ada agar dapat
terlaksana dengan efisien dan efektif. SOP keuangan ini bertujuan untuk dijadikan
sebagai pedoman dalam pengelolaankeuangan oleh pengurus dan kepanitian suatu
kegiatan dalam lingkup Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar.
Ruang Lingkup
Prosedur Umum :
1. Setiap penerimaan kas harus dibuatkan bukti penerimaan kas
2. Setiap pengeluaran kas harus dibuatkan bukti pengeluaran kas
3. Setiap pengeluaran yang sumber dananya bukan dari dana organisasi /himpunan
akan menerima penggantian atas pengeluaran tersebut dengan syarat:
a. Untuk kepentingan organisasi/himpunan (bukan kepentingan pribadi)
b. Layak (reasonable);
c. Dapat dialokasikan (allocable);
d. Sesuai dengan anggaran yang telah disepakati;
e. Kelengkapan dokumentasi pengeluaran/bukti-bukti keuangan;
f. Bila terjadi penyimpangan (perubahan alokasi ataupun besaran dana) baik
dalam masing-masing item anggaran, program maupun kegiatan, harus
mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Ketua, Koordinator Kegiatan, dan
Bendahara
4. Penerimaan dan Pengeluaran dana, baik pembelian barang dan lainnya, harus di
sertai dengan dokumen-dokumen transaksi (nota, kwitansi dsb)
5. Pemberian Dana Awal Per Program Kerja

No Rancangan Anggaran Jumlah Dana Awal

1 Rp. 100.000 - Rp. 1.000.000 Rp 25.000
2 Rp. 1.000.001 - Rp. 3.000.000 Rp 50.000
3 Rp. 3.000.001 - Rp. 5.000.000 Rp 100.000
4 Rp.5.000.000 - Rp. 7.000.000 Rp 150.000
5 Rp. 7.000.000 - Rp. 10.000.000 Rp 200.000
6 > Rp. 10.000.001 Rp 250.000

(Ket Pemberian dana awal disesuaikan dengan jumlah kasorganisasi)

6. Apabila ada sisa dana dalam kepanitiaan maka sisa dananya dimasukkan
kedalam kas himpunan yang selanjutnya akan digunakan untuk pembiayaan
kegiatan organisasi lainnya.
Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi :
a. Perencanaan
 Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan
anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang
menggambarkan sumber dan penggunaan.
b. Organisasi
Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka
pengorganisasiannya sebagai berikut :
 Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber yang telah
ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi Bendahara.
 Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim dana
harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Hipermawa Koperti Universitas
Negeri Makassar dan Bendahara.
 Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya
diserahkan kepada Bendahara.
c. Pelaksanaan
Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan.
 Pengumpulan Dana
Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional
Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar sesuai dengan SOP.
 Penggunaan Dana
Penggunaan dana tiap bidang diatur oleh bendahara Hipermawa Koperti
Universitas Negeri Makassar dana harus disetujui oleh Ketua dan
Bendahara.
 Penyimpanan
1. Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara.
2. Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang
dipegang oleh timdana.
 Pembukuan dan Pelaporan
1. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara
Untukkelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan :
1) Buku Kas Harian
2) Buku kas masuk dan kas keluar.
3) Buku nota, bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya.
 2. Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umum pada setiap
rapat dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya :
a) Evaluasi pertriwulan
b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan di RAK.
 Pengawasan Keuangan
Pengawasan keuangan organisasi meliputi :
1. Pengawasan Keuangan organisasi dilakukan secara bersama-sama oleh
anggota, baik itu pengawasan intern keuangan organisasi ataupun
dalam kepanitiaan.
2. Pemeriksaan keuangan akhir periode dilakukan di Rapat Anggota
Koperti.
Contoh Format Keuangan Pengurus
Pemasuka Pengeluara
No. Hari/tanggal Transaksi Saldo Ket. PJ
n n
1 2 3 6 7 8
4 5

Keterangan :
1. No. : nomor urut
2. Hari/Tanggal : tanggal pengeluaran/pemasukan kas.
3. Uraian : deskripsi transaksi
4. Pemasukan : nominal pemasukan
5. Pengeluaran : nominal pengeluaran
6. Saldo : jumlah uang yang terdapat dalam kas bendahara
7. Ket : keterangan pemakaian
8. PJ : Orang yang bertanggung jawab atas uraian transaksi

Dalam laporan pertanggungjawaban pengurus Hipermawa Koperti Universitas

Negeri Makassar, pengurus perlu mencantumkan laporan keuangan harian pengurus dan
saldo kegiatan secara terpisah dengan format yang sama.
 PENUTUP

Demikian Standar Operasional Prosedur ini sebagai pedoman yang mengarahkan

kinerja kepengurusan ke arah yang lebih efektif dan efisien, untuk
mengimplementasikan Pedoman ini perlu sosialisasi yang berkesinambungan didalam
keluarga besar Hipermawa Koperti Universitas Negeri Makassar agar apa yang telah
ditetapkan dapat diaplikasikan dengan benar dan tercipta tertib organisasi. Tidak dapat
dipungkiri dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur ini tidak terlepas dari
kekurangan sehingga dengan rendah hati kami mengharapkan saran dan kritik yang
bersifat membangun untuk pengembangan Hipermawa terkhusus Koperti Universitas
Negeri Makassar ke depannya.