MODUL

M.I.C.E.
Oleh : BUDI NUGRAHA

Program Studi Administrasi Bisnis

POLITEKNIK SUKABUMI
2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada, Tuhan yang Maha Esa, Allah Subhaanahu
Wata’ala, karena berkat bimbingan-Nya dan pertolongan-Nya sehingga Modul MICE ini dapat
terselesaikan.

Adapun maksud penulisan Modul ini merupakan salah satu buku pegangan untuk
mahasiswa Politeknik agar mahasiswa dapat mempelajari secara mandiri atau perorangan
kepada dirinya sendiri untuk Program Studi Jurusan Administrasi Bisnis.

Modul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir topik
pelajaran dengan soal – soal dan praktek serta jawabannya yang akan digunakan sebagai alat ukur
tingkat penguasaan materi setiap topik. Modul ajar ini dapat terselesaikan demi kemajuan
pendidikan yang lebih baik, oleh karena itu penulis patut menyampaikan ungkapan terima kasih
dan penghargaan yang setinggi – tingginya atas bantuan yang diberikan secara langsung atau
tidak langsung yang penulis tidak dapat menyebutkan satu persatu.

Penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran yang sifatnya membangun demi
penyempurnaan modul ini diwaktu yang akan datang.

Sukabumi, Oktober 2018

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL..................................................................................................................................i

KATA PENGANTAR....................................................................................................................................ii

DAFTAR ISI.....................................................................................................................................................iii

GLOSARIUM...................................................................................................................................................v

PENDAHULUAN...........................................................................................................................................vi

MODUL 1 PENGERTIAN MICE

A. Pengertian & Latar Belakang MICE serta keuntungannya............................................1

B. Pengertian Meeting, Incentive, Convention dan Exhibition..........................................1
C. Ruang Lingkup dan Ukuran kegiatan MICE (event).......................................................4

MODUL 2 STRUKTUR BISNIS KONVENSI

A. Stakeholder Industri MICE.....................................................................................................8

B. Organisasi/Asosiasi Penyelenggara MICE.........................................................................9

MODUL 3 UNSUR – UNSUR PENUNJANG PENYELENGGARAAN MICE

A. Penentuan Lokasi, Jadwal Anggota Sementara, Pelaksana MICE...........................13

B. Penentuan Jadwal Konvensi.................................................................................................15

MODUL 4 MANAJEMEN SDM DALAM BISNIS MICE

A. Jenis Pekerjaan Bisnis MICE..............................................................................................26

B. Peran dan Tanggung Jawab..................................................................................................28

iii
MODUL 5 MANAJEMEN PEMASARAN MICE

A. Rencana Tindakan Pemasaran..........................................................................................35

B. Profil : Kelengkapan Faktor Destinasi / Analisis Fitur daan Manfaat Produk .. 37

MODUL 6 PENJUALAN DAN PROMOSI

A. Tempat Tujuan Pemasaran................................................................................................44

B. Administrasi Penjualan.......................................................................................................44
C. Pertemuan Penjualan...........................................................................................................47
D. Isu Harga.................................................................................................................................49

MODUL 7 BIDDING : PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE

A. Pengertian Bidding..............................................................................................................54
B. Aspek – Aspek Bidding......................................................................................................56
C. Anggaran MICE 60

DAFTAR PUSTAKA

iv
 GLOSARIUM

1. ASITA = Assosiation of the Indonesia Travel Agencies

2. ATC = Australia Travel Convention
3. CIM = Convention & Incentive Marketing
4. CIQ = Customs Imigration Quarantime
5. CVB = Convention Visitor Bureaus
6. EEAA = Exhibition and Event Assosiation of Australia
7. FOC = Free of Change
8. HPI = Himpunan Pariwisata Indonesia
9. IACVMB = International Assosiation of Convention and Visitor Bureaus
10. IAPCO = International Assosiation of Professional Congres Organizers
11. IJUMPI = Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia
12. KM = Keputusan Menporpastel
13. MIAA = Meeting Industry Assosiation of Australia
14. MICE = Meeting Insentive Convention Exhibition
15. MPPT = Menteri Pariwisata Pos & Telekomunikasi
16. OC = Organizing Commitee
17. PATA = Pasific Asia Travel Assosiation
18. PCO = Professional Convention Organizer
19. PEO = Professional Exhibition Organizer
20. PHRI = Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia
21. PUTRI = Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia
22. PWI = Persatuan Wartawan Indonesia
23. SC = Steering Commitee
24. SWOT = Streinght Weaknes Opportunity Treath
25. WTO = World Tourism Organization

v
 I. PENDAHULUAN

Standar kompensansi yang akan dipelajari menyangkut apa yang akan dilakukan dalam
meeting dan apasaja yang perlu dipersiapkan oleh mahasiswa untuk melakukan meeting,
insentif, convention, exhibition, namun sebelumnya mahasiswa harus mengerti pengertian
dari meeting, insentif, conference, dan exhibiton tersebut. Modul ini berisi pengertian
meeting itu sendiri, insentif, convention, exhibition. Manajemen MICE ini sangat
berhubungan dengan mata kuliah, kesekretariatan, dan event organiser. Jumlah waktu yang
diperlukan pada pengajaran ini mencapai dua kali tatap muka untuk menyelesaikan materi
dan prakteknya. Persyaratan yang dibutuhkan adalah kemampuan untuk menghitung,
kemampuan turun lapangan, kemampuan kerja kelompok, untuk menyesuaikan bukti – bukti
yang dibuthkan. Petunjuk penggunaan modul
- Membaca modul dengan mengerti membandingkan dengan pengalaman dan waktu turun
ke lapangan
- Menyiapkan perlengkapan yang perlu untuk berkunjung ke hotel, tempat wisata, dan
exhibition atau pameran

Pada tujuan akhir pengajaran perlu memperhatikan yang akan dicapai bahwa mahasiswa
mampu mengerti apa yang dimaksud dengan meeting, insentif, convention, exhibition pada
pengajaran modul 1 sampai modul 7, memperhatikan kinerja perilaku mahasiswa dan
keberhasilan dari awal kondisi tahu kemampuan yang diberikan.

1
 MODUL 1.
PENGERTIAN MICE

1. TUJUAN
Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian dan latar belakang industri MICE
Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian dari Meeting, Incentive Trip, Conference,
dan Exhibition
Mahasiswa mampu menjelaskan ukuran dan ruang lingkup event (MICE)

2. URAIAN MATERI

MICE sebagai akronim dari Meeting, Incentive Trip, Convention/Conference, dan

Exhibition adalah kegiatan kepariwisataan yang aktiitasnya merupakan perpaduan antara
Leisure & Business, biasanya melibatkan sekelompok orang secara bersama-sama, yang
rangkaian kegiatannya dalam bentuk Meeting, Incentive Trip, Convention/Conference,
dan Exhibition.
MICE merupakan industri yang tergolong baru dan sedang berkembang dengan
angka pertumbuhan yang cepat. Berasal dari Eropa dan Amerika Utara, kini menjadi
industri internasional dengan investasi lintas benua.Dengan perkembangan ilmu dan
teknologi yang berlangsung semakin cepat, kegiatan MICE menjadi sangat diperlukan
oleh banyak perusahaan umtuk mengembangkan usahanya dengan cara bertukar
informasi atau saling bekerja sama dengan cara pertemuan-pertemuan yang dilakukan di
suatu tempat yang strategis. Dewasa ini istilah MICE sudah menjadi sarana sekaligus
produk yang dapat dikategorikan dan masuk dalam paket – paket wisata siap dijual
kepada asosiasi, organisasi, badan, lembaga, korporasi, perusahaan besar yang
bermaksud mengadakan suatu persidangan, pertemuan, konvensi, konferensi,
musyawarah, rapat kerja, seminar, lokakarya, dan sebagaianya dalam skala lokal, daerah,
nasional, regional maupun internasional.
Dalam Istilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, karena banyak
sekali menggunakan fasilitas pariwisata dalam pelaksanaannya, sehingga berkarakteristik
padat karya, memberikan kontribusi baik dari sisi penyediaan tenaga kerja maupun dalam

2
 memberikan devisa Negara. MICE adalah usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan
pameran merupakan usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu
pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya)
untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama (Pendit,
1999).
Beberapa keuntungan dari industri MICE ini antara lain :
1. Merangsang kecepatan laju pertumbuhan pariwisata dan infrastruktur suatu daerah agar
mampu menarik minat pelaku bisnis wisata, sehingga cepat maju menjadi pusat kegiatan
(center of activities)
2. MICE dan bisnis pariwisata ini merupakan bisnis dengan high quality (kualitas pelayanan
yang tinggi) dan high yield (keuntungan yang besar bagi penyelenggara wisata konvensi)
yang memberikan kontribusi tinggi secara ekonomi, secara multiplier effect,
meningkatkan pertumbuhan ekonomi, membuka kesempatan berusaha, dan menyerap
tenaga kerja, sehingga meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan masyarakat terlebih
untuk negara berkembang.
3. Meningkatkan kredibilitas serta penerimaan internasional secara politik terhadap
daerah/negara penyelenggara.
4. .Kegiatan MICE tidak mengenal musim dan tidak pernah berhenti sepanjang tahun.
Bahkan faktor cuaca pun menjadi salah satu penyebab diselenggarakannya kegiatan ini.

MANAJEMEN MICE

PENELITIAN DESAIN PERENCANAAN KOORDINASI EVALUASI

EVENT EVENT EVENT EVENT EVENT

MENGORGANISIR SEBUAH
EVENT MICE

Meeting
3
 Meeting dalam istilah Bahasa Inggris berarti, rapat, pertemuan, atau persidangan. Meeting
adalah rapat pertemuan atau persidangan skala kecil yang diselenggarakan oleh kelompok yang
tergabung dalam suatu organisasi, perkumpulan atau perserikatan dengan adanya tujuan yang
hendak dicapai dalam organisasi tersebut.
Meeting umumnya membahas masalah dengan substansi yang relative kecil dengan jumlah
delegasi yang kecil juga biasanya dapat diselenggarakan di lingkungan perusahaan, hotel atau
diruang pertemuan.
Contoh :
- Asosiasi Nasional : rapat pimpinan, rapat regional, pelatihan
- Asosiasi Internasional, ciri-cirinya : rapat pimpinan terbatas, lamanya 1-2 hari,
diselenggarakan oleh satu asosiasi suatu negara
- Public Sector, ciri-cirinya : diselenggarakan untuk masyarakat luas, 1 hari
penyelenggaraan berupa pelatihan/pemberian informasi

Incentive Trip

Menurut Undang – Undang nomor 9 Tahun 1990 tentang Kepariwisataan, incentive

diartikan sebagai perjalanan Insentif. Menurut Surat Keputusan Menparpostel nomor KM,
108/HM.703/ MPPT-91, Bab 1 ayat b merumuskan bahwa :
Perjalanan Insentif (incentive trip) merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan
oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai motivasi atau imbalan
penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas
perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.
Contoh :
- Staff Outing suatu perusahaan
- Family Gathering suatu perusahaan

Conference

4
 Dalam Bahasa Indonesia Conference diterjemahkan dengan konferensi atau komperensi.
Menurut Surat Keputusan Menteri Pariwisata, pos dan Telekomunikasi Nomor : KM. 108/HM.
703/MPPT – 91 menyatakan bahwa konferensi, kongres atau konvensi merupakan suatu
kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk
membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
Konferensi atau konvensi ini biasanya berskala besar, pesertanya delegasi dari suatu
teritorial, tokoh professional atau wakil pimpinan dari organisasi besar.
Contoh :
- Konferensi Meja Bundar
- Konvensi Jenewa

Exhibition

Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk
dalam bisnis wisata konvensi.

Dalam Surat Keputusan Menparpostel RI nomor KM. 108/HM. 703/MPPT-91, Bab 1, pasal 1c,
yang berbunyi, pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan
promosi yang ada hubugannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya
dengan pariwisata.
Contoh :
- Indonesian Art Exhibition
- Wedding Exhibition

Pameran (exhibition) merupakan lahan subur untuk pertumbuhan industri wisata konvensi.
Pameran, terutama pameran dagang (trade show) adalah ajang promosi citra (image) perusahaan
maupun negara.
Berdasarkan perkembangannya, pameran dan pameran dagang (exhibition and trade shows)
sebagai bagian dari wisata konvensi dapat dibagi kedalam dua kelompok. Pertama, pameran
sebagai bagian integral dari sidang konvensi. Kedua pameran atau pameran dagang (trade show)
saja, walaupun dalam kegiatan selama pameran berlangsung ada pertemuan semacam seminar

5
atau lokakarya yang memberikan informasi tentang produk atau jasa pelayanan yang
dipromosikan dalam pameran itu.

Ukuran & Ruang Lingkup Event (MICE)

Menurut Pendit (1999), ukuran suatu kegiatan MICE terbagi dalam 3 kategori :

1. Ukuran Kecil

Jumlah peserta yang hadir antara 20-50 orang, biasanya berupa rapat tertutup di hotel
atau ruang pertemuan kecil untuk lingkungan perusahaan atau organisasi.

2. Ukuran Sedang

Jumlah peserta yang hadir antara 60-200 orang, umumnya berupa rapat terbuka yang
terbatas untuk kalangan tertentu. Hal-hal teknis yang lebih detail mulai diperhatikan.
Selain fasilitas ruangan khusus, fasilitas umum yang menunjang pun lebih diperhatikan,
termasuk sarana akomodasi dan transportasi peserta.

3. Ukuran Besar

Jumlah peserta yang hadir antara lebih dari 200 orang. .Fasilitas ruangan khusus dan
fasilitas umum penunjang, juga sarana akomodasi dan transportasi peserta yang ada harus
lebih bervariasi dan lebih detail lagi. Serta menuntut pelayanan personalized service.

Beberapa hal yang akan mempengaruhi jumlah pengunjung dan peserta pada sebuah
kegiatan MICE diantaranya :

- Siapa penyelenggara/pelaksana kegiatan tersebut

- Kegiatan apa saja yang menyertai kegiatan pokoknya

- Lokasi kegiatan MICE diadakan

- Tipe Undangan yang disebarkan (Protokoler atau Reguler)

- Musim saat kegiatan diselenggarakan

- Faktor politik dan keamanan daerah kegiatan diselenggarakan

- Siapa saja yang akan hadir pada kegiatan tersebut

Ruang Lingkup Meeting & Conference

6
 Ruang Lingkup Meeting terbagi atas 2 hal :

1. Berdasarkan Letak Geografis

- Local Meeting (local, dalam daerah/kota)

- State Meeting (dihadiri perwakilan negara bagian/provinsi suatu Negara)

- Regional Meeting (dihadiri perwakilan kawasan regional dari organisasi di suatu

negara, dari Negara-negara di wilayah kawasan tersebut)

- National Meeting (pertemuan berskala nasional yang diselenggarakan oleh suatu

asosiasi dari suatu Negara.

- International Meeting (dihadiri oleh delegasi perwakilan organisasi / kenegaraan

dari lebih dari 2 kawasan.

2. Berdasarkan Tujuan Pertemuan

- Klinik (konsultasi dan pelatihan kecil)

- Kolokium (pertemuan skala sedang dgn diskusi kasus dan penekanan instruksi)

- Corporate Meeting (pertemuan top management untuk suatu kebijakan)

Ruang Lingkup Incentive Trip

Beberapa faktor yang menunjang keberhasilan Incentive Trip yaitu :

1. Kemudahan akses objek wisata yang diinginkan

2. Kualitas teknologi informasi yang dapat diandalkan

3. Penyediaan tempat penginapan dengan berbagai tingkat harga dan jenis.

4. Penyesuaian dengan cuaca di tempat wisata tersebut

5. Banyaknya pilihan fasilitas objek wisata yang menarik

6. Data sejarah dan kebudayaan yang lengkap pada daerah yang dikunjungi tersebut

7. Adanya pilihan tempat berbelanja souvenir di daerah tersebut

8. Kondisi keamanan daerah

7
Ruang Lingkup Exhibition (Pameran)

Industri pameran terbagi atas 4 jenis :

1. Pameran Industri (Industrial Show)

Kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan yang memproduksi peralatan manufaktur
kepada perusahaan manufaktur lainnya.

2. Pameran Dagang (Trade Show)

Kegiatan pemasaran untuk tujuan perdagangan, dimana pembelinya mewakili perusahaan
yangberkaitan dengan produk yang dipamerkan.

3. Pameran Ilmiah/Profesional
Pameran yang dikaitkan dengan suatu pertemuan oleh kelompok proesional, pendidikan,
ilmuwan, dan bahkan pengguna akhir (end-user)

4. Public Show
Sejenis pameran atau display yang ditujukan kepada masyarakat umum dan untuk
memberikan penjelasan mengenai keberhasilan dari suatu kelompok atau Negara.

Exhibition merupakan ajang promosi perdagangan yang bertujuan meningkatkan citra suatu
perusahaan atau Negara melalui hubungan masyarakat dan penjualan/pembelian produk tertentu.