BAHAN BACAAN

Klaster Penyediaan Layanan Akomodasi Reception

Judul Unit 2 Memelihara catatan keuangan
Elemen 1 Membuat ayat-ayat jurnal

A. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari Unit 2, peserta diklat dapat memelihara catatan keuangan, meliputi:
Elemen 1 : Membuat ayat-ayat jurnal
Elemen 2 : Menyesuaikan rekening

B. Kriteria Unjuk Kerja

1. Membuat ayat-ayat jurnal
1.1. Pemeriksaan transaksi dilaksanakan secara teliti sesuai dengan prosedur perusahaan.
1.2. Catatan keuangan yang disiapkan oleh setiap outlet diperiksa sesuai dengan
prosedur perusahaan.
1.3. Pelaksanaan sistem keuangan dikontrol sesuai dengan prosedur perusahaan.
1.4. Prosedur pencatatan keuangan dimonitor dan dilaporkan kepada manajemen
1.5. Adanya perbedaan yang timbul pada laporan keuangan dipecahkan sesuai dengan
tanggung jawab kerja.
2. Menyesuaikan rekening
2.1. Laporan keuangan diselesaikan sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan.
2.2. Penyelesaian laporan keuangan diteruskan kepada orang/departemen yang
bersangkutan.

1. Membuat ayat-ayat jurnal

a. Pemeriksaan transaksi dilaksanakan secara teliti sesuai dengan prosedur
perusahaan
Hotel menyediakan barang dan jasa untuk menghasilkan pendapatan. Tergantung pada
organisasinya, baik tamu in-house maupun non-in-house dapat memanfaatkan barang dan
layanan ini. Misalnya, restoran di dalam hotel dapat menarik pengunjung yang tidak
menginap di hotel karena reputasinya, lokasinya, atau alasan serupa lainnya.
Kantor depan bertanggung jawab untuk mencatat informasi dari dokumen sumber ini
sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi. Oleh karena itu, penting bahwa semua

1
 staf kantor depan mendapatkan informasi lengkap tentang barang dan layanan yang
ditawarkan oleh hotel. Ada klasifikasi lebih lanjut yang diberikan pada dokumentasi
keuangan yang umum di seluruh hotel untuk diperhatikan oleh staf kantor depan.
Transaksi yang timbul dari aktivitas tamu in-house disebut transaksi keuangan dan
transaksi yang timbul dari aktivitas non-tamu sering diklasifikasikan hanya sebagai
transaksi lain.
Beberapa jenis barang dan jasa yang menjadi contoh transaksi keuangan dan
dokumentasi yang dihasilkan terdapat pada tabel di bawah ini.

Tabel 1. Idendtifikasi Barang dan Jasa yang Memerlukan Pemeliharaan Catatan Keuangan

Barang dan Jasa Dokumentasi Keuangan Terkait

Akomodasi Laporan rekening
Makanan dan minuman (in-house dan Tagihan atau kuitansi restoran
non-in-house guests)
Ruang pelayanan Tagihan atau kuitansi layanan kamar
Layanan dalam kamar lainnya Diringkas di laporan akun tamu
(persewaan video)
Layanan laundry Tanda terima dari pemasok (provider)
Menyewa atau menggunakan fasilitas Dokumen meringkas biaya dan syarat dan
ketentuan
Perjamuan (function) Dokumen meringkas barang dan jasa yang
disediakan serta syarat dan ketentuan
Pembelian dari gerai ritel dalam hotel Tanda terima dari daftar meringkas rincian

Aliran dokumentasi melalui departemen kantor depan merepresentasikan banyak jenis

transaksi yang berbeda. Hotel telah mengklasifikasikan transaksi tersebut sebagai finansial
ketika berkaitan dengan aktivitas tamu dan lainnya ketika dokumentasi terkait dengan
aktivitas tamu tidak menginap (non-in-house)
Catatan keuangan tamu mewakili pendapatan yang diperoleh hotel setiap kali barang
dan jasa diberikan kepada para tamu. Tahapan berbeda dari siklus akuntansi tamu, yang
mencerminkan siklus layanan, merangkum jenis transaksi yang diproses oleh kantor depan
untuk menyimpan catatan keuangan tamu.

2
 Tabel 2. Identifikasi Jenis Transaksi Tamu Hotel

Aktivitas Tamu Deskripsi

Sebelum kedatangan (pre-
arrival)
Kedatangan (arrival)
Selama menginap
(occupancy)
Keberangkatan (departure)
Terkait dengan pemesanan kamar tamu (reservasi) yang
membutuhkan pembayaran seperti deposit atau pembayaran
penuh untuk sewa kamar. Transaksi ini diproses dalam
sistem akuntansi tamu sehingga pada saat kedatangan, detail
tamu dapat diakses secara tepat waktu dan efisien.
Ketika seorang tamu datang untuk menginap, dapat terjadi
transaksi keuangan. Ingatlah bahwa transaksi keuangan
adalah pertukaran pembayaran barang dan jasa. Tamu
dengan reservasi mungkin sudah melakukan pembayaran di
muka (deposit) dan semua yang diperlukan pada saat
kedatangan adalah membuka akun tamu sesuai dengan
prosedur organisasi sehingga aktivitas apa pun dapat dicatat
selama tamu menginap.
Jika tamu datang tanpa reservasi (walk-in), deposit mungkin
diperlukan atau pembayaran penuh dilakukan untuk
akomodasi. Sekali lagi akun tamu dibuka sesuai dengan
kebijakan organisasi tetapi kali ini, pembayaran diproses.
Selama tamu tinggal di hotel, para tamu dapat membeli
barang atau jasa. Jenis transaksi yang diproses bergantung
pada sifat transaksinya. Misalnya, tamu dapat membeli dari
toko ritel dan alih-alih membayar tunai dengan segera,
membebankan biaya pembelian ke akun kamar tamu.
Transaksi ini akan diperbarui ke akun tamu tergantung pada
sistem akuntansi tamu.
Saat keberangkatan, siklus akuntansi tamu selesai. Para
tamu disajikan dengan ringkasan masa inap mereka dan
pembayaran terutang untuk barang dan jasa telah dilakukan.
Terkadang akun ini tidak segera diselesaikan dan transaksi
lain dibuat dalam sistem akuntansi yang mengakui
pembayaran akan diterima di kemudian hari dari pihak
ketiga. Personel kantor depan harus mengikuti kebijakan
dan prosedur yang sesuai untuk memproses jenis transaksi
ini.

Sistem pencatatan tamu juga menampilkan akun lain yang tidak diatur setiap kali tamu
datang tetapi dipengaruhi oleh aktivitas di akun tamu atau aktivitas lain di hotel. Dalam
sistem terkomputerisasi, akun ini diperbarui secara otomatis. Dalam sistem manual, setelah
menerima dokumentasi sumber, staf kantor depan memperbarui semua akun sesuai
kebutuhan.

3
 Tabel 3. Jenis Akun Lainnya Hotel

Jenis Lainnya Deskripsi

Akun utama (main Akun untuk mencatat aktivitas tamu non-in-house
accounts)
Akun terpisah (split Dua atau lebih akun tamu dibuat untuk mencerminkan
accounts/ split bill) metode pembayaran yang berbeda

Akun tambahan grup (group Terkadang grup meminta akun tamu individu sehingga
extras accounts/ extra bill) biaya tambahan dapat dibayarkan secara individual

Akun departemen Setiap departemen di tempat akomodasi yang menyediakan

(department accounts)
Akun yang belum
terselesaikan (unresolved
accounts)
barang dan jasa untuk tamu akan selalu memperbarui akun
tamu dan akun departemen mereka sendiri ketika tamu
membeli barang atau jasa
Ini adalah akun yang menunggu pembayaran, baik karena
jumlahnya dalam sengketa, tamu pergi tanpa pembayaran
atau otorisasi dari perusahaan atau agen perjalanan
diperlukan untuk menyelesaikan akun

b. Catatan keuangan yang disiapkan oleh setiap outlet sesuai dengan prosedur
perusahaan
Akun tamu dibuat atau dibuka pada tahap kedatangan dari siklus akuntansi tamu. Staf
kantor depan mendaftarkan tamu pada saat kedatangan dan membuat akun tamu dari salah
satu dari dua opsi, yaitu:
1) Jika tamu memiliki reservasi, detailnya akan disimpan di PMS. Dalam sistem
komputerisasi, reservasi ditemukan dan diubah menjadi akun tamu di sistem akuntansi
tamu. Pada titik ini, tamu diberi nomor akun unik mereka. Rincian lain seperti metode
pembayaran dikonfirmasi dan jika rincian kartu kredit diambil, akun tamu akan
mencerminkan informasi ini.
2) Jika tamu tidak memiliki reservasi sebelumnya, staf kantor depan atau agen layanan
tamu membuat akun tamu di sistem akuntansi tamu secara langsung. Nomor rekening
unik diberikan dan semua rincian pribadi dan pembayaran dicatat.

Para tamu sering kali memiliki persyaratan penagihan atau pembayaran yang berbeda
untuk penyelesaian akun mereka dengan hotel. Untuk mengenali ini, seringkali lebih dari
satu akun dapat dibuat untuk setiap tamu. Setiap akun masih diberi kode unik tamu.
Beberapa contoh akun tamu yang ada di hotel adalah:

4
1) Pihak ketiga tamu membayar akomodasi/kamar dan mungkin termasuk sarapan, tetapi
tamu membayar barang atau layanan tambahan:
- Akun master (master bill) dibuat untuk menampung biaya akomodasi/kamar
- Akun tambahan (extra bill) dibuat untuk mencatat biaya tambahan yang menjadi
tanggung jawab tamu
2) Tamu menginap di hotel sebagai bagian dari pemesanan tamu rombongan/grup:
- Akun master (master bill) dibuat untuk biaya yang disepakati/ ditanggung
- Akun tambahan grup (group extra bill) dibuat untuk tamu individu atau anggota grup
yang ingin membebankan biaya tambahan di luar dari biaya yang disepakati/
ditanggung

Ada dua jenis biaya yang perlu dipertahankan di akun tamu, yaitu :
1) Biaya akomodasi/ kamar;
2) Biaya lain yang berkaitan dengan barang dan jasa yang telah diberikan kepada para
tamu selama mereka menginap.
Biaya akomodasi/kamar disepakati antara pihak hotel dan tamu pada saat reservasi, jika
memungkinkan, dan saat tamu tiba untuk menginap.

Rincian biaya lain ke rekening tamu berasal dari departemen yang telah menyediakan
barang atau jasa kepada tamu. Misalnya, restoran di tempat penginapan akan memberikan
tagihan.
Dokumen sumber biasanya berisi informasi berikut:
1) Nama tamu dan nomor kamar;
2) Tanggal layanan;
3) Detail barang atau jasa yang disediakan;
4) Jumlah yang akan dibebankan;
5) Otorisasi tamu seperti tanda tangan.

Proses pencatatan transaksi keuangan di akun tamu disebut biaya posting dan
pembayaran. Tanggung jawab untuk ini tergantung pada sistem akuntansi tamu apakah
manual atau menggunakan PMS Catatan keuangan yang disiapkan oleh setiap outlet atau
departemen harus diperiksa sesuai dengan prosedur perusahaan.

5
 Tabel 4. Jenis Pencatatan Transaksi Keuangan di Akun Tamu
Jenis Biaya (Posting)
Biaya Akomodasi/ kamar
Biaya lain dan departemen
individu (outlet)
Biaya lain dan kantor depan
Deskripsi
- Biaya akomodasi/kamar dibukukan ke akun tamu
pada umumnya pada akhir setiap hari, tergantung
pada prosedur di masing-masing hotel. Dalam sistem
yang sepenuhnya terkomputerisasi, auditor malam
atau personel berwenang lainnya akan
menginstruksikan PMS untuk mengirimkan tagihan
kepada setiap tamu dalam sistem akuntansi tamu. Hal
ini biasanya terjadi pada saat larut malam atau
mungkin dini hari ketika tampaknya semua
kedatangan dan keberangkatan untuk hari itu telah
selesai.
- Jika PMS tidak sepenuhnya otomatis, auditor malam
atau personel lain akan menerima laporan atau
mungkin semua akun individu dan memposting biaya
akomodasi/kamar untuk malam secara individual ke
akun masing-masing tamu, baik ke dalam sistem
akuntansi tamu terkomputerisasi atau sistem manual
di akun tamu.
- Jika PMS sepenuhnya terkomputerisasi, setiap
departemen yang menyediakan barang dan jasa untuk
tamu akan memiliki akses ke sistem akuntansi tamu.
Departemen ini disebut pusat pendapatan dan
berwenang untuk mengirimkan tagihan dan
pembayaran ke akun tamu.
- Setiap transaksi keuangan yang diposting di PMS
dicatat sebanyak dua kali. Ini dikenal sebagai
akuntansi entri ganda dan merupakan salah satu
prinsip yang mengatur sistem dan praktik akuntansi
di seluruh dunia. Dengan menggunakan detail dari
dokumen sumber, segera setelah barang atau layanan
disediakan, masing-masing departemen mengikuti
prosedur sistem untuk mengirimkan biaya ke akun
tamu. Pada saat yang sama, PMS mencatat
pendapatan yang telah diperoleh oleh departemen
tersebut dan menambahkannya ke total pendapatan
untuk tempat akomodasi.
- Setelah menyelesaikan posting, dokumen sumber
diteruskan ke kantor depan untuk ditinjau dan
diajukan
- Ketika PMS tidak memiliki fungsi untuk
memungkinkan posting departemen individu, kantor
depan harus memposting semua biaya ke akun tamu.
Staf kantor depan dapat memproses biaya secara
berkala di siang hari atau mungkin ini adalah
tanggung jawab auditor malam di akhir penjualan
hari itu.
6
 Jenis Biaya (Posting)
Biaya telepon dan internet
Deskripsi
- Masing-masing departemen mencatat transaksi
keuangan dalam sistem departemen mereka sendiri
dan meneruskan ke kantor depan ringkasan biaya
bersama dengan dokumentasi sumber yang relevan.
Staf kantor depan memeriksa dokumentasi sumber
untuk otorisasi yang sesuai dan mengirimkan tagihan
ke akun tamu sesuai dengan prosedur sistem.
- Beberapa hotel menyediakan telepon dan akses
Internet untuk para tamu. Penggunaan dicatat dengan
nomor kamar dalam sistem atau antarmuka terpisah.
Sistem menghitung waktu atau satuan ukuran lain
dan menghitung muatan total.
- Auditor malam atau staf kantor depan akan
memperbarui akun tamu secara otomatis jika tersedia
atau menerima laporan dari telepon atau antarmuka
Internet dan secara manual memperbarui akun setiap
tamu. Ini serupa dengan proses memperbarui biaya
akomodasi/kamar.

c. Pelaksanaan sistem keuangan dikontrol sesuai dengan prosedur perusahaan

Pendapatan diperoleh dari outlet-outlet hotel dengan menyediakan barang dan jasa
kepada para tamu. Namun tidak seperti industri lain, tamu tidak perlu membayar di muka
untuk barang atau jasa ini; tamu mungkin diberi kemudahan untuk membayar nanti. Untuk
memastikan bahwa pendapatan dipantau dan dikumpulkan, hotel mengadopsi kontrol
keuangan, sistem atau prosedur tertentu. Debitur adalah setiap individu atau bisnis yang
berhutang kepada hote; untuk layanan yang diberikan. Pengendalian debitur merangkum
prosedur yang ditetapkan untuk mengelola jumlah yang terhutang oleh debitur.
Salah satu aspek kontrol debitur yang relevan untuk memelihara akun tamu adalah
memantau jumlah yang dapat dibebankan tamu ke akun tamu. Ada sejumlah batasan
berbeda yang dapat dicapai oleh tamu dan yang perlu dipahami untuk memastikan bahwa
kontrol debitur dijaga sesuai dengan kebijakan organisasi.
House limits atau batas kredit adalah saldo maksimum yang diizinkan hotel untuk
mencapai akun tamu. Ada batasan house limits pada akun induk, biasa disebut batas kredit
perusahaan dan pada akun tamu perorangan, yang disebut sebagai batas tamu in-house.
House limits ditentukan oleh hotel.

Batas Kredit (House Limits)

1) Batas kredit perusahaan - Banyak hotel membuat pengaturan sebelumnya dengan
(company credit limits) perusahaan yang karyawannya memilih untuk tinggal di
hotel tersebut, agen perjalanan, perusahaan grup wisata,

7

2) Batas kredit bagi tamu
menginap (In house
guest limits)
Floor Limits
maskapai penerbangan, dan organisasi lain yang ingin
memanfaatkan layanan hotel secara teratur.
- Organisasi semacam itu akan diatur dalam sistem
akuntansi tamu sebagai akun induk setelah persetujuan
kredit diterima. Biasanya ini mengharuskan perusahaan
yang meminta akun untuk memberikan referensi dari
bank dan jaminan dari pemilik bahwa permintaan
pembayaran akan dihormati.
- Hotel akan menetapkan batas yang dapat dicapai akun
induk ini berdasarkan tingkat transaksi keuangan yang
diharapkan yang mungkin terjadi selama periode waktu
tertentu.
- Saat tamu check-in, tamu dapat mengamankan
pemesanan kamar tamu dengan kartu kredit yang
memungkinkan tamu untuk menagih barang dan jasa ke
akun mereka. Jika selama masa inap mereka, barang dan
jasa diposting ke akun tamu yang mencapai batas kredit,
tamu tersebut diminta untuk melakukan pembayaran di
akun mereka.
- Jika jumlah pra-otorisasi diproses di akun tamu pada
saat check-in, maka tamu juga harus melakukan
pembayaran jika jumlah itu tercapai.
- Perusahaan kartu kredit membatasi jumlah yang dapat
diproses hotel untuk satu transaksi keuangan apa pun
tanpa meminta otorisasi. Ini disebut floor limtis. Semua
personel yang memproses pembayaran harus
mengetahui batas ini dan mengikuti prosedur organisasi
untuk meminta otorisasi bila diperlukan.

d. Prosedur pencatatan keuangan dimonitor dan dilaporkan kepada manajemen

Semua transaksi keuangan yang dicatat di akun tamu didukung oleh dokumen sumber.
Hal ini membuktikan barang dan jasa yang telah diberikan kepada tamu dan pendapatan
yang diperoleh adalah valid dan otentik. Sulit bagi para tamu untuk tidak setuju dengan
tagihan di akun mereka ketika dokumen sumber ditandatangani oleh mereka yang
menunjukkan penerimaan tagihan.
Namun demikian, ada volume dokumentasi yang konstan dan sering kali tinggi yang
mengalir melalui front office. Personel kantor depan harus mengatur dan mengidentifikasi
serta menyimpan dokumentasi yang relevan dengan akun tamu dan meneruskan dokumen
lain dengan tepat ke area lain.
Akan ada kebijakan dan prosedur yang ketat di setiap hotel yang akan merinci
bagaimana dokumen sumber akan disortir dan diarsipkan. Dokumen yang sedang
digunakan, seperti tagihan ke akun tamu, sering disebut dokumen aktif. Seluruh catatan

8
atau dokumen tersebut akan diarsip di area yang mudah diakses di fornt office atau back
office. Dokumen yang tidak aktif, misalnya ketika seorang tamu telah check-out,
disimpan di tempat penyimpanan yang aman untuk jangka waktu seperti lima atau tujuh
tahun tergantung pada hukum setempat.
Sebagian besar hotel mengajukan dokumen sumber yang mendukung transaksi
keuangan dalam urutan numerik berdasarkan nomor kamar. Secara sekilas, personel kantor
depan harus dapat melihat semua tagihan ke sebuah ruangan hanya dengan mengakses
nomor kamar di sistem pengarsipan.
Sistem akuntansi tamu yang terkomputerisasi juga menyimpan informasi tamu secara
numerik. Dengan menggunakan prosedur sistem, agen layanan tamu dapat mengambil
detail akun tamu dengan cepat dan efisien.

e. Adanya perbedaan yang timbul pada laporan keuangan dipecahkan sesuai

dengan tanggung jawab kerja
Tujuan rekonsiliasi akun tamu adalah untuk memastikan bahwa biaya dan pembayaran
yang diposting ke akun tamu sesuai dengan dokumen sumber yang mendukung transaksi.
Personel kantor depan yang bertanggung jawab atas biaya dan pembayaran yang diproses
selama shift tersebut biasanya melakukan proses pada akhir penjualan setiap hari untuk
menutup shift. Penting untuk mengikuti prosedur rekonsiliasi di hotel dengan cermat
karena langkah-langkah tertentu harus dilakukan sebelum dapat melanjutkan ke langkah
berikutnya.

1) Melakukan rekonsiliasi
Di akhir penjualan setiap hari, setiap pusat pendapatan atau departemen (outlet) yang
menyediakan barang dan layanan kepada tamu memberikan ringkasan transaksi yang telah
dibebankan ke akun tamu. Bergantung pada PMS, ringkasan ini dapat dibuat oleh kantor
depan dengan mengakses prosedur akhir hari atau dikirim ke kantor depan oleh masing-
masing departemen. Dokumentasi sumber yang relevan akan dilampirkan.
Personel kantor depan juga membuat laporan atau ringkasan dari semua biaya dan
pembayaran yang telah dilakukan ke akun tamu. Sifat PMS di tempat individu menentukan
prosedur yang harus diikuti.
Saat merekonsiliasi akun tamu, personel kantor depan membandingkan total biaya dan
pembayaran dari setiap departemen dengan total biaya dan pembayaran pada akun tamu

9
selama shift. Jika jumlah ini seimbang, rekonsiliasi selesai tetapi jika tidak, kesalahan harus
ditemukan dan diperbaiki.
Perhatikan bahwa kantor depan juga membuat laporan yang meringkas setiap posting
atau biaya yang dihasilkan oleh kantor depan.

2) Ketika total tidak sesuai

Jika rekonsiliasi tidak seimbang, kesalahan harus diperbaiki secara tepat waktu dan
efisien. Ada sejumlah metode berbeda untuk menemukan sumber kesalahan. Beberapa
saran adalah:
- Periksa apakah jumlah telah ditambahkan dengan benar jika laporan tidak dibuat oleh
sistem akuntansi terkomputerisasi
- Pastikan bahwa semua total departemen disertakan
- Hitung perbedaannya dan periksa apakah jumlahnya hilang dari akun tamu atau laporan
departemen individu. Ini dapat menunjukkan posting yang salah atau tagihan atau
pembayaran yang hilang
- Jika perlu, dokumen sumber untuk setiap departemen ditinjau hingga kesalahan
ditemukan
- Setelah kesalahan ditemukan, staf kantor depan mengikuti prosedur organisasi untuk
menyesuaikan akun tamu, memberi tahu pusat pendapatan jika ada perubahan dan
mencetak ulang semua laporan. Langkah-langkah tersebut diulang sampai total setiap
departemen sama dengan total biaya yang diposting ke akun tamu.

f. Rangkuman
Catatan keuangan tamu juga disebut akun tamu atau folio tamu. Pada saat kedatangan,
akun tamu dibuat dan, tergantung pada metode pembayaran, ditutup atau tetap terbuka
untuk menerima biaya dari pusat pendapatan di seluruh tempat akomodasi
Pembayaran dilakukan di akun tamu pada saat check-in dalam keadaan tertentu dan
tercermin dalam akun tamu. Setiap deposit atau pembayaran di muka juga dicatat
Merupakan tanggung jawab kantor depan untuk memberi tahu pusat pendapatan
mengenai status akun tamu sehingga biaya hanya dibebankan pada akun tamu yang
diotorisasi. Personel kantor depan seperti agen layanan tamu bertanggung jawab untuk
memelihara akun tamu.
Memperbarui akun tamu dengan biaya dan pembayaran disebut biaya posting dan
pembayaran ke akun tamu. Tagihan ke akun tamu disebut debit dalam sistem akuntansi

10
tamu dan meningkatkan saldo hutang tamu. Pembayaran ke akun tamu disebut kredit dalam
sistem akuntansi tamu dan mengurangi saldo hutang tamu
Personel kantor depan harus memastikan bahwa transaksi dan akun tamu tidak
melebihi batas hotel dan lantai. Pusat pendapatan harus diberitahu secepat mungkin jika
akun tamu melebihi batasnya
Akun tamu direkonsiliasi secara berkala dan setiap ketidaksesuaian diselesaikan
sehingga saldo secara akurat mencerminkan aktivitas tamu. Personel kantor depan dapat
dipanggil untuk membantu auditor malam dalam tugasnya dari waktu ke waktu.Laporan
keberangkatan digunakan untuk memberi tahu personel kantor depan para tamu yang akan
berangkat selama shift mereka. Akun tamu disiapkan untuk pembayaran berdasarkan
laporan ini.

11