BAHAN BACAAN

Klaster Penyediaan Layanan Akomodasi Reception

Judul Unit 2 Memelihara catatan keuangan
Elemen 2 Menyesuaikan rekening

1. Menyesuaikan rekening
a. Laporan keuangan diselesaikan sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan
Tahap terakhir dari siklus pelayanan di hotel adalah pemberangkatan. Ini adalah saat
tamu menyelesaikan masa tinggal mereka di tempat tersebut dan check out. Dalam sistem
akuntansi tamu, tahapan ini biasa disebut sebagai penyelesaian akun.
Di awal hari atau shift, laporan keberangkatan memberi tahu personel kantor depan
tamu yang akan berangkat hari itu, diurutkan berdasarkan nomor kamar dan nama tamu
atau tamu. Untuk memastikan kelancaran proses keberangkatan, akun tamu diselesaikan
sebelum diperlihatkan kepada tamu.

1) Menyelesaikan akun tamu

Selama tamu tinggal di hotel, para tamu telah mengumpulkan biaya pada tagihan
mereka untuk kamar dan dari barang dan layanan lain yang telah mereka beli. Biaya kamar
diposkan ke akun tamu sebagai bagian dari proses audit malam, jadi sekilas ke akun tamu
akan mengonfirmasi bahwa biaya ini ada.
Barang dan jasa lain yang telah dibebankan ke rekening tamu diseimbangkan setiap
hari dan didukung oleh dokumen sumber. Namun pada hari keberangkatan, tamu mungkin
telah menagih item ke akun mereka yang belum diposting. Dalam sistem terkomputerisasi
penuh, ini tidak umum karena akun tamu dikenai biaya ketika pusat pendapatan
memposting aktivitas. Dalam sistem yang kurang otomatis atau sepenuhnya manual,
personel kantor depan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua biaya diposting
sebelum penyelesaian akun. Setiap tempat akan memiliki serangkaian prosedur yang harus
diikuti untuk memastikan biaya keterlambatan diposting ke akun tamu yang harus personel
kantor depan ketahui.
Dalam sistem yang sepenuhnya terkomputerisasi, personel kantor depan harus
menindaklanjuti dokumen sumber yang mendukung biaya yang diposting oleh pusat
pendapatan dan dilampirkan ke akun tamu. Meskipun dokumen semacam itu mungkin
dikirim ke kantor depan secara berkala pada siang hari atau shift, ini mungkin tidak
bertepatan dengan waktu keberangkatan tamu. Jika tamu menanyakan tagihan tersebut,

1
dokumen sumber segera tersedia untuk ditinjau. Misalnya, tamu mungkin telah
menggunakan layanan kamar pada malam hari dan ingin memeriksa apa yang mereka pesan
untuk memastikan jumlah yang dibebankan.
Dalam sistem yang tidak terlalu otomatis atau manual, personel kantor depan
menghubungi pusat pendapatan yang relevan dan meminta mereka untuk mengirimkan ke
kantor depan semua biaya untuk tamu yang berangkat hari itu. Kemungkinan besar pusat
pendapatan juga akan merujuk ke salinan laporan keberangkatan untuk menyampaikan
informasi ini. Setelah dokumen sumber diterima, personel kantor depan memposting
transaksi keuangan ke akun tamu.

2) Mempresentasikan akun tamu

Ketika personel kantor depan yakin bahwa semua biaya dibebankan ke akun tamu,
akun tersebut tersedia untuk dipresentasikan kepada tamu. Di hotel yang lebih besar, akun
tamu dapat ditampilkan di layar elektronik seperti televisi, memungkinkan tamu untuk
menyelesaikan akun mereka dari kenyamanan kamar mereka. Pada hotel yang lebih kecil
atau yang tidak memiliki teknologi dalam kamar ini, tamu menampilkan diri secara
langsung kepada personel kantor depan untuk meninjau dan menyelesaikan akun tamu.
Sebelum tamu diberikan akun akhir tamu untuk ditinjau (baik dalam sistem yang
disebutkan di atas), personel kantor depan (atau sistem otomatis) mengonfirmasi bahwa
tidak ada biaya lebih lanjut yang perlu ditambahkan ke akun tamu. Meskipun layanan tamu
mungkin telah teliti dalam menindaklanjuti semua biaya tersebut, selalu bijaksana untuk
menanyakan kepada tamu seandainya ada tagihan yang terlewat. Setelah dikonfirmasi
bahwa semua posting telah selesai, tamu akan diberikan salinan akun tamu.
Ketika tamu diberikan akun mereka pada saat keberangkatan, tamu diberi kesempatan
untuk meninjau atau memeriksa semua biaya yang telah diposting ke akun mereka selama
mereka menginap. Terkadang tamu akan menanyakan jumlah yang muncul di akun mereka
dan personel kantor depan harus menangani dan menyelesaikan pertanyaan ini. Contoh dari
beberapa pertanyaan yang mungkin diajukan tamu adalah:
- Tarif kamar di akun berbeda dari tarif kamar yang dikutip pada saat reservasi;
- Paket yang dikutip pada reservasi termasuk makanan, namun para tamu telah dikenakan
biaya secara terpisah;
- Biaya diposting tetapi tamu tidak ingat barang atau jasa yang mencakup biaya tersebut;
- Jumlah yang dibebankan untuk barang tertentu tidak sesuai dengan yang diharapkan
oleh tamu.

2
b. Penyelesaian laporan keuangan diteruskan kepada orang/departemen yang
bersangkutan
Banyak hotel menghadapi kondisi sangat sibuk pada saat para tamu berangkat karena
seringkali banyak tamu dapat memutuskan untuk check-out pada waktu yang sama. Selain
memproses pembayaran ke akun tamu, ada tugas lain yang perlu dilakukan untuk
menyelesaikan akun tamu.
Semua dokumentasi yang berkaitan dengan akun tamu harus dikumpulkan dan
dilampirkan dengan aman ke akun yang relevan. Ini membantu dengan pertanyaan apa pun
yang mungkin muncul saat menyeimbangkan aktivitas hari itu atau dari tamu itu sendiri.
Akun tamu yang diselesaikan diajukan dengan tepat menunggu transfer ke tujuan
penyimpanan akhir. Akun yang telah ditransfer ke buku besar (city ledger) ditinjau untuk
memastikan semua dokumen sumber disertakan dan diteruskan ke departemen akun sesuai
dengan kebijakan dan prosedur.

c. Rangkuman
Tahap terakhir dari siklus akuntansi tamu adalah penyelesaian akun. Ini terjadi ketika
tamu atau tamu check-out dari tempat akomodasi.
Merupakan tanggung jawab personel kantor depan untuk memastikan bahwa semua
biaya dan pembayaran tercermin di akun tamu sebelum pelunasan. Ini mungkin
memerlukan agen layanan tamu untuk menghubungi masing-masing departemen untuk
mengonfirmasi jika tamu yang berangkat telah menagih barang atau layanan apa pun pada
hari keberangkatan.
Akun tamu harus siap untuk ditinjau oleh tamu pada saat keberangkatan dan
menyertakan dokumentasi sumber yang relevan. Biaya keterlambatan adalah setiap biaya
yang tidak diposting ke akun tamu sebelum keberangkatan. Biaya keterlambatan diproses
sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi.

3
Refleksi dan Tindak Lanjut

Judul Unit Kompetensi : Memelihara Catatan Keuangan

1. Apakah materi yang disajikan ................................................................................

sudah seusai dengan tuntutan
Elemen dan Kriteria Unjuk Kerja
(KUK) pada Unit Kompetensi ini?
 Sudah sesuai
 Belum sesuai
Bila “Belum sesuai” mohon
dijelaskan!
2. Kesulitan apa yang Anda alami ................................................................................
dalam mempelajari dan memahami
................................................................................
Unit Kompetensi ini?
................................................................................
3. Bagaimana Anda akan
menggunakan atau memanfaatkan
materi yang telah dipelajari pada
Unit Kompetensi ini?
4. Saran dan rekomendasi apa yang
dapat Anda sampaikan terkait
dengan materi yang disajikan pada
Unit Kompetensi ini?
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................