TUGAS MAKALAH

SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

MAKALAH INI DISUSUN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH SISTEM

INFORMASI AKUNTANSI

DISUSUN OLEH:

ELSA (20320038)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS DAYANU IKHSANUDDIN
TAHUN 2022
 KATA PENGANTAR
Dengan mengucap syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas rahmat dan karunianya
pemulis dapat menyelesaikan pembuatan makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini
berjudul “Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penerimaan Kas”.

Di dalam pembuatan makalah ini, penulis berusaha menguraikan dan menjelaskan

mengenai tinjauan menyeluruh sebuha system informasi akuntansi. Dalam kesempatan ini
dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan terima kasih kepada dosen
pengampuh mata kuliah System Informasi Akuntansi Yang telah memberikan waktu dan
kesempatan untuk menyelesaikan makalah ini.

Akhir kata penulis menyadari bahwa pembuatan makalah ini masih jauh dari
sempurna dan banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan saran, kritik dan
petunjuk dari berbagai pihak untuk pembuatan makalah ini menjadi lebih baik dikemudian
hari.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat dan menjadi bahan informasi pada masa yang
akan datang. Terima kasih.

Baubau, 9 Mei 2022

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................................2

DAFTAR ISI.............................................................................................................................3

BAB I.........................................................................................................................................4

1.1. LATAR BELAKANG.................................................................................................4

BAB 2........................................................................................................................................5

2.1. SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN.....................................................5

2.1.1. PROSES...............................................................................................................6

2.1.2. ANCAMAN DAN PENGENDALIAN...............................................................6

2.2. ENTRI PESANAN PENJUALAN............................................................................10

2.2.1. MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN......................................................12

2.2.2. PERSETUJUAN KREDIT................................................................................15

2.2.3. MENGECEK KETERSEDIAAN PERSEDIAAN............................................17

2.2.4. MERESPON PERMINTAAN PELANGGAN..................................................19

2.3. PENGIRIMAN..........................................................................................................21

2.3.1. MENGAMBIL DAN MENGEPAK PESANAN...............................................22

2.3.2. MENGIRIM PESAN.........................................................................................25

2.4. PENAGIHAN............................................................................................................27

2.4.1. PENAGIHAN FAKTUR...................................................................................28

2.4.2. PEMELIHARAAN PIUTANG..........................................................................31

2.5. PENERIMAAN KAS................................................................................................35

BAB 3......................................................................................................................................40

3.1. KESIMPULAN.........................................................................................................40

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................41
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan
informasi terkait yang terus menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan
dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut. Pertukaran informasi
eksternal yang paling utama dari siklus ini adalah dengan pelanggan. Informasi mengenai
aktivitas siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi lainnya. Sebagai contoh, siklus
pengeluaran dan produksi menggunakan informasi mengenai transaksi penjualan untuk
memulai pembelian atau produksi atas persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan.
Siklus manajemen sumber daya manusia/penggajian menggunakan informasi mengenai
penjualan untuk menghitung komisi penjualan dan bonus. Fungsi buku besar umum dan
pelaporan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan guna menyiapkan
laporan keuangan dan laporan kinerja.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat
yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai.

Saat ini akan dijelaskan bagaimana sistem informasi sebuah organisasi mendukung
tiap tiap aktivitas. dimulai dengan menjelaskan desain sistem informasi siklus pendapatan dan
pengendalian dasar yang untuk memastikan bahwa ia menyediakan manajemen dengan
informasi yang andal. Kemudian mendiskusikan secara detail tiap-tiap aktivitas siklus
pendapatan dasar tersebut. Untuk setiap aktivitas, akan dijelaskan bagaimana informasi yang
diperlukan untuk menjalankan dan mengelola aktivitas-aktivitas tersebut agar dapat
dikumpulkan, diproses, dan disimpan. Serta penjelasan mengenai pengendalian yang
diperlukan untuk memastikan tidak hanya keandalan (reliabilitas) atas informasi, tetapi juga
pengamanan atas sumber daya organisasi.
 BAB 2
PEMBAHASAN

2.1. SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN

Seperti sebagian besar organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem enterprise
resource planning (ERP). Figur 12-4 menunjukkan bagian dari sistem ERP yang mendukung
aktivitas bisnis siklus pendapatan AOE.

Figure 12-1 Ikhtisar Desain Sistem ERP untuk mendukung Siklus Pendapatan
2.1.1. PROSES
Para pelanggan AOE dapat menempatkan pesanan secara langsung melalui Internet.
Selain itu, tenaga penjualan menggunakan laptop portabel untuk memasukkan pesanan ketika
menghubungi para pelanggan. Departemen penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang
diterima melalui telepon, faks, atau surat. Terlepas dari bagaimana sebuah pesanan diterima
sebelumnya, sistem tersebut dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit pelanggan,
mengecek ketersediaan persediaan, dan memberitahu departemen gudang dan pengiriman
mengenai penjualan yang disetujui. Para pegawai gudang dan pengiriman memasukkan data
mengenai aktivitas mereka segera setelah aktivitas dijalankan, sehingga memperbarui
informasi mengenai status persediaan secara real time. Setiap malam, program faktur berjalan
dalam modus kelompok (batch), menghasilkan faktur kertas atau elektronik bagi para
pelanggan yang memerlukan faktur. Beberapa pelanggan AOE masih mengirimkan cek
kepada salah satu bank daerah yang AOE telah menetapkan peti uang elektroniknya, tetapi
peningkatan jumlah yang menggunakan layanan pembayaran tagihan secara online bank
mereka. Setiap hari, bank tersebut mengirimkan AOE sebuah file yang berisi data pengiriman
uang, yang digunakan kasir untuk memperbarui saldo rekening kas perusahaan dan
digunakan petugas piutang untuk memperbarui rekening pelanggan.

2.1.2. ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Figur 12-1 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada
database terintegrasi yang berisi informasi mengenai pelanggan, persediaan, dan harga. Oleh
karena itu, ancaman umum pertama yang tercantum dalam Tabel 12-1 adalah data induk yang
tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pelanggan dapat menyebabkan
pengiriman barang ke lokasi yang salah, penundaan dalam pengumpulan pembayaran karena
mengirimkan faktur ke alamat yang salah, atau menjual kepada pelanggan yang melebihi
batas kreditnya. Kesalahan dalam data induk persediaan dapat menyebabkan kegagalan
dalam memenuhi pesanan pelanggan secara tepat waktu karena kekurangan persediaan yang
tidak diantisipasi, yang mungkin dapat mengarah pada hilangnya penjualan masa depan.
Kesalahan dalam data induk harga dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan karena
penagihan yang berlebihan atau pendapatan yang hilang karena penagihan yang berkurang.
 Pengendalian dalam Tabel 12-1 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk
menanggulangi ancaman pada data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah
menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan untuk meminimalkan risiko
kesalahan input data. Penting juga untuk menggunakan pengendalian autentikasi dan otorisasi
untuk membatasi akses ke data dan mengonfigurasi sistem sehingga hanya para pegawai yang
diotorisasi (berwenang) dapat membuat perubahan data induk (pengendalian 1.2 dalam Tabel
12-1). Ini perlu mengubah konfigurasi dasar atas peran pegawai dalam sistem ERP untuk
memisahkan dengan tepat tugas-tugas yang tidak kompatibel. Sebagai contoh, staf entri
pesanan penjualan seharusnya tidak mungkin dapat mengubah data induk harga atau batas
kredit pelanggan. Sama halnya, seseorang yang memelihara informasi rekening pelanggan
seharusnya tidak mungkin dapat memproses penerimaan kas dari para pelanggan atau
menerbitkan memo kredit untuk mengotorisasi penghapusan penjualan sebagai tak tertagih.
Meskipun demikian, karena setiap pengendalian preventif tidak bisa 100% efektif, Tabel 12-1
(pengendalian 1.3) juga mengindikasikan bahwa sebuah pengendalian detektif yang penting
adalah secara teratur menghasilkan sebuah laporan atas seluruh perubahan terhadap data
induk dan meninjaunya guna memverifikasi bahwa database tetap akurat.

Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah
terhadap informasi sensitif, seperti kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi
mengenai para pelanggan. Tabel 12-1 (pengendalian 2.1) menunjukkan bahwa salah satu cara
untuk menanggulangi risiko dari ancaman ini adalah mengonfigurasi sistem untuk
menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan
informasi tersebut. Penting juga untuk mengonfigurasi sistem untuk membatasi kemampuan
para pegawai dalam menggunakan kemampuan pencarian yang melekat pada sistem untuk
mengakses hanya tabel dan bidang tertentu yang relevan guna menjalankan tugas yang telah
diberikan. Selain itu, data sensitif seharusnya dienkripsi (pengendalian 2.2) dalam
penyimpanan untuk mencegah pegawai TI yang tidak memiliki akses terhadap sistem ERP
dari penggunaan utilitas sistem operasi untuk menampilkan informasi sensitif. Organisasi
seharusnya juga mendesain situsnya untuk menggunakan SSL guna mengenkripsi informasi
yang diminta dari para pelanggan saat informasi tersebut sedang dalam transit melalui
Internet.

Ancaman umum ketiga dalam siklus pendapatan adalah kekhawatiran akan

kehilangan atau kehancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko dari
ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana (pengendalian
3.1) yang didiskusikan di bab 10. Sebuah praktik terbaik adalah mengimplementasikan
sistem ERP sebagai tiga contoh yang terpisah. Satu contoh, disebut sebagai produksi,
digunakan untuk menghasilkan aktivitas harian. Contoh yang kedua digunakan untuk
pengujian dan pengembangan. Sebuah contoh ketiga seharusnya dipelihara sebagai sebuah
backup online terhadap system produksi untuk memberikan pemulihan yang terdekat secara
real time.

Data induk yang akurat memungkinkan manajemen menggunakan dengan lebih baik
kemampuan pelaporan ekstensif dari sistem ERP untuk mengawasi kinerja (lihat ancaman 4
dalam Tabel 12-1). Para akuntan harus menggunakan pengetahuan mereka mengenai proses
bisnis yang mendasari untuk mendesain laporan yang inovatif (pengendalian 4.1) yang
menyediakan manajemen dengan wawasan di luar yang disediakan oleh laporan keuangan
tradisional. Sebagai contoh, perusahaan selalu diawasi secara ketat dengan trend penjualan.
Informasi tambahan diperlukan, meskipun demikian, untuk mengidentifikasi penyebab-
penyebab perubahan dalam ukuran tersebut. Metrik seperti margin pendapatan' dapat
menyediakan informasi tersebut. Margin pendapatan sama dengan margin kotor dikurangi
seluruh biaya yang terjadi untuk menghasilkan penjualan, termasuk penggajian, perjalanan
tenaga penjualan terkait, biaya layanan dan dukungan pelanggan, biaya garansi dan
perbaikan, biaya-biaya pemasaran dan pengiklanan, dan biaya distribusi dan pengiriman.
Jadi, margin pendapatan mengintegrasikan efek dari perubahan, baik dalam produktivitas
maupun perilaku konsumen. Pertumbuhan dalam margin pendapatan mengindikasikan bahwa
para pelanggan merasa puas (seperti yang ditunjukkan penjualan berulang), produktivitas
meningkat (ditunjukkan dalam biaya yang berkurang setiap penjualan). atau keduanya.
Sebaliknya, margin pendapatan yang menurun mengindikasikan masalah dengan retensi
pelanggan, produktivitas, atau keduanya. Margin pendapatan adalah sebuah metrik untuk
mengevaluasi keseluruhan kinerja dari aktivitas siklus pendapatan. Sebagaimana yang akan
kita lihat pada bagian-bagian berikutnya, para akuntan dapat membantu manajer mendesain
laporan detail dan metrik yang relevan untuk mengevaluasi setiap aktivitas bisnis.

2.2. ENTRI PESANAN PENJUALAN

Siklus pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para pelanggan.
Departemen penjualan, yang melaporkan kepada wakil presiden pemasaran (merujuk Figur
12-1), biasanya menjalankan proses entri pesanan penjualan, tetapi dengan meningkatnya
para pelanggan dengan sendirinya memasukkan banyak data melalui formulir dalam sebuah
etalase situs sebuah perusahaan.

Figur 12-5 menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan mengharuskan tiga
langkah: mengambil pesanan pelanggan, mengecek dan menyetujui kredit pelanggan, dan
mengecek ketersediaan persediaan. Figur 12-5 juga mencakup kejadian penting terkait yang
harus ditangani baik oleh departemen pesanan penjualan atau oleh sebuah departemen
layanan pelanggan terpisah (yang biasanya juga melaporkan kepada wakil presiden
pemasaran): merespons permintaan pelanggan.

Figure 12-2 Diagram Arus Data Tingkat 1: Entri Pesanan Penjualan

(dijelaskan untuk mengidentifikasi ancaman)
2.2.1. MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN
Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan. Di masa
lalu. organisasi menggunakan dokumen kertas; saat ini, dokumen pesanan penjualan (sales
order) biasanya sebuah formulir elektronik yang ditampilkan dalam sebuah layar monitor
komputer (menariknya, banyak sistem ERP terus merujuk layar entri data ini sebagai
dokumen). Pemeriksaan mengungkapkan bahwa pesanan penjualan berisi informasi
mengenai nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan lainnya.

PROSES
Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh para pegawai.
Organisasi semakin berusaha memanfaatkan TI agar para pelanggan melakukan lebih banyak
entri data sendiri. Salah satu cara untuk melakukannya adalah membuat para pelanggan
melengkapi sebuah formulir dalam situs perusahaan tersebut. Cara lain bagi pelanggan adalah
menggunakan electronic data interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara
elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan
perusahaan. Kedua teknik tersebut meningkatkan efisiensi dan memotong biaya dengan
mengeliminasi kebutuhan keterlibatan manusia dalam proses entri pesanan penjualanan.

Selain memotong biaya, situs juga menyediakan peluang untuk meningkatkan penjualan.
Salah satu teknik yang digunakan oleh banyak pengecer Internet adalah menggunakan
informasi sejarah penjualan untuk membuat pesan pemasaran yang disesuaikan dengan
pelanggan individu. Sebagai contoh, setiap kali seorang pelanggan Amazon.com memilih
sebuah buku, situs menyarankan buku-buku terkait yang telah dibeli pelanggan ketika mereka
membeli satu yang pelanggan tersebut telah pilih. Amazon.com dan para pengecer Internet
lainnya juga menggunakan data sejarah penjualan untuk membuat kupon elektronik yang
disesuaikan secara periodik dalam mengirim ke para pelanggan untuk mendorong pembelian
tambahan. Teknik lain melibatkan penggunaan sistem entri penjualan interaktif Sebagai
contoh, pengunjung pada situs Dell Computer dapat mencoba berbagai kombinasi yang
mengizinkan pelanggan untuk menyesuaikan produk dengan kebutuhan tepat mereka.
komponen dan fitur sampai mereka menemukan sebuah konfigurasi yang sesuai kebutuhan
mereka pada harga yang dapat mereka jangkau. Sistem entri pesanan penjualan seperti itu
tidak hanya meningkatkan penjualan, tetapi juga membantu meningkatkan arus kas dalam
dua cara. Pertama, karena banyak penjualan dibangun untuk memesan, lebih sedikit modal
yang perlu ditanam untuk mengangkut persediaan barang jadi dalam jumlah besar. Kedua,
model dibangun untuk memesan yang memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan
seluruh atau sebagian pembayaran di muka, bahkan mungkin sebelum mereka harus
membayar untuk bahan baku.

Efektivitas dari sebuah situs sangat tergantung pada desainnya. Oleh karena itu,
perusahaan harus secara teratur meninjau catatan interaksi pelanggan dalam situsnya agar
dengan cepat mengidentifikasi masalah yang potensial. Sebuah situs yang sulit digunakan
mungkin dapat benar-benar mengurangi penjualan yang mengakibatkan pelanggan frustrasi
dan membuat keinginan buruk. Sebaliknya, sebuah situs yang didesain dengan baik dapat
menyediakan wawasan yang berguna. Sebagai contoh, ketika para manajer di National
Semiconductor melihat sebuah peningkatan yang ditandai dengan minat pelanggan pada alat
sensor panas yang baru, mereka menggenjot produksinya sehingga perusahaan tersebut
mampu memenuhi permintaan yang meningkat untuk produk tersebut.

Seperti AOE, banyak perusahaan terus menggunakan seorang staf penjualan di samping
menggunakan sebuah etalase situs disebabkan manfaat yang dikaitkan dengan kontak
bertatap muka dengan para pelanggan bisnis yang ada dan prospektif. Teknologi informasi
menyediakan banyak peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan,
sebuah proses yang disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan (sales force automation).
Penyimpanan informasi promosi secara online lebih murah dibandingkan dengan mencetak
dan mengirimkan bahan-bahan tersebut kepada perwakilan penjualan. E-mail dan instant
messaging (IM) menurunkan biaya dan waktu yang diperlukan untuk menginformasikan
kepada staf penjualan atas perubahan harga dan promosi penjualan. Kedua teknik tersebut
juga dapat digunakan untuk menyediakan staf penjualan dengan pengingat menit terakhir
mengenai kebutuhan dan minat khusus pada pelanggan tertentu dan untuk memungkinkan
manajemen dengan cepat menyetujui penawaran khusus. E-mail atau surat elektronik (surel)
dan IM juga dapat menurunkan kebutuhan akan tenaga penjualan untuk kembali ke kantor
sehingga meningkatkan proporsi waktu yang mereka habiskan dengan para pelanggan.
Teknologi juga meningkatkan kualitas dari presentasi penjualan. Komputer laptop dan tablet
memungkinkan para tenaga penjualan untuk membuat presentasi multimedia, yang
meningkatkan kemampuan mereka untuk mendemonstrasikan dan menjelaskan kemampuan
dan fitur dari produk teknis yang kompleks

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Sebuah ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah bahwa data penting
mengenai pesanan akan atau tidak akurat (ancaman 5 dalam Tabel 12-1). Ini tidak hanya
menciptakan inefisiensi (seseorang harus memanggil pelanggan kembali dan memasukkan
ulang pesanan ke dalam sistem), tetapi juga mungkin secara negatif memengaruhi persepsi
pelanggan sehingga memberikan dampak negatif bagi penjualan di masa depan. Sistem ERP
menggunakan berbagai pengendalian edit entri data untuk menanggulangi ancaman ini.
Sebagai contoh, pengecekan kelengkapan dapat memastikan bahwa seluruh data yang
diperlukan, seperti baik alamat pengiriman dan penagihan, sudah dimasukkan. Pencarian
otomatis atas data referensi yang sudah tersimpan dalam file induk pelanggan, seperti alamat
pelanggan, mencegah kesalahan dengan mengeliminasi entri data. Perhatikan bahwa dengan
mencari data referensi, sistem ERP selalu menjalankan sebuah pengecekan validitas atas
nama pelanggan dan nomor barang persediaan yang dimasukkan oleh tenaga penjualan.
Sistem ERP seharusnya juga dikonfigurasi untuk menjalankan uji kewajaran untuk
membandingkan kuantitas dipesan dengan nomor barang dan sejarah penjualan masa lalu.

Tentu saja, seluruh pengawasan melekat (built-in control) ini mensyaratkan data induk
yang akurat, mengapa Tabel 12-1 juga mengindikasikan kebutuhan untuk membatasi akses ke
database terintegrasi (pengendalian 5.2) untuk mencegah perubahan tanpa izin yang dapat
menghancurkan integritas data. Selain itu, seluruh pengendalian edit entri data ini perlu
digabungkan dengan situs guna memastikan bahwa para pelanggan dengan akurat dan
lengkap telah memasukkan seluruh data yang diperlukan dan di dalam sistem EDI yang
digunakan untuk menerima pesanan elektronik dari para pelanggan.

Sebuah ancaman kedua yang dikaitkan dengan aktivitas entri pesanan penjualan
memerhatikan keabsahan dari pesanan (ancaman 6 dalam Tabel 12-1). Jika sebuah
perusahaan mengirimkan barang ke seorang pelanggan dan pelanggan tersebut kemudian
menolak untuk memasukkan pesanan, maka ada kehilangan yang potensial atas aset. Untuk
transaksi berbasis kertas, keabsahan pesanan pelanggan ditetapkan dengan tanda tangan si
pelanggan, tanda tangan digital (pengendalian 6.1) menyediakan penjaminan serupa atas
keabsahan dan bukti untuk mendukung nonrepudiation atas transaksi elektronik.

Terakhir, para akuntan dapat membantu manajer untuk mengawasi dengan lebih baik
aktivitas penjualan dengan menggunakan pengetahuan mereka mengenai proses bisnis untuk
mendesain laporan yang berfokus pada penggerak kinerja kunci. Sebagai contoh, laporan
yang menjabarkan penjualan berdasarkan tenaga penjualan, wilayah, atau produk akan
memberikan sebuah sarana untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas entri pesanan
penjualan. Laporan yang menunjukkan kontribusi laba marginal berdasarkan produk, saluran
distribusi, tenaga Penjualan, atau pelanggan dapat memberikan wawasan tambahan.

2.2.2. PERSETUJUAN KREDIT

Sebagian besar penjualan bisnis-ke-bisnis dibuat secara kredit. Oleh karena itu,
ancaman siklus Pendapatan lainnya yang dicantumkan dalam Tabel 12-1 (ancaman 7) adalah
kemungkinan Pembuatan penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih. Membutuhkan
otorisasi yang tepat bagi setiap penjualan kredit menurunkan ancaman ini.

Untuk pelanggan yang sudah ada dengan sejarah pembayaran yang baik, pemeriksaan
kredit formal bagi setiap penjualan biasanya tidak diperlukan. Sebaliknya, manajemen
memberikan staf penjualan otorisasi umum untuk menyetujui pesanan dari para pelanggan
dengan kinerja yang baik, berarti mereka tanpa saldo melewati jatuh tempo, dengan ketentuan
bahwa penjualan tersebut tidak meningkatkan total saldo rekening pelanggan melampaui
batas kreditnya (pengendalian 7.1). Batas kredit (credit limit) adalah saldo rekening
maksimum yang dizinkan manajemen untuk seorang pelanggan berdasarkan sejarah kredit
masa lalunya dan kemampuan untuk membayar. Jadi, untuk pelanggan yang sudah ada,
persetujuan kredit hanya melibatkan pengecekan file induk pelanggan untuk memverifikasi
adanya rekening. mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah
dari pesanan plus saldo rekening terbaru tidak melebihi batasnya. Proses ini dapat dilakukan
secara otomatis oleh sistem.

Sistem juga dapat secara otomatis menandai pesanan yang memerlukan otorisasi
spesifik karena pesanan tersebut melebihi batas kredit seorang pelanggan yang telah disetujui
sebelumnya. Untuk kasus tersebut, dan untuk penjualan kepada pelanggan baru, Tabel 12-1
menunjukkan bahwa seseorang selain perwakilan penjualan seharusnya secara khusus
menyetujui perpanjangan kredit (pengendalian 7.2). Ini terutama penting jika staf penjualan
dibayar berdasarkan komisi karena motivasinya adalah membuat penjualan, tidak berfokus
pada ketertagihan. Bagan struktur organisasi AOE menunjukkan bagaimana sebagian besar
perusahaan memisahkan tugas-tugas ini. Manajer kredit, yang menentukan kebijakan kredit
dan menyetujui perpanjangan kredit ke pelanggan baru dan peningkatan batas kredit bagi
pelanggan yang sudah ada, terbebas dari fungsi pemasaran. Untuk melaksanakan pemisahan
tugas ini, dalam sistem ERP, pegawai entri pesanan penjualan seharusnya diberi akses "read-
only" terhadap informasi mengenai batas kredit pelanggan individu; kemampuan untuk
benar-benar mengubah batas kredit seharusnya diberikan hanya ke manajer kredit. Fitur
dalam sistem ERP dapat menunjukkan beberapa informasi untuk membantu manajer kredit
memutuskan untuk menyesuaikan batas kredit seorang pelanggan. Kualitas dari keputusan
tersebut tergantung pada pemeliharaan informasi yang akurat dan terbaru mengenai saldo
rekening, penjualan, dan kiriman uang pelanggan.

Untuk menjadi efektif, persetujuan kredit harus dilakukan sebelum barang

dikeluarkan dari persediaan dan dikirimkan ke pelanggan. Meskipun demikian, masalah akan
terjadi, dan beberapa pelanggan akhirnya tidak membayar utangnya. Oleh karena itu,
pengawasan cermat atas piutang (pengendalian 7.3) sangat penting. Sebuah laporan yang
berguna untuk melakukan hal ini adalah laporan umur piutang (accounts receivable aging
report), di mana laporan tersebut mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan
lamanya waktu yang beredar (Figur 12-3).

Figure 12-3 Contoh Laporan Umur Piutang

Informasi yang disediakan oleh laporan tersebut berguna untuk memproyeksikan

waktu arus kas masuk masa depan yang terkait dengan penjualan, memutuskan untuk
meningkatkan batas kredit bagi pelanggan tertentu, dan untuk mengestimasi piutang yang
tidak tertagih. Manajemen perlu meninjau secara teratur laporan umur piutang karena
perhatian segera pada pelanggan yang gagal membayar dapat meminimalkan kerugian.
Laporan seperti itu memungkinkan AOE untuk mengetahui masalah dengan Best Value lebih
awal sehingga ia dapat berhenti membuat penjualan kredit tambahan. Selain itu, laporan yang
menunjukkan trend dalam biaya piutang tidak tertagih dapat membantu manajemen
memutuskan apakah perubahan diperlukan dalam kebijakan kredit.
2.2.3. MENGECEK KETERSEDIAAN PERSEDIAAN
Selain mengecek kredit seorang pelanggan, tenaga penjualan juga perlu menentukan
apakah persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para pelanggan dapat
mengetahui tanggal pengiriman yang diharapkan.

PROSES
Dokumen persediaan menunjukkan informasi yang biasanya tersedia untuk staf pesanan
penjualan: kuantitas di tangan, kuantitas yang telah terikat ke pelanggan lain, dan kuantitas
yang tersedia. Jika persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan, maka pesanan
penjualan tersebut terpenuhi, dan kolom kuantitas yang tersedia dalam file persediaan untuk
tiap-tiap barang yang dipesan mengurangi dengan jumlah yang dipesan. Departemen
pengiriman, pengendalian persediaan, dan penagihan kemudian diberitahu atas penjualan
tersebut, dan sebuah tanda terima akan dikirimkan ke pelanggan. Jika tidak ada persediaan di
tangan yang cukup untuk mengisi pesanan, pemesanan kembali (back order) akan dilakukan
untuk mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang harus dibuat. Dalam
perusahaan manufaktur, membuat back order melibatkan pemberitahuan departemen
produksi untuk memulai produksi atas barang-barang yang diminta. Dalam perusahaan ritel,
departemen pembelian akan diberitahu mengenai kebutuhan untuk memesan barang yang
diperlukan.

Ketersediaan persediaan telah ditentukan, sistem kemudian menghasilkan sebuah kartu

pengambilan (picking ticket) yang mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-tiap barang
yang dipesan oleh. Kartu pengambilan mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan untuk
mengeluarkan barang ke departemen pengiriman. Meskipun secara tradisional merupakan
dokumen kertas, kartu pengambilan saat ini sering berbentuk formulir elektronik yang dapat
ditampilkan pada perangkat genggam portabel atau dalam monitor yang dilekatkan pada
forklifts (alat pengangkat barang). Untuk meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan
biasanya mencantumkan barang-barang berdasarkan urutan yang disimpan dalam gudang,
bukannya dalam urutan yang dicantumkan pada pesanan penjualan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Catatan persediaan yang akurat sangat penting untuk mencegah kehabisan stok dan
kelebihan persediaan (ancaman 8 dalam Tabel 12-1). Kehabisan stok (stockout) akan
menyebabkan kerugian penjualan jika pelanggan tidak bersedia menunggu dan malah
membeli dari sumber lain. Sebaliknya, kelebihan persediaan meningkatkan biaya
penyimpanan dan bahkan mungkin akan mensyaratkan penurunan harga signifikan yang
dapat mengurangi profitabilitas. Penurunan harga sering dapat mengubah citra sebuah
perusahaan menjadi pengecer diskon sehingga mengondisikan para pelanggan untuk
mengharapkan potongan harga.

Sistem ERP terintegrasi, seperti yang digambarkan pada Figur 12-1, memfasilitasi
penggunaan metode persediaan perpetual (pengendalian 8.1) yang mengurangi risiko dari
stockout yang tidak terduga. Meskipun demikian, ketepatan mengenai catatan persediaan
perpetual mensyaratkan entri data yang cermat selama menjalankan aktivitas siklus
pendapatan. Secara khusus, petugas pengiriman dan penjualan harus mencatat dengan benar
atas kuantitas barang yang dihapus dari persediaan dan dikirimkan ke para pelanggan. Tugas
ini terutama rawan kesalahan di perusahaan ritel (eceran). Sebagai contoh, ketika pelanggan
membeli berbagai barang dengan harga sama, petugas kasir dapat memindai hanya satu
barang dan memasukkan jumlah kuantitas yang dibeli. Meskipun ini akan menghasilkan
jumlah total penjualan yang benar, ini akan menyebabkan kesalahan ke dalam catatan
persediaan. Kuantitas di tangan yang dicatat untuk satu barang yang dipindai secara fisik
akan menjadi terlalu rendah, dan kuantitas di tangan yang dicatat untuk jenis barang lain akan
menjadi terlalu tinggi. Penanganan yang tepat atas retur penjualan adalah tugas lain yang
berkontribusi pada catatan persediaan yang tidak akurat, terutama dalam penetapan eceran.
Dalam toko pakaian, sebagai contoh, ketika seorang pelanggan mengembalikan sebuah
barang yang ukurannya salah dan menukarnya dengan yang lain, kasir seharusnya
memasukkan pertukaran tersebut ke dalam sistem. Sering kali, terutama selama periode
penjualan yang sangat sibuk, kasir dengan mudah membuat pertukaran dan meletakkan
barang yang dikembalikan ke rak, tetapi lalai untuk membuat entri yang tepat di dalam sistem
tersebut. Akibatnya, catatan pada sistem untuk kedua barang tersebut tidak akurat.

Menggantikan kode batang dengan label identifikasi frekuensi radio (radio-frequency

identification-RFID) (pengendalian 8.2) dapat mengeliminasi banyak masalah ini karena entri
data terjadi secara otomatis. Untuk situasi yang penggunaan label RFID tidak ekonomis atau
tidak praktis, pelatihan dan pengingat reguler dari manajemen dapat menurunkan frekuensi
atas perilaku yang tidak diinginkan (pengendalian 8.3 dalam Tabel 12-1). Meskipun
demikian, karena perilaku yang dijelaskan di atas mungkin terjadi selama waktu-waktu yang
sibuk, maka perhitungan fisik persediaan secara periodik (pengendalian 8.4) sangat
diperlukan untuk memverifikasi ketepatan dari jumlah yang dicatat.
 Prediksi penjualan (pengendalian 8.5 dalam Tabel 12-1) adalah alat lain untuk membantu
perusahaan memprediksi dengan benar kebutuhan persediaan sehingga menurunkan risiko
kehabisan stok atau kelebihan persediaan. Para akuntan juga dapat menyiapkan laporan yang
memungkinkan para manajer penjualan untuk mengidentifikasi kebutuhan guna
menyesuaikan prediksi tersebut. Sebagai contoh, laporan mengenai frekuensi dan ukuran
back order dapat mengidentifikasi barang-barang yang diprediksi agar dapat disesuaikan
untuk menghindari kehabisan stok dengan lebih baik. Sebaliknya, laporan yang menjabarkan
penjualan berdasarkan barang dapat mengidentifikasi produk-produk yang bergerak lambat
waktunya untuk mencegah penimbunan barang yang berlebihan.

2.2.4. MERESPON PERMINTAAN PELANGGAN

Selain memproses pesanan pelanggan, proses entri pesanan penjualan juga
menyertakan respons terhadap permintaan pelanggan. Terkadang permintaan ini terjadi
sebelum pesanan, dan sering terjadi setelah pesanan ditempatkan. Dalam kasus lain, respons
terhadap permintaan pelanggan dengan segera dan akurat sangat penting bagi kesuksesan
jangka panjang sebuah perusahaan. Tujuannya adalah untuk mempertahankan pelanggan
(ancaman 9 dalam Tabel 12-1). Hal ini penting karena sebuah aturan pemasaran umum yang
harus dipegang adalah biaya yang setidaknya lima kali lebih banyak untuk menarik dan
membuat penjualan ke pelanggan baru seperti halnya untuk membuat penjualan berulang ke
pelanggan yang sudah ada. Salah satu cara untuk mengawasi kinerja retensi
(mempertahankan) pelanggan adalah dengan membuat sebuah laporan secara periodik bahwa
"usia" para pelanggan berdasarkan jumlah tahun mereka telah melakukan pembelian.
Meskipun demikian, retensi memerlukan lebih dari sekadar memuaskan pelanggan, tetapi
juga perlu menciptakan loyalitas. Penelitian mengindikasikan bahwa jika kepuasan pelanggan
dinilai dengan skala 1 sampai 5, di mana 5 menunjukkan sangat puas dan 1 menunjukkan
sangat tidak puas, para pelanggan yang menilai tingkat kepuasan mereka pada 5 kali lebih
mungkin untuk membuat pembelian berulang daripada pelanggan yang menilai tingkat
kepuasannya hanya pada 4. Terlebih lagi, penelitian yang sama mengindikasikan bahwa
kunci untuk menghasilkan kepuasan total, dan dengan demikian, mempertahankan pelanggan
adalah kualitas dan sifat dari kontak pelanggan purnajual.

Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket

perangkat lunak khusus, disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (customer
relationship management system-CRM), untuk mendukung proses penting ini (pengendalian
9.1). Sistem CRM membantu organisasi menjelaskan informasi mengenai para pelanggan
untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien dan lebih personal. Layanan pelanggan dapat
ditingkatkan lebih lanjut dengan menggunakan data seperti penjualan kumulatif selama
beberapa periode waktu untuk mengidentifikasi pelanggan "prioritas". Sistem CRM juga
membantu menghasilkan penjualan tambahan. Sebagai contoh, setelah merespons permintaan
pelanggan, seorang perwakilan layanan pelanggan dapat menggunakan informasi mengenai
preferensi pelanggan dan sejarah transaksi untuk menyarankan produk-produk lain yang
mungkin menarik bagi pelanggan tersebut. Data terperinci mengenai persyaratan pelanggan
dan praktik bisnis juga dapat digunakan untuk secara proaktif menghubungi pelanggan
mengenai kebutuhan untuk memesan kembali.

Meskipun demikian, banyak permintaan pelanggan yang bersifat rutin. Akibatnya,

perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengotomatiskan respons terhadap
permintaan umum, seperti pertanyaan mengenai saldo rekening dan status pesanan, sehingga
perwakilan pesanan penjualan dan layanan pelanggan dapat mengonsentrasikan waktu dan
upayanya untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan tidak rutin. Sebagai contoh,
situs menyediakan sebuah alternatif yang hemat biaya untuk dukungan pelanggan telepon
bebas pulsa, mengotomatiskan proses tersebut dengan sebuah daftar pertanyaan yang sering
ditanyakan (frequently asked questions atau FAQ). Alat-alat media sosial lainnya seperti Hog
dan papan diskusi juga dapat digunakan untuk menciptakan komunitas virtual yang mana
para pelanggan dapat membagikan informasi dan saran-saran berguna satu sama lain. Situs
juga memungkinkan pelanggan menggunakan PIN untuk secara langsung mengakses
informasi rekeningnya dan mengecek status pesanan. Teknik-teknik tersebut secara signifikan
dapat mengurangi biaya layanan pelanggan. Wells Fargo, contohnya, menemukan bahwa
pelanggan dengan akses online terhadap rekeningnya membuat 40% lebih sedikit panggilan
kepada departemen layanan pelanggan daripada pelanggan tanpa akses tersebut. Meskipun
demikian, tidaklah mungkin untuk mengantisipasi setiap pertanyaan para pelanggan yang
akan ditanyakan. Oleh karena itu, situs didesain untuk menyediakan layanan pelanggan harus
menyertakan fitur IM atau obrolan yang memungkinkan pelanggan mendapatkan bantuan ahli
secara real-time dan saran untuk menghadapi masalah-masalah khusus di daftar FAQ yang
tidak bisa menangani masalah tersebut dengan memuaskan. Akhirnya, hal ini penting bagi
para akuntan untuk mendesain laporan yang akan membantu para manajer secara tepat dalam
mengevaluasi kinerja dari para perwakilan layanan pelanggan dengan menggabungkan
ukuran internal dan eksternal. Kegagalan untuk menyertakan kedua jenis data tersebut dapat
menghasilkan laporan yang menyebabkan perilaku disfungsional. Sebagai contoh, laporan
yang hanya menggunakan data internal, seperti jumlah permintaan yang ditangani per unit
waktu, mungkin mendorong perwakilan layanan pelanggan untuk mencoba memaksimalkan
efisiensi mereka dengan mengorbankan kepuasan pelanggan. Akibatnya, hanya
mengandalkan pada peringkat kepuasan pelanggan yang menghapuskan insentif untuk
menjadi efisien.

2.3. PENGIRIMAN
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan (lingkaran 2.0 dalam Figur 12-4)
adalah mengisi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang yang diminta. Seperti
ditunjukkan pada Figur 12-7, proses ini terdiri atas dua langkah: (1) memilih dan mengepak
pesanan dan (2) mengirimkan pesanan. Departemen gudang dan pengiriman menjalankan
aktivitas. aktivitas ini secara berurutan.

Figure 12-4 Diagram Arus Data Tingkat 0 : Siklus Pendapatan

 Figure 12-5 Diagram Arus Data Tingkat 1: Pengiriman
(dijelaskan dengan menyertakan ancaman)

2.3.1. MENGAMBIL DAN MENGEPAK PESANAN

Langkah pertama dalam mengisi sebuah pesanan pelanggan melibatkan pengangkatan
barang yang benar dari persediaan dan mengepaknya untuk pengiriman.

PROSES
Kartu pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan penjualan akan memicu proses
pengambilan dan pengepakan. Para pekerja gudang menggunakan kartu pengambilan untuk
mengidentifikasi produk dan kuantitas dari setiap produk untuk mengeluarkannya dari
persediaan. Para pekerja gudang mencatat kuantitas setiap barang yang benar-benar dipilih,
baik dalam kartu pengambilan itu sendiri (jika sebuah dokumen kertas yang digunakan) atau
dengan memasukkan data ke dalam sistem (jika formulir elektronik yang digunakan).
Persediaan tersebut kemudian ditransfer ke departemen pengiriman.

AOE, seperti kebanyakan perusahaan, telah membuat investasi signifikan dalam sistem
gudang otomatis yang terdiri atas komputer, pemindai kode batang, sabuk konveyor, dan
teknologi komunikasi. Tujuan dari investasi tersebut adalah untuk mengurangi waktu dan
biaya dari memindahkan persediaan masuk dan keluar gudang, sementara juga meningkatkan
ketepatan dari sistem persediaan perpetual. Teknologi nirkabel, secara khusus, meningkatkan
produktivitas gudang dengan mengeliminasi kebutuhan bagi pekerja untuk berulang kali
kembali ke pusat pengiriman tersentralisasi untuk menerima perintah tercetak. Sebagai
contoh, JCPenney melengkapi forklift-nya dengan terminal komunikasi data berfrekuensi
radio (radio-frequency data communication-RFDC) untuk menyediakan informasi kepada
para operator mengenai barang mana yang diambil berikutnya dan di mana barang tersebut
ditempatkan. Pada Corporate Express, sebuah distributor perlengkapan kantor di Broomfield,
Colorado, para pekerja gudang menggunakan headset dan mendengarkan perintah suara
sintesis dari komputer mengenai barang mana yang akan diambil dan paket untuk
pengiriman. Perusahaan tersebut melaporkan bahwa perintah lisan menghasilkan lebih sedikit
kesalahan dibandingkan dengan yang terjadi ketika para operator mencoba membaca sebuah
layar terminal kecil dalam cahaya redup/temaram.

Label RFID meningkatkan efisiensi dan ketepatan dalam melacak pergerakan persediaan.
Dengan kode batang, barang atau kotak harus diposisikan sesuai sehingga kode batang dapat
dibaca oleh pemindai. Beralih ke label RFID mengeliminasi kebutuhan untuk menyelaraskan
barang dengan pemindai; bahkan, label dapat dibaca saat persediaan bergerak melalui gudang
Selain itu, tiap-tiap label RFID dapat menyimpan informasi lengkap untuk memfasilitasi
penyimpanan dan rute (routing) yang sesuai atas barang persediaan. Bagi perusahaan yang
menangani volume barang dalam jumlah besar, seperti Federal Express dan UPS,
kemampuan RFID untuk menurunkan hingga bahkan beberapa detik waktu yang diperlukan
untuk memproses setiap paket dapat menghasilkan penghematan biaya yang besar.

Sistem gudang otomatis tidak hanya memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi dalam
penanganan persediaan, tetapi juga memungkinkan lebih banyak pengiriman responsif
pelanggan. Sebagai contoh, produsen dapat menggunakan kode batang dan sistem RFID
dalam gudangnya untuk memfasilitasi pengepakan dan pengiriman barang-barang terkait
(misalnya, kemeja dan dasi yang cocok) secara bersamaan. Kardusnya kemudian dapat diberi
kode batang atau diberi label RFID sehingga para pengecer dapat dengan cepat mengecek
barang dan memindahkannya ke lantai penjualan. Layanan ini tidak hanya menghemat waktu
dan uang bagi para pengecer, tetapi juga membantu meningkatkan perputaran (turnover),
sehingga meningkatkan penjualan produsen.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Salah satu masalah potensial adalah risiko pengambilan barang yang salah atau dalam
kuantitas yang salah (ancaman 10 dalam Tabel 12-1). Teknologi pergudangan otomatis yang
dijelaskan sebelumnya dapat meminimalkan kemungkinan kesalahan tersebut. Pemindai kode
batang dan RFID (pengendalian 10.1), secara khusus, mengeliminasi secara virtual kesalahan
ketika digunakan oleh sistem secara otomatis untuk membandingkan barang dan kuantitas
yang diambil oleh para pekerja gudang dengan informasi pesanan penjualan (pengendalian
10.2).

Ancaman lainnya melibatkan pencurian persediaan (ancaman 11). Selain hilangnya

aset, pencurian juga dapat membuat catatan persediaan tidak akurat, yang dapat
menyebabkan masalah dalam memenuhi pesanan pelanggan. Tabel 12-1 mencantumkan
beberapa prosedur pengendalian yang dapat mengurangi risiko atas pencurian persediaan.
Pertama, persediaan harus disimpan dalam sebuah lokasi aman dengan akses fisik yang
terbatas (pengendalian 11.1). Kedua, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan harus
didokumentasikan (pengendalian 11.2). Persediaan seharusnya terlepas dari para pegawai
pengiriman yang hanya berdasarkan pesanan penjualan yang disetujui. Baik pegawai gudang
maupun pengiriman harus menandatangani dokumen yang menyertai barang (atau membuat
pemberitahuan sesuai transfer online) pada waktu barang ditransfer dari persediaan ke
pengiriman. Prosedur ini memfasilitasi pelacakan penyebab dari setiap kekurangan
persediaan, serta akuntabilitas yang disediakan mendorong pegawai untuk menyiapkan dan
memelihara catatan yang akurat. Penggunaan teknologi komunikasi nirkabel dan label RFID
(pengendalian 11.3) dapat menyediakan pelacakan secara real-time atas persediaan dalam
transit, yang mungkin membantu mengurangi pencurian. Akhirnya, jumlah yang dicatat
dalam persediaan harus direkonsiliasikan secara periodik dengan perhitungan fisik persediaan
di tangan (pengendalian 11.4), dan para pegawai yang bertanggung jawab atas penjagaan
persediaan harus akuntabel untuk setiap kekurangan..
 Sebagaimana dalam langkah lainnya dalam siklus pendapatan, para akuntan dapat
membantu manajer mengawasi kinerjanya agar lebih baik dengan mendesain laporan yang
berguna. Perhatikan bahwa proses pegambilan pesanan tidak melibatkan setiap interaksi
langsung dengan pelanggan. Oleh karena itu, laporan hanya menggunakan ukuran yang
dibuat secara internal, seperti pesanan yang diisi cukup dengan per unit waktu saja.

2.3.2. MENGIRIM PESAN

Setelah dikeluarkan dari gudang, barang dikirimkan ke pelanggan.

PROSES
Departemen pengiriman seharusnya membandingkan perhitungan fisik persediaan
dengan kuantitas yang diindikasikan dalam kartu pengambilan dan dengan kuantitas yang
diindikasikan pada pesanan penjualan. Diskrepansi (ketidakcocokan) dapat timbul baik
karena barang tidak disimpan dalam lokasi yang diindikasikan pada kartu pengambilan atau
karena catatan persediaan perpetual yang tidak akurat. Dalam kasus seperti itu, departemen
pengiriman perlu memulai back order atas barang-barang yang hilang dan memasukkan
kuantitas yang dikirimkan dengan benar pada slip pengepakan.

Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor
pesanan penjualan, nomor barang, dan kuantitas dimasukkan menggunakan terminal online.
Proses ini memperbarui kolom kuantitas di tangan dalam file induk persediaan. Proses ini
juga menghasilkan sebuah slip pengepakan dan berbagai salinan dari bill of lading. Slip
pengepakan (packing slip) mencantumkan kuantitas dan deskripsi setiap barang yang
disertakan dalam pengiriman. Bill of lading atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum
yang menjelaskan tanggung jawab atas barang dalam transit. Ini mengidentifikasi kurir, asal.
tujuan, dan setiap perintah pengiriman khusus, dan mengindikasikan siapa (pelanggan atau
vendor) yang harus membayar kurir. Sebuah salinan bill of lading dan slip pengepakan yang
menyertai pengiriman. Jika pelanggan yang membayar biaya pengiriman.

salinan bill of lading ini dapat berfungsi sebagai pengiriman tagihan (freight bill),
untuk mengindikasikan bahwa jumlah yang pelanggan harus bayar ke kurir. Dalam kasus
lainnya, pengiriman tagihan adalah dokumen yang terpisah.

Satu keputusan penting yang perlu dibuat ketika mengisi dan mengirimkan pesanan
pelanggan yang berkaitan dengan pilihan metode pengiriman. Secara tradisional, banyak
perusahaan telah memiliki armada truknya sendiri untuk pengiriman. Meskipun demikian,
semakin bertambah banyak perusahaan yang mengalihdayakan (outsourcing) fungsi ini ke
kurir komersial seperti DHL, Federal Express, Ryder System, Inc., Schneider Logistics, UPS,

dan YRC. Pengiriman dengan outsourcing mengurangi biaya dan memungkinkan produsen
berkonsentrasi pada aktivitas bisnis intinya (produksi barang). Memilih kurir yang tepat,
demikian, mensyaratkan pengumpulan dan pengawasan informasi mengenai kinerja kurir
(misalnya, persentase pengiriman tepat waktu dan klaim kerusakan) karena pelanggan akan
menyalahkan perusahaan, bukannya kurir, untuk masalah pengiriman.

Keputusan penting lainnya terkait dengan lokasi dari pusat distribusi. Makin banyak
pelanggan meminta pemasok dan produsen untuk mengirimkan produk hanya ketika
diperlukan. Akibatnya, para pemasok dan produsen harus menggunakan perangkat lunak
logistik dalam mengidentifikasi lokasi optimal untuk menyimpan persediaan guna
meminimalkan jumlah total persediaan yang diangkut dan untuk memenuhi persyaratan
pengiriman pelanggan. Perangkat lunak logistik juga membantu mengoptimalkan aktivitas
harian, seperti bagaimana penggunaan paling efisien atas 17 truk yang tersedia untuk

300 pengiriman ke berbagai lokasi di satu area metropolitan.

Globalisasi lebih menambah kerumitan untuk logistik keluar (outbound). Efisiensi

dari efektivitas dari metode distribusi yang berbeda, seperti truk atau kereta, berbeda-beda di
seluruh dunia. Pajak dan regulasi di berbagai negara juga dapat memengaruhi pilihan
distribusi, Oleh karena itu, sistem informasi sebuah organisasi harus menyertakan perangkat
lunak logistik yang dapat memaksimalkan efisiensi dan efektivitas dari fungsi
pengirimannya.

ANCAMAN DAN PENGENDALLIAN

Tabel 12-1 mengindikasikan bahwa dua masalah potensial adalah pencurian (ancaman
11) dan kesalahan pengiriman (ancaman 12). Rekonsiliasi yang teratur atas informasi
mengenai pengiriman dengan pesanan penjualan (pengendalian 12.1) memungkinkan deteksi
tepat waktu atas penundaan atau kegagalan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan.
Selain itu, sistem RFID (pengendalian 12.2) dapat menyediakan informasi secara real-time
mengenai status pengiriman sehingga dapat menyediakan informasi tambahan mengenai
kemungkinan penundaan. Jika si penjual mendengar bahwa sebuah pengiriman akan
terlambat, pemberitahuan segera dapat membantu pelanggan mengubah rencananya. Biaya
penyediaan pemberitahuan seperti itu sangat kecil, terutama jika dilakukan melalui e-mail
atau IM, tetapi upayanya cenderung meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan secara
signifikan.

Mengirimkan barang atau kuantitas barang yang salah dan mengirimkan ke alamat
yang salah dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan sehingga menyebabkan kerugian
penjualan di masa depan. Kesalahan pengiriman juga dapat menyebabkan kerugian aset jika
pelanggan tidak membayar untuk barang yang salah dikirimkan. Dalam meminimalkan risiko
kesalahan pengiriman, sistem ERP seperti yang digambarkan di Figur 12-1 harus
dikonfigurasikan untuk membandingkan kuantitas serta jumlah barang yang dimasukkan oleh
pegawai pengiriman ke informasi atas pesanan penjualan dan menampilkan sebuah
peringatan mengenai setiap diskrepansi sehingga masalah dapat diperbaiki sebelum
pengiriman. Tentu saja, efektivitas dari pengendalian tergantung pada ketepatan informasi
yang dikumpulkan mengenai kiriman keluar. Untuk mengurangi kesalahan entri data oleh
pegawai pengiriman, kode batang dan label RFID harus digunakan bila memungkinkan
(pengendalian 12.3). Jika data pengiriman harus dimasukkan secara manual pada sebuah
terminal, pengendalian entri data seperti pengecekan field, pengecekan batas atau jangkauan,
dan uji kelengkapan sangat diperlukan (pengendalian 12.4).

Pengiriman duplikat menghasilkan peningkatan biaya yang terkait dengan pengiriman

dan kemudian memproses retur (pengembalian) barang. Untuk menanggulangi ancaman ini,
system ERP harus dikonfigurasi untuk "memblokir" jalur barang pada pesanan penjualan
setelah dokumen pengiriman dicetak (pengendalian 12.5), untuk mencegah penggunaan
pesanan penjualan yang sama guna mengotorisasi pengiriman lain bagi barang yang sama ke
pelanggan yang sama. Perusahaan yang masih menggunakan dokumen kertas dapat
mengurangi risiko pengiriman duplikat dengan memberi nomor sebelumnya secara berurutan
di seluruh dokumen pengiriman, mensyaratkan bahwa dokumen tersebut dicocokkan dengan
pesanan penjualan dan kartu pengambilan yang mendukung, dan kemudian menandai
dokumen dengan cara mencegah penggunaan ulang.

2.4. PENAGIHAN
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan (lingkaran 3,0 dalam Figur 12-4)
melibatkan penagihan para pelanggan. Figur 12-6 menunjukkan bahwa aktivitas ini
melibatkan dua tugas terpisah, tetapi terkait erat: menagihkan faktur dan memperbarui
piutang, yang dijalankan oleh dua unit terpisah dalam departemen akuntansi.
 Figure 12-6 Diagram Arus Data Tingkat 1: Proses Penagihan

2.4.1. PENAGIHAN FAKTUR

Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang yang dikirim sangat penting.
Aktivitas yang terlibat hanyalah sebuah informasi yang memproses aktivitas yang mengemas
ulang dan meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman.
Aktivitas ini memerlukan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi
barang dan kuantitas yang dikirim dan informasi mengenai harga dan setiap persyaratan
penjualan khusus dari departemen penjualan.

PROSES
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales
invoice) yang memberitahu pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan ke mana
harus mengirimkan pembayaran. Seperti kebanyakan perusahaan, AOE masih mencetak
faktur kertas yang dikirimkan ke banyak pelanggan yang lebih kecil. Para pelanggan yang
lebih besar, meskipun demikian, menerima faktur melalui EDI. EDI tidak hanya
mengeliminasi biaya cetak dan kirim, tetapi juga tenaga kerja yang terlibat dalam
menjalankan pekerjaan tersebut. Bagi perusahaan yang menghasilkan ratusan ribu faktur
penjualan setiap tahun, menghemat bahkan hanya beberapa detik per faktur dapat
menghasilkan pengurangan biaya yang signifikan. Faktur EDI dan pembayaran tagihan
online juga memberi manfaat bagi pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya, yang
harus meningkatkan kepuasan dan loyalitas.

Faktanya, sebuah sistem akuntansi yang didesain dengan baik dapat mengeliminasi
seluruh kebutuhan untuk membuat dan menyimpan faktur, setidaknya dengan pelanggan
yang memiliki sistem yang sudah canggih. Untuk memahami konsep ini, memeriksa ulang
informasi disertakan dalam sebuah faktur penjualan khusus. Faktur tersebut mengindikasikan
kuantitas setiap barang yang dijual dan harga yang dibebankan barang tersebut; tetapi harga
tersebut biasanya ditetapkan pada waktu pesanan ditempatkan, dan kuantitas aktual yang
dijual diketahui pada waktu barang dikirimkan ke pelanggan. Jadi, sistem akuntansi
perusahaan yang menjual telah berisi seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menghitung
jumlah penjualan pada saat barang dikirimkan. Memang, faktur sering dicetak dalam proses
batch tanpa entri data manual. Sebaliknya, pembeli mengetahui harga pada saat pesanan
ditempatkan dan mengetahui kuantitas yang dibeli ketika barang diterima. Akibatnya, jika
kedua perusahaan memiliki sistem pemrosesan transaksi, memungkinkan untuk menetapkan
sebuah persetujuan yang mana pembeli secara otomatis akan mengirimkan pembayaran
dalam jumlah hari tertentu setelah menerima barang. Penjual mengirimkan sebuah notifikasi
(pemberitahuan) elektronik, biasanya melalui e-mail, pada saat barang dikirimkan dan
pelanggan mengirimkan pengakuan (acknowledgment) elektronik ketika barang diterima.

Ford adalah salah satu dari banyak perusahaan yang telah menetapkan hubungan
seperti itu dengan para pemasok besarnya. Perhatikan bahwa penjual masih dapat mengawasi
dan menentukan piutang dengan merekonsiliasi pengiriman untuk pengiriman pembayaran
pelanggan karena piutang merepresentasikan seluruh pengiriman bagi penjual yang belum
dibayarkan. Ketertarikan atas penagihan tanpa faktur seperti itu adalah bahwa hal tersebut
menghemat cukup waktu dan uang bagi penjual dan pembeli dengan mengeliminasi
kebutuhan untuk melaksanakan sebuah proses bisnis tradisional (penagihan faktur) yang tidak
menyediakan setiap informasi baru.

Sebuah sistem ERP terintegrasi juga menyediakan peluang untuk menggabungkan

proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran dengan menggunakan data
mengenai sejarah pembelian pelanggan masa lalu untuk mengirimkan informasi mengenai
produk dan jasa terkait. Periklanan yang disesuaikan seperti itu mungkin menghasilkan
penjualan tambahan dengan sedikit biaya inkremental.
 ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Salah satu ancaman yang terkait dengan proses penagihan faktur adalah kegagalan
untuk menagih pelanggan (ancaman 13 dalam Tabel 12-1), yang menyebabkan kerugian aset
dan data yang salah mengenai penjualan, persediaan, dan piutang.

Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan (pengendalian 13.1) mengurangi risiko

ini terjadi dengan sengaja. Jika tidak, seorang pegawai yang melakukan kedua fungsi ini
dapat mengirimkan barang ke teman tanpa menagihnya. Untuk mengurangi risiko dari
kegagalan yang tidak disengaja untuk menagih, sistem ERP perlu dikonfigurasikan secara
teratur untuk membandingkan pesanan penjualan, kartu pengambilan, dan dokumen
pengiriman dengan faktur penjualan untuk menghasilkan laporan pengiriman yang fakturnya
belum dibuat (pengendalian 13.2). (Untuk sistem tanpa faktur, pengendalian ini melibatkan
pencocokan pesanan penjualan dengan dokumen pengiriman.) Manajemen perlu meninjau
secara teratur laporan tersebut dan mengambil tindakan korektif. Dalam sistem berbasis
kertas, memberi nomor sebelumnya pada seluruh dokumen dan akuntansi secara periodik atas
dokumen dokumen tersebut untuk mengidentifikasi pengiriman yang belum ditagihkan
fakturnya.

Kesalahan penagihan (ancaman 14 dalam Tabel 12-1), seperti salah harga dan
penagihan pelanggan untuk barang yang tidak dikirimkan atau dalam back order,
mencerminkan potensi ancaman lainnya. Penagihan yang berlebihan (overbilling) dapat
menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, dan penagihan yang kurang (underbilling)
menyebabkan kerugian aset. Kalkulasi yang tidak tepat atas pajak penjualan dapat
menyebabkan denda dan penalti. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan
memiliki sistem yang memuat data yang tepat dari file induk harga (pengendalian 14.1) dan
dengan membatasi kemampuan dari pegawai untuk membuat perubahan data tersebut
(pengendalian 14.2). Jika pegawai harus memasukkan data penagihan secara manual,
penggunaan atas pengendalian edit entri data dapat meminimalkan kesalahan (pengendalian
14.3). Kesalahan yang melibatkan kuantitas yang dikirimkan dapat diketahui dengan
merekonsiliasi kuantitas yang tercantum dalam slip pengepakan dengan kuantitas dalam
pesanan penjualan (pengendalian 14.4).
2.4.2. PEMELIHARAAN PIUTANG
Fungsi bagian piutang, yang melapor kepada kontrolir, menjalankan dua tugas utama:
Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan
berikutnya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

PROSES
Dua cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan saldo
maju. Dua metode tersebut berbeda dalam persyaratan pada saat pelanggan mengirimkan
uang pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut diterapkan untuk memperbarui file induk
piutang, dan format dari laporan bulanan yang dikirim ke pelanggan. Dalam metode faktur
terbuka (open-invoice method), pelanggan biasanya membayar berdasarkan setiap faktur.
Biasanya, dua salinan faktur dikirimkan ke pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan
satu salinan dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikembalikan
kembali (turnaround document) yang disebut sebagai nota pengiriman uang (remittance
advice). Pembayaran dari pelanggan kemudian diterapkan dengan faktur-faktur tertentu.
Sebaliknya, dalam metode saldo maju (balance-forward method), para pelanggan biasanya
membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam laporan bulanan, bukannya
berdasarkan pada setiap faktur. Laporan bulanan (monthly statement) mencantumkan seluruh
transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama sebulan yang lalu dan
informasi atas saldo piutang terakhir pelanggan (Figur 12-12). Laporan bulanan biasanya
memiliki sebuah bagian yang dapat disobek yang berisi informasi tercetak sebelumnya,
termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldo. Para pelanggan diminta untuk
mengembalikan sobekan ini, yang berlaku sebagai nota pengiriman uang, bersama dengan
pembayarannya. Pengiriman uang akan diterapkan dengan total saldo rekening, bukan dengan
faktur-faktur tertentu.

Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah bahwa metode ini kondusif
dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal karena masing-masing faktur akan dapat
ditelusur dan dihitung umurnya. Metode ini juga menghasilkan arus penagihan kas yang lebih
seragam di sepanjang bulan tersebut. Kelemahan dari metode faktur terbuka ini adalah
adanya tambahan kerumitan yang diperlukan untuk memelihara informasi mengenai status
dari masing-masing faktur bagi setiap pelanggan. Akibatnya, metode faktur terbuka biasanya
digunakan oleh bisnis yang pelanggannya memiliki bisnis utama lainnya karena jumlah dari
tiap-tiap transaksi biasanya relatif kecil dan nilai dolar dari transaksi tersebut memiliki nilai
yang tinggi. Perusahaan dengan jumlah pelanggan yang besar membuat pembelian kecil
setiap bulan, seperti perusahaan utilitas, penerbit kartu kredit (misalnya, Citibank), atau
jaringan eceran nasional (misalnya, Sears dan JCPenney) biasanya menggunakan metode
saldo maju. Bagi mereka, metode ini lebih efisien dan mengurangi biaya dengan menghindari
kebutuhan untuk memproses penerimaan kas bagi tiap-tiap penjualan individu. Metode ini
juga lebih nyaman bagi pelanggan untuk melakukan pengiriman uang hanya satu kali dalam
sebulan.

Banyak perusahaan yang menggunakan metode saldo maju dalam sebuah proses yang
disebut penagihan siklus untuk menyiapkan dan mengirimkan laporan bulanan ke para
pelanggannya. Dalam penagihan siklus (cycle billing), laporan bulanan dipersiapkan bagi
subset pelanggan pada waktu yang berbeda. Sebagai contoh, file induk pelanggan mungkin
dibagi ke dalam empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan dipersiapkan untuk
seperempat pelanggan. Penagihan siklus menghasilkan arus penerimaan kas yang lebih
seragam di sepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan sistem komputer untuk
mencetak laporan bulanan. Penagihan siklus secara signifikan dapat memengaruhi
persyaratan pemrosesan. Pertimbangkan kasus di sebuah perusahaan utilitas yang melayani
beberapa juta pelanggan dalam area metropolitan yang besar. Jika perusahaan tersebut
menyiapkan laporan bulanan untuk seluruh pelanggannya pada waktu yang sama, dan
perusahaan tersebut perlu 10 detik untuk mencetak masing-masing laporan, printer-nya akan
macet selama beberapa hari.

Teknologi pemrosesan gambar dapat memperbaiki lebih lanjut mengenai efektivitas

dan efisiensi pengelolaan rekening pelanggan. Gambar digital dari pengirimanan uang
pelanggan dan faktur dapat disimpan secara elektronik dan kemudian dengan mudah dimuat,
dimanipulasi, dan diintegrasikan dengan gambar dan data lain untuk menghasilkan berbagai
jenis output. Dengan melakukan hal itu, para pegawai dapat dengan cepat mengakses seluruh
dokumen yang berkaitan dengan seorang pelanggan dan mengeliminasi waktu yang dibuang
untuk mencari seluruh lemari file kertas kerja yang hilang. Jika seorang pelanggan
memerlukan sebuah salinan duplikat dari laporan bulanan atau faktur untuk menggantikan
dokumen asli yang hilang, dokumen tersebut dapat dimuat, dicetak, dan difaks sambil
pegawai berbincang bincang dengan pelanggan melalui telepon. Pemrosesan gambar juga
dapat membantu mengatasi masalah pelanggan karena gambar yang sama dapat ditampilkan
secara simultan oleh lebih dari satu orang. Jadi, seorang perwakilan rekening pelanggan
(customer account representative) dan manajer kredit dapat meninjau seuatu gambar dari
sebuah dokumen yang dipertanyakan sambil mendiskusikan masalah dengan pelanggan pada
percakapan telepon. Pemrosesan gambar juga mengurangi ruang dan biaya yang digunakan
dalam penyimpanan dokumen kertas. Penghematan dalam area ini dapat menjadi substansial:
Satu disk optik dapat menyimpan ribuan dokumen, dalam sedikit ruang.

Penyesuaian rekening pelanggan terkadang diperlukan. Sebagai contoh, rekening

pelanggan mungkin dikreditkan untuk merefleksikan baik retur barang atau potongan yang
diberikan untuk barang rusak. Untuk mengkredit rekening pelanggan atas barang yang
diretur, manajer kredit harus mendapatkan informasi dari bagian penerimaan bahwa barang
tersebut benar-benar diretur dan ditempatkan kembali dalam persediaan. Dengan adanya
pemberitahuan dari departemen penerimaan bahwa barang telah diretur, manajer kredit
menerbitkan sebuah memo kredit (credit memo) yang mengotorisasi kredit atas rekening
pelanggan. Jika kerusakan barang tersebut sedikit, pelanggan mungkin setuju untuk
menerimanya dengan pengurangan harga. Pada kasus semacam ini, manajer kredit akan
menerbitkan sebuah memo kredit untuk merefleksikan jumlah yang harus dikredit ke
rekening pelanggan. Sebuah salinan memo kredit dikirim ke piutang untuk mengotorisasi
penyesuaian terhadap saldo rekening pelanggan; salinan lainnya dikirimkan ke pelanggan.

Setelah beberapa kali upaya untuk menagih pembayaran mengalami kegagalan,

mungkin perlu dilakukan penghapusan rekening pelanggan. Pada kasus tersebut, manajer
kredit menerbitkan sebuah memo kredit untuk mengotorisasi penghapusan tersebut.
Meskipun demikian, tidak seperti kasus-kasus yang melibatkan barang yang rusak atau
diretur, sebuah salinan memo kredit digunakan untuk mengotorisasi penghapusan atas sebuah
rekening yang tidak dikirimkan ke pelanggan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan (ancaman 15 dalam Tabel 12-1)
dapat mengarah pada kerugian penjualan di masa depan dan juga dapat mengindikasikan
kemungkinan pencurian kas. Pengecekan edit entri data dapat meminimalkan risiko
kesalahan dalam pemeliharaan rekening pelanggan (pengendalian 15.1). Sebagai contoh,
pengecekan validitas dan verifikasi closed-loop dapat memastikan bahwa rekening pelanggan
yang benar tengah diperbarui, dan pengecekan field dapat memastikan bahwa hanya data
numerik yang dimasukkan untuk penjualan dan pembayaran. Pembayaran pelanggan sering
kali diproses dalam batch sehingga total batch (pengendalian 15.2) dapat menyediakan sarana
tambahan untuk mendeteksi kesalahan posting. Secara spesifik, jumlah dari seluruh
pembayaran pelanggan yang diproses harus sama dengan perubahan total dari seluruh saldo
rekening pelanggan. Untuk memastikan bahwa seluruh pengiriman uang diproses, jumlah
rekening pelanggan yang diperbarui harus dibandingkan dengan jumlah cek yang diterima.
Rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan
transaksi aslinya karena (1) lebih mudah untuk melihat kesalahan orang lain dibandingkan
kesalahan sendiri, dan (2) hal ini memberikan sebuah sarana untuk mengidentifikasi
kemungkinan kasus penipuan (fraud). Mengirimkan laporan rekening bulanan kepada setiap
pelanggan (pengendalian 15.3) memberikan sebuah tinjauan independen tambahan atas
akurasi dalam posting karena pelanggan akan mengomplain jika rekeningnya belum sesuai
dikreditkan untuk pembayaran yang mereka kirimkan. Dalam sistem legacy, pengendalian
penting lainnya untuk memverifikasi akurasi perbaruan terhadap piutang yang terdapat di
rekonsiliasi catatan piutang buku besar pembantu dengan buku besar umum (pengendalian
15.4). Setelah pembayaran pelanggan diproses, jumlah dari seluruh saldo rekening tiap-tiap
pelanggan (file buku besar pembantu piutang) harus sama dengan total saldo akun kontrol
(rekening pengendalian) piutang dalam buku besar umum. Jika keduanya tidak sama,
kemungkinan telah terjadi kesalahan dalam posting, dan seluruh transaksi yang telah
dimasukkan harus diperiksa ulang. Dalam sistem ERP, meskipun demikian, posting ke akun
kontrol buku besar umum dapat terjadi hanya melalui buku besar pembantu dan hanya dibuat
oleh sistem itu sendiri. Meskipun hal ini mengeliminasi kemungkinan diskrepansi antara
buku besar pembantu dan umum yang timbul dari kesalahan entri data, kesalahan konfigurasi
mungkin terkadang membolehkan kesalahan tersebut terjadi.

Ancaman 16 yang dicantumkan dalam Tabel 12-1 adalah bahwa seorang pegawai
mungkin menerbitkan memo kredit untuk menghapus saldo rekening untuk seorang teman
atau untuk menutupi pencurian kas atau persediaan. Pemisahan tugas yang tepat
(pengendalian 16.1) dapat mengurangi risiko terhadap ancaman tersebut. Untuk mencegah
para pegawai membuat penjualan kepada teman yang kemudian dihapuskan maka sistem
ERP harus dikonfigurasi sehingga orang yang dapat menerbitkan memo kredit tidak memiliki
hak untuk memasukkan pesanan penjualan atau untuk memelihara piutang pelanggan. Sistem
tersebut juga dikonfigurasikan untuk menyesuaikan semua memo kredit dengan faktur
penjualannya. Selain itu, sistem tersebut harus dikonfigurasikan untuk memblokir memo
kredit yang tidak ada di dokumen tervalidasi yang barang tersebut telah diretur oleh
pelanggan (pengendalian 16.2). Pemblokiran memaksa tinjauan manajerial spesifik dan
persetujuan kasus yang mana perusahaan setuju untuk membiarkan pelanggan untuk
menyimpan barang dan menerima kredit.
2.5. PENERIMAAN KAS
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan dan proses pembayaran
dari para pelanggan (lingkaran 4.0 dalam Figur 12-4).

PROSES
Oleh karena kas dan cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah, penting untuk
mengambil langkah-langkah yang tepat untuk mengurangi risiko pencurian. Seperti yang
didiskusikan secara lebih lengkap dalam bagian pengendalian, hal ini berarti bahwa fungsi
piutang, yang bertanggung jawab untuk mencatat pengiriman uang pelanggan, tidak harus
memiliki akses fisik terhadap kas atau cek. Sebaliknya, kasir, yang melapor ke bendahara,
menangani pengiriman uang pelanggan dan menyetorkannya ke bank.

Selanjutnya, apakah fungsi piutang mengidentifikasi sumber dari setiap pengiriman

uang dan faktur yang berlaku harus dikreditkan? Salah satu metode mencakup pengiriman
dua salinan faktur ke pelanggan dan meminta salinan satunya dikembalikan bersama dengan
pembayarannya. Nota pengiriman uang tersebut kemudian diteruskan ke piutang. dan
pembayaran pelanggan benar-benar dikirim ke kasir. Sebuah solusi alternatif adalah dengan
memiliki personel mailroom (bagian surat) untuk menyiapkan daftar pengiriman uang
(remittance list), yang merupakan dokumen untuk mengidentifikasi nama dan jumlah dari
semua pengiriman uang pelanggan, dan mengirimkannya ke bagian piutang. Alternatif
lainnya adalah memfotokopi semua pengiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinan
piutang sambil meneruskan pengiriman uang yang sebenarnya ke kasir sebagai setoran.

Mengelola arus kas sangat penting untuk keseluruhan profitabilitas, sebagaimana

yang terdapat dalam kasus AOE. Oleh karena itu, perusahaan secara terus-menerus mencari
cara untuk mempercepat penerimaan pembayaran dari pelanggan. Salah satu cara untuk
melakukan ini adalah pelanggan mengirimkan pembayaran langsung ke perusahaan dengan
menggunakan perangkat lunak Remote Deposit Capture untuk memindai cek pelanggan dan
kemudian mentransmisikan sebuah file digital yang dienkripsi ke bank. Dengan melakukan
hal tersebut, dapat mengeliminasi waktu dan biaya untuk melakukan setoran fisik ke bank.

Cara lain untuk mempercepat pemrosesan pembayaran pelanggan melibatkan sebuah

pengaturan peti uang dengan sebuah bank. Peti uang (lockbox) adalah sebuah alamat pos
yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkan uangnya. Bank yang penggunaan
terlibat mengambil cek dari kotak Kantor Pos dan menyetorkannya ke rekening perusahaan.
Bank kemudian mengirimkan nota pengiriman kas, sebuah daftar dari seluruh pengiriman
kas, dan fotokopi dari seluruh cek ke perusahaan. Dengan pelanggan mengirimkan
pembayaran ke sebuah peti uang akan mengeliminasi penundaan yang terkait dengan
pemrosesan pengiriman uang pelanggan sebelum menyetorkannya. Arus kas dapat
ditingkatkan lebih lanjut dengan memilih beberapa bank di negara untuk memelihara peti
uang, dengan lokasi yang dipilih untuk meminimalkan waktu cek pelanggan di dalam surat.
Sama halnya, menetapkan pengaturan peti uang dengan bank asing mengurangi waktu yang
diperlukan untuk mengumpulkan pembayaran dari penjualan kepada pelanggan internasional.

Teknologi informasi dapat menyediakan efisiensi tambahan dalam penggunaan peti

uang. Dalam sebuah pengaturan peti uang elektronik (electronic lockbox), bank secara
elektronis mengirimkan informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan
jumlah yang dikirimkan segera setelah bank menerima dan memindai cek-cek tersebut.
Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mulai menerapkan pengiriman uang ke
rekening pelanggan sebelum fotokopi cek diterima perusahaan.

Pengaturan peti uang, meskipun demikian, hanya dapat mengeliminasi penundaan

yang terkait dengan pemrosesan internal kiriman uang yang dikirimkan secara langsung ke
perusahaan. Dengan electronic funds transfer (EFT-transfer dana elektronik), pelanggan
dapat mengirim kiriman uangnya secara elektronik ke bank perusahaan dan dengan demikian
mengeliminasi penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran di dalam sistem surat. EFT
juga mengurangi ketertinggalan waktu sebelum bank membuat dana yang disetorkan tersedia
untuk perusahaan. EFT biasanya dicapai melalui jaringan Automated Clearing House (ACH)
sistem perbankan.

Meskipun demikian, EFT hanya melibatkan transfer dana. Untuk mengkredit rekening
pelanggan secara benar, perusahaan juga perlu dana tambahan untuk tiap-tiap pengiriman
uang, seperti nomor faktur dan diskon yang diambil. Meskipun setiap bank dapat melakukan
EFT melalui sistem ACH, tidak setiap bank memiliki kemampuan EDI yang diperlukan
untuk mengolah data pengiriman uang yang terkait. Akibatnya, banyak perusahaan harus
memisahkan komponan-komponen EFT dan EDI dari pemrosesan pembayaran pelanggan.
Hal ini mempersulit pekerjaan perusahaan penjual untuk mengkredit rekening pelanggan
dengan benar untuk pembayarannya karena informasi mengenai total jumlah dana yang
diterima tiba secara terpisah dari informasi mengenai faktur yang pembayarannya harus
diterapkan. Sama halnya, pekerjaan pelanggan dipersulit dengan kebutuhan untuk
mengirimkan informasi mengenai pembayaran kepada dua pihak yang berbeda.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Tujuan utama dari fungsi penerimaan kas adalah untuk mengamankan pengiriman
uang pelanggan. Prosedur pengendalian khusus harus dipergunakan karena kas sangat mudah
untuk dicuri (ancaman 17 dalam Tabel 12-1). Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian
paling efektif untuk mengurangi risiko atas pencurian tersebut (pengendalian 17.1). Para
pegawai yang memiliki akses fisik terhadap kas seharusnya tidak memiliki tanggung jawab
untuk mencatat atau mengotorisasi segala transaksi yang melibatkan penerimaan ini. Secara
spesifik, pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan.

1. Menangani kas atau cek dan mem-posting pengiriman uang ke rekening pelanggan.
Seseorang yang menjalankan kedua tugas ini dapat melakukan jenis khusus dari
penggelapan yang disebut lapping yang didiskusikan di Bab 5. Oleh karena itu, hanya
data pengiriman uang yang seharusnya dapat dikirim ke departemen piutang, dengan
pembayaran pelanggan dikirimkan ke kasir. Pengaturan seperti itu menetapkan dua
pengecekan pengendalian yang sama-sama independen. Pertama, total kredit pada
piutang yang dicatat oleh departemen akuntansi harus sama dengan total debit pada
kas yang menunjukkan jumlah yang disetorkan kasir. Kedua, salinan atas daftar
pengiriman uang yang dikirimkan ke departemen audit internal dapat
diperbandingkan dengan slip setoran yang divalidasi dan laporan bank untuk
memverifikasi bahwa seluruh pengecekan organisasi yang diterima disetorkan.
Terakhir, laporan bulanan yang dikirimkan ke pelanggan memberikan lapisan
pengendalian lainnya, karena pelanggan akan memerhatikan kegagalan untuk
mengkredit rekening mereka dengan benar pada pembayaran yang dikirimkan.
2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi memo kredit. Seseorang yang
menjalankan kedua tugas ini dapat menyamarkan pencurian kas dengan membuat
sebuah memo kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri.
3. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank. Sebuah pengendalian
detektif yang penting adalah rekonsiliasi atas laporan rekening bank dengan saldo kas
yang dicatat dalam sistem informasi perusahaan. Dengan rekonsiliasi yang dijalankan
oleh seseorang yang tidak memiliki akses terhadap kas atau pengiriman uang
pelanggan memberikan sebuah pengecekan independen pada kasir dan mencegah
manipulasi laporan bank untuk menyamarkan pencurian kas.
 Dalam sistem ERP, peran pegawai harus dikelola dengan benar untuk memisahkan
kombinasi tugas yang tidak kompatibel. Selain itu, sistem harus dikonfigurasi untuk meminta
persetujuan spesifik (khusus) oleh manajer yang sesuai atas transaksi risiko tinggi, seperti
menerbitkan memo kredit tanpa memerlukan retur pada barang dagangan.

Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan.
Metode yang optimal adalah pengaturan lockbox bank atau penggunaan EFT, FEDI atau
kartu kredit untuk pembayaran pelanggan (pengendalian 17.2), yang secara keseluruhan
mengeliminasi akses pegawai terhadap pembayaran pelanggan. Ketika pelanggan membayar
melalui EFT atau FEDI, penjual harus mendapatkan sebuah universal payment identification
code (UPIC-kode identifikasi pembayaran universal) dari banknya (pengendalian 17.3).
UPIC adalah sebuah nomor yang memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan pembayaran
melalui sebuah kredit ACH tanpa memerlukan pihak penjual untuk membocorkan informasi
detail mengenai rekening banknya. Biaya atas pengaturan ini harus dipertimbangkan terhadap
manfaat dari biaya pemrosesan internal yang dikurangkan dan akses yang lebih cepat
terhadap pembayaran pelanggan. Jika pembayaran pelanggan harus diproses secara internal,
dokumentasi segera atas pengiriman uang adalah hal yang krusial, karena risiko kerugian
yang terbesar adalah pada waktu penerimaan pertama. Oleh karena itu, sebuah daftar semua
cek yang diterima harus dipersiapkan segera setelah membuka surat (pengendallian 17.4).
Cek seharusnya juga terbatas dikuasakan pada waktu itu (pengendalian 17.5). Untuk
meminimalkan risiko lebih lanjut atas penyalahgunaan kas atau cek yang diterima, dua orang
harus membuka seluruh surat yang masuk (pengendalian 17.6).

Toko eceran dan organisasi yang menerima kas secara langsung dari pelanggan harus
menggunakan mesin kasir yang secara otomatis menghasikan sebuah catatan tertulis dari
seluruh kas yang diterima (pengendalian 17.7). Dalam situasi seperti ini, pelanggan juga
dapat memainkan sebuah peran dalam mengendalikan penerimaan kas. Sebagai contoh,
banyak toko menggunakan tanda untuk menginformasikan pelanggan bahwa pembelian
mereka gratis jika mereka tidak mendapatkan sebuah tanda bukti atau bahwa tanda bukti
yang ditandai dengan bintang merah memberikan diskon. Kebijakan seperti itu mendorong
pelanggan untuk mengamati bahwa para pegawai benar-benar mencatat penjualan tunai dan
melakukannya dengan benar.

Semua pengiriman uang pelanggan harus disetorkan, utuh, ke bank setiap hari
(pengendalian 17.8). Setoran harian mengurangi jumlah kas dan cek yang berisiko dicuri.
Menyetorkan semua pengiriman uang secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk
pengeluaran lain-lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporan bank dengan catatan penjualan,
piutang, dan penerimaan kas. Sistem ERP harus dikonfigurasikan untuk mensyaratkan bahwa
seluruh transaksi penerimaan kas diproses melalui sebuah daftar rekening bank yang
disetujui.

Pada akhirnya, sebagaimana yang diilustrasikan kasus AOE, masalah arus kas adalah
perihal yang serius (ancaman 18 dalam Tabel 12-1). Penggunaan pengaturan lockbox, EFT,
kartu kredit, dan penawaran diskon untuk pembayaran lebih awal dapat mempercepat
penerimaan kas (pengendalian 18.1 dan 18.2). Meskipun demikian, prosedur pengendalian
terbaik untuk mengurangi risiko atas penurunan kas yang tidak diantisipasi adalah
menggunakan sebuah anggaran arus kas (cash flow budget) (pengendalian 18.3). Sebuah
anggaran arus kas menyajikan estimasi arus kas masuk (penerimaan diproyeksikan dari
penjualan) dan arus kas keluar (utang yang beredar). Sebuah anggaran arus kas dapat
memperingatkan sebuah organisasi untuk menunda penurunan kas jangka pendek sehingga
memungkinkan untuk mengamankan pinjaman jangka pendek pada tingkat yang mungkin
terbaik. Sebaliknya, sebuah organisasi yang mengetahui surplus dari kas tertunda dapat
mengambil langkah untuk menginvestasikan kelebihan dana tersebut untuk menghasilkan
pengembalian (return) yang mungkin terbaik. Pengawasan yang teratur atas anggaran arus
kas akan membantu AOE dalam menghindari kebutuhan peminjaman jangka pendek pada
tarif yang tidak menguntungkan.
 BAB 3
PENUTUP

3.1. KESIMPULAN
Sistem akuntansi sebuah organisasi harus didesain untuk memaksimalkan efisiensi
dan efektivitas dengan empat aktivitas siklus pendapatan dasar (entri pesanan penjualan,
pengiriman, penagihan, dan penerimaan kas) yang dijalankan. Sistem akuntansi tersebut juga
harus menggabungkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk. menanggulangi
ancaman seperti penjualan tidak tertagih, kesalahan penagihan, dan hilangnya atau
penyalahgunaan persediaan dan kas. Prosedur pengendalian juga diperlukan untuk
memastikan bahwa informasi yang disediakan untuk pembuatan keputusan akurat dan
lengkap.

Pada akhirnya, untuk memfasilitasi pembuatan keputusan strategis, sistem akuntansi

harus didesain untuk mengakomodasi integrasi atas data yang dihasilkan secara internal
dengan data dari sumber eksternal.
 DAFTAR PUSTAKA

Romney, Marshal B. & Paul John Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 13.
Jakarta Selatan: Salemba Empat.