APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN

Makalah dibuat untuk melengkapi tugas

Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi 2
Dosen :
Ayu Andrianie
Disusun oleh
Al Haidi

(20210485)

Anggi Maharani

(20210823)

Fahranirawaty Warandy

(22210513)

Ikhsan Dharma Kusuma

(23210421)

Karima Afifah

(23210833)

Oktaviola Rifanda

(25210121)

Yanita Utami

(28210595)

Yemi Jelsen

(29210690)
Kelompok 3
Kelas : 4EB15

FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI S1
UNIVERSITAS GUNADARMA
JAKARTA
ATA 2013/2014

KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh..
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, karena dengan
karunianya kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan benar.
Tujuan penulisan makalah ini untuk menambah pengetahuan kami dan para
pembaca tentang konsep sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran. Makalah
ini berisi beberapa informasi mengenai gambaran utama dan operasi dalam sistem
aplikasi pembelian dan pengeluaran. Kami harap makalah ini dapat memberikan
informasi kepada kita semua. Maka dari pada itu, kami ingin berterima kasih
kepada :
1. Ibu Ayu Andrianie, selaku dosen mata kuliah Analisis dan Perancangan
Sistem Akuntansi 2.
2. Semua pihak yang telah mendukung dalam pembuatan makalah ini
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh
karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat memperbaiki dan
membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. akhir kata,
kami sampaikan terima kasih. Semoga tuhan yang maha esa senantiasa meridhoi
segala usaha kita.

Jakarta, 2 April 2014

Kelompok 3

DAFTAR ISI
COVER ...........................................................................................................i
KATA PENGANTAR .....................................................................................ii
DAFTAR ISI ...................................................................................................iii
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................iv
DAFTAR TABEL ...........................................................................................v
BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang Masalah ................................................. 1
1.2 Tujuan Pembelajaran ..................................................... 3
1.3 Ruang Lingkup Materi .................................................. 3

BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Konsep Dasar Sistem Akuntansi Siklus
Pengeluaran secara Manual............................................
2.2 Konsep Sistem Akuntansi Aplikasi Pembelian
Secara Manual ...............................................................
2.3 Konsep Sistem Informasi Akuntansi Aplikasi
Pembelian Secara Komputerisasi ..................................
2.4 Data Flow Diagaram Aplikasi Pembelian ....................
2.5 Konsep Sistem Akuntansi Aplikasi Penggajian
Secara Manual ...............................................................
2.6 Konsep Sistem Akuntansi Informasi Aplikasi
Pengajian Secara Komputerisasi ...................................
2.7 Data Flow Diagaram Aplikasi Penggajian ...................

BAB III

PENUTUP
3.1 Kesimpulan ....................................................................

DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sebuah organisasi atau perusahaan yang bergerak dibidang apapun tidak
hanya menjual sesuatu kepada pelanggan untuk menghasilkan keuntungan, tetapi
sebuah organisasi atau perusahaan juga mengeluarkan biaya-biaya yang
digunakan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya atau membeli kebutuhan
untuk memproduksi sejumlah barang/jasa yang akan dijual kembali,

Hal ini

dikenal sebagai Siklus Pengeluaran. Siklus Pengeluaran adalah Kejadiankejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain
dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
Berbagai tranksaksi yang terjadi pada siklus pengeluaran seperti pembelian
barang/jasa secara tunai atau kredit, pembayaran hutang dagang, pemilihan
supplier, pembayaran gaji kepada pegawai, dan lain-lain. Sebuah organisasi tentu
memerlukan informasi dari tranksaksi siklus pengeluaran, ini dilaksanakan agar
organisasi bisa mengawasi, menilai, serta mengambil keputusan atas informasi
tersebut. Organisasi membutuhkan Sistem Akuntansi untuk siklus pengeluaran
agar informasi akuntansi mengenai segala pengeluaran dapat diikhtisarkan dengan
baik.
Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
memudahkan manajemen untuk mengelola perusahaan (Mulyadi, Sistem
Akuntansi 2001:3). Sistem akuntansi diartikan juga sebagai urutan pembuatan
informasi yang dimulai dari

mencatat dan mengumpulkan tranksaksi,

menggolongkan tiap rekening, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi

keuangan.

Ketika zaman dan tekhnologi menuntut perusahaan untuk menyesuaikan

dirinya dengan perubahan lingkungan eksternal, tentu perusahaan juga harus
mampu menyediakan informasi keuangan yang berbasis komputer agar bisa

berkomunikasi dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan. Sistem

Informasi disebut Sistem Informasi Akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi
adalh sistem berbasis-komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi
menjadi informasi, Sistem Informasi Akuntansi sangatlah luas yang terdiri dari
berbagai aplikasi yang mampu menunjang informasi, dua aplikasi yang sangat
dikenal yaitu Aplikasi Pembelian dan Aplikasi Penggajian. Aplikasi Pembelian
dan Aplikasi Penggajian merupakan bagian dari siklus pengeluaran. Pembahasan
lebih lanjut akan ada pada BAB II.

1.2 Tujuan Pembelajaran

Tujuan
kompetensi

pembelajaran
mahasiswa

adalah

setelah

tercapainya

engikuti

perubahan

kegiatan

perilaku

pembelajaran.

atau

Tujuan

pembelajaran ini memudahkan untuk mengkomunikasikan maksud kegiatan

belajar mengajar dalam materi ini kepada mahasiswa. Adapun tujuan
pembelajaran setelah mempelajari materi ini adalah :
a. Mahasiswa dapat membuat konsep dasar dari sistem informasi siklus
pengeluaran dari sistem informasi siklus pengeluaran secara manual
dengan simbol yang ada di flowchart.
b. Mahasiswa dapat membuat konsep sistem informasi akuntansi siklus
pengeluaran dengan basis komputer menggunakan simbol yang ada di
flowchart.
c. Mahasiswa dapat membuat konsep dari diagram arus data dari sistem
informasi akuntansi siklus pengeluaran.

1.3 Ruang Lingkup Materi

Materi yang disampaikan tentu disesuaikan dengan tujuan pembelajaran dan
judul pembahasan pada makalah ini, hal ini dimaksudkan agar tujuan

pembelajaran dapat disampaikan dengan jelas. Adapun ruang lingkup materi

dalam makalah ini adalah :
a. Membuat konsep dasar sistem sistem akuntansi siklus pengeluaran secara
manual.
b. Membuat konsep sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran dengan basis
komputer.
c. Membuat konsep diagram arus data dari sistem informasi akutansi siklus
pengeluaran.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1

Konsep Dasar Sistem Akuntansi Siklus Pengeluaran secara Manual

Sistem Akuntansi pengeluaran didefinisikan sebagai organisasi formulir,

catatan, dan laporan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik
dengan cek maupun dengan uang tunai untuk mempermudah pengelolaan
perusahaan. Sistem Akuntansi Pengeluaran biasanya teridiri dari Pengeluaran Kas
dengan kas/cek dan kes dengan uang tunai melalui dana kas kecil. Dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
Siklus pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam
perolehan barang dan jasa digunakan untuk menjalankan operasi. Siklus
pengeluaran mencakup perolehan barang untuk dijual kembali atau digunakan
dalam produksi, peolehan jasa-jasa perorangan, dan perolehan aktiva dan
peralatan. Fungsi-fungsi umum mencakup:
-

Pemilihan pemasok

Permintaan

Pembelian

Penerimaan

Hutang dagang, dan Akuntansi Penggajian

Sesuai dengan SAP, Sistem Akuntansi Siklus Pengeluaran dibagi menjadi

aplikasi pembelian dan aplikasi penggajian, berikut penjelasan mengenai Sistem

Akuntansi Aplikasi Pembelian.
Sistem pengeluaran kas memproses berbagai kewajiban yang timbul dari
sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa
kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban telah
jatuh tempo. Sistem ini terdiri dari atas 3 proses :

1. Proses utang usaha meninjau file utang mengenai berbagai dokumen yang jatuh
tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.
2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok
salinan dari berbagai cek tersebut ajan dikembalikan ke bagian utang usaha
sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan
diperbahrui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim
informasi ringkasan ke buku besar, Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat
ke akun pengendali kas serta utang usaha.
Setelah penjelasan mengenai aliran data pada sistem pengeluaran kas,
berikut bagan alir terperinci mengenai sistem pengeluaran kas manual.Berbagai
pekerjaan yang dilakukan di tiap proses pentingnya dibahas berikut ini :
1. Bagian Utang Usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Tiap hari, staf
administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka
(open vouchers payable file) atau utang usaha untuk melihat berbagai
dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucherserta dokumen
pendukungnya ke bagian pengeluaran kas.
2. Bagian Pengeluaran Kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan
meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi
administrasinya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut
membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnyam
nomor voucher, serta data lain yang terkait dalma cek. kemudian cek dan
berbagai dokumen pendukungnya diotorisasi oleh bendahara. Kemudian
bagian pengeluaran akan melampirkan cek tersebut ke paket voucher
sebagai bukti pembayaran serta menyimpan salinan ketiga. Setelah itu
mengembalikannya ke bagian utang usaha. Setelah diterima kembali bukti
pembayaran kembali dari Bagian Utang Usaha, maka Bagian Pengeluaran
Kas meringkas berbagai entri yang dimasukan dalam daftar cek serta
mengirim voucher jurnal dengan ayat jurnal ke bagian buku besar.
3. Bagian Buku Besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran

kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Kemudian staf administrasi
bagian buku mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam
buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan
ikhtisar buku pembantu utang usaha. pekerjaan ini mengakhiri prosedur
pengeluaran kas.

2.2

Sistem Akuntansi Aplikasi Pembelian Secara Manual

Fungsi pembelian sering dianggap sebagai bagian yang paling penting dan

berpengaruh, bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses bisnis berasal dari
kegiatan pembelian. Alasan yang sangat fundamental untuk membahas fungsi
pembelian ialah karena dalam bidang ini pemborosan mudah terjadi, baik karena
perilaku yang disfungsional maupun karena kurangnya pengetahuan dalam
berbagai aspek pembelian.

Di beberapa perusahaan, seluruh pembelian barang dan jasa dilakukan dan

dikendalikan

melalui

departemen

pembelian

yang

tersentralisasi

dan

desentralisasi. Pembelian tersentralisasi dapat menghasilkan diskon kuantitas yang

lebih besar, posisi pasar yang lebih kuat, pengendalian persediaan yang lebih baik,
spesialisasi

pembeli,

dan

sebagainya.

Pembeli

terdesentralisasi

dapat

menghasilkan keuntungan yang sama karena meningkatnya tanggungjawab

masing-masing pelaksana pembelian. Sistem aplikasi pembeliaan mencakup lima
fungsi dasar berikut ini :
a) Seseorang yang bukan karyawan departemen pembelian menentukan
bahan-bahan yang dibutuhkan; permintaan disajikan dan disahkan.
b) Pemasok di pilih, dan order pembelian diterbitkan oleh departemen
pembelian.
c) Pada saat bahan diterima, laporan penerimaan dibuat oleh
departmen penerimaan.
d) Rincian faktur yang diberikan kepada pemasok dibandingkan dengan
order pembelian dan dengan laporan penerimaan. Jika semuanya
sudah tercakup dalam order, maka faktur disahkan untuk
pembayaran.
e) Cek disiapkan dan dikirim ke pemasok, dan semua dokumen
sebelumnya

dibatalkan

untuk

menghindarkan

kemungkinan

pembayaran ganda.

Prosedur pembelian secara manual melibatkan beberapa bagian dalam

perusahaan dengan maksud agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi
dengan baik. Terdapat beberapa unit organisasi yang diperlukan dalam sistem
pembelian dan pembelian yaitu :
a. Vendor
b. Bagian Pembelian
c. Pengendalian Persediaan
d. Bagian Penerimaan

e. Bagian Utang Usaha

f. Bagian Akuntansi (Buku Besar Umum).
Dokumen yang digunakan :
a.
b.
c.
d.
e.

Permintaan Pembelian/ Purchase Request.

Order Pembelian / Purchase Order.
Laporan Penerimaan Barang.
Voucher Utang.
Surat Jalan / Faktur /Nota dari supplier.

Berikut merupakan uraian prosedur dari sistem akuntansi pembelian secara

manual :
1. Bagian yang membutuhkan Barang
Membuat permintaan pembelian dan dilegalisasi oleh atasan langsung. Untuk
pembelian barang teknik terlebih dahulu harus diperiksa dan disetujui oleh
bagian maintenance. Memberikan keterangan yang jelas terhadap barang
yang akan dibeli. Mengirimkan permintaan pembelian yang telah disetujui
oleh atasan langsung ke bagian pembelian

2. Purchase Order
Untuk memenuhi kebutuhan barang yang dibutuhkan perusahaan, dilakukan
dengan menerbitkan order pembelian (Purchase Order) melalui department
pembelian. Purchase order dibuat berdasarkan permintaan bagian yang
memerlukan barang menggunakan surat permintaan pembelian (Purchase
requested).

Bagian

yang

mebutuhkan

barang

dapat

memberikan

rekomendasikan supplier kepada bagian pembelian, namun keputusan

pemilihan supplier merupakan ortorisasi bagian pembelian. Spesifikasi

barang yang diminta, disebutkan secara lengkap pada surat permintaan

pembelian
3. Bagian Pembelian
Menerima dokumen Permintaan Pembelian dari bagian yang membutuhkan,
Jadi bukan hanya berdasarkan data pada sistem komputer. Memeriksa status
track record supplier yang direkomendasikan (bila ada). Membuat permintaan
penawaran harga, dapat dilakukan via telepon atau email. Memilih Supplier
yang memberikan spesifikasi sesuai dengan permintaan dengan harga terbaik.
Membuat Order pembelian (Purchase Order). Mendistribusikan ke bagian
terkait.
4. Bagian Gudang
Menerima Perintah/Permintaan Barang. Menyediakan barang sesuai dengan
Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak
boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua pembelian
menggunakan

barang

Perintah/Permintaan/Bon

yang

ada

pengeluaran

di

gudang).

barang

Mengembalikan

kepada

sopir

untuk

ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi. Mencatat

Pengeluaran Pada Kartu Persediaan.
5. Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi
akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan
menyusun

laporan

keuangan.

Bagian

administrasi

keuangan

yang

berhubungan dengan system pembelian adalah :

a. Bagian Utang
Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice. Merekam data
transaksi pembelian dengan cara memasukan nomor order pembelian.
Perekaman meliputi data transaksi piutang. Mengarsip lembaran faktur
lembar ke-2 urut tanggal. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu
periode harian. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3

bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar. Membuat surat

penagihan.
b. Bagian Buku Besar.
Bagian Jurnal pembelian. Menerima copy list pembelian harian yang
dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2
yang telah diverifikasi oleh penerima barang. Menerima copy Faktur Pajak.
Mencatat Jurnal transaksi pembelian. Bagian Jurnal Pembelian. Menerima
Copy Po dari bagian pembelian. Menerima bukti penerimaan barang dari
bagian penerimaan. Menjurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang.
Setelah prosedur diuraikan diatas maka berikut adalah flowchart sistem
akuntansi pembelian secara manual yang dipisahkan antar satu fungsi ke
fungsi lainnya :

Gambar 2.3
Flowchart Sistem Akuntansi Aplikasi Pembelian Secara Manual
(Sumber : Sistem Informasi Akuntansi James. A. Hall)
2.3 Konsep Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran dengan Basis
Komputer

(Otomatisasi

Prosedur

Teknologi Pemrosesan Batch)

Pembelian

dengan

Menggunakan

Berbagai kegiatan rutin akuntansi diotomatiskan. Bagian berikut ini

menjelaskan berbagai urutan peristiwa yang terjadi dalam sistem ini. Terdapat 4
tahap bagian pemrosesan data untuk bagian pembelian berbasis computer ini.
Bagian Pemrosesan Data: Tahap 1
Proses pembelian dimulai dalam bagian

pemrosesan

data,

dengan

dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Siklus pendapatan (dalam

perusahaan ritel) atau siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur)
sesungguhnya yang memulai aktivitas ini. ketika persediaan berkurang karena
penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem akan
menentukan apakah barang yang dalam file buku besar pembantu persediaan
(inventory subsidiary file) telah jatuh ke dalam titik pemesanan ulangnya. Jika
demikan, maka permintaan terbuka menentukan file permintaan terbuka. Tiap
catatan dalam file permintaan terbuka menentukan barang persediaan yang
berbeda yang akan diisi kembali. Catatan tersebut berisi nomor barang persedian,
deskripsi barangnya, jumlah yang akan dipesan, standar harga per unitnya, dan
nomor pemasok para pemasok utama. Informasi yang dibutuhkan untuk membuat
catatan permintaan tersebut dipilih dari catatan buku pembantu persediaan.
Catatm buku pembantu persediaan kemudia akan ditandai Sedang Dipesan
untuk mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang datang. Figure
5-15 menunjukkan catatan yang menstruktur berbagai file yang digunakan dalam
sistem ini.
Pada akhir jam kerja, sistem ini akan menyortir berbagai file permintaan
terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari
pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat
pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk
membuat dokumen permintaan pembelian. Salinan dari berbagai dokumen ini
masuk ke prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.

Gambar 2.5
Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Aplikasi Pembelian Secara
Komputerisasi
(Sumber : Sistem Informasi Akuntansi James. A. Hall)

Gambar 2.6
Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Aplikasi Pembelian Secara
Komputerisasi (proses lanjutan)
(Sumber : Sistem Informasi Akuntansi James. A. Hall)

1. Bagian Pembelian
Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat
pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian. Berbagai salinan itu dikirim ke
pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file
bagian pembelian sendiri.
Sistem dalam gambar 2.4

menggunakan prosedur manual untuk

mengendalikan proses pemesanan. Program computer yang mengidentifikasi

kebutuhan persedian dan membuat permintaan pembelian biasa, yang akan
memungkinkan staf bagian pembelian memverifikasi transaksi pembelian sebelum
memasukkan pesanan. Beberapa perusahaan menggunakan teknik ini untuk
mengurangi resiko memasukkan pesanan yang tidak dibutuhkan ke pemasok
karena adanya kesalah computer. Akan tetapi, cara semacam ini menciptakan
penundaan dalam proses pemesanan. Jika pengendalian computer memadai
diterapkan untuk mencegah atau mendeteksi kesalah pembelian, maka prosedur
pemesanan yang lenih efisien dapat diimplementasikan.
Sebelum melanjutkan dengan contoh, perlu dibahas mengenai berbagai
pendekatan alternative untuk otorisasi dan memesan persediaan. Tabel 2.1
menggambarkan tiga metode yang berbeda. Dalam alternative satu, sistem yang
ada setelah prosedur ditunjukkan dalam Gambar 2.4 satu langkah lebih jauh.
Sistem ini membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke bagian
pembelian untuk ditinjau dan ditandatangani. Staf bagian pembelian kemudian
akan mengirim pesanan pembelian yang telah disetujui ke para pemasok dan
mendistribusikan berbagai salinannya ke para pemakai internal lainnya.
Sistem yang ditunjukkan dalam alternatif dua mempersingkat proses
pemesanan melalui distribusi pesanan pembelian secara langsung ke para

pemasok dan pengguna internal, hingga benar-benar melewati bagian pembelian.

Sistem ini menghasilkan daftar transaksi barang yang dipesan untuk ditinjau oleh
staf bagian pembelian.

Alternatif tiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebbut pertukaran

data elektronik (electronic data interchangeEDI). Konsep ini diperkenalkan
dalam bab sebelumnya untuk menggambarkan aplikasinya dalam siklus
pendapatan. Metode ini tidak menghasilkan dokumen fisik (pesanan pembelian
atau pesanan penjualan). Sebagai gantinya, sistem computer dari perusahaan yang
membeli dan menjual dikoneksikan melalui saluran telekomunikasi khusus.
Pembeli dan penjual adalah pihak-pihak dalam perjanjian mitra dagang yang
proses pemesanannya seluruhnya otomatis dan tidak ata intervensi manusia.
Dalam masing-masing alternatif dari ketiga alternatif yang ada, tahapan
otorisasi dan pemesanan dalam proses tersebut dikonsolidasikan dan dilakukan
oleh sistem komputer. Dokumen permintaan pembeliaan tidak ada gunanya dalam
sistem semacam ini dan tidak dibuat. Akan tetapi, catatan permintaan mungkin
masih ada dalam cakram atau pita magnetis sebagai jejak audit.

Tabel 2.1
Struktur Recird untuk file Siklus Pengeluaran

FIGUR 5-15

Struktur Record untuk File Siklus Pengeluaran

File Master Persedian

Nomor
Persediaan

Deksripsi

Titik
Jumlah di
Pemesanan
Gudang
Ulang

File Permintaan Pembelian

Nomor
Nomor
Jumlah di Nomor
Permintaan
Persediaan Gudang
Pemasok
Pembelian

Jumlah
yang
Dipesan
*

EOQ

Nomor
Pemasok

Biaya
Standar

Biaya
Persediaan
Total

Biaya
Standar
per Unit

File Pemasok
Nomor
Pemasok

Syarat
Pembelian

Alamat

File Pesanan Pembelian Terbuka (dan Tertutup)

Nomor
Nomor
Jumlah
Nomor
Pesanan
Permintaan
yang
Persediaan
Pembelian
Pembelian
Dipesan

Tanggal Pemesanan Waktu

Terakhir
Tunggu

Nomor
Pemasok

Alamat

Biaya
Standar

Nilai
Perkiraan
Faktur

Tanda xxx.

Akun
Kredit

Akun
Debit

Nomor
Pemasok

Tanggal
Dibuka

Tanggal
Jatuh
Tempo

Daftar Voucher (File Utang Dagang Terbuka)

Nomor
Voucher

Nomor Cek

Nomor
Faktur

Nilai
Faktur

 Bagian Pemrosesan Data: Tahap 2

Kembali ke Figur 5-14, pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan
pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer catatan yang terkait dalam
file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.

Bagian Penerimaan

Ketika barang tiba dari pemasok, staf administrasi bagian penerimaan

membuat laporan penerimaan. Salinannya akan dikirim ke bagian pembelian,
utang usaha, dan pemrosesan data.
Bagian Pemrosesan Data: Tahap 3
Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang akan
memperbarui file buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan
penerimaan dan menyingkirkan buku besar pembantu persediaan berdasarkan
laporan penerimaan dan menyingkirkan tanda Sedang Dipesan dari catatan
persediaan. Sistem akan menghitung total batchi penerimaan persediaan
untuk prosedur mempebarui buku besar dan kemudian menutup catatan yang
terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian
tertutup.

Bagian Utang Usaha

Ketika staf administrasi bagian utang usaha menerima faktur dari pemasok,
dia akan merekonsiliasinya dengan berbagai dokumen pendukung yang
sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi
kemudian akan membuat voucheri, menyimpannya dalam file voucher
terbuka, dan mengirimkan salinan voucher ke bagian pemrosesan data.
Bagian Pemrosesan Data: Tahap 4
Progranm batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher dengan file
pemasok valid, menambahkannya ke daftar voucher (atau ke file buku besar
pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk dicatat kea kun
pengendali utang usaha dalam buku besar.

Gambar 2.7
Prosedur Pemesanan Persediaan Alternatif 1
(Sumber : Sistem Informasi Akuntansi James. A. Hall)

Gambar 2.8
Prosedur Pemesanan Persediaan Alternatif 2
(Sumber : Sistem Informasi Akuntansi James. A. Hall)

Gambar 2.9
Prosedur Pemesanan Persediaan Alternatif 3
(Sumber : Sistem Informasi Akuntansi James. A. Hall)

2.4 Konsep Data Flow Diagram Aplikasi Pembelian

Gambar 2.10
Data Flow Diagram Aplikasi Pembelian

Beberapa aliran data pada gambar diatas telah ditandai dengan angka masingmasing, berikut aliran datanya:
1. Permohonan
2. Pemberitahuan
3. Order Pembelian
4. Nota Pembelian
5. Nota Penerimaan
6. Pengiriman
7. Nota Penerimaan
8. Laporan Penerimaan
9. Pemberitauan Penerimaan
10. Faktur
11. Faktur disahkan
12. Paket Tanda-tanda Bukti
13. Pembayaran

2.5 Konsep Sistem Akuntansi Aplikasi Penggajian Secara Manual

Sistem penggajian manual dilakukan dengan system pengelolaan gaji
tanpa dibantu teknologi computer,semua rekapitulasi kehadiran karyawan dihitung

dengan manual dan menggunakan table serta rekap gaji yang cukup panjang dan
banyak.Berikut ini kegiatan yang dilakukan dengan system manual:
a) Pengelolaan Terhadap gaji dan upah ini secara tetap diawali dengan
kegiatan kegiatan mengumpulkan informasi waktu yang digunakan
seorang karyawan bekerja.waktu kerja mereka tertulis dalam tiket jam
kerja yang diisi langsung oleh mereka setiap pekerjaan yang mereka
lakukan sendiri pada hari itu.
b) Departemen pengawas waktu kerja(time keeping departemen)pekerja akan
menerima setiap hari tiket waktu dari pekerja untuk dilakukan rekonsiliasi
dengan waktu kerja seorang pekerja.
c) Data tentang waktu yang digunakan oleh pekerja tidak lagi disampaikan
kepada bagian personalia atau bagian penggajian,sebab pekerja tersebut
pada dasarnya telah menerima pembayaran berdasarkan tarif upah per-jam.
d) Kegiatan selanjutnya setelah kegiatan rekonsiliasi kartu jam kerja.Bagian
akuntansi akan menerima tiket waktu pekerja untuk tujuan distribusi biaya
gaji dan upah.
e) Kartu jam pekerja disampaikan kepada bagian gaji bersamaan file master
gaji dan upah,hal mana dapat menjelaskan dasar untuk penyiapan
pengeluaran pembayaran gaji dan register gaji
f)

Pelaksanaan pembayaran kepada pekerja siap dilaksanakan setelah

pemeriksaan secara internal dan bukti pembayaran penghasilan perorangan
dan daftar pendapatan disiapkan dan diserahkan kepada juru bayar
perusahaan untuk didistribusikan kepada karyawan

g)

Register gaji dikirim ke bagian utang.Sesuai dengan jumlah kolom

register gaji,penyiapan jurnal voucer yang mencatat debet pada perkiraan
buku besar gaji dan kredit pada kas bank gaji bersih dari rekening bank
regular perusahaan dalam rekening bank untuk gaji.

h) Pada tahap ini,pegawai administrasi untuk buku besar telah menerima dua
jurnal voucher.Satu catatan debet pada perkiraan buku besar gaji untuk
pembayaran gaji kotor pada pekerja dan yang lain kredit untuk yang sama .
i)

Penggunaan rekening bank khusus untuk gaji memperbaiki pengendalian

intern,karena hal ini memeudahkan penyiapan rekonsiliasi bank.Kiranya
akan jauh lebih muda untuk menyiapkan dua rekonsiliasi terpisah untuk
menelusuri sumber suatu perbedaan dibandingkan menyiapkan satu
rekonsiliasi rekening bank untuk gaji,tiket bukti setoran dan cek
pembayaran gaji yang dibatalkan memberikan suatu dasar untuk fungsi ini.

Gambar 2.11
Flowchart Sistem Akuntansi Aplikasi Penggajian Secara Manual

2.6 Konsep Sistem Informasi Akuntansi Aplikasi Penggajian secara

Komputerisasi (Otomatisasi Sistem Penggajjian Menggunakan
PemrosesanReal-Time)

Sistem penggajian secara otomatisas bisa dilakukan secara batch maupun

real-time. Perbedaan secara batch antara real-time adalah jika batch dilaksanakan
secara off-line, dalam artian adalah adanya pengumpulan dokumen dan diakhir
periode akan dibuatkan pembukuan, sedangkan real-time memiliki sistem yang
lebih cepat karena dilakukan secara online. Seluruh tranksaksi langsung
dibukukan saat itu juga pada saat terjadi trankaski. Pada sesi ini akan dibahas
mengenasi Sistem Informasi Akuntansi aplikasi penggajian berbasis komputer
secara realtime. Adapun prosedur otomatisasi sistem penggajian :
a. Personalia
Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara
real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan
baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah
keluarga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status
pekerjaan (tarif pembayaran).
b. Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya memasukan data biaya pekerjaan (real-time
atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor
usage file).
c. Penjagaan Waktu
Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisoe pada
tiap

akhir

minggu,

departemen

pejagaan

waktu

membuat

file

kehadiran(attandance file) saat ini.

d. Pemrosesan Data
Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan proses batch :
Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun

biaya.
File rangkuman distribusi tenaga kerja online diciptakan. Salinan dari file

ini dikirim ke departemen akuntansu biaya dan buku besar umum.

Daftar gaji online diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan. Salinan
dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas.

File catatan karyawan diperbahrui.

Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke
bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasi dengan daftar gaji. Cek

pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan.

File bukti pengeluaran diperbahrui dan satu cek disiapkan untuk dana yang
akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran
dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu Salinan bukti tersebut
dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan yang terakhir

dikirim ke departemen utang.

Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman
distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbahrui file
buku besar umum.

Berikut Flowchart Sistem Informasi Akuntansi aplikasi penggajian secara

komputerisasi berbasis Real-Time :

Gambar 2.12
Flowchart Sistem Akuntansi Aplikasi Penggajian Secara Koputerisasi
2.7 Data Flow Diagarm Aplikasi Penggajian
Gambar 2.13 Mengilustrasikan diagram aliran data sistem aplikasi
penggajian. Adapun penjelasan prosedur DFD dalam aplikasi penggajian :
o Departement kepegawaian mengotorisasikan berbagai spesifikasi
perubahan

jumlah

gaji

seperti

potongan-potongan

gaji,

penambahan atau pengurangan gaji dan perubahan tingkat

potongan gaji kepada aplikasi penggajian.
o Departemen produksi mengirimkan ikhtisar jam kerja yang
menunjukkan jenis pekerjaan yang dibebankan kepada pegawai ke
aplikasi pencatatan waktu.

o Aplikasi pencatatan waktu mengirimkan data kartu jam kerja ke

aplikasi penggajian untuk dijadikan sebagai acuan perhitungan
jumlah biaya waktu kerja pegawai.
o Aplikasi pencatatan waktu mengirim laporan jam kerja ke bagian
distribusi

biaya

untuk

mempersiapkan

biaya

yang

harus

dikeluarkan berdasarkan pembebanan jam kerja para pegawai.

o Bagian penggajian mengirim berkas register penggajian ke hutang
dagang untuk menghitung kembali jumlah gaji yang dibebankan
dengan hutang yang harus dibayar sebagai potongan penggajian
dsb.
o Aplikasi pengeluaran kas menerima cek pembayaran dari bagian
penggajian untuk mengakumulasi biaya gaji para pegawai.
o Cek bukti pembayaran diserahkan ke aplikasi pengeluaran kas
untuk digunakan sebagai bukti dari pengurangan atau

atau

penambahan gaji.
o Bagian Hutang dagang memberikan bukti bukti pembayaran ke
aplikasi buku besar agar pencatatan saldo dapat disamakan dengan
keadaan yang terbaru.
o Jurnal bukti pembayaran di kirim ke aplikasi buku besar guna
memberikan bukti pembayaran yang telah dilakukan bagian
distribusi biaya
o Departemen pembayaran menerima cek pembayaran yang dikirim
melalui aplikasi pengeluaran kas untuk memberitahukan sejumlah
pembayaran yang harus dikeluarkan.
o Bukti rekening koran digunakan untuk melakukan audit intern
untuk pengecekan lebih lanjut.

Gambar 2.13
Data Flow Diagram Aplikasi Penggajian
Keterangan:
1. Otorisasi
2. Ikhtisar Kartu Jam Kerja
3. Kartu Jam Kerja
4. Laporan Jam Kerja
5. Register Penggajian
6. Cek Pembayaran
7. Cek Bukti Pembayaran
8. Bukti-bukti Pembayaran
9. Kunci Arus Data
10. Jurnal Bukti Pembayaran
11. Cek Pembayaran
12. Cek Voucher
13. Cek Dibatalkan dan 14. Rekening Koran

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Siklus pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam perolehan
barang dan jasa yang digunakan untuk menjalankan operasi. Siklus pengeluaran
mencakup perolehan barang untuk dijual kembali atau digunakan dalam
produksi,dan lain-lain. Siklus pengeluaran merupakan salah satu bagian terpenting
yang

harus

dibuat

prosedur-prosedur

karena

sangat

rentan

terhadap

penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Dalam

pembahasan kali ini siklus pengeluaran dapat digunakan oleh organisasi secara
manual atau komputerisasi. Terlihat jelas bahwa secara manual lebih memakan
waktu atau tidak efektif dalam mengelola operasi pengeluaran jika dibandingkan
dengan secara komputerisasi. Sistem Informasi Akuntansi secara komputerisasi
mampu meningkatkan tingkat efektifitas, efisiensi, dan mampu menimalisai biaya
dan mengoptimalkan keuntungan.

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James. A. Sistem Informasi Akuntans Buku 1, Edisi 4. Penerbit

Salemba 4, Jakarta,2011.
J_04. 2013 Sistem informasi akuntansi pada Penggajian [Internet].
[Diunduh 2014 Maret 28]. tersedia pada:

http://jayaditadungallo.blogspot.com/2012/11/sistem-penggajian.html
Dwi Irmayanti Sistem Akuntansi Pembelian [Internet]. [Diunduh 2014
Maret 28]. Tersedia pada :

http://dwiermayanti.wordpress.com/category/sistem-informasi-akuntansi/
Nuky Putri Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang [Internet].
[Diunduh 2014 Maret 2008]. Tersedia pada :
http://nukyputri.blogspot.com/2013/06/jurnal-sistem-akuntansipembelian.html