MAKALAH

EXPENDITURE CYCLE

Diajukan Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Sistem Informasi Akuntansi

Dosen Pengampu : Arifa Kurniawan, S.E., M.S.A

DISUSUN OLEH :

1. AGUS MIRNAWATI (2051030006)

2. JHODY WIRAPUTRA (2051030259)
3. NISAH AULIA RAHMAH (2051030301)
4. ROZITA JULIAN AZMIDA (21108040048)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN INTAN LAMPUNG

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

PRODI AKUNTANSI SYARIAH

TAHUN AJARAN 2022

 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya sehingga kami diberikn waktu dan kesempatan untuk
menyelesaikan makalah mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi dengan judul
”Expenditure Cycle”.

Makalah ini diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Akuntansi Sektor
Publik, program studi Akuntansi Syari’ah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam
Universitas Islam Negeri Raden Intan Lampung. Kami menulis makalah ini untuk
membantu mahasiswa supaya lebih memahami mata kuliah khususnya mengenai
Expenditure Cycle.

Terima kasih kami ucapkan kepada semua pihak termasuk teman-teman yang
telah berpartisipasi dalam mencari bahan-bahan untuk menyusun tugas ini sehingga
memungkinkan terselesaikan makalah ini, meskipun terdapat banyak kekurangan.

Akhir kata, kami berharap mudah-mudahan makalah ini dapat memberikan

sumbangan ilmu dan bermanfaat khususnya bagi kami dan umumnya bagi pembaca.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, mengingat
keterbatasan kemampuan dan pengetahuan kami. Oleh karena itu, dengan terbuka dan
senang hati kami menerima kritik dan saran dari semua pihak.

Bandar lampung, 8 November 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................ i

DAFTAR ISI ............................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 2

1.3 Tujuan ...................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................... 3

2.1 Overview Aktifitas Dasar Pada Expenditure Cycle (Proses, Ancaman, dan
Pengendalian) ...................................................................................................... 3

2.2. Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas ............................................. 13

2.3 Sistem Konseptual dan Fisik Pada Sistem Pembelian dan Pengeluaran 15

2.4 Kas Pengendalian Internal Pada Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas19

2.5 Studi Kasus Pada “UKM Gelato” ............................................................. 21

BAB III PENUTUP ................................................................................................ 24

3.1 Kesimpulan............................................................................................. 24

3.2 Saran....................................................................................................... 24

Daftar Pustaka....................................................................................................... 25

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran
suatu perusahaan yang mengarahkan kegiatan sehari-hari suatu perusahaan
serta membantu dalam mengambil suatu keputusan. Kerangka kerja yang
terstruktur yang lebih dikenal sebagai Sistem Informasi merupakan sebuah
rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi
informasi dan di distribusikan kepada para pemakai, sehingga dalam hal ini
sistem informasi sudah seharusnya mendapat perhatian yang diperlukan agar
perusahaan dapat tetap berjalan secara efesien dan efektif. Sistem informasi akan
cenderung makin meluas dan kompleks jika perusahaan bertumbuh semakin
besar. Dengan adanya sarana ini, maka pimpinan dalam perusahaan dapat
memadukan segala kegiatan usahanya, dan mengelola perusahaannya seefektif
mungkin.
Dalam suatu perusahaan, serangkaian didapati bentuk kecurangan yang
dilakukan oleh para pegawai yang masih sering kali terjadi. Sistem informasi
akuntansi dapat digunakan sebagai alat kontrol atau alat pengawas untuk
mencegah terjadinya bentuk kecurangan tersebut. Suatu bentuk subsistem dari
Sistem Informasi Akuntansi yang akan penulis angkat dalam penulisan ini yaitu:
Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) dalam suatu perusahaan. Siklus
pengeluaran yang ada dalam suatu perusahaan biasanya terdiri atas sistem
pembelian, dan sistem pembayaran utang/sistem pengeluaran kas. Kedua sistem
ini merupakan bentuk kegiatan sistem yang ada dalam suatu perusahaan
disamping sistem-sistem lainnya.
Dalam sistem pembelian diakui adanya kebutuhan untuk membeli
persediaan fisik dan melakukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang
diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan menambah
persediaan dan membentuk akun utang dagang untuk dibayar pada tanggal yang
ditetapkan.

1
 Dalam sistem pengeluaran (Expenditure Cycle), ketika kewajiban
dihasilkan dari sistem pembelian yang telah jatuh tempo, sistem pengeluaran kas
mengotorisasi pembayaran tersebut, mengeluarkan data kepada pemasok dan
mencatat transaksi dengan mengurangi kas dan akun utang dagang.
Suatu bentuk kontrol atau pengawasan dari kedua sistem diatas dengan
adanya suatu bukti atau dokumen yang menjadi pendukung atas terjadinya suatu
transaksi dalam suatu perusahaan. Sehingga sangatkah tepat jika perusahaan
menggunakan Sistem Informasi Akuntansi sebagai alat kontrol bagi jalannya
operasi perusahaan secara efektif dan efesien dan mengurangi bentuk
kecurangan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Overview Aktifitas Dasar Pada Expenditure
Cycle?
2. Bagaimana Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas?
3. Bagaimanakah Sistem Konseptual dan Fisik Pada Sistem Pembelian dan
Pengeluaran?
4. Apakah yang dimaksud dengan Kas Pengendalian Internal Pada Sistem
Pembelian dan Pengeluaran Kas?
5. Bagaimana contoh kasus terkait dengan siklus pengeluaran?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui apa itu yang dimaksud dengan Overview Aktifitas
Dasar Pada Expenditure Cycle
2. Memahami bagaimana Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas
3. Mengetahui Sistem Konseptual dan Fisik Pada Sistem Pembelian dan
Pengeluaran
4. Mengetahui apa itu Kas Pengendalian Internal Pada Sistem Pembelian
dan Pengeluaran Kas
5. Mengetahui salah satu contoh kasus terkait dengan siklus pengeluaran

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Overview Aktifitas Dasar Pada Expenditure Cycle (Proses,

Ancaman, dan Pengendalian)
Siklus pengeluaran (Expenditure Cycle) adalah serangkaian aktivitas
bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam siklus
pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan pemasoknya
(vendor). Di dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk membeli
barang dan bahan baku mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan
dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen. Setelah
barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke
sumber-sumber dari siklus pengeluaranke buku besar umum dan fungsi
pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan
manajemen.

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari

aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Hubungan
erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan
penjual memiliki implikasi penting untuk mendesain sistem informasi akuntansi
kedua Pihak. Secara spesifik, dengan menerapkan perkembangan TI baru untuk
merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan menciptakan peluang
bagi para pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pendapatannya.
Sebaliknya, menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan sebuah
perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk memodifikasi
siklus pengeluarannya sendiri. Faktanya, perubahan dalam operasi satu
perusahaan mungkin mengharuskan perubahan yang sesuai dalam operasi
perusahaan lain dengan siapa ia berbisnis. Sebagai contoh, para produsen mobil
besar dan banyak pengecer besar, seperti Walmart, mensyaratkan para pemasok
mereka untuk mengirimkan faktur melalui electronic data interchange (EDI),
atau mereka tidak akan berbisnis dengan mereka. Akbatnya, para pemasok
tersebut harus memodifikasi sistem informasi akuntansi mereka untuk
menggabungkan penggunaan EDI.

3
1. Proses
Seperti kebanyakan organisasi besar AOE menggunakan sebuah sistem ERP
sistem ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.
Meskupin ditunjukkan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE
memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantitas yang cukup
atas bahan baku dan perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan
permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian telah
disetujui, sistem akan mencari file induk persediaan untuk mengidenfitikasi
pemasok yang cocok untuk barang tersebut. Sistem tersebut kemudian
menciptakan sebuah pesanan pembeliaan yang dikirimkan ke pemasok
melalui EDI. (Jika perlu, salinan kertas dicetak dan dikirimkan.) Departemen
penerimaan memiliki akses ke file pesanan pembelian terbukaj sehingga ia
dapat merencanakan dan memverifikasi validitas pengiriman. Bagian utang
diberitahukan pesanan tersebut sehingga dapat merencanakan komitmen
keuangan yang tertunda. Departemen yang menghasilkan permintaan
pembelian juga diberitahu bahwa permintaannya telah disetujui.

2. Ancaman
Menurut beberapa ahli di dalam sistem informasi akuntansi siklus
pengeluaran terdapat beberapa komponen sehingga saling terkait antara satu
dengan yang lain. Menurut Romney dan Steinbart (2015: 11), komponen
sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :
a. Orang
Orang atau user adalah yang bertugas mengoperasikan sistem tersebut dan
melaksanakan berbagai fungsi. Contoh orang atau user di dalam perusahaan
yaitu direktur, manajer, karyawan, dan lain-lain.
b. Prosedur dan Instruksi
Baik manual maupun yang terotomitasi, yang dilibatkan dalam
mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas
organisasi. Contoh aktivitas organisasi yaitu proses
pembelian, proses pendapatan, proses penggajian, dan lain-lain.
c. Data
Data berisikan tentang proses-proses bisnis organisasi seperti permintaan
barang dan proses pemesanan pembelian. Data di dalam perusahaan bisa

4
 berupa angka maupun huruf. Contoh data di dalam bisnis organisasi yaitu
cek, nota pembelian, master data aktiva tetap perusahaan, dan lain-lain.
d. Software
Software yaitu perangkat lunak yang dipakai oleh user untuk memproses data
di dalam organisasi. Contoh software di dalam perusahaan yaitu Microsoft
Excel, Microsoft Word, Zahir, dan lain-lain.
e. Infrastruktur Teknologi Informasi
Infrastruktur atau perangkat keras di dalam organisasi digunakan untuk
membantu proses bisnis. Contoh infrastruktur teknologi informasi yaitu
komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
f. Pengendalian Internal dan Pengukuran Keamanan
Pengendalian internal serta pengukuran keamanan yang dilakukan berguna
untuk mengetahui seberapa aman data yang tersimpan oleh sistem informasi
akuntansi. Contoh pengendalian internal yaitu terdapat Flowchart dan Data
Flow Diagram (DFD) sebagai salah satu bentuk pengendalian atas ancaman
yang ada di dalam organisasi.

Jika terdapat kesalahan pada salah satu komponen tersebut maka akan
memunculkan ancaman bagi kegiatan perusahaan, karena antar komponen pada
siklus pengeluaran sistem informasi akuntansi saling terkait. Pernyataan tersebut
didukung oleh teori Romney dan Steinbart (2015), yang menyatakan kesalahan
dalam salah satu komponen yaitu data induk menyebabkan beberapa ancaman
pada kegiatan siklus pengeluaran. Menurut Romney dan Steinbart (2015: 469),
ancaman yang terdapat pada sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran
adalah sebagai berikut:

a. Masalah Umum Keseluruhan Siklus Pengeluaran

1) Data induk yang tidak akurat atau tidak valid

Data induk yang tidak akurat atau tidak valid tidak dapat memberikan
informasi bagi para penggunanya. Sebagai contoh salah atau tidak
adanya pencantuman keterangan tanggal untuk memberikan
informasi kapan transaksi tersebut dilakukan.

2) Pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitive

5
 Tidak adanya pengendalian atas kebebasan mengakses informasi yang
dimiliki perusahaan merupakan salah satu ancaman yang bisa sangat
merugikan, karena dapat disalah gunakan oleh pihak yang tidak
bertanggung jawab. Sebagai contoh informasi sensitive mengenai gaji
karyawan yang didapatkan secara bebas lalu diungkapkan atau
disebar luaskan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

3) Kehilangan atau penghancuran data

Bencana alam adalah ancaman yang terdapat pada perusahaan,

karena semakin besar bencana alam tersebut maka dampak yang
ditimbulkan kepada perusahaan akan semakin besar. Salah satu
dampaknya yaitu hilangnya data, karena terjadi kerusakan pada
komputer milik perusahaan.

4) Kinerja yang buruk

Kinerja dari pegawai dalam menjalankan aktivitas perusahaan

terutama pada siklus pengeluaran juga dapat mempengaruhi
tercapainya tujuan perusahaan, karena perusahaan tidak dapat
menjalankan usahanya dengan sendiri.

b. Masalah Pemesanan Siklus Pengeluaran

1) Kekurangan dan kelebihan persediaan

Bahan baku di dalam perusahaan terutama perusahaan yang bergerak

di bidang manufaktur sangatlah diperlukan, karena itu ketersediaan
bahan baku di dalam perusahaan haruslah sesuai dengan kebutuhan.
Jika terjadi kekurangan maka proses produksi tidak dapat dilakukan,
sedangkan jika terjadi kelebihan maka akan muncul ancaman
kerusakan bahan baku karena terlalu lama menyimpannya.

2) Membeli barang yang tidak dibutuhkan

Tidak adanya pengendalian berupa pengecekan atas barang yang akan

dibeli oleh pimpinan dapat menyebabkan pembelian barang atau
bahan baku yang sebenarnya tidak terlalu dibutuhkan oleh
perusahaan.

6
 3) Membeli pada harga yang melambung

Pembelian pada saat harga tinggi dapat mengakibatkan kerugian bagi

perusahaan, karena pengeluaran perusahaan lebih tinggi
dibandingkan pemasukan yang didapat.

4) Membeli barang berkualitas inferior

Pembelian dengan kualitas rendah dapat menghemat pengeluaran

perusahaan, namun memiliki tingkat kerusakan yang lebih tinggi
sehingga perusahaan akan mengeluarkan biaya tambahan untuk
perbaikan.

5) Pemasok yang tidak dapat diandalkan

Pihak luar seperti pemasok juga dapat mempengaruhi kinerja dari

perusahaan, seperti contoh jika pemasok telat dalam mengantar
bahan baku maka proses produksi juga akan terhambat.

6) Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

Pembelian bahan baku dari pemasok yang tidak diotorisasi

merupakan salah satu ancaman karena perusahaan tidak mengetahui
barang yang dibeli adalah legal atau tidak.

7) Penyuapan (kickbacks)

Adanya penyuapan terkait pengadaan bahan baku di dalam

perusahaan juga salah satu ancaman yang disebabkan gagalnya
pengendalian internal yang diterapkan oleh perusahaan.

c. Masalah Penerimaan Siklus Pengeluaran

1) Menerima barang yang tidak dipesan

Kesalahan dalam pembelian bahan baku membuat proses produksi

menjadi terganggu, karena bahan baku yang dipesan tidak sesuai
dengan yang dibutuhkan.

2) Kesalahan dalam perhitungan

7
 Kesalahan dalam menghitung jumlah barang yang diterima
perusahaan dengan jumlah barang yang dipesan kepada supplier
dapat membuat kerugian berupa jumlah yang dibayar tidak sesuai
dengan barang yang didapat

3) Pencurian persediaan

Kehilangan bahan baku di dalam gudang penyimpanan dapat

menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

d. Masalah Menyetujui Faktur Pemasok Siklus Pengeluaran

1) Kesalahan dalam faktur pemasok

Faktur pemasok yang salah menimbulkan ancaman karena

perusahaan dapat mengalami kerugian berupa pembayaran kepada
pemasok yang jumlahnya tidak sesuai.

2) Kesalahan dalam me-posting ke utang

Pencatatan mengenai hutang perusahaan haruslah sesuai dengan

bukti transaksi yang ada, agar tidak terjadi kesalahan saat
pembayaran pelunasan.

e. Masalah Pengeluaran Kas Siklus Pengeluaran

1) Membayar untuk barang yang tidak diterima

Adanya ancaman berupa membayar untuk barang yang tidak diterima

bisa terjadi karena tidak adanya pencatatan yang jelas mengenai
persediaan secara fisik. Sehingga tidak diketahui apakah barang
tersebut benar-benar diterima perusahaan atau tidak.

2) Pencurian kas

Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) yang baik

padasetiap divisi di dalam perusahaan adalah bentuk antisipasi
terjadinya ancaman, terutama ancaman hilangnya assetperusahaan.

3) Mengecek perubahan

8
 Pencurian juga dapat terjadi dengan cara perubahan cek. Pentingnya
cek bagi perusahaan membuat beberapa Bank menyediakan layanan
khusus untuk melindungi perusahaan terhadap cek palsu.

4) Masalah arus kas

Adanya laporan arus kas di dalam perusahaan bermanfaat bagi

manajer dalam mengambil keputusan karena terdapat informasi
mengenai kondisi keuangan perusahaan dalam setiap periode.

3. Pengendalian
Setiap ancaman yang terdapat pada sistem informasi akuntansi siklus
pengeluaran tentunya dapat diantisipasi dengan dilakukannya pengendalian
oleh perusahaan. Menurut Romney dan Steinbart (2015: 469), pengendalian
ancaman yang terdapat pada sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran
adalah sebagai berikut:
a. Data induk yang tidak akurat atau tidak valid
1) Dilakukannya pengendalian integritas oleh pimpinan kepada
karyawan yang bertugas untuk memproses data
2) Adanya pengendalian internal berupa pembatasan akses terhadap
data induk kepada karyawan
3) Adanya tinjauan oleh pimpinan atas seluruh perubahan data
induk perusahaan secara teratur
b. Pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif
1) Adanya pengendalian internal berupa batasan karyawan dalam
mengakses data pada tabel dan field tertentu
2) Adanya enkripsi terhadap data dalam penyimpanan, untuk
mencegah orang yang tidak memiliki wewenang untuk mengakses
informasi sensitif.
c. Kehilangan atau penghancuran data
Adanya backup dan prosedur pemulihan bencana untuk melindungi data
perusahaan.
d. Kinerja yang buruk

9
 Adanya keputusan kebijakan yang dilakukan pimpinan berdasarkan
laporan manajerial.
e. Kekurangan dan kelebihan persediaan
1) Adanya sistem pencatatan persediaan menggunakan metode
perpetual agar informasi mengenai persediaan selalu diperbarui
2) Adanya keamanan tambahan berupa kode bar atau label RFID
3) Mencocokan antara pencatatan persediaan perpetual dengan
menghitung persediaan fisik secara periodik
f. Membeli barang yang tidak dibutuhkan
1) Adanya pencatatan yang jelas mengenai jumlah persediaan yang
ada maupun persediaan yang tidak ada
2) Adanya peninjauan dan persetujuan permintaan pembelian oleh
pimpinan
3) Adanya daftar pembelian barang yang akan dibeli sesuai
kebutuhan perusahaan
g. Membeli pada harga yang melambung
1) Mengecek terlebih dahulu daftar harga yang ditawarkan oleh
supplier
2) Dilakukannya penawaran yang kompetitif antara pihak
perusahaan dengan supplier
3) Adanya peninjauan pesanan pembelian oleh perusahaan kepada
supplier
4) Mempertimbangkan anggaran perusahaan yang akan digunakan
untuk pembelian
h. Membeli barang berkualitas inferior
1) Membeli barang hanya dari pemasok yang telah disetujui oleh
perusahaan
2) Adanya peninjauan dan persetujuan atas pembelian barang dari
pemasok baru
3) Adanya pemantauan kualitas produk dari perusahaan kepada
pemasok
i. Pemasok yang tidak dapat diandalkan
1) Meminta pemasok untuk memiliki sertifikasi kualitas

10
 2) Mengumpulkan data dan mengawasi bagaimana kinerja pemasok
selama pengiriman barang ke perusahaan
j. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
1) Adanya pengecekan terlebih dahulu mengenai informasi daftar
pemasok yang akan dipakai oleh perusahaan
2) Dilakukannya tinjauan dan persetujuan atas pembelian dari
pemasok baru oleh pimpinan
k. Penyuapan (kickbacks)
1) Melarang penerimaan hadiah dari pemasok
2) Adanya rotasi pekerjaan pada karyawan perusahaan
l. Menerima barang yang tidak dipesan
Adanya klarifikasi antara supplier dengan perusahaan mengenai
informasi jumlah barang yang akan dikirim, waktu pengiriman, dan lain-
lain.
m. Kesalahan dalam perhitungan
1) Menginformasikan antara divisi pembelian kepada divisi
gudangmengenai jumlah barang yang dipesan dengan barang yang
masuk dalam gudang
2) Adanya bukti penerimaan atas pembelian bahan baku yang
dilakukan divisi pembelian berupa tanda tangan
3) Adanya penggunaan kode batang dan label RFID yang
ditempelkan kepada setiap persediaan
n. Pencurian Persediaan
1) Adanya pembatasan kepada karyawan untuk akses masuk dan
keluar dari gudang persediaan
2) Adanya dokumentasi atas seluruh aktivitas masuk atau keluarnya
persediaan antara para divisi pembelian dan divisi gudang
3) Adanya perhitungan secara periodik dan rekonsiliasi untuk
mencatat persediaan
4) Adanya pemisahan tugas pada karyawan yaitu divisi pembelian
dengan divisi gudang persediaan
o. Kesalahan dalam faktur pemasok
1) Adanya verifikasi yang dilakukan oleh perusahaan atas faktur
pemasok

11
 2) Adanya tanda terima yang memberikan informasi secara
detailuntuk pembelian secara tunai maupun kredit
3) Adanya pengendalian internal kepada karyawan berupa
pembatasan akses ke data induk pemasok
4) Adanya verifikasi atas tagihan biaya pengiriman yang diberikan
oleh pemasok
p. Kesalahan dalam me-posting ke utang
1) Adanya pengendalian terhadap user yang bertugas dalam
mengolah data keuangan
2) Adanya rekonsiliasi catatan utang dengan buku besar perusahaan
q. Membayar untuk barang yang tidak diterima
1) Adanya pencocokan seluruh faktur pemasok dengan dokumen
yang dimiliki oleh perusahaan
2) Adanya bukti tanda terima bagi setiap kegiatan yang
menggunakan dana perusahaan
3) Adanya pembatasan penggunaan kartu kredit perusahaan agar
tidak disalah gunakan
r. Pencurian kas
1) Adanya keamanan secara fisik atas cek kosong dan mesin
penandatangan cek
2) Akuntansi periodik atas seluruh cek yang dinomori secara urut
oleh kasir
3) Pengendalian akses terhadap terminal Electronic Fund
Transfer(EFT)
4) Penggunaan komputer dan browser yang didedikasikan bagi
perbankan secara online
5) Adanya pemisahan fungsi penulisan cek dari pencatatan hutang
perusahaan
6) Adanya rekonsiliasi rutin pada rekening bank dengan jumlah yang
dicatat oleh seseorang yang independen atas prosedur
pengeluaran kas
7) Adanya pengendalian internal berupa pembatasan akses karyawan
terhadap akses terhadap file induk pemasok
8) Menjalankan metode imprest terhadap kas kecil

12
 9) Adanya pemeriksaan audit atas dana kas kecil secara mendadak
oleh audit internal maupun audit eksternal
s. Mengecek perubahan
1) Adanya mesin perlindungan cek, yaitu dengan mencetak jumlah
dalam warna yang berbeda.
2) Penggunaan tinta khusus, sehingga saat cek tersebut dilakukan
pengubahan akan berubah warna.
t. Masalah arus kas
Adanya pembuatan laporan arus kas yang jelas agar dapat memberikan
informasi mengenai keadaan keuangan perusahaan pada periode tertentu.

2.2. Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

1. Prosedur Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:

a. Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual

dan menginputnya ke komputer.
b. Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan
berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah
hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan
pemasok.
c. Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan
dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah
diterima, sehingga siap menerima tagihan.
d. Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan
dari pemasok.
e. Bagian keuangan atau karir bertanggung jawab untuk membayar hutang
kepada pemasok sesua i dengan masa potongan sehingga perusahaan
dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan
atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian ini terdiri atas:

13
 a. Permintaan barang (Material requisition atau Purchase requisition).
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan
pesanan barang atau jasa.
b. Penawaran barang (Qutation). Dokumen yang digunakan dalam prosedur
persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang
dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
c. Pemesanan barang (Purchase Order). Dokumen ini mencantumkan
deskripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa
yang hendak dibeli.
d. Bukti penerimaan barang (Delivery Receipt). Dokumen yang
menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan
nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.
e. Faktur Penjualan (Invoice). Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan
kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi,
syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Prosedur transaksi pembelian mencakupi:

a. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

b. Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
c. Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok.
d. Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
e. Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.
f. Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi
gudang untuk disimpan.
g. Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian
akuntansi.
h. Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar
faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang
timbul dari transaksi pembelian.

2. Prosedur Pengeluaran Kas

14
 Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang
dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk
memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah terutang yang benar
ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran
lebih awal. Perusahaan melawatkan penghasilan bunga yang dapat dihasilkan
dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan
akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya
sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini

adalah:

a. Bukti kas keluar. Tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan

uang tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji,
pembayaran hutang atau pengeluaran-peneluaran lainnya.
b. Cek. Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil
uang direkening giro.
c. Permintaan cek.

2.3 Sistem Konseptual dan Fisik Pada Sistem Pembelian dan

Pengeluaran
1. Sistem Konseptual
a. Prosedur Pembelian
1) Memonitor Pencatatan Persediaan. Ketika persediaan menurun
hingga ketitik dimana diputuskan untuk memesan kembali, maka
permintaan pembelian disiapkan dan dikirim ke departemen
pembelian untuk memproses pembelian.
2) Menyiapkan Pesanan Pembelian dan salinannya dikirim ke vendor
(pemasok), staf hutang dagang, penerimaan barang, dan ke staf
pengendali persediaan.
3) Departemen pembelian menyiapkan permintaan pembelian untuk
setiap pemasok dan salinannya dikirim ke departemen pengendali
persediaan, utang dagang, dan penerimaan.
4) Menerima Barang. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan
jumlahnya kemudian dikirim ke gudang. Laporan penerimaan

15
 disiapkan dan salinannya dikirim ke gudang, departemen pembelian,
pengendali persediaan, dan staf hutang dagang.
5) Memperbaharui catatan persediaan. Perusahaan yang menggunakan
sistem biaya standar akan mencatat persediaannya dengan nilai
standar yang telah ditetapkan berapapun harga sesungguhnya yang
dibayar kepemasok, disini, informasi yang dibutuhkan hanyalah
menganai jumlah barang yang diterima. Sedangkan, pemaaruan buku
besar persediaan biaya aktual membutuhkan infromasi keuangan
tambahan, seperti salinan faktur pemasok ketika barang tiba.
6) Bagian Hutang Usaha (set up A/P). Staf A/P menerima dokumen-
dokumen (PR, PO, receiving report, and the supplier’s invoice),
kemudian merekonsiliasi dokumen tersebut dan memposts jurnal
pembelian, dan menambahkan kewajiban di buku pembantu A/P.
Secara periodik, staf A/P akan meringkas ayat jurnal pembelian
kemudian menyiapkan voucher jurnal yang akan dikirim ke
departemen G/L.

Pembelian/Persediaan-pengendali xxx

Utang Usaha-Pengendali xxx

7) Mencatat ke buku Besar. Staf buku besar mencatat dari voucher jurnal
ke akun pengendali persediaan dan dan utang usaha serta
merekonsiliasi akun pengendali persediaan dan ringkasan buku besar
persediaan.

b. Pengeluaran Kas
1) Mengidentifikasi Kewajiban jatuh tempoh. Setiap hari, staf A/P
meninjau file A/P terbuka atau file voucher utang usaha untuk setiap
item yang akan jatuh tempoh da mengirim voucher dan dokumen
pendukung ke departemen pengeluaran kas.
2) Menyiapkan pengeluaran kas. Untuk tiap pengeluaran, staf
menyiapkan cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumah
uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek
(check register), yang juga disebut sebagai Jurnal pengeluaran Kas
(Cash Distribusments journal). Bagian Cek yang dapat dipertukarkan

16
 kemudian dikirim ke pemasok. Staf tersebut kemudian menandai
berbagai dokumen dalam paket voucher dengan tulisan sudah dibayar
dan mengembalikannya ke staf Utang Usaha (A/P). Setelah itu, staf
kemudian meringkas berbagai ayat (entri) yang dimasukkan dalam
daftar cek serta mengirim voucher journal ke departemen buku besar.

Utang Usaha xxx

Kas xxx

3) Memperbaharui catatan A/P. Setelah menerima paket voucher, staf

A/P menutup voucher terbuka dengan mencatat nomor cek dalam
daftar cek serta menyimpan paket voucher ke dalam file voucher
tertutup (closed voucher file). Selain itu, rangkuman/ikhtisar akun
disiapkan dan dikirim ke staf bagian buku besar.
4) Mempost ke buku besar. Staf G/L menerima voucher jurnal
pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari staf A/P. Staf G/L
menggunakan voucher jurnal untuk mencatat ke akun pengendali
utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun
pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha.

2. Sistem Fisik
a. Prosedur Pembelian(Manual)

Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung perlakuan konseptual

dari sistem yang dipaparkan pada bagia sebelumnya. Ini seharusnya
membantu untuk mengetahui hubungan antara unit organisasi, pemisahan
tugas, dan arus informasi yang perlu dalam operasinal dan pengendalian
internal yang efektif.

Figur berikut akan menampilkan flowchart dari sistem pembelian manual:

17
b. Prosedur Pengeluaran Kas

Detail sistem flowchart dari sistem pengeluaran kas secara manual akan
dipaparkan dalam figur dibawah:

18
2.4 Kas Pengendalian Internal Pada Sistem Pembelian dan
Pengeluaran Kas
1. Pengendalian Internal Sistem Pembelian
Menurut Hall (2007:318) Berbagai aktivitas terkait yang membentuk sistem
pemrosesan pembelian dalam tahapan sebagai berikut:
a. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhanuntuk menambah
persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Informasi
kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.
b. Proses pembelian menentu-kan jumlah yang akan dipesan, memilih
memasok, dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut
dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.

19
 c. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan
dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan
jumlahnya serta dikirim ke gudang.
d. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui
catatan persediaan.
e. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan
merekonsiliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkanuntuk
transaksi tersebut dan catatan kewajiban membayar di masa mendatang,
tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya,
pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan
untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan
diskon yang ditawarkan.
f. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan
total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam
persediaan). Informasiini akan direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke
akun utang usaha serta akun pengendali persediaan.

2. Pengendalian Internal Pengeluaran Kas

Untuk membiayai kegiatannya baik yang rutin atau tidak, maka
perusahaan melakukan pengeluaran kas. Pengeluaran kas yang dilakukan pe-
rusahaan benar- benar dilakukan untuk kepentingan kegiatan perusahaan.
Pengendalian internal pengeluaran kas merupakan prosedur pengeluaran
uang tunai, untuk melunasi utang atau biaya-biaya yang telah disetujui
seperti halnya penerimaan kas, pengeluaran kas tergantung dari bidang
usaha perusahaan.

Pengendalian internal pengeluaran kas merupakan prosedur pengeluaran

uang tunai, untuk melunasi utang atau biaya-biaya yang telah disetujui
seperti halnya penerimaan kas, pengeluaran kas tergantung dari bidang
usaha perusahaan.

Pada perusahaan jasa simpan pinjam seperti bank, pengeluaran kas yang
utama adalah memberikan pinjaman kepada para peminjam. Sedangkan
pada perusahaan dagang dan industri, pengeluaran kas yang utama adalah

20
 pembelian barang dagangan atau bahan baku. Prinsip-prinsip dan ketentuan
pengendalian internal atas pengeluaran kas adalah sebagai berikut:

a. Keharusan pada adanya persetujuan dari faktur-faktur pembelian,

pengisian dana kas kecil, dan sebagainya oleh masing-masing kepala
bagian utang untuk dibayar.
b. Perkiraan-perkiraan dan jumlah-jumlah yang tercatat dalam voucher
voucher harus ditinjau dan diverifikasi.
c. Tiap voucher harus dicatat dalam register voucher.
d. Persetujuan akhir dalam pembayarannya harus dilakukan oleh pejabat
yang berwenang
e. Penyimpanan-penyimpanan yang telah dibayar untuk referensi.
f. Pemisahan fungsi pembuatan voucher, pembuatan cek, pencatatan cek,
dan penandatanganan cek.
g. Semua cek dan voucher diberi nomor-nomor urut tercetak dan cek-cek
dibatalkan harus disimpan dan dicatat. Pengendalian internal yang baik
mengharuskan setiap transaksi pengeluaran kas dilakukan dengan cek
dan transaksi pengeluran kas yang tidak dilakukan dengan cek (yang
jumlahnya relative kecil) dapat dilakukan melalui dana kas kecil.

2.5 Studi Kasus Pada “UKM Gelato”

Pembelian barang dilakukan untuk bahan segar, bahan tahan lama,
kemasan produk, perlengkapan kantor, peralatan kantor, komponen mesin, dan
kebutuhan lainnya. Pembelian bahan segar dan bahan tahan lama akan
dilakukan selama 1 hari setiap tanggal 5. Pembelian kemasan produk, box gabus,
perlengkapan kantor, peralatan kantor, komponen mesin, dan kebutuhan lainnya
akan dilakukan setiap tanggal 8. Apabila tanggal yang ditentukan merupakan
hari libur, maka akan ditunda ke hari kerja terdekat. Limit belanja sebesar
Rp150.000.000 dalam sebulan. Apabila jumlah barang yang dibeli melebihi
limit, maka Didi akan menunda pembelanjaan ke bulan depan.

Untuk bulan pertama, Didi akan pergi ke pasar buah, pasar komoditas,
dan sentra perdagangan lain terdekat. Didi akan membandingkan harga
termurah dengan kualitas yang sama. Selain itu, Didi akan menyimpan nomor
kontak penjual-penjual yang memberikan harga terbaik pada survei bahan dan

21
barang. Tidak semua bahan bisa dibeli di satu pemasok. Misalnya buah bisa
dibeli di Toko Buah Bosqu, pasta coklat dan kacang di Toko 888, gula di Toko
Agung Jaya, telur di Toko Al Rozaq, susu segar di Distributor Murni, kemasan
(kontainer) di perusahaan Gosyen, percetakan stiker dan kardus di Percetakan
Metta, peralatan produksi di Toko Deva, gelas dan peralatan makan di Pabrik
Gelas Bromo. Rincian bahan yang dibeli ada di lampiran. Kualitas bahan dan
barang dipercayakan ke pemasok.

1. Setiap tanggal 4, Didi memeriksa ketersediaan bahan dan barang di gudang

dan membuat memo beli yang berisi barang apa saja dan jumlah yang akan
dibeli.
2. Pada tanggal 5 atau 8, Didi akan menelpon ke pemasok langganan untuk
memesan seluruh bahan dan barang. Bahan dan barang yang sedang ada
diskon akan dibeli lebih banyak, sehingga bahan dan barang lain akan
disesuaikan (dikurangi atau tidak dibeli) oleh Didi.
3. Di akhir sesi telepon, Didi akan menanyakan jumlah tagihan.
4. Tanpa menunggu menerima bahan dan barang, Didi mentransfer uang
pelunasan dengan internet banking dan mencetak bukti transfernya.
5. Bahan dan barang yang dikirim pemasok diterima oleh pekerja serabutan.
Pekerja serabutan hanya melakukan pengecekan singkat. Setelah sekiranya
cocok, pekerja serabutan menandatangani surat jalan pemasok. Setelah itu,
pekerja serabutan menerima nota dan surat jalan warna kuning.
6. Nota dan surat jalan warna kuning diletakkan dalam kantor Didi.
7. Pekerja serabutan membawa bahan dan barang tersebut ke gudang sesuai
dengan jenisnya.
8. Didi menyerahkan bukti transfer, nota, dan surat jalan ke Mimi setiap tanggal
11.
9. Dokumen akan diarsip oleh Mimi berdasarkan nama konsumen.
10. Mimi mencatat uang yang diterima di buku pengeluaran kas.

Lokasi gudang berada di tempat yang sama dengan pabrik. Jenis gudang ada
dua, yaitu:

1. Gudang Segar adalah gudang berpendingin untuk menyimpan barang-barang

barang-barang yang cepat rusak seperti telur, susu sapi, buah-buahan,

22
 rimpang, olahan bahan segar (pasta), dan bahan kering (vanila, coklat), serta
produk jadi (gelato). Gudang segar diberi sekat untuk non freezer dan freezer.
2. Gudang Umum adalah gudang untuk menyimpan barang-barang office
seperti: alat tulis, buku, nota, dan perlengkapan operasional lainnya.

23
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Siklus pengeluaran (Expenditure Cycle) adalah serangkaian aktivitas
bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-

aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan.

1. Proses
2. Ancaman
a. Orang
b. Prosedur dan Instruksi
c. Data
d. Software
e. Infrastruktur Teknologi Informasi
f. Pengendalian Internal dan Pengukuran Keamanan
Jika terdapat kesalahan pada salah satu komponen tersebut maka akan
memunculkan ancaman bagi kegiatan perusahaan, karena antar komponen
pada siklus pengeluaran sistem informasi akuntansi saling terkait.
3. Pengendalian
Setiap ancaman yang terdapat pada sistem informasi akuntansi siklus
pengeluaran tentunya dapat diantisipasi dengan dilakukannya pengendalian
oleh perusahaan.

3.2 Saran
Dengan adanya pembahasan mengenai siklus pengeluaran (Expenditure
Cycle), diharapkan pembaca dapat memahami lebih lanjut mengenai materi ini.
Kami penulis menyadari jika makalah ini masih banyak sekali kekurangan, oleh
sebab itu, penulis sangat mengharapkan adanya kritik serta saran mengenai
pembahasan makalah di atas.

24
 Daftar Pustaka

Marshall B. Romney, Paul John Steinbart 2015. Sistem Informasi Akuntansi,

Edisi 13, Salemba Empat, Jakarta.

Hall, James. A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 1, Salemba Empat,

Jakarta. Hall, James. A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4,
Salemba Empat, Jakarta.

Hopwood, William S dan Bodnar,George H. 2000. SistemInformasi Akuntansi,

Salemba Empat. Jakarta.

http://hanifaiwann.blogspot.co.id/2015/01/siklus-pengeluaran-pembelian
dan_22.html

25