PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

DAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN

DOKUMEN ESKTERNAL
No. Dokumen : /PKM-UK/VII/2017
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :
Halaman :
UPTD PUSKESMAS dr. Suraiya
ULEE KARENG
Tanda tangan : NIP. 19681021 200212 2 001

1. Pengertian Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya
bisa berupa kertas, file elektronik dan lain-lain.

Dokumen internal adalah dokumen yang dimiliki oleh Puskesmas Ulee

Kareng untuk mendokumentasikan kegiatan puskesmas. Dokumen internal
berupa:
a. Pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu
b. Pedoman mutu
c. Prosedur mutu dan prosedur kerja
d. Instruksi kerja
e. Rekaman dan formulir

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dimiliki oleh Puskesmas Ulee

Kareng sebagai pendukung kegiatan yang berupa standar, pedoman dan
peraturan
2. Tujuan a. Sebagai acuan dalam penatalaksanaan pengendalian dokumen dan
rekaman pelaksanaan kegiatan di Puskesmas Ulee Kareng.
b. Mengatur tata cara pengendalian dokumen dan rekaman agar sesuai
dengan persyaratan sistem manajemen mutu

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Ulee Kareng No. ...... 2017 kebijakan pengendalian
dokumen dan rekaman Puskesmas Ulee Kareng

4. Referensi
5. Prosedur 1. Penyusunan dokumen internal dengan menyiapkan draft dokumen yang
diperlukan dengan format sbb:
a. Format prosedur berisi:
1) Pengertian
2) Tujuan
3) Kebijakan
4) Referensi
5) Alat dan bahan
6) Langkah-langkah
7) Hal-hal yang perlu diperhatikan
8) Unit terkait
9) Dokumen terkait
10) Langkah-langkah
11) Hal-hal yang perlu diperhatikan
12) Unit terkait
13) Dokumen terkait

b. Format kelengkapan berisi:

1) Halaman judul
2) Lembar distribusi
2. Identifikasi dokumen internal. Setiap prosedur dan instruksi kerja harus
dilengkapi dengan:
a. Header
1) Logo
2) Judul prosedur
3) No. Prosedur dan instruksi kerja
4) No. Revisi
5) Tanggal penerbitan prosedur dan instruksi kerja
6) Nomor dan jumlah halaman
7) Pengesahan prosedur dan atau instruksi kerja memuat: disiapkan,
ditetapkan, diperiksa atau disetujui
b. Defenisi
Merupakan penjelasan kalimat dalam prosedur yang tidak dimengerti
atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau istilah
bahasa asing yang sulit dimengerti
c. Tujuan
Menjelaskan atau menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan
jelas dari objek yang akan dibuat prosedurnya atau instruksi kerja
dan Pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab tujuan dari
prosedur dan instruksi kerja adalah “mengapa” dokumen ini
diperlukan
d. Kebijakan
Merupakan identifikasi sumber pertanggungjawaban dokumen
dikeluarkan atau diterbitkan
e. Referensi
Daftar pustaka yang digunakan atau berkaitan dengan penyusunan
prosedur dan instrumen kerja
f. Alat dan bahan
Materi yang digunakan untuk mendukung kelancaran prosedur/
instruksi kerja
g. Prosedur/langkah-langkah
Langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk
mencapai atau menyelesaikan apa yang telah ditulis pada tujuan
prosedur dan instruksi kerja.
h. Hal-hal yang perlu diperhatikan
Memuat instruksi untuk mengurangi terjadinya resiko kesalahan
dalam penerapan prosedur/ instruksi kerja
i. Unit terkait
Memuat jabatan atau unit yang bertanggung jawab atas tercapainya
sasaran dari prosedur/ instruksi kerja

Pengendalian Dokumen Eksternal Dan Pelaksanaan Pengendalian Dokumen Eskternal | 2/2

6. Unit Terkait
7. Dokumen a. ATK
Terkait b. Dokumen internal maupun eksternal
c. No. Riwayat dokumen, Lembar distribusi dokumen

Pengendalian Dokumen Eksternal Dan Pelaksanaan Pengendalian Dokumen Eskternal | 3/2