KOMUNIKASI BISNIS

“Fungsi, Penggolongan, dan Bentuk Surat dalam Bisnis”

Dosen Pengampu : Dra. I Gusti Agung Ketut Sri Ardani, M.M.

Oleh : Kelompok 1

Nama Anggota :

1. Dewa Ayu Riananda Maharani 1907521112

2. Ni Wayan Grace Kusmara Dewi 1907521115

3. Ni Putu Laras Mulyani 1907521120

4. Ni Kadek Sari Jayanti Dhani 1907521148

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami haturkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas Anugrah-Nya, sehingga
tugas mata kuliah Komunikasi Bisns dengan judul “Fungsi, Penggolongan, dan Bentuk Surat
dalam Bisnis” ini bisa terselesaikan dengan tepat pada waktunya.
Kami mengetahui bahwa tugas yang kami buat ini sangatlah jauh dari kesempurnaan,
sehingga kritik dan saran bagi pembaca sangat diharapkan guna dijadikan pembelajaran pada
pembuatan makalah yang akan datang. Terima kasih atas partisipasi dan perhatian para pembaca,
semoga semua isi yang ada dalam makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Denpasar, 12 November 2021

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................................................i

DAFTAR ISI..................................................................................................................................ii

BAB I...............................................................................................................................................1

PENDAHULUAN..........................................................................................................................1

BAB II.............................................................................................................................................2

PEMBAHASAN.............................................................................................................................2

2.1 Fungsi Surat, Penggolongan, dan Bentuknya...................................................................2

2.2 Karakteristik Email dan Memo yang Efektif....................................................................8

2.3 Pengertian Laporan Bisnis dan Proposal Bisnis.............................................................11

2.4 Jenis-Jenis Laporan Bisnis................................................................................................12

2.5 Penyusunan Laporan dan Proposal Bisnis......................................................................15

BAB III.........................................................................................................................................21

PENUTUP....................................................................................................................................21

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................................22

ii
iii
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Komunikasi merupakan hal yang sangat fundamental dalam kehidupan . Komunikasi
dapat berupa lisan maupun tulisan. Di dalam sebuah organiasi bisnis dapat kita jumpai
komunikasi lisan maupun tulisan. Meskipun teknologi komunikasi sangat berkembang pesat
saat ini, media komunikasi tertulis seperti surat masih banyak digunakan. Dari berbagai
media komunikasi, surat merupakan salah satu media saluran komunikasi tertulis yang masih
banyak digunakan hingga saat ini, terlebih lagi dalam suatu organisasi. Dalam proses
kegiatan suatu organisasi, misalnya dalam usulan suatu proyek, akan membutuhkan suatu
proposal bisnis dan juga laporan hasil kegiatan tersebut. oleh karenanya, penting untuk
mempelajari tentang surat, jenis surat, serta laporan dan proposal bisnis dalam skegiatan
komunikasi agar dapaat tercipta komunikasi yang efektif.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa saja fungsi surat, penggolongan surat, dan bentuk surat?
2. Bagaimana karakteristik email dan memo yang efektif?
3. Apa yang dimaksud dengan laporan bisnis dan proposal bisnis?
4. Apa saja jenis-jenis laporan bisnis?
5. Bagaimana penyusunan laporan dan proposal bisnis?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui fungsi surat, penggolongan surat, dan bentuk surat.
2. Untuk mengetahui karakteristik email dan memo yang efektif.
3. Untuk mengetahui definisi laporan bisnis dan proposal bisnis.
4. Untuk mengetahui jenis-jenis laporan bisnis.
5. Untuk mengetahui penyusunan laporan dan proposal bisnis.

1
 BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Fungsi Surat, Penggolongan, dan Bentuknya
A. Fungsi surat
1. Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat merupakan bukti “hitam di atas putih” dan dapat menyimpan rahasia.
Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat, dan lain-lain.
2. Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam
aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan
berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu waktu diperlukan.
3. Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mempu memberikan gambaran
mengenai kejadian-kejadian masa lalu. Misalnya Supersemar
4. Pedoman kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan
tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan
5. Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang.
Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang dalam suatu perjalanan.
6. Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu mencerminkan
citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.
7. Dasar penilaian dan keputusan
Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan.
Surat merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya,
surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.

2
 8. Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui
surat.dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi
surat menyurat.
9. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman
Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan. Namun,
melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman dapat
dihindari.
10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain
Kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus
surat menyurat dengan pihak lain bisa menunjukkan eratnya Kerjasama dalam upaya
mencapai tujuan organisasi.
B. Penggolongan surat
1. Menuruta isi dan pengirimnya:
a. Surat resmi
b. Surat niaga atau surat bisnis
c. Surat pribadi
2. Menurut maksud dan tujuannya:
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan
c. Surat perintah
d. Surat edaran
e. Surat peringatan
f. Surat panggilan
g. Surat permintaan atau permohonan
h. Surat perjanjian
i. Surat penawaran
j. Surat pesanan
k. Surat laporan
l. Surat pengantar
m. Surat lamaran pekerjaan

3
 n. Surat penegasan
o. Surat penuntutan
3. Menurut wujud/bentuknya
a. Surat bersampul
b. Memorandum atau nota
c. Telegram
d. Telex
e. Radiogram
f. Faksimili
g. Kartu pos
h. Wesel/warkat pos
4. Menurut jaminan keamanan
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Confidential (terbatas)
d. Surat biasa
5. Menurut urgensinya
a. Surat kilat khusus
b. Surat kilat
c. Surat biasa
6. Menurut alirannya
a. Surat keluar
b. Surat masuk
7. Menurut kegunaannya
a. Surat konsep
b. Surat asli
c. Surat tembusan
d. Surat petikan
8. Menurut nilai isinya
a. Surat rutin
b. Surat tidak rutin

4
9. Menurut sifatnya
a. Surat yang bersifat mengatur
b. Surat yang bersifat tidak mengatur

C. Bentuk surat
Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat.
Setiap bagian surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai identifikasi atau
petunjuk pengelolaan surat.

Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, yaitu:

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

5
2. Bentuk lurus (block style)

3. Bentuk setengah lurus (semi block style)

6
4. Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)

5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)

7
2.2 Karakteristik Email dan Memo yang Efektif
A. Email
Email adalah singkatan dari Electronic Mail atau Surat Elektronik. Email
berfungsi sebagai sarana untuk mengirim surat atau pesan melalui jaringan intenet,
dengan Email kita hanya membutukan beberapa menit agar surat atau pesan kita sampai
tujuan dan tidak perlu menunggu berhari-hari seperti mengirim surat atau pesan biasa
(pos). Dengan email pesan dapat diisi dengan konten gambar atau suara dan video.
Syarat mengirim surat atau pesan dengan email adalah pengirim dan penerima harus
memiliki alamat email. untuk memiliki alamat email anda harus mendaftar di penyedia
layana email seperti yahoo.hotmail.gmail dan lain-lain.
Email telah menjadi media utama bagi banyak perusahaan selama beberapa
dekade, dan pada awalnya menawarkan keuntungan besar dalam kecepatan dan efisiensi
dibandingkan media yang sering diganti (pesan cetak dan faks). Selama bertahun-tahun,
email mulai digunakan untuk banyak tugas komunikasi hanya karena itu adalah satu-
satunya media digital yang tersedia secara luas untuk pesan tertulis dan jutaan pengguna
merasa nyaman dengannya.
1. Karakteristik email yang efektif

Dalam melakukan komunikasi bisnis terutama secara online yang menggunakan

media Email, itu disebut Email bisnis. Email bisnis adalah media yang lebih formal
daripada yang mungkin biasa digunakan dengan email untuk komunikasi pribadi. Email
bisnis yang efefktif adalah email yang ditulis secara professional. Email profesional
sangat berbeda dari pesan yang dikirim kepada teman. email profesional adalah pesan
yang dipertimbangkan dengan baik yang biasanya membawa informasi yang tidak
sensitif yang tidak mungkin membuat marah pembaca. Oleh karena itu, pesan-pesan
tersebut harus disusun langsung dengan gagasan utama terlebih dahulu.

a. Garis subjek.
Berisi alamat tujuan penerima dan memberikan informasi secara garis besar
tentang tujuan Email.
b. Pembukaan.

8
 Berisi salam dan menyebutkan nama belakang penerima yang diawali kata
“terhormat” karena email dialamatkan kepada orang asing. Lalu dilanjutkan
dengan pertanyaan yang paling penting, ungkapkan perintah yang sopan, atau
nyatakan gagasan utama.
c. Tubuh.
Mengatur tubuh dalam daftar berpoin dengan pertanyaan singkat dalam
bentuk parallel. Jelaskan permintaan tersebut secara logis dan sopan. Ajukan
pertanyaan lain jika perlu.
d. Penutupan.
Berisi ajakan bertindak, tenggat waktu dan ringkasan pesan serta ucapan
terimakasih yang diakhiri dengan nama pengirim, jabatan, dan kontak
informasi.
2. Membuat Pesan Email yang Efektif
a. Merencanakan pesan email
 Pastikan setiap pesan email yang Anda kirim diperlukan.
 Jangan cc atau bcc siapa pun yang tidak benar-benar perlu melihat
pesannya.
 Ikuti kebijakan email perusahaan; memahami batasan yang diterapkan
perusahaan Anda pada penggunaan email.
 Latih kebersihan email yang baik dengan tidak membuka pesan yang
mencurigakan, selalu memperbarui perlindungan virus, dan mengikuti
pedoman perusahaan lainnya.
 Ikuti rantai komando.
b. Menulis pesan email
 Ingatlah bahwa email bisnis lebih formal daripada email pribadi.
 Ketahuilah bahwa pesan email memiliki bobot hukum yang sama dengan
dokumen bisnis lainnya.
 Perhatikan kualitas tulisan Anda dan gunakan tata bahasa, ejaan, dan tanda
baca yang benar.
 Buat baris subjek Anda informatif dengan mengidentifikasi tujuan pesan
Anda dengan jelas.

9
  Buat baris subjek Anda menarik dengan kata-kata dengan cara yang
menggugah minat audiens Anda.
 Gunakan beberapa kata pertama dari badan email untuk menarik perhatian
pembaca.
c. Menyelesaikan pesan email
 Revisi dan koreksi dengan hati-hati untuk menghindari kesalahan yang
memalukan.
 Jaga agar tata letak pesan Anda tetap sederhana dan bersih, terutama untuk
penerima seluler.
 Gunakan file tanda tangan email untuk memberikan informasi kontak
Anda kepada penerima.
 Periksa kembali daftar penerima Anda sebelum mengirim.
 Jangan tandai pesan sebagai "mendesak" kecuali benar-benar mendesak.
B. Memo
Memorandum atau yang biasa disebut memo, adalah sebuah pesan singkat seperti
saat kita menggunakan ponsel. Atau bisa didefinisikan sebagai sebuah surat terbuka yang
digunakansecara intern di dalam sebuah lembaga atau bisa juga pribadi dengan tujuan
menyampaikan sebuah pesan, arahan, dan juga bisa instruksi. Memo diperlukan untuk
pesan internal penting yang terlalu panjang untuk email, memerlukan catatan permanen,
menuntut formalitas, atau memberi tahu karyawan yang mungkin tidak memiliki email
kerja. Dalam organisasi, memo menyampaikan perubahan prosedur, instruksi resmi, dan
laporan.
1. Karakteristik Memo yang efektif
a. Garis subjek.
Berisi tanggal dibuat, penerima dan pengirim serta ringkasan isi pesan.
Menyediakan inisial penulis setelah dicetak nama dan judul.
b. Pembukaan.
Perluas baris subjek dengan menyatakan gagasan utama secara ringkas dalam
kalimat lengkap.
c. Tubuh.

10
 Menyajikan data dalam daftar berpoin dan tabel dengan judul untuk ruang kosong
dan pembacaan yang mudah.
d. Penutupan.
Meminta tindakan tertentu, meringkas pesan, atau menyajikan pemikiran penutup.
Jika sesuai, sertakan tenggat waktu dan alasannya.

C. Membandingkan Memo dan E-Mail

Memo memiliki banyak kesamaan dengan email. Keduanya biasanya membawa
informasi yang tidak sensitif yang dapat diatur secara langsung dengan ide utama terlebih
dahulu. Keduanya memiliki kata-kata panduan yang menyerukan baris subjek, garis
tanggal, dan identifikasi pengirim dan penerima. Untuk meningkatkan keterbacaan,
keduanya harus diatur dengan judul, daftar berpoin.
1. Kesamaan.
E-mail dan memo umumnya ditutup dengan:
a. Informasi tindakan, tanggal, atau tenggat waktu;
b. Ringkasan pesan; atau
c. Sebuah pemikiran penutup.
2. Perbedaan.
Anda tidak perlu menutup pesan ke rekan kerja dengan pernyataan niat baik
seperti yang ditemukan dalam surat kepada pelanggan atau klien. Namun, beberapa
pemikiran penutup seringkali diperlukan untuk menghindari terdengar tiba-tiba.
Penutup dapat menunjukkan rasa terima kasih atau mendorong umpan balik dengan
komentar.

2.3 Pengertian Laporan Bisnis dan Proposal Bisnis

A. Pengertian Laporan Bisnis

1. Menurut Herta A. Murphy
Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau
lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

11
 2. Menurut Himstreet
Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari
satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah.
B. Pengertian Proposal Bisnis
Proposal berasal dari bahasa inggris yaitu "to propose" yang artinya mengajukan,
secara bahasa proposal dapat di artikan sebagai "bentuk pengajuan atau permohonan".
penawaran itu bisa berupa ide, gagasan, pemikiran atau sebuah rencana kerja yang di
tujukan kepada pihak lain untuk mendapatkan dukungan, baik itu yang sifatnya izin,
persetujuan, "dana" dan lain - lain. Jadi dapat diartikan proposal bisnis adalah sebagai
pengajuan yang berupa tulisan yang berisi perencanaan dan pemaparan usaha, mulai dari
dana, keperluan perlengkapan, rencana penjualan hingga rencana keuntungan yang
mungkin bisa di dapat dari usaha tersebut.

2.4 Jenis-Jenis Laporan Bisnis

Beberapa proposal singkat; ada yang panjang dan rumit. Penerima proposal bisa
menjadi manajer di dalam perusahaan Anda atau klien potensial di luar perusahaan Anda.
Semua jenis proposal memiliki dua karakteristik penting:

a. menggunakan bahasa yang mudah dipahami

b. menunjukkan nilai dan manfaat produk atau layanan yang direkomendasikan.

Proposal dapat diklasifikasikan sebagai :

1. Informal atau formal

2. Internal atau eksternal
3. Diminta atau tidak diminta.

12
A. Informal atau Formal.
Proposal informal adalah laporan singkat, sering diformat sebagai memo atau surat.
Bagian proposal dapat bervariasi, tetapi proposal informal dapat mencakup bagian-bagian
berikut:
1. Pengantar atau deskripsi masalah
2. Informasi latar belakang terkait atau pernyataan kebutuhan
3. Manfaat proposal dan jadwal penyelesaian
4. Persyaratan kepegawaian
5. Analisis anggaran
6. Kesimpulan yang dapat mencakup permintaan otorisasi.

Proposal formal berbeda dari proposal informal tidak dalam gaya tetapi dalam
ukuran dan format. Proposal formal menanggapi proyek-proyek besar dan dapat berkisar
dari 5 hingga 200 halaman atau lebih. Selain enam bagian dasar proposal informal,
proposal formal dapat berisi beberapa atau semua bagian tambahan ini:

1. Salinan permintaan proposal (RFP)

2. Surat pengiriman
3. Abstrak atau ringkasan eksekutif
4. Halaman judul
5. Daftar isi
6. Daftar gambar
7. Lampiran

B. Internal atau Eksternal.

Penulis proposal dapat mengajukan proposal internal kepada manajemen ketika
mereka melihat manfaat dalam mengubah kebijakan perusahaan, membeli peralatan, atau
menambahkan produk dan layanan baru. Seorang pengambil keputusan perusahaan akan
meninjau proposal tersebut dan menerima atau menolak ide tersebut. Proposal internal
mungkin menyerupai pembenaran dan laporan rekomendasi. Namun, sebagian besar
proposal bersifat eksternal dan ditujukan kepada klien dan pelanggan di luar perusahaan.

13
 Proposal penjualan eksternal kepada klien akan menunjukkan bagaimana barang atau jasa
perusahaan akan memecahkan masalah atau menguntungkan klien. Jenis proposal
eksternal lainnya adalah proposal hibah, yang ditulis untuk mendapatkan dana dari
lembaga yang mendukung tujuan yang bermanfaat.
Dapat dicontohnya The Ronald McDonald House Charities, misalnya, menerima
banyak permintaan dalam bentuk proposal hibah dari organisasi yang mencari dukungan
untuk tujuan amal mereka. Workplace in Focus yang menyertainya menjelaskan
beberapa tujuan dukungannya saat ini.

C. Diminta (RFP) atau Tidak Diminta.

Ketika organisasi atau bisnis pemerintah memiliki kebutuhan khusus, mereka
menyiapkan request for proposal (RFP), sebuah dokumen yang merinci persyaratan
mereka. Instansi pemerintah serta bisnis swasta menggunakan RFPS untuk meminta
penawaran kompetitif dari vendor. RFPS memastikan bahwa tawaran sebanding dan
dana diberikan secara adil. Perusahaan yang menanggapi proposal yang diminta berhati-
hati untuk mengikuti instruksi RFP secara eksplisit, yang mungkin termasuk mengikuti
format proposal tertentu. Perusahaan giat yang mencari pekerjaan atau tantangan khusus
dapat mengajukan proposal yang tidak diminta. Baik perusahaan besar maupun kecil
cenderung menggunakan RFPS untuk meminta penawaran pada proyek mereka. Hal ini
memungkinkan mereka untuk membandingkan harga dari berbagai perusahaan pada
proyek mereka. Mereka tidak hanya menginginkan harga yang baik dari penawar proyek
mereka, tetapi mereka juga menginginkan perlindungan hukum yang ditawarkan oleh
proposal, yang dianggap kontrak legal.
Saat menulis proposal, ingatlah bahwa itu harus persuasif, bukan hanya deskripsi
mekanis tentang apa yang dapat Anda lakukan. Seperti pesan penjualan persuasif,
proposal yang efektif harus :
1. Mendapatkan perhatian pembaca
2. Menekankan bagaimana metode dan produk Anda akan bermanfaat bagi pembaca,
3. Menunjukkan keahlian Anda dan membangun kredibilitas
4. Menyajikan gagasan dengan jelas dan logis, sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

14
2.5 Penyusunan Laporan dan Proposal Bisnis

A. Perencanaan Laporan dan Proposal

Perencanaan adalah hal yang sangat penting dalam setiap aspek, termasuk
didalam membuat laporan. Perencanaan yang diperlukan untuk menulis laporan dan
proposal mencakup enam tahapan, antara lain:
1. Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup
Tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah yang mencakup tujuan
penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang
diinginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan, akan dapat membantu dalam
menetapkan masalah serta tujuan, ruang lingkup keterbatasan (dana dan waktu), dan
judul suatu laporan.
2. Analisis audiens
Analisis terhadap penerima atau audiens merupakan tahapan yang penting dalam
untuk mempersiapkan suatu laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun
laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik
dari segi pendidikannya, pengalamannya, maupun emosionalnya. Hal tersebut
bertujuan agar laporan bisnis dapat mengenai sasaran.
3. Menentukan ide atau gagasan
Dalam tahap ini, semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian laporan
dibuat berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumusan
hipotesis dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang
diperlukan.
4. Mengumpulkan bahan yang perlu dipergunakan
Tahap keempat dalam mempersiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data-data tambahan dapat
diperoleh dengan melakukan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat
kabar, dokumen pemerintah, dan ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data
dari catatan organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara, dan
daftar pertanyaan).

15
 5. Menganalisis dan menafsirkan data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat.
Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta
yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama.
Analisis atau penafsiran harus objektif, jujur, dan tidak menghilangkan atau
memanipulasi fakta yang relevan.
6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, hasil temuan
diorganisasikan dan dibuatkan outline akhir. Sebelum menyiapkan outline perlu
dipertimbangkan berbagai metode pengorganisasian.

B. Bagian Pokok Laporan dan Proposal

Setelah menyelesaikan enam tahapan persiapan, langkah berikutnya adalah pembuatan
bagian pokok laporan atau proposal, yang mencakup pendahuluan, teks (body) dan
penutup.
1. Pendahuluan
Pada bagian pendahuluan terdapat 11 hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:
a. Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan.
b. Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja
yang akan dibahas pada laporan.
c. Masalah biasanya didefinisikan diawal bab pendahuluan, sebelum pernyataan
mengenai maksud atau tujuan laporan.
d. Maksud penulisan harus tampak pada bagian pendahuluan. Elemen tersebut
merupakan hal yang sangat penting bagi seuah laporan. Istilah lain untuk
maksud penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi, sasaran.
e. Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas waktu pokok bahsan
untuk sebuah laporan.
f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa
dikumpulkan dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan
wawancara, survei, atau eksperimen.
16
 g. Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal,
surat kabar), catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancar, karyawan dan
sebagainya. Jika menulis laporan tentang pengalaman sendiri, maka
pernyataan yang ditulis dalam laporan adalah sumber.
h. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti terkadang dimasukkan jika
pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran
menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.
i. Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki
beberapa penafsiran.
j. Keterbatasan, misalnya dalam hal dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang
tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu menyebutkan keterbatasan sebelum
melakukan penelitian lebih lanjut.
k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan didalam
suatu laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin
setengah pakai, restrukturisasi karyawan, memberi uang pesangon,
menambah perangkat lunak dan perangkat keras, membangun kantor
perwakilan dan lain sebagainya. Dengan membaca laporan secara rinci,
pembaca tahu bagaimana fakta yang sudah ada berpengaruh terhadap
keputusan yang telah diambil.
2. Tubuh dan Isi (Body and Text)
Bagian terpanjang dari suatu laporan adalah tubuh dan isi atau teks proposal.
Bagian ini dikembangkan dan diuraikan dari hal-hal yang penting dengan terperinci.
Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan
relevan serta membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud
penulisan laporan tersebut.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi merangkum laporan secara menyeluruh pengambil
kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpulan harus didasarkan
pada isi teksnya dan tidak memasukkan bahan-bahan yang baru, yang sama sekali
tidak dibahas dalam bagian tubuh atau isi.
C. Penyusunan Laporan dan Proposal Bisnis

17
 Bentuk penyusunan suatu laporan atau proposal memiliki daya tarik tertentu yang
akan mempengaruhi pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud dan subjek, kebutuhan
calon pembaca juga harus dipertimbangkan pada saat akan memilih rencana
organisasional untuk seluruh tubuh laporan dan proposal (body reports).
1. Cara Menyusun Tubuh Laporan dan Proposal
Sebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan
proposal dapat menggunakan pendekatan deduktif (langsung) dan induktif (tak
langsung).
a. Pendekatan Deduktif
Kata deduktif atau langsung menggambarkan laporan dari belakang ke
depan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum
menjelaskan hal-hal yang rinci. Pendekatan deduktif bisa dipergunakan jika
pembaca memiliki karakteristik sebagai berikut:
 Eksekutif yang sibuk.
 Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera.
 Ingin mengetahui good news atau informasi netral.
 Ingin menganalisis data dengan lebih baik, dan hal itu akan menjadi
lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan di awal
laporan.
 Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera.
 Lebih menyukai laporan yang disusun secara deduktif.
b. Pendekatan induktif
Pendekatan induktif berbeda penyajiannya dengan deduktif. Dengan cara
induktif, fakta-fakta yang ada dijelaskan sebelum ide-ide pokok dan simpulan
atau rekomendasi dikemukakan. Pendekatan induktif dipergunakan jika pembaca
memiliki karakteristik sebagai berikut:
 Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami simpulan dan rekomendasi.
 Ingin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan.
 Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya
saja.

18
  Lebih menyukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif.

2. Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan
cara-cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian
teks laporan. Teks dapat disusun dengan cara-cara berikut, yaitu:
a. Membuat topik-topik atau kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat laporan. Judul utama
mungkin menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah,
manfaat atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan
apakah suatu perusahaan harus membeli atau memproduksi, maka keputusan
pertama adalah menentukan kriteria yang paling penting.
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian
Dalam pembuatan agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan,
aturan agenda secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal,
bulan, tahun, jam atau musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok
bahasannya.
c. Mendiskripsikan lokasi atau tempat
Teks bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi atau tempat,
apakah rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional,
dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru
dunia.
d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis.
Metode itu menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan,
operasi mesin, prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
e. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet atau runtun
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling
penting, selanjutnya kurang penting atau tidak penting.

19
f. Menyusun laporan tingkat familiaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling
sederhana atau familiar terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih
kompleks atau yang kurang familiar. Seseorang cenderung lebih mudah
memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau
belum diketahui
g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber
informasinya. Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini, perlu
dilakukan konfirmasi terhadap berbagai narasumber yang berkaitan dengan materi
laporan.
h. Pemecahan masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan
cara pemecahan masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk
mengorganisasikan suatu prestasi yang bersifat persuasi.

20
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Surat merupakan salah satu media saluran komunikasi tertulis. Surat memiliki beberapa
fungsi yaitu, sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, alat pengingat, dokumen historis, pedoman
kerja, jaminan keamanan, sebagai utusan atau duta organisasi, sebagai dasar penilaian dan
pengambilan keputusan, sebagai barometer kegiatan organisasi, Alat untuk menumbuhkan sikap
saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman, dan sebagai sarana meningkatkan kerja
sama dengan pihak lain. Surat dapat digolongkan ke dalam 9 jenis menurut isinya, bentuknya,
tujuannya, jaminan keamanannya, urgensinya, alirannya, kegunaannya, nilainya, dan sifatnya.
tata letak atau posisi bagian-bagian surat dapat dibedakan menjadi empat jenis yaitu, bentuk
lurus penuh, bentuk lurus, bentuk setengah lurus, bentuk bertekuk atau bergigi, dan bentuk
paragraph menggantung.

Email adalah singkatan dari Electronic Mail atau Surat Elektronik. Email berfungsi
sebagai sarana untuk mengirim surat atau pesan melalui jaringan intenet, dengan Email kita
hanya membutukan beberapa menit agar surat atau pesan kita sampai tujuan dan tidak perlu
menunggu berhari-hari seperti mengirim surat atau pesan biasa (pos). Dengan email pesan dapat
diisi dengan konten gambar atau suara dan video. Sedangkan Memorandum atau yang biasa
disebut memo, adalah sebuah pesan singkat seperti saat kita menggunakan ponsel.

Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan
bisnis tertentu. Sedangkan proposal bisnis adalah sebagai pengajuan yang berupa tulisan yang
berisi perencanaan dan pemaparan usaha, mulai dari dana, keperluan perlengkapan, rencana
penjualan hingga rencana keuntungan yang mungkin bisa didapat dari usaha tersebut. Proposal

21
dapat diklasifikasikan sebagai proposal informal atau formal, posposal internal atau eksternal,
dan proposal yang diminta atau tidak diminta. Penyusunan laporan dan proposal bisnis meliputi
perencanaan laporan dan proposal, bagian pokok laporan dan proposal, dan penyusunan laporan
dan proposal bisnis.

DAFTAR PUSTAKA

Bovée, Courtland L. Thill, John V. 2018. Business Communication Today, Fourteenth Edition,
Global Edition. England, Pearson.

Bovee, Courtland L, dan John V. Thill. 2013. Komunikasi Bisnis. Edisi Kesembilan.

Jakarta: Indeks

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET

Guffey, Mary Ellen. Loewy, Dana. 2019. Essentials of Business Communication, 11E. USA,
Cengage.

Guffey, Mary Ellen, Dana Loewy. 2018. Essentials of Bussiness Comunication, 11e.

Cengage, 20 Channel Center Street, Boston, MA 02210, USA.

http://blog.ub.ac.id/retnohartati/aplikom/penulisan-laporan-bisnis/ diakses pada tanggal 11

November 2021 pukul 13.19 Wita.

22