Arsip

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”,

kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”.
Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia”  yang berarti “catatan”.
Selanjutnya, dari kata “Archia”  berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung
Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya menurut
Serdamayanti (2003:7) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.

    Menurut Wursanto (1991:11) bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor
(office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir
adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk
mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat
penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan,
permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap
tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.

    Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat
penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan
arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini :

1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi,

perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.

2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu
sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali.

Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang

“Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan
Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan Pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan
dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

    Dari defenisi diatas jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi
seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian
atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih
diperlukan.

Sumber: http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28246/2/Chapter%20III-IV.pdf
Berdasarkan Sifat Arsip
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang
kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan
tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang
dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta
yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional
Republik Indonesia).

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi.
Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang
ada di unit yang bersangkutan.

Sumber: http://kearsipan-ut.blogspot.com/2010/10/jenis-jenis-arsip.html

Azas Pengelolaan Arsip

Asas kearsipan adalah pedoman dalam penyelenggarakan kegiatan pengurusan
surat yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor atau
organisasi.
Ada 3 asas kearsipan yaitu :
1. Asas Sentralisasi
    Asas Sesentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu
bagian organisasi atau unit kerjatersendiri, yakni semua     warkat atau dokumen
disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri.

  Perlu kita ketahui asas ini mempungai beberapa keuntungan ayau kelebihan
dalam penggunaannya antala lain yaitu :
    a. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
    b. Pengembangan pegawai ahli dalam wawasan dan ketrampilan kearsipan
    c. Penyelengarakan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab
terpusat
    d. Menghilangkan kekembaran salinan
    e. Menjamin bahwa surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal
yang sama disimpan menjadi satu 
    f. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai.

                             Adapun kelemahan pula yakni : 
    1. Sistem yang digunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan
 bagian masing-masing.
    2. Pegawai arsip tidak memliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh.
    3. Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat.

2. Asas Desentralisasi
    Asas Desentralisasi ialah  penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada
satu unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan surat     / warkat dilakukan
pada bagian secara sendiri-sendiri.
    Adapun keuntungannya :
    1. Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan
    2. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian
    3. Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.

                            Adapun kelemahannya :

    1. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan
    2. Pemborosan biaya dan perlengkapan
    3. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut
    4. Kemungkinan terdaspat kekembaran arsip karena tiap unit atau bagian
memiliki arsip sendiri-sendiri.

3. Asas Gabungan
    Asas gabungan ialah penyelenggarakan, pengelolaan arsip dengan memadukan
kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga     kelemahan dari kedua
asas dapat diminimalisir. Pada pelaksanaannya unit sentral bertanggung jawab
atas arsip inaktif seluruh unit            kerja atau bagian dari suatu kantor sedang
unit pengolah bertanggung jawab atyas arsip aktif dari masing-masing unit kerja. 

Sumber: http://nevyanna.blogspot.com/            

Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
Serdamayanti (2003:104) menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas :

1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri,
meliputi :

    a. Nilai guna administrasi

        Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.

    b. Nilai guna keuangan

        Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
     c. Nilai guna hukum

        Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi
yang dapat dipergunakan sebagai  bahan pembuktian dibidang hukum.

    d. Nilai guna ilmiah dan teknologi

        Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau
kepentingan umum diluar  perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan           
pertanggungjawaban, meliputi :

    a. Nilai guna kebuktian

        Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat       
dari tugas kegiatannya itu.

    b. Nilai guna informasional

        Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi
penelitian dan sejarah. 

sumber: http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28246/2/Chapter%20III-IV.pdf

Mengelola Arsip yang Baik dan Benar

 
 
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat
dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi,
maka harus dimusnahkan.
 
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber
informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia
menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya
beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
 
Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
 
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat
dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan
pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
 
Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan
bukan dalam kantor terpisah.
Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu
unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
 
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan
berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organisasi kearsipan
berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem
perusahaan.
 
Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses
penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara
atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan
kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
 
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
 Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
 Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok
atau perihal surat.
 Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
 Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal
dijadikan kode surat.
 Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
 
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga
saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam
membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut arsip nasional, filling/memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang
sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat
itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
 
Prosedur Penyimpanan Arsip
 
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan
(meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep.
(deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem
penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali surat.
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan
surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan
dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat
menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung kemudian
dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

PERLINDUNGAN TERHADAP ARSIP VITAL

Arsip vital merupakan kategori dari arsip dinamis, tercipta dalam berbagai bentuk media,
tergantung dengan fungsi organisasi. Karena itu dimungkinkan arsip yang tercipta berupa
media berbasis kertas, bentuk mikro, elektronik, gambar teknik, peta dan sebagainya.
Arsip vital yang diciptakan merupakan arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip vital yang bersifat
aktif untuk kelanjutan hidup organisasi disimpan pada central file atau ditempat
penyimpanan arsip aktif di unit kerja.

Arsip vital yang bersifat aktif seperti arsip personalia, arsip pertanggungjawaban keuangan,
arsip pemasaran dan sebagainya umumnya frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus
menerus, karena itu harus tersedia pada saat diperlukan. Arsip vital yang bersifat inaktif
seperti pernyelenggaraan suatu diklat yang sudah berlangsung beberapa waktu yang lalu,
penyelenggaraan pameran yang sudah berlangsung dan sebagainya. Pada umumnya
frekuensi penggunaan arsip vital yang bersifat inaktif sebagi berkas kerja sudah berkurang
dan disimpan pada pusat arsip (records center).

Untuk kelangsungan operasioanal organisasi maka perlu adanya perlindungan terhadap

arsip vital dan perlindungan ini harus bersifat aktif! Perlindungan yang dapat dilakukan
disarankan antara lain membuat beberrap copy duplikat. Perlindungan untuk arsip vital
yang bersifat inaktif lebih sulit jika dibandingkan dengan perlindungan arsip vital yang
bersifat aktif pada central file. Hal tersebut diakrenakan pada tempat penyimpanan arsip
vital yang inaktif disentralkan pada pusat arsip (records centre). Bebarapa arsip vital yang
keberadaannya pada pusat arsip seperti arsip seperi arsip anggaran dasar perusahaan, maka
dapat dikelompokkan sebagai arsip statis.

Kegiatan perlindungan terhadap arsip vital, termasuk penciptaan duplikasi arsip vital dapat
dilakukan dengan berbagai macam cara yaitu dengan melakukan mikrografi, fotocopy
langsung arsip vital yang bermedia kertas, alih media arsip yang berbasi kedalam CD ROM,
DVD dan sebagainya. Disamping melakukan duplikasi dengan berbagai macam cara
termasuk program perlindungan arsip vital lainnya yaitu membatasi jumlah penciptaan arsip
sesuai dengan kebutuhan dan prosedur yang ada, disimpan pada ruangan besi atau tempat
lainnya, hal ini dilakukan agar selalu bisa memperluas perlindungan tidak semua arsip vital
saja tetapi termasuk semua jenis arsip dinamis yang mempunyai nilai tinggi!
Sumber: http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/perlindungan-terhadap-arsip-
vital.html