SISTEM

1. Bagi L. Ackof
Sistem merupakan satu kesatuan yang konseptual serta berdiri dari sebagian bagian dalam
suatu kondisi yang silih ketergantungan satu sama yang lain.

2. Menurut John Mc. Manama

Sistem yakni struktur yang terkonsep ataupun tersusun dari sebagian guna yang bekerja serta
berkaitan buat satu kesatuan buat menggapai suatu hasil yang di mau secara efisien serta
efektif.

3. Menurut Henry Prat Fairchild

Sistem ialah rangkaian yang mempunyai keterkaitan antara sebagian bagian dari perihal yang
terkecil, bila sesuatu bagian tersendat hingga pada bagian yang yang lain hendak
merasakannya pula.

4. James D. Thompson
Menurut Thompson, sistem adalah "seperangkat elemen yang terkait dengan fungsi-fungsi
yang diatur sedemikian rupa sehingga elemen-elemen tersebut berfungsi bersama untuk
mencapai tujuan tertentu."

KESIMPULAN:
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang
dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi untuk
mencapai suatu tujuan.

PROSEDUR
1. Menurut Cole
Menurut Cole yang diterjemahkan oleh Badriwan dalam (Wijaya &
Irawan, 2018) “Prosedur merupakan suatu urutan-urutan pekerjaan-pekerjaan
kerani (clerical) biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau
lebih disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam transaksi-transaksi
perusahaan yang sering terjadi.

2. Menurut Narko dalam (Wijaya & Irawan, 2018)

Menurut Narko dalam (Wijaya & Irawan, 2018) “Prosedur adalah urutanurutan pekerjaan clerical
yang melibatkan beberapa orang yang disusun untuk
menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap penanganan transaksi perusahaan
yang berulang-ulang”.

3. Menurut Ardios
Menurut Ardios dalam (Wijaya & Irawan, 2018) menyatakan bahwa
“Prosedur adalah suatu bagian sistem yang merupakan rangkaian tindakan yang
menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian yang ditetapkan
untuk menjamin agar suatu kegiatan usaha atau transaksi dapat terjadi secara
berulang kali dan dilaksanakan secara seragam.
 4. Menurut Rudi M (2013 : 84)
Prosedur sebagai pedoman yang berisi prosedur operasional yang ada didalam suatu
organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta
penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang didalam organisasi yang
merupakan anggota organisasi berjalan efektifdan efisien, konsisten, standar dan sistematis.

KESIMPULAN
Sistem merupakan jaringan prosedur yang silih berkaitan, berkumpul bersama- sama buat
melaksanakan sesuatu aktivitas ataupun buat menggapai tujuan tertentu.
Prosedur merupakan urutan pembedahan klerikal( menulis),
Sistem merupakan kumpulan dari elemen- elemen yang berhubungan buat menggapai sesuatu
tujuan tertentu.

KESIMPULAN 2:
Prosedur merupakan langkah-langkah dalam melakukan sesuatu secara teratur dan teroganisir
untuk mencapai suatu tujuan yang baik.

6M Dalam Administrasi
Menghimpun: Ini adalah langkah pertama dalam pengelolaan administrasi di mana informasi
dan dokumen dikumpulkan dari berbagai sumber. Ini bisa berupa formulir, laporan, surat, email,
atau informasi lainnya yang relevan dengan tugas atau proses tertentu.

Mencatat: Setelah informasi dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah mencatatnya. Ini bisa
berarti mencatat informasi ke dalam dokumen fisik atau dalam sistem komputer. Pencatatan ini
penting untuk menjaga catatan yang akurat dan mudah diakses.

Mengolah: Setelah informasi tercatat, informasi tersebut dapat diolah atau dianalisis. Proses
pengolahan dapat melibatkan penggabungan data, perhitungan, atau penyortiran informasi sesuai
dengan kebutuhan. Hasil pengolahan ini dapat digunakan untuk membuat laporan atau
keputusan.

Mengggandakan: Kadang-kadang diperlukan untuk membuat salinan atau duplikat dari

dokumen atau informasi. Ini bisa dilakukan dengan mencetak dokumen, menggandakannya, atau
membuat salinan digital. Salinan ini sering kali diperlukan untuk berbagai tujuan, seperti
distribusi atau arsip.

Mengirim: Informasi atau dokumen yang telah diolah atau digandakan kemudian dapat dikirim
ke pihak yang berkepentingan. Ini bisa melibatkan pengiriman email, pengiriman fisik, atau
pengiriman melalui platform komunikasi lainnya.

Menyimpan dalam Kearsipan: Dokumen atau informasi yang tidak lagi diperlukan untuk tugas
sehari-hari harus disimpan dengan baik dalam sistem kearsipan yang sesuai. Ini termasuk
pengaturan dokumen dalam folder yang terorganisir dan dapat diakses dengan mudah untuk
referensi di masa depan.
Proses ini membantu organisasi atau individu dalam mengelola informasi dengan efisien,
menghindari kehilangan data penting, dan memastikan bahwa informasi yang diperlukan dapat
diakses dengan mudah ketika dibutuhkan. Selain itu, proses ini juga membantu dalam mematuhi
kebijakan administrasi dan retensi data yang relevan.

Dalam kearsipan, dokumen merujuk pada setiap bentuk rekaman tertulis, cetakan, atau media
lain yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data yang relevan untuk organisasi atau
entitas tertentu. Dokumen dalam kearsipan dapat mencakup surat, laporan, nota, kontrak,
sertifikat, gambar, dan segala jenis rekaman lainnya yang memiliki nilai administratif, hukum,
atau historis.

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah cabang ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan,
dan dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

1. Menurut Munawardi Reksoha Diprawiro

Administrasi dalam arti sempit berarti ”tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang
rapi dan sistematis serta penentuan fakta-fakta secara tertulis, dengan tujuan memperoleh
pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan fakta
lainnya”.

Kesimpulan Administrasi
Kesimpulan administrasi dari laporan akhir adalah rangkuman penting dari temuan, hasil, dan
rekomendasi yang disajikan dalam laporan tersebut. Kesimpulan administrasi memiliki peran
penting dalam proses pengambilan keputusan dan tindakan selanjutnya.

Pengertian Arsip
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh The Liang Gie arsip adalah kumpulan warkat
yang disimpan secara teratur terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang
disebut warkat harus mempunyai 3 syarat, yaitu:
1. Disimpan secara berencana dan teratur.
2. Mempunyai sesuatu kegunaan.
3. Dapat ditemukan kembali secara tepat.

Arsip menurut para ahli:

1. Menurut The Society of American Archivists (SAA):
SAA mendefinisikan arsip sebagai "rekaman yang telah dipertahankan karena nilainya
sebagai bukti atau dokumen dari aktivitas, transaksi, atau kebijakan organisasi atau
individu."

2. T.R. Schellenberg:
 Seorang ahli arsip terkenal, Schellenberg mengatakan bahwa arsip adalah "rekaman yang
memiliki nilai administratif, hukum, fiskal, atau historis yang memerlukan pelestarian
jangka panjang."

3. Menurut Luciana Duranti:

Luciana Duranti, seorang peneliti terkemuka dalam bidang arsip, mendefinisikan arsip
sebagai "kumpulan rekaman yang berfungsi sebagai bukti aktivitas dan fungsi organisasi
serta individu."

4. Pengertian arsip menurut Agus Sugiarto.

Kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

KESIMPULAN:
Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk
yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Jenis-jenis Arsip
Jenis arsip dibagi menjadi 2 menurut subjek (isi arsip) dan jangka waktu penggunaan (sering
tidaknya arsip digunakan), yaitu:
1. Subjek
 Arsip Keuangan
 Arsip Kepegawaian
 Arsip Pemasaran
 Arsip Pendidikan

2. Jangka waktu penggunaan arsip

 Arsip Aktif
Yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dan masih disimpan di unit
pengolah.
 Arsip In Aktif
Adalah nilai gunanya sudah menurun, maksudnya sudah jarang dipergunakan
dalam proses oprerasional suatu organisasi. Biasanya arsip ini sudah disimpan di
unit penyimpanan.
 Arsip Statis
Yaitu, arsip yang mempunyai nilai permanen sering juga disebut sebagai arsip
nasional karena untuk arsip-arsip yang mempunyai nilai guna secara nasional
akan disimpan di arsip nasional RI atau arsip nasional RI daerah.

Panduan umum untuk membuat dokumen arsip:

1. Identifikasi Dokumen yang Akan Diarsipkan:
 Tentukan dokumen mana yang perlu diarsipkan berdasarkan nilai administratif, hukum, atau
historisnya. Biasanya, ini termasuk surat, laporan, kontrak, dan dokumen lain yang penting untuk
organisasi atau proyek.

2. Kumpulkan Dokumen:
Kumpulkan semua dokumen yang akan diarsipkan. Pastikan Kita memiliki salinan fisik atau
digital yang lengkap dan jelas.

3. Organisasikan Dokumen:
Kelompokkan dokumen sesuai dengan jenis atau kategori yang sesuai. Misalnya, Kita dapat
mengelompokkan dokumen berdasarkan tahun, proyek, atau departemen.

4. Indeks dan Label Dokumen:

Beri setiap dokumen label yang jelas dan informatif. Ini harus mencakup informasi seperti
nama dokumen, tanggal pembuatan, pihak terkait, dan nomor referensi jika ada. Gunakan sistem
indeks yang konsisten untuk membantu pencarian nantinya.

5. Tentukan Lokasi Penyimpanan:

Tentukan tempat penyimpanan yang aman dan terorganisir untuk dokumen arsip. Tempat
penyimpanan ini harus melindungi dokumen dari kerusakan fisik, seperti cahaya berlebihan,
kelembaban, atau pencurian.

6. Gunakan Kontainer dan Label yang Tepat:

Dokumen arsip sebaiknya disimpan dalam kontainer yang sesuai, seperti map atau kotak arsip.
Pastikan setiap kontainer dilabeli dengan jelas sesuai dengan isi di dalamnya.

7. Jaga Catatan Administrasi:

Buat catatan administrasi yang mencatat setiap dokumen yang dimasukkan ke dalam arsip,
termasuk tanggal masuk dan tanggal pemusnahan jika relevan. Ini membantu dalam melacak dan
mengelola dokumen.

8. Pelajari Aturan Penyimpanan dan Retensi:

Kenalilah aturan dan kebijakan organisasi Kita terkait penyimpanan dan retensi dokumen.
Beberapa dokumen mungkin harus disimpan selama periode waktu tertentu sebelum dapat
dibuang.

9. Amankan Dokumen Digital:

Jika Kita mengelola dokumen digital, pastikan Kita memiliki cadangan yang aman dan
tindakan keamanan data yang memadai untuk melindungi integritas dan kerahasiaan dokumen
tersebut.

10. Pelajari Hukum dan Regulasi Terkait:

Pastikan Kita memahami persyaratan hukum dan regulasi terkait penyimpanan dokumen,
terutama jika dokumen tersebut mengandung informasi pribadi atau sensitive.
Prodsedur penyimpanan arsip
1. Pengumpulan warkat
Yaitu pengumpulan warkat-warkat yang telah digunakan dari seluruh bagian yang ada
suatu organisasi.
2. Pemeriksaan
Warkat-warkat yang telah terkumpul diperiksa apakah memang benar-benar sudah siap
dijadikan file.
3. Pengindekan
Adalah penentuan klasifikasi penyimpanan warkat, sehingga warkat dapat ditempatkan
pada klasifikasi yang tepat atau sesuai.

4. Pengkodean
Adalah pemberian kode sesuai dengan klasifikasinya. Penempatan kode ini harus
seragam, baik bentuk maupun tempatnya. Jadi kode yang terdapat pada warkat, kartu
indek, tempat penyimpanan, dan daftar indek harus sama.
5. Penunjuk silang
Adalah untuk memberikan petunjuk bahwa suatu arsip memiliki dua macam kalasifikasi
atau lebih.
6. Sorting
Setelah diberi tanda atau kode warkat-warkat dikumpulkan berdasarkan klasifikasinya.
Hal ini untuk memudahkanproses berikutnya.
7. Penyimpanan
Penempatan warkat sesuai dengan klasifikasi dan kodenya pada tempat penyimpanan.

Dokumen
Dokumen adalah kumpulan informasi tertulis, gambar, atau data yang direkam dalam
bentuk tertulis, cetak, elektronik, atau fisik. Para ahli dari berbagai bidang telah
memberikan definisi dan pandangan mereka mengenai dokumen. Di bawah ini adalah
beberapa definisi dari dokumen menurut beberapa ahli:

1. Menurut Michael Buckland:

seorang pakar ilmu informasi, mendefinisikan dokumen sebagai "semua informasi yang
disusun, direkam, atau direpresentasikan secara tertulis, dalam bentuk cetak atau
elektronik."

2. Menurut Robert E. Taylor:

Robert E. Taylor, seorang pustakawan terkenal, mengatakan bahwa "dokumen adalah
rekaman tertulis atau dicetak yang digunakan atau diproduksi oleh manusia sebagai alat
untuk menyimpan, mengambil, mengungkapkan, atau merekam informasi."
 3. MenurutInternational Organization for Standardization (ISO):
Menurut ISO, dokumen adalah "rekaman tertulis atau yang lainnya yang dapat berupa
kertas, elektronik (dalam bentuk file atau database), gambar, suara, atau kombinasi dari
semuanya."

4. Samhis Setiawan : 2011

Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang
berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan yang menguatkan.

KESIMPULAN:
Kesimpulan dari dokumen yakni bukti tertulis yang memiliki nilai yang bisa digunakan
dikemudian hari.