Introduction

Sebuah Ilustrasi Kecil :

Sering kita melihat orang-orang sedang
berkumpul dan mengantri di loket-
loket,dan hampir semua ingin
memperoleh pelayanan dengan cepat.
Oleh karena itu dibutuhkan suatu cara
mengelola pelayanan dengan baik.
ARSIP DAN
KEARSIPAN
Objektif
 Mahasiswa dapat menjelaskan
pengertian arsip dan kearsipan menurut
salah seorang ahli.
 Mahasiswa dapat menjelaskan peranan
arsip dengan menggunakan bahasa
sendiri.
 Mahasiswa dapat menjelaskan ruang
lingkup kearsipan secara tepat.
O… MY GOD……
Pengertian arsip
 Secara etimologi “ARSIP”  berasal dari
bahasa yunani yaitu “ARCHEA” kemudian
berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti
catatan atau dokumen mengenai masalah
pemerintah. Dan “FELUM” (latin) berarti
bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen.
 Bukti-bukti kegiatan kantor di dalam Ilmu
Kearsipan dinamakan arsip.
 Proses pekerjaan yang berhubungan dengan
pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan
atau filing.
Pengertian Arsip
Menurut UU No. 7 Tahun 1971, arsip
adalah :
 Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga dan badan
pemerintahan dalam bentuk apapun
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh Badan-badan Swasta atau
perorangan dalam bentuk apapun.
 PENGERTIAN ARSIP
Schellenberg (dalam The, 1992), menjelaskan arsip:
1. “The term archives may now be defined as follows:
those records of any public or private institution
which adjudged worthy of permanent preservation for
reference and research and which have been
deposited or have been selected for deposit in an
archival institution.”
 “Istilah arsip kini dapat dirumuskan sebagai berikut:
yaitu warkat-warkat dari suatu badan pemerintah
atau swasta yang dinilai berharga untuk disimpan
secara permanen sebagai referensi dan penelitian
dan disimpan atau dipilih untuk disimpan pada suatu
badan kearsipan.”
Pengertian Arsip (simpulan)
 Arsip adalah rekod-rekod (warkat-
warkat) dari suatu badan pemerintah
atau swasta yang dinilai berharga untuk
disimpan secara permanen sebagai
referensi dan penelitian dan disimpan
atau dipilih untuk disimpan pada suatu
badan kearsipan.
Adapun menurut undang-undang no.8 tahun
1997:
Dokumen keuangan yang terdiri dari catatan,
bukti pembukuan, dan data pendukung
administrasi keuangan yang merupakan bukti
adanya hak dan kewajiban serta kegiatan
usaha suatu perusahaan.
Dokumen lainnya yang terdiri dari data atau
setiap tulisan yang berisi keterangan yang
mempunyai nilai guna bagi perusahaan
meskipun tidak terkait langsung dengan
dokumen keuangan.
Dari definisi di atas para
ahli menggunakan istilah:
records, rekod, dan warkat,
semua istilah tersebut
mempunyai arti yang sama
yaitu untuk menyebut arsip.
Kearsipan?
 The Liang Gie dalam bukunya “Adiministrasi
Perkantoran” adalah cara penyimpanan
warkat secara teratur, terencana karena
mempunyai suatu kegunaan dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
 Menurut Drs. E. Martonono yang dimaksud
dengan kearsipan adalah pengaturan dan
penyimpanan warkat/record atas dasar
sistem-sistem tertentu serta dengan prosedur
tertentu yang    sistematis sehingga sewaktu-
waktu diperlukan dapat ditemukan kembali
dalam waktu singkat.
George Terry
 Filing is the placing of paper in
acceptable containers according to
some preditermined arrangement so
that any paper, when required can be
located quickly and conveniently
Dalam ilmu kearsipan (archivology)
Membedakan istilah file, records dan archive. Pengertian ke tiga
istilah tersebut adalah sebagai berikut:
File (early archive) merupakan arsip yang intensitas
penggunaannya masih tinggi dalam proses administrasi dan masih
disimpan di unit kerja. File tersebut disebut juga arsip aktif.
Records (pemanent file) adalah file yang oleh unit kerja diseleksi
berdasarkan nilai kegunaannya, dan intensitas kegunaan dalam proses
administrasi sudah menurun. Records disebut juga arsip inaktif dan
penyimpannya diserahkan ke unit departemen kearsipan
instansi/organisasi. Records juga bisa dikenal di Indonesia sebagai
rekod atau warkat.
Archive (permanent records) adalah arsip statis, yaitu rekod yang
sudah jarang sekali digunakan, kalaupun digunakan hanya untuk
keperluan penelitian dan lainnya. Oleh karena itu archive disimpan di
Arsip Nasional atauArsip Daerah.
Pada prakteknya di Indonesia, tidak jelas perbedaan dalam
penggunaan ke tiga istilah tersebut. Setiap rekaman informasi
tentangaktivitas perusahaan secara tertulis atau tercetak yang berguna
selalu disebut arsip.
Peran Arsip
 Sumber ingatan atau memori
 Bahan pengambilan keputusan
 Bukti atau legalitas
 Rujukan historis
Ruang Lingkup Kegiatan
Kegiatan kearsipan pada manusia sudah
berlangsung sejak manusia mulai
merekam kegiatan dengan daun papyrus.
Penataan arsip-arsip dapat dilakukan
dengan menggunakan tangan atau pun
dengan komputer. Dan kearsipan memiliki
pengaruh yang sangat besar terhadap
kelancaran suatu administrasi.
Arsip dan Sistem Informasi
Manajemen
SIM adalah suatu sistem yang
mengintegrasikan berbagai jenis data dan
informasi mengenai berbagai macam
kegiatan perkantoran,
Dalam SIM ini didukung oleh 3 komponen
yang sesuai dengan namanya, Sistem,
Informasi dan Manajemen, Ketiga kegiatan
ini akan menghasilkan informasi yang
digunakan untuk memanage perusahaan.
Pengorganisasian Arsip
Administrasi adalah hasil kerja sama dua
orang atau lebih untuk mencapai tujuan
tertentu, Hasil dari pekerjaan administrasi
ialah Arsip, kategori arsip dikelompokan
menjadi arsip dinamis dan statis. Dalam
arsip dinamis terdapat file aktif dan file
inaktif.
 Aktif

Dinamis
In-aktif

ARSIP
Statis
PENGERTIAN REKOD

Your Logo
Pengertian Rekod

 Di Indonesia kata rekod lebih lazim dikenal

dengan istilah arsip dinamis
 Undang-Undang Kearsipan No 7 Tahun 1971
membagi arsip menjadi arsip dinamis dan arsip
statis.
 Arsip dinamis dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Pengertian Rekod
Informasi terekam dalam berbagai bentuk,
termasuk data dalam sistem komputer, yang
tercipta atau diperoleh dan dipelihara oleh
sebuah organisasi atau perorangan dalam
pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai
bukti dari berbagai aktifitas tersebut.
Pengertian Rekod
Informasi terekam dalam berbagai bentuk,
termasuk data dalam sistem komputer, yang
tercipta atau diperoleh dan dipelihara oleh
sebuah organisasi atau perorangan dalam
pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai
bukti dari berbagai aktifitas tersebut.
Pengertian Arsip

 Rekod dalam berbagai bentuk fisik yang

dihasilkan oleh organisasi atau individu dalam
aktifitasnya setiap waktu, kemudian disimpan
permanen untuk pengunaan di kemudian hari
 Undang-Undang Kearsipan No 7 Tahun 1971:
arsip statis merupakan arsip yang tidak lagi
digunakan secara langsung, baik untuk
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan maupun
penyelenggaraan administrasi negara.
Bentuk Rekod
 kertas, microfilm atau elektronik
 dokumen atau berkas, peta, cetak biru,
gambar, foto, dan lain-lain
 data dari sistem bisnis, dokumen pengolah
kata, spreadsheets, email, citra digital
 audio atau video
 dokumen tulisan tangan
 dokumen yang tidak terlalu berstruktur,
seperti surat, dan dokumen yang sangat
berstruktur seperti formulir
Kategori Rekod

 Rekod Administratif: dokumentasi prosedur,

formulir dan surat menyurat
 Rekod Akuntansi: laporan, formulir dan surat
menyurat yang berkaitan dengan keuangan
 Rekod Proyek: surat menyurat, catatan,
dokumentasi pengembangan produk, dll
yang berkaitan dengan proyek tertentu
 Berkas kasus: rekod klien, personalia,
asuransi kontrak dan berkas tuntutan hukum
Kelompok Rekod
Perguruan Tinggi
 Rekod Kelembagaan: administrasi, pegawai,
sarana dan prasarana pendidikan
 Rekod Kemahasiswaan: mahasiswa, alumni,
kegiatan kemahasiswaan
 Rekod Hasil Seminar dan Penelitian
 Rekod Hasil Studi: laporan tugas akhir, skripsi,
tesis, disertasi
 Rekod Pengabdian pada Masyarakat
 Rekod Program Kelembagaan: kerjasama
 Rekod Keuangan
 Jenis Rekod

 REKOD AKTIF
Diciptakan dan digunakan secara teratur dalam
aktifitas yang sedang dilakukan suatu organisasi
serta dipelihara di tempat asal rekod itu diciptakan
atau diterima
Digunakan sedikit-dikitnya 10 kali dalam setahun
Misalnya: berkas pegawai yang masih bekerja,
tagihan pada tahun anggaran yang sedang
berlangsung, korespondensi dan tugas kreatif yang
sedang berlangsung, dan lain-lain
 Jenis Rekod

 REKOD INAKTIF
Laju penggunaannya sudah menurun dan disimpan
untuk memenuhi persyaratan retensi
Pada umumnya disimpan di suatu tempat tertentu
yang dikenal dengan istilah Pusat Rekod (records
center)
Setelah itu berdasarkan nilai dan gunanya akan
diputuskan apakah rekod tersebut kemudian
dimusnahkan atau disimpan permanen sebagai arsip
TERIMA KASIH