DATE YOUR NAME

1. ARSIP DINAMIS
 Arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan/organisasi pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan admistrasi negara/bisnis.
a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih
digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di
lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi
Pasal 2 UU penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu –
No.7/1971 waktu informasinya masih diperlukan.
Fungsi ARSIP c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus
menerus.
2. ARSIP STATIS
 Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan
pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan
administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama
berguna untuk penelitian ilmiah
2
 1. Mendukung proses pengambilan
keputusan.

2. Menunjang proses perencanaan.

Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.

ARSIP sebagai
Sumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.

5. Memori perusahaan.

6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.

3
 PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971
TUJUAN KEARSIPAN

 Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban

nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
pemerintah.

 Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan

mampu menyediakan informasi dengan tepat,
lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien

4
ALFRED ? Administrative Value
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value
5
 Penyimpanan
Permanen Penciptaan

Pemusnahan 8 1 Distribusi
7
2

6 3

Penyimpanan 5 4
Rekod Inaktif Ditindaklajuti

Pemindahan
Penyimpanan
Rekod Aktif

7
 Fase pertama sampai ke empat: rekod aktif
dikelola dan disimpan oleh unit kerja
penciptanya.
 Fase lima dan enam: rekod inaktif menjadi
tanggung jawab dan disimpan di Pusat Rekod.
 Pada fase terakhir: rekod inaktif dinilai untuk
dimusnahkan atau disimpan permanen sebagai
arsip di lembaga kearsipan atau
depo/repositori arsip.
 Organisasi mengandalkan informasi yang benar untuk
membantu pengambilan keputusan, tujuan operasional
umum, sebagai bukti kebijakan dan aktifitas serta
menunjang litigasi
 Organisasi memiliki tanggung jawab hukum,
profesional dan etika untuk menciptakan rekod,
organisasi juga diisyaratkan untuk mempertahankan
rekod jenis tertentu dan untuk masa tertentu. Hal ini
dilaksanakan oleh manajemen rekod
• Organisasi perlu mengontrol volume
informasi yang diciptakan dan
disimpannya. Hal ini terutama karena
alasan ekonomis dan operasional.
Manajemen rekod mencakup kontrol
terhadap penyusutan rekod dan
pemisahan antara rekod aktif dan inaktif.
Pada umumnya rekod aktif dikelola oleh unit kerja
atau unit penyimpan terpusat (central file).
 Pemberkasan: melakukan penataan fisik berkas
menurut metode tertentu (filing system), misalnya
menurut nomor, abjad, kronologi, geografi dan subjek.
 Pembuatan sistem temu balik: membuat sarana temu
balik rekod berupa pengawasan terhadap isi rekod
berdasarkan prinsip asal-usul dan urutan asli, meliputi
pengklasifikasian dan pengindeksan.
 Penilaian dan retensi rekod: menganalisis aktifitas
organisasi untuk menentukan rekod apa yang
dimiliki organisasi, mengelompokkannya menurut
seri rekod serta menentukan nilai guna dan berapa
lama rekod harus disimpan
 Transfer rekod: memindahkan rekod dari unit
pengolah atau central file ke pusat rekod inaktif
(pusat arsip/unit kearsipan)
 Penyimpanan: mengelola penyimpanan rekod
inaktif sesuai dengan masa retensinya serta memilih
media penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan
organisasi
 Penyusutan: rangkaian proses yang berkaitan
dengan penerapan keputusan penilaian, termasuk
retensi, penghancuran/penghapusan rekod dalam
atau dari suatu sistem kearsipan manual maupun
elektronik
 Penilaian:
 Proses mengkaji aktifitas organisasi untuk menentukan
rekod apa yang harus disimpan dan berapa lama rekod
harus disimpan untuk memenuhi kebutuhan, persyaratan
akuntabilitas dan harapan masyarakat.

 Penyusutan:
 Rangkaian proses yang berkaitan dengan penerapan
keputusan penilaian. Mencakup retensi dan pemusnahan
 Retensi:
 penyimpanan sesuai kebutuhan organisasi dan
persyaratan peraturan

 Pemusnahan:
 penghancuran/penghapusan rekod dari suatu
sistem kearsipan, baik manual maupun
elektronik
1. Rekod tentang pembuktian keberadaan
suatu organisasi
2. Rekod hasil penelitian atau prestasi kerja
3. Rekod tentang hak cipta, hak paten,
formula, resep
4. Rekod tentang tokoh atau perorangan yang
melekat dengan suatu peristiwa