PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

Pelatihan Pemberkasan Arsip

Konvensional

Tati Jumawati
Arsiparis Dispusipda Jabar
 DASAR HUKUM
1. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan;
3. Peraturan Kepala ANRI NO 9 Tahun 2018 tentang
pemeliharaan arsip;
Kondisi penyimpanan arsip di unit kerja
Kondisi penyimpanan arsip pada umumnya di unit kerja
Latar Belakang masalah arsip di unit kerja....

1. Arsip aktif dan inaktif masih bercampur di ruang kerja,

2. pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi,
tetapi masih didasarkan pada nomor urut
agenda,
3. pemberkasan dilakukan atas inisiatif dan kreasi
sendiri, dengan menuliskan indeks berkas tanpa
kode klasifikasi
4. penumpukan arsip
5. Belum ada nya daftar arsip
Pejabat atau orang yang bertanggung jawab
dalam pengelolaan arsip dinamis wajib
menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan,
dan keselamatan arsip yang dikelolanya

(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

Dao, Pengelolaan Arsip Dinamis, 6

PENATAAN ARSIP INAKTIF PADA UNIT KERJA
Solusi......?
Mulailah membenahi surat/berkas
Simpanlah surat/berkas menurut subjeknya
Jangan lupa menggunakan peralatan standar (filing
cabinet/lemai arsip , gude, folder, dan map gantung )
Hindari menyimpan surat dengan berdasarkan surat masuk
atau surat keluar
Lakukan penyusutan arsip secara reguler
PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
TATA USAHA SEKRETARIAT

ARSIP AKTIF RECORDS CENTER

ARSIP INAKTIF PERANGKAT DAERAH

ARSIP VITAL

ARSIP ASET
 PENGERTIAN ARSIP
PAS adalah proses pengendalian arsip UU NO. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN
statis secara efisien, efektif, dan
sistematis meliputi
1. Akuisisi
2. Pengolahan 3. Aktif adalah arsip yang PAD adalah proses pengendalian arsip dinamis
3. Preservasi frekuensi penggunaannya 1. Dinamis adalah arsip yang secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi :
tinggi dan/atau terus menerus digunakan secara langsung dalam
4. Pemanfaatan 1. Penciptaan
5. Pendayagunaan kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu 2. Penggunaan dan Pemeliharaan
6. Pelayanan publik dalam suatu 4. Inaktif adalah arsip yang 3. Penyusutan Arsip
sistem kearsipan nasional frekuensi penggunaannya
telah menurun
1. Lembaga Negara
5. Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta Rekaman kegiatan atau 2. Pemerintahan Daerah
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah peristiwa dalam berbagai 3. Lembaga Pendidikan
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan bentuk dan media sesuai Dibuat
Arsip dan 4. Perusahaan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun dengan perkembangan
Akuisisi arsip statis tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan Diterima 5. Organisasi Politik
adalah proses teknologi informasi dan 6. Organisasi kemasyarakatan
penambahan komunikasi 7. Perseorangan
khasanah arsip statis 6. Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan
pada lembaga dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa
kearsipan yang dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, 2. Vital adalah arsip yang keberadaannya
dilaksanakan melalui dan keselamatannya merupakan persyaratan dasar bagi
kegiatan penyerahan kelangsungan operasional pencipta arsip,
tidak dapat diperbarui, dan tidak
arsip statis dan hak 7. Umum adalah arsip yang tergantikan apabila rusak atau hilang
pengelolaannya dari tidak termasuk dalam kategori
pencipta arsip arsip terjaga.
kepada lembaga
kearsipan
 BENTUK DA N MEDIA ARSIP

BENTUK DAN
MEDIA ARSIP

ARSIP
ARSIP
KONVENSIONAL/ ARSIP AUDIO- ARSIP
KATOGRAFIK DAN
ARSIP KERTAS/ VISUAL ELEKTRONIK
KEARSITEKTURAN
ARSIP TEKSTUAL)
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
- Tata Naskah Dinas PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan
- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip

Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Penciptaan
Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Penggunaan
Alih media

Klasifikasi Arsip

PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif

Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan
Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Program Arsip Vital Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -

Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi Arsip
(JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi

Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

 INSTRUMEN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
TATA NASKAH DINAS
Pergub Nomor 38 /2018 Pengaturan
mengenai Jenis dan
Format, Pembuatan ND,
kewenangan penanda
tanganan dll. Agar terjaga
autentisitas dan reliabiltas
naskah dinas
yang diciptakan KA
JADWAL RETENSI ARSIP
Pergub 39/2019 dan pergub 75/2020
Sebagai pedoman dalam penyelamatan
arsip dan penyusutan arsip, sekurang-
kurangnya terdiri dari 3 unsur: Jenis
arsip, retensi arsip dan rekomendasi akhir
SKK
arsip
AAD
Dao, Pengelolaan Arsip Dinamis, 13
TND
KLASIFIKASI ARSIP
Pergub Nomor 14 / 2018
Sebagai dasar
pemberkasan arsip, temu
balik dan penyusutan
arsip
JRA
KLASIFIKASI KEAMANAN
DAN AKSES ARSIP DINAMIS
Pergub Nomor 15 / 2018
Mengatur keamanan dan akses arsip
agar terjaga keselamatan, keamanan
fisik dan informasi arsip dalam rangka
layanan informasi/arsip
 BUSINESS PROCESS
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Arsip digunakan sebagai berkas
kerja dan untuk memberikan
2 layanan informasi kearsipan di
Unit Pengolah dengan
berdasarkan pada Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
Step 01
PENCIPTAAN
ARSIP
4 Pengurangan Jumlah arsip
yang dikelola karena sudah
selalai pemanfaatannya di Unit
Pengolah dengan cara
pemindahan Arsip Inaktif,
Step 03 Pemusnahan Arsip Tidak
Berguna dan Penyerahan Statis
PEMELIHARAAN ARSIP ke Lembaga Kearsipam dengan
berdasarkan pada Jadwal
Retensi Arsip

Arsip diciptakan melalui kegiatan 3

Pembuatan atau Penerimaan
Surat, dengan berdasarkan pada Step 02 Arsip selalai digunakan, segara
Step 04
Tata Naskah Dinas, Klasifikasi
Arsip dan Klasifikasi Keamanan
PENGGUNAAN diberkaskan, disusun Daftar Arsip, PENYUSUTAN ARSIP
disimpan, diolah, dialihmediakan
dan Akses Arsip
1 ARSIP disusun Program Arsip Vital dengan
berdasarkan pada Klasifikasi Arsip

Dao, Pengelolaan Arsip Dinamis, 14

 utuh
sistematis menyeluruh

PAD dilaksanakan
untuk menjamin
ketersediaan arsip
sebagai bahan sesuai
andal akuntabilitas kinerja
dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu NSPK
sistem yang memenuhi
persyaratan:
 Pengelolaan
arsip dinamis Pengelolaan
dilakukan Pelaksanaan
arsip dinamis pengelolaan
terhadap, arsip menjadi arsip dilakukan
aktif, arsip tanggung jawab oleh arsiparis.
inaktif dan pencipta arsip.
arsip vital.

Dao, Pengelolaan Arsip Dinamis, 16

 SIAPAKAH PENCIPTA ARSIP YANG WA JIB
M E L A KU K A N PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS?
Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip
yang meliputi:
a. lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, serta BUMN dan BUMD;
b. perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang kegiatannya
dibiayai dengan APBN, APBD, dan/atau bantuan luar negeri;
dan
c. pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian
kerja dengan lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD sebagai
 Diregistrasi Buku Agenda SK

Pembuatan
Distribusi Buku EkspedisiSK

Penciptaan
Arsip
D Buku Agenda SM
i
r
e Distribusi Buku EkspedisiSM
Berdasarkan Tata Naskah Dinas, g
Klasifikasi Arsip dan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses
i
Arsip s Pengendalian
t

Arsip Vital
adalah arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbaharui dan
tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang
Arsip Dinamis
Arsip Aktif
adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
Sering digunakan
Berada di Unit Pengolah
Arsip Inaktif
adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
Jarang digunakan
Berada di Unit Kearsipan
Pemberkasan adalah :

Penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun

secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya
sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan
informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit
kerja.
 TANGGUNGJAWAB PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF
PP 28/2012

PERKA ANRI NO. 9/2018

1. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

2. Sentral Arsip Aktif (Central File) adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk
penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
 TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP
1. Menyatukan informasi arsip;
2. Memudahkan temu balik arsip :
- cepat
- tepat
- lengkap
- aman
3. Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip.
 DASAR HUKUM
PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 9 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
 PRINSIP PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1. Pemberkasan Arsip Aktif, dilakukan terhadap Arsip yang
dibuat dan diterima.
2. Pemberkasan Arsip Aktif dilaksanakan berdasarkan
klasifikasi Arsip.
3. Pemberkasan Arsip Aktif dilaksanakan melalui prosedur
pemeriksaan, penentuan indeks, penentuan kode, tunjuk
silang (apabila ada), pelabelan dan penyusunan daftar Arsip
Aktif.
 7 LANGKAH PEMBERKASAN ARSIP AKTIF Penyimpanan berkas,
Memasukkan arsip dalam
folder dan menyimpan
PEMBERIAN KODE, dalam filling kabinet
MEMBERI KODE BERDASARKAN
Pengindeksan, KLASIFIKASI ARSIP YANG
Pelabelan, Menuliskan
Menentukan “kata MEWAKILI ARSIP YANG AKAN
MENUNJUKKAN PADA TEMPAT indeks dan kode klasifikasi
tangkap” dari berkas
1 yang akan disimpan; YANG PALING TEPAT DALAM
FILE Tunjuk silang, dibuat
sebagai judul yang
dituangkan dalam file
7
Pemeri aan jika arsip memiliki Daft ar Arsip
ks memiliki lampiran yang

2 berbeda jenis fisik 6

arsipnya/berkaitan dg Penat aan Fisik Arsip
Pengindekan arsip lainnya

3 5
Pemeriksaan, memastikan Pemberian Kode Pelabelan
bahwa arsip tersebut sudah
PENYUSUNAN DAFTAR
siap untuk diberkaskan,
memeriksa kelengkapannya,
4 ARSIP AKTIF, DAFTAR
ARSIP AKTIF MELIPUTI DAFTAR
memisahkan dengan Tunjuk Silang
ISI
lampiran yang memiliki jenis BERKAS DAN DAFTAR
fisik arsip yang berbeda BERKAS

seperti peta, buku, bagan,

dan lain lain
 TAHAPAN PEMBERKASAN

1. Persiapan Sarana dan prasaran

2. Pemeriksaan (Inspecting)
3. Penentuan Index (Indexing)
4. Pengkodean (Coding)
5. Pengelompokkan kode yang sama
6. Pelabelan (labeling)
7. Penataan berkas dan pembuatan daftar arsip
 1. Persiapan Sarana Prasarana Pemberkasan
FILLING KABINET
FOLDER

GUIDE / SEKAT
TAHAPAN PEMBERKASAN
2. PEMERIKSAAN ( INSPECING) 3. PENENTUAN INDEKS
Pemeriksaan (Inspecting ) kegiatan memeriksa arsip yang akan
diberkaskan dengan memperhatikan : Penentuan indeks berdasarkan kode klasifikasi
1. autentik, utuh, dan lengkap pada setiap proses
arsip /urusan yang sama dan tahun yang sama.
kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan
serta dilakukan dalam rangka mengidentifikasi Ditentukan dengan cara menentukan kata
dan/atau memverifikasi arsip vital di unit pengolah tangkap (keyword) dari arsip yang akan
2.Melihat kelengkapan berkas surat dengan memastikan bahwa diberkaskan yang dapat mewakili isi informasi
arsip tersebut sudah siap untuk diberkaskan, memeriksa dari berkas/isi berkas.
kelengkapannya, memisahkan dengan lampiran yang memiliki
jenis fisik arsip yang berbeda seperti peta, buku, bagan, dan lain Indeks dapat berupa nama orang,
lain. lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah
3. Digabungkan dengan surat lain yang terkait ( Jika ada)
dan kurun waktu . Penulisan indeks diikuti
4. Simpan di folder/ masukan surat dalam folderdengan lampiran
yang memiliki jenis fisik arsip yang berbeda seperti peta, buku, setelah penulisan kode klasifikasi arsip pada
bagan, dan lain lain folder
 TAHAPAN PEMBERKASAN

4. PENGKODEAN 5. PENGELOMPOKAN KODE YANG SAMA

Penentuan Kode pemberkasan

Diurutkan sesuai dengan kelompok
dilakukan sesuai dengan fungsi,
kode yang sama atau urusan dan
kegiatan, dan transaksi yang
kegiatan yang sama yang
dilaksanakan oleh unit kerja sesuai
disesuaikan dengan urutan tanggal
dengan kode klasifikasi.
termuda.
 AR. 06.01.01 Kegiatan pembinaan terhadap
Klasifikasi Arsip Perangkat Daerah
AR. Kearsipan

AR.06 Pembinaan dan

Pengawasan Kearsipan

AR.06.01. Pembinaan Internal

AR.06.01.01 Kegiatan
pembinan terhadap PD

AR. 06.01.01
 TAHAPAN PEMBERKASAN
6. PELABELAN (LABELING)
Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda
pengenal dari berkas menggunakan kertas label yang
dilekatkan pada tab folder dan guide ( primer,
sekunder dan tersier)
a. Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label
dicantumkan pada bagian depan Pocket File.
b. Arsip peta/rancang bangun.
c. Arsip yang menggunakan media magnetic label
dicantumkan pada: 1) Untuk arsip foto, negative
foto ditempelkan pada bagian luar dan lapisan
transparan (seperti negative foto) dan pada
wadahnya; dan 2) Untuk slide ditempelkan pada
frame; 3) Video dan film ditempelkan pada bagian
luar dan lapisan transparan (seperti negative foto)
dan pada wadahnya; dan 4) Untuk kaset/cd
ditempelkan pada kaset/cd nya dan wadahnya
7. PENATAAN BERKAS
Menata berkas arsip dan menyimpannya
kedalam filing cabinet sesuai dengan
daftar arsip aktif
a. Menata sekat pada filing cabinet
secara berurutan dimulai dari sekat
primer, sekat sekunder dan sekat tersier.
b. Menyimpan berkas arsip kedalam filing
cabinet dan menempatkannya dibelakang
sekat sesuai dengan klasifikasi arsip yang
dicantumkan pada tabel folder
c. Membuat daftar arsip aktif, daftar
berkas dan daftar isi berkas
BERKAS
Himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan
urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis

PENATAAN BERKAS
Kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan
mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis
TUJUAN PENATAAN BERKAS
Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat
Mempermudah penyusutan arsip

PENATAAN BERKAS
Berkas dapat disusun menurut:
a. kesamaan urusan (dosier)
b. kesamaan masalah (rubrik)
c. kesamaan jenis/transaksi (seri)
BERKAS KESAMAAN URUSAN
(DOSIER)
Dokumen yang merupakan hasil satu kegiatan dihimpun
dalam satu berkas.
Berkas akan mencerminkankegiatan sejak awal hingga akhir
- Berkas Proyek Pembangunan Jembatan Suramadu
- Berkas Proyek Revovasi gedung Kantor utama
BERKAS KESAMAAN MASALAH
(Rubrik)

DOKUMEN YANG MASALAHNYA SAMA

DIHIMPUN DALAM SATU BERKAS
- Berkas Kenaikan pangkat
- Berkas pengadaan ATK
BERKAS KESAMAAN JENIS/TRANSAKSI
Berkas yang sama jenisnya dihimpun dalam berkas (seri) yang
sama :
- Seri Surat Edaran tahun 2011
- Seri Surat Keputusan 2010
ALAT PEMBERKASAN
Klasifikasi Arsip
Indeks
 KLASIFIKASI ARSIP
PENGGOLONGAN DAN PENGELOMPOKKAN ARSIP ATAS DASAR
PERSAMAAN MASALAH YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP

FUNGSI :
MEMPERMUDAH DALAM PENYIMPANAN DAN TEMU KEMBALI
HM. HUBUNGAN MASYARAKAT
01 Penerangan dan Publikasi  
02 Dengar pendapat/hearing  
02 Hubungan Antar Lembaga  
01 Forkompimda  
02 Organisasi Kearsipan Nasional dan Internasional  
03 Instansi Vertikal  
04 Organisasi Kemasyarakatan  
05 Perguruan Tinggi/Sekolah  
06 Partai Politik  
07 Swasta  
08 Bakohumas  
03 Keprotokolan  
01 Upacara/Acara Kedinasan  
02 Kunjungan  
03 Agenda Pimpinan  
04 Dokumentasi dan Penerbitan  
05 Penghargaan/Tanda Kenang-kenangan  
06 Ucapan  
07 Dokumen Hosting  
KP URUSAN KEPEGAWAIAN
01 Formasi Pegawai
01 Usulan dari Unit Kerja/SKPD,disertai analisa Jabatan dan Beban Kerja
02 Usulan Permintaan Formasi kepada Menpan dan RB dan Kepala BKN
03 Persetujuan Menpan dan RB
04 Penetapan Formasi PNS
05 Penetapan Formasi Khusus
02 Pengadaan Pegawai
01 Proses Penerimaan Pegawai
a Pengumuman
b Seleksi Administrasi
c Pemanggilan Peserta Test
d Pelaksanaan Ujian Tertulis
e Keputusan Hasil Ujian
f Wawancara
02 Penetapan Pengumuman Kelulusan
03 Berkas Lamaran yang tidak diterima
04 Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP :
a Surat Lamaran
b Ijazah
c SKCK
d Kartu Kuning
e Surat Keterangan Kesehatan
05 Nota Usul Pengangkatan CPNS menjadi PNS lebih dari 2 tahun
06 SK CPNS/PNS Kolektif
JENJANG MASALAH
Pokok Masalah - sekat primer
Sub-masalah - sekat sekunder
Sub-sub Masalah - sekat tertier
Berkas/surat- folder

 Sekat primer = kode,pokok masalah

 Sekat skunder = kode, sub-masalah
 Sekat tertier = kode, sub-sub masalah
 Folder = kode, indeks berkas
A. URUSAN DAN SUSUNAN POLA KLASIFIKASI
FASILITATIF
HM HUBUNGAN MASYARAKAT
HK HUKUM
TU KETATAUSAHAAN
OT ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
PL PERLENGKAPAN
RT KERUMAHTANGGAAN
PR PERENCANAAN
PP PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
PW PENGAWASAN
KU KEUANGAN
KP KEPEGAWAIAN
DK KEDIKLATAN
AR KEARSIPAN
PD PEMERINTAHAN DAERAH
ST STATISTIK
SD PESANDIAN
SUBTANTIF
KP KELAUTAN DAN PERIKANAN
HT KEHUTANAN
PT PERTANIAN
LH LINGKUNGAN HIDUP
PM PENANAMAN MODAL
DG PERDAGANGAN
PI PERINDUSTRIAN
PE PARIWISATA DAN EKONOMI KREATIF
ES ENERGI SUMBER DAYA MINERAL
PA PANGAN
PU PEKERJAAN UMUM
PR PERUMAHAN RAKYAT
PB PENANGGULANGAN BENCANA
KI KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
PH PERHUBUNGAN
DT PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL
TK TENAGA KERJA DAN TRASMIGRASI
PO KEPEMUDAAN DAN OLAH RAGA
KK KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA
PP PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK
PK PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PS PERPUSTAKAAN
KS KESEHATAN
PO PENGAWASAN OBAT DAN MAKANAN
SS SOSIAL
 INDEKS
 INDEKS
SUATU TANDA PENGENAL
BERKAS/JUDUL BERKAS

FUNGSI :
MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG SATU DENGAN BERKAS LAINNYA

MEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

 INDEKS MASALAH
a. Membaca Keseluruhan Isi Surat
b. Menentukan Isi Ringkas
c. Ditentukan Kata Yang Paling “Menonjol”
d. Singkat, Jelas, Dan Padat
e. Bersifat Kebendaan.
contoh :
Surat tentang penawaran sewa peralatan mesin photocopi
indeks :
- menyewa mesin photocopi
- penyewaan mesin photocopi
- penawaran sewa photocopi
 DAFTAR BERKAS
Nama Unit pengolah/unit kerja : …………..................................................………………
No Kode Klasifikasi Uraian informasi Berkas Kurun waktu Jumlah Ket.

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

           

           

           

           

           

Petunjuk Pengisian :
Kolom (1), diisi dengan nomor urut berkas;
Kolom (2), diisi dengan kode klasifikasi arsip;
Kolom (3), diisi dengan uraian informasi dari berkas arsip berdasarkan kegiatan dalam klasifikasi
arsip;
Kolom (4), diisi dengan masa/kurun waktu arsip yang tercipta;
Kolom (5), diisi dengan jumlah banyaknya arsip dalam satuan yang sesuai dengan jenis arsip;
Kolom (6), diisi dengan keterangan spesifik dari jenis arsip , seperti tekstual, kartografi , audio
visual, elektronik dan digital.
 DAFTAR ISI BERKAS
 
Nama Unit pengolah/unit kerja : ……………...........................………….
NOMOR ITEM KODE
NO NOMOR BERKAS URAIAN/ INFORMASI ARSIP TANGGAL JUMLAH KET.
ARSIP KLASIFIKASI

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

               

               

               

               

               

Petunjuk Pengisian:
Kolom (1), diisi dengan nomor berkas arsip;
Kolom (2), diisi dengan nomor item arsip;
Kolom (3), diisi dengan kode klasifikasi arsip;
Kolom (4), diisi dengan uraian informasi arsip dari setiap naskah dinas;
Kolom (5), diisi dengan tanggal arsip itu tercipta;
Kolom (6), diisi dengan jumlah arsip dalam satuan naskah dinas;
Kolom (7), diisi dengan keterangan spesifik dari jenis arsip, seperti tekstual,
kartografi , audio visual, elektronik , dan digital.
ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)
Pemberkasan arsip dengan KLASIFIKASI

53
 PEMBERKASAN ARSIP YANG KURANG

TEPAT

SURAT SURAT
MASU KELUAR
2022
K 2022
ORDNER ORDNER

KP 10.03
KP 10.00 KP 10.02
Cuti Cuti Sakit
2022 Cuti Bersalin
Tahunan
2022
PRAKTEK PEMBERKASAN
 7 LANGKAH PEMBERKASAN ARSIP AKTIF Penyimpanan berkas,
Memasukkan arsip dalam
folder dan menyimpan
PEMBERIAN KODE, dalam filling kabinet
MEMBERI KODE BERDASARKAN
Pengindeksan, KLASIFIKASI ARSIP YANG
Pelabelan, Menuliskan
Menentukan “kata MEWAKILI ARSIP YANG AKAN
MENUNJUKKAN PADA TEMPAT indeks dan kode klasifikasi
tangkap” dari berkas
1 yang akan disimpan; YANG PALING TEPAT DALAM
FILE Tunjuk silang, dibuat
sebagai judul yang
dituangkan dalam file
7
Pemeri aan jika arsip memiliki Daft ar Arsip
ks memiliki lampiran yang

2 berbeda jenis fisik 6

arsipnya/berkaitan dg Penat aan Fisik Arsip
Pengindekan arsip lainnya

3 5
Pemeriksaan, memastikan Pemberian Kode Pelabelan
bahwa arsip tersebut sudah
PENYUSUNAN DAFTAR
siap untuk diberkaskan,
memeriksa kelengkapannya,
4 ARSIP AKTIF, DAFTAR
ARSIP AKTIF MELIPUTI DAFTAR
memisahkan dengan Tunjuk Silang
ISI
lampiran yang memiliki jenis BERKAS DAN DAFTAR
fisik arsip yang berbeda BERKAS

seperti peta, buku, bagan,

dan lain lain
CONTOH