PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

DAN PENGAWASAN KEARSIPAN

Sri Wulandari
 Sri Wulandari

Arsiparis Madya
Direktorat kearsipan Daerah II

Arsip Nasional RI (ANRI)

Jl. Ampera Raya No. 7 Jaksel

wulancici0@gmail.com
085772194294
 Pengertian Arsip

“
Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.

Pasal 1 Angka 2
UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

3

Sumber Gambar:
Freepik.com
PASAL 81 UU No. 43 Tahun 2009
Setiap orang yang dengan sengaja
menguasai dan/atau memiliki arsip negara
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 untuk
kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak
berhak dipidana dengan pidana penjara paling
lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak
Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta
rupiah).
Arsip Milik Negara
Arsip yang tercipta dari kegiatan
lembaga negara dan kegiatan yang
menggunakan sumber dana
negara dinyatakan sebagai arsip
milik negara.
(Pasal 33 UU No. 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan)
“arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD,
termasuk arsip yang dihasilkan dari semua
kegiatan yang dilakukan oleh pihak-pihak
yang didanai oleh sumber dana negara.
(Penjelasan Pasal 33 UU No. 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan)
5
Kondisi penyimpanan arsip di unit kerja
arsip arsip tertib
 Solusi Permasalahan
Penyelamatan Arsip di Lingkungan Pencipta
1Arsip
Sinkronisasi dan Penetapan Instrumen Kearsipan
,

2 Pimpinan Pencipta Arsip Pengorganisasian Kearsipan di

menetapkanmasing-masing secara berjenjang, sejak Unit Pengolah hingga
lingkungan
Unit
Kearsipan

Pimpinan Pencipta Arsip Penempatan SDM Kearsipan (Arsiparis

3 menetapkan
Atau Pengelola Arsip) sesuai jenjang pengorganisasian melalui Konsep
Ambassador

4 Penguatan dukungan Pimpinan Pencipta Arsip dalam hal dukungan

penganggaran, sarana dan prasarana, dan lain-
kebijakan,
lain

Implementasi penyelenggaraan kearsipan berbasis TIK

5 1
Contoh Skema 1
Pengorganisasian dan Penempatan SDM Kearsipan

RC = Records Centre/Pusat Arsip

CF = Central File RC (LKD)

CF
= Arsiparis/Pengelola Arsip

CF CF CF
Contoh Skema 2
Pengorganisasian dan Penempatan SDM Kearsipan

RC = Records Centre/Pusat Arsip

CF = Central File
PPAT = Pusat Pengendalian Arsip PPA
Terpadu
T
= Arsiparis/Pengelola Arsip
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

Dilakukan terhadap

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

meliputi
1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif
menjadi menjadi
tanggung jawab tanggung jawab
PENCIPTA
PENCIPTAARSIP
ARSIP LEMBAGA
LEMBAGA
KEARSIPAN
KEARSIPAN

ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

PENCIPTA ARSIP: LEMBAGA KEARSIPAN:

a. lembaga negara; a. ANRI;
b. pemerintahan daerah; b. arsip daerah provinsi;
c. perguruan tinggi negeri; c. arsip daerah kabupaten/kota;
d. BUMN dan/atau BUMD. d. arsip perguruan tinggi.

melakukan melakukan
a. penciptaan arsip; a. akuisisi arsip statis;
b. penggunaan dan pemeliharaan b. pengolahan arsip statis;
arsip; c. preservasi arsip statis;
c. penyusutan arsip. d. akses arsip statis.

untuk untuk

menjamin ketersediaan arsip dalam menjamin keselamatan arsip sebagai

penyelenggaraan kegiatan sebagai pertanggungjawaban nasional bagi
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
yang sah dan bernegara.
 Pengelolaan Arsip Dinamis
Tujuannya :
1. Arsip mudah diketemukan
Pengendalian arsip dinamis apabila diperlukan oleh
secara efisien, efektif, dan organisasi;
2. Efisiensi dan efektivitas
sistematis meliputi pemanfaatan arsip;
penciptaan, penggunaan, dan 3. Meminimalisir pengeluaran
biaya pengelolaan dan
pemeliharaan, serta pemeliharaan;
penyusutan arsip 4. Menyelamatkan dan
melestarikan arsip yang bernilai
sejarah untuk kepentingan
organisasi

 Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab

pencipta
arsip
 Pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan arsiparis
 NSPK
SISTEM PENGELOLAAN
ARSIP
Pasal 40 ayat (4)

Tata Naskah Klasifikasi Jadwal Retensi

Arsip Sistem Klasifikasi
Dinas Arsip (JRA)
Keamanan dan
Akses Arsip

Ditetapkan masing-masing Pencipta Arsip berdasarkan

Pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI
Khusus JRA setelah mendapatkan persetujuan
Kepala ANRI
KEEMPATNYA HARUS SINERGI DAN TERINTEGRASI
 KEGIATAN
PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS

PENCIPTAAN PEMELIHARAAN PENYUSUTAN

PENGGUNAAN
ARSIP ARSIP ARSIP ARSIP

PEMELIHARAAN
PIMPINAN UP ARSIP AKTIF
PEMBUATAN BERTANGGUNGJAWAB TANGGUNG JAWAB DILAKUKAN OLEH
ATAS KETERSEDIAAN PENCIPTA ARSIP
ARSIP PENGOLAHAN,
PIMPINAN UP
BERDASARKAN
PENYAJIAN ARSIP VITAL JRA
DAN ARSIP AKTIF

PEMELIHARAAN
ARSIP IN AKTIF
PENERIMAAN TANGGUNG
BERTANGGUNGJAWAB ATAS JAWAB PIMPINAN
ARSIP KETERSEDIAAN PENGOLAHAN, UK
PENYAJIAN ARSIP AKTIF
UNTUK KEPENTINGAN
PENGGUNAAN INTERNAL DAN
PUBLIK
 PENCIPTAAN
ARSIP Dilaksanakan dengan baik dan
benar untuk menjamin
rekaman kegiatan dan
PEMBUATAN
peristiwa sebagaimana adanya
PENERIMA sehingga menghasilkan arsip
ARSIP AN ARSIP yang autentik , utuh,
terpercaya sesuai peraturan
perundang-undangan

 Berdasarkan TND, KA,

KKA
 Harus dijaga
autentisitasnya
berdasarkan TND
 UP bertanggungjawab
atas autentisitas arsip
yang diciptakan
• Didistribusikan kpd pihak yang
berhak ( cepat, tepat waktu,
lengkap serta aman)
Registrasi
Pengendalian --- > penerimaan
 Kesesuaian terhadap Tata Naskah Dinas Pencipta Arsip

1. Penomoran Naskah Dinas

a. Pemberian Nomor Naskah sesuai dengan Susunan Penomoran
Naskah Dinas
b. Pencantuman Kode Klasifikasi Arsip pada Naskah Dinas

2. Penggunaan Kertas Naskah Dinas

a. Ukuran Kertas
b. Gramatur (berat kertas)

3. Struktur Naskah Dinas

a. Kepala Naskah Dinas
b. Batang Tubuh /Isi Naskah Dinas
c. Kaki Naskah Dinas
3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 16
 4. Format Naskah Dinas
a. Jenis Huruf
b. Ukuran Huruf
c. Kata Penyambung Perpindahan Halaman
d. Nomor Halaman
e. Tembusan
f. Penggunaan Logo Lembaga/Lambang Negara

5. Penggunaan Cap Dinas

a. Bentuk Cap Dinas
b. Warna Cap Dinas

6. Penandatanganan Naskah Dinas

a. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas
b. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas (a.n., u.b.,
plt., plh.)
3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 17
 7. Pengamanan Naskah Dinas
a. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan
- Sangat Rahasia (SR)
- Rahasia (R)
- Terbatas (T)
- Biasa (B)

8. Pengendalian Naskah Dinas Keluar

a. Pencatatan
b, Penggandaan
c. Pengiriman
d. Penyimpanan
e. 'Penggunaan Amplop

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 18

PENERIMAAN ARSIP
Pengendalian Naskah Dinas Masuk
a. Penerimaan
b. Pencatatan
c. Pengarahan
d. Penyampaian

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 19

  ketersediaan dan
autentisitas arsip dinamis
menjadi tanggung awab
pencipta arsip
 dilaksanakan berdasarkan
PENGGUNAAN ARSIP Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip
 dalam rangka ketersediaan
arsip untuk kepentingan
akses, arsip
dinamis dapat dilakukan
alih media
 UNIT PENGOLAH
1. Ketersediaan Arsip Aktif
2. Sarana Peminjaman Arsip
a. Unit pengolah menggunakan Out Indicator untuk mengganti arsip
yang sedang dipinjam
b. Buku Peminjaman/Formulir Peminjaman
3. Penyajian Arsip Aktif
a. Penyajian arsip aktif bagi kepentingan pengguna internal
1) Unit Pengolah menyajikan arsip aktif untuk kepentingan pengguna
internal
- Penentu Kebijakan
- Pelaksana Kebijakan
- Pengawas Internal
2) Unit Pengolah menyajikan arsip aktif untuk kepentingan pengguna
internal berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
dinamis
3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 21
 b. Penyajian arsip aktif bagi kepentingan pengguna eksternal
1) Unit pengolah menyajikan arsip aktif untuk
kepentingan pengguna eksternal
- Publik/Masyarakat
- Pengawas Eksternal
- Penegak Hukum

Unit Pengolah menyajikan arsip aktif untuk kepentingan pengguna

eksternal berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
dinamis

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 22

 UNIT KEARSIPAN

1. Ketersediaan Arsip Inaktif

2. Ketersediaan Prosedur Penggunaan Arsip Inaktif
3. Sarana Peminjaman Arsip
a. Unit kearsipan menggunakan Out Indicator untuk mengganti arsip yang sedang
dipinjam
b. Buku Peminjaman/Formulir Peminjaman
4. Penyajian Arsip Inaktif
a. Penyajian arsip inaktif bagi kepentingan pengguna internal

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 23

 PEMELIHARAAN ARSIP • Dilakukan melalui
Dilakukan untuk menjaga : kegiatan :
a. Pemberkasan arsip aktif
Keautentikan b. Penataan arsip inaktif
Keutuhan Keamanan
Keselamatan c. Penyimpanan arsip
d. Alih media arsip

Arsip :
 Arsip Aktif
 Arsip Inaktif
• Umum
 Arsip Vital Kategori • Terjaga
 1. Pemberkasan Arsip Aktif
a. Unit Pengolah melaksanakan pemberkasan arsip aktif sesuai
klasifikasi arsip
b. Unit pengolah menyusun daftar arsip aktif
c. Daftar arsip aktif disusun oleh Unit Pengolah telah memuat seluruh
informasi pada daftar arsip aktif sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
d. Daftar arsip aktif disusun oleh Unit Pengolah telah memuat seluruh
informasi pada daftar arsip aktif sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
e. Daftar berkas: unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi,
uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah, Keterangan
f. Daftar isi berkas: nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi,
uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, Keterangan

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 25

 DAFTAR ARSIP AKTIF ( UNIT KERJA / PENGOLAH )

TAHUN ........................

NO KODE INDEKS URAIAN KURUN TINGKAT JUMLAH LOKASI KET

BER KLASIFI INFORMASI WAKTU PERKEMB
KAS KASI BERKAS ANGAN

1. 00.5.2.9 Bimtek. Berkas 2022 Asli,copy 1 folder Laci 1

Kearsipan tentang.kegiatan
bimtek Kearsipan
2. 800.1.11.4 Cuti Berkas tentang cuti 2022 Asli, copy 1 folder Laci 2
Pegawai tahunan pegawai
kecamatan ……..
 DAFTAR ISI BERKAS ARSIP AKTIF (UNIT KERJA / PENGOLAH)

TAHUN .............

KODE TINGKAT
JUDUL
NO
BERKAS KLASIFIK
BERKAS
NO ITEM URAIAN INFORMASI TANGGAL PERKEMBA JUMLAH KET
ASI NGAN

Surat dari Kantor Kantor Perpustakaan, Arsip dan

Bintek Dokumentasi Kabu paten Sijunjung No
1 00.2.5.9 1 13 Okt 2022 asli 3 Lembar
Kearsipan 895/94/KPKD-2022 Tanggal. 13 Oktober 2022.
kepada ANRI tentang permohonan narasumber

Surat balasan dari anri No. PK.03.03/2605/2022

9 Nopember
2 tanggal 9 Nopember 2015.. Tentang penugasan Asli 1 lembar
2022
narasumber

Surat perintah Direktur Kearsipan Daerah II kepada 11 Juni 2022

Sdr. Sri Martini dan Sdr. Tasdik Eko Pramono Asli 1 lembar
3 No.PK.04.01/3311/2022 tanggal 23 Nopember 2015
tentang penugasan nara sumber

20 Desember Asli 8 lembar

4.. Laporan dan evaluasi kegiatan 2022
 2. Penyimpanan Arsip Aktif
a.Seluruh arsip yang disimpan oleh unit pengolah telah
terdaftar ke dalam daftar arsip aktif
b. Arsip yang disimpan oleh unit pengolah tidak melewati
retensi arsip aktif sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA)
c. Arsip aktif disimpan menggunakan sarana penyimpanan
arsip yang sesuai

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 28

Pemberkasan dan Penyimpanan Arsip Aktif (Tekstual)
di CENTRAL FILE (Unit Pengolahan )
Contoh Central File
 3. Alih Media Arsip Aktif
a. Arsip aktif yang dialihmediakan tetap disimpan oleh Unit Pengolah.
b. Alih media arsip aktif diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil
alih media.
c. Pelaksanaan alih media arsip aktif disertai dengan pembuatan berita acara alih media
arsip.
d. Berita acara alih media arsip aktif telah disusun sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
e. Berita acara alih media arsip aktif memuat informasi: waktu pelaksanaan, tempat
pelaksanaan, jenis media, jumlah arsip, keterangan proses alih media yang dilakukan,
pelaksana, penandatangan oleh pimpinan unit pengolah,
f. Pelaksanaan alih media arsip aktif disertai dengan pembuatan daftar arsip aktif yang
dialihmediakan
g. Daftar arsip aktif yang dialihmediakan telah disusun sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
h. Daftar arsip aktif yang dialihmediakan memuat informasi : unit pengolah, nomor urut,
jenis arsip, Jumlah Arsip, Kurun Waktu, Keterangan

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 31

 4. Pemeliharaan Arsip Vital
a. Unit pengolah menyimpan arsip vital
b. Identifikasi Arsip Vital
1) Melaksanakan kegiatan identifikasi arsip dengan pembuatan daftar arsip vital
2) Penyusunan daftar arsip vital memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan:
Nomor, Jenis Arsip, Unit Kerja, Kurun Waktu, Media,Jangka Simpan, Metode
Perlindungan.
c. Pelindungan dan Pengamanan Dokumen/Arsip Vital Negara
1) Metode pelindungan arsip vital
2) Pengamanan fisik
3) Pengamanan informasi arsip
4) Lokasi penyimpanan arsip vital
5) Penyelamatan pasca musibah
6) Pemulihan (recovery)

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 32

 5. Pemberkasan dan Pelaporan Arsip Terjaga
a. Unit pengolah menyimpan arsip terjaga : Arsip Kependudukan, Arsip Kewilayahan, Arsip
Kepulauan, Arsip Perbatasan, Arsip Perjanjian Internasional, Arsip Kontrak Karya, Arsip
Masalah Pemerintahan yang Strategis
b. Penataan Arsip Terjaga : Pemberkasan Arsip Terjaga, Pembuatan Daftar Arsip Terjaga
c. Pelaporan Arsip Terjaga : Pelaporan Daftar Arsip Terjaga ke ANRI. Penyerahan Salinan
Autentik Arsip Terjaga ke ANRI
d. Pengamanan Fisik dan Informasi

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 33

 PENYUSUTAN
Dilakukan untuk menjaga :

Memusnahkan arsip meminimalisasi

yang tidak bernilai
Mempertahankan
arsip legal, bisnis kebutuhan peralatan
guna dan ruang
dan bernilai
penyimpanan
historis

Berdasarkan JRA
 Pemindahan arsip dari UP ke UK
Pemusnahan arsip
Penyerahan arsip statis
 Pemindahan arsip inaktif

UNIT PENGOLAH Jadwal Retensi Arsip

melakukan Lihat kolom aktif

PENYELEKSIAN

PENDAFTARAN
PENATAAN FISIK
UNIT KEARSIPAN
melakukan PEMINDAHAN

PEMERIKSAAN BA dan Daftar

PENERIMAAN

PENYIMPANAN
PEMINDAHAN ARSIP

1. Intensitas pemindahan arsip inaktif ke unit Kearsipan

- Melaksanakan pemindahan arsip inaktif secara rutin/ tidak rutin
2. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan: Penyeleksian arsip inaktif, Penataan
arsip inaktif yang akan dipindahkan,
3. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif
4. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif disertai dengan berita acara pemindahan arsip inaktif.
5. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif disertai dengan berita acara pemindahan arsip inaktif.
6. Berita acara pemindahan arsip ditandatangani oleh: Pimpinan unit pengolah, Pimpinan unit
kearsipan
7. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif disertai dengan daftar arsip inaktif yang dipindahkan
8. Daftar arsip inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh: pimpinan unit pengolah, pimpinan
unit kearsipan.
9. Daftar arsip inaktif yang dipindahkan sebagai lampiran berita acara pemindahan arsip memuat
informasi :
a. Daftar Berkas : Unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi arsip. Kurun
waktu, jumlah, keterangan
b. Daftar Isi Berkas : Nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian imformasi arsip,
tanggal, jumlah, keterangan.

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 36

Pemindahan arsip inaktif oleh Unit Pengolah dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan
sebagai berikut :
a. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan di lingkunganya.
b. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
dilakukan dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain ke lembaga kearsipan
daerah, selaku Unit Kearsipan I pada Pemerintah Daerah.

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 37

 POSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP TIDAK BERNILAI GUNA
Pembentukan Panitia JRA
Penilai Arsip
Penyeleksian
Pembuatan daftar arsip
Penilaian oleh PPA

Persetujuan 1. Berita acara

Penetapan 2. Daftar arsip
3. Dilaksanakan
Pelaksanaan secara total
4. Disaksikan min.
2 pejabat
bidang hukum/
SEPT 2022 pengawasan
PEMUSNAHAN
1. Pemusnahan arsip dilaksanakan sesuai prosedur sebagai berikut:
a. Terdapat pembentukan Panitia Penilai Arsip, yang dibuktikan dengan adanya surat
keputusan pimpinan pencipta arsip tentang pembentukan panitia penilai arsip.
b, Terdapat Pimpinan Unit Kearsipan pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan
lain, sebagai Ketua merangkap Anggota dalam unsur Panitia Penilai Arsip.
c. Terdapat Pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai Anggota dalam
unsur Panitia Penilai Arsip.
d, Terdapat Arsiparis atau Pegawai yang mempunyai tugas dan tanggungjawab di bidang
pengelolaan arsip (jika belum memiliki Arsiparis) sebagai Anggota dalam unsur panitia
penilai arsip.
e. Dilakukan penyeleksian arsip yang akan dimusnahkan.

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 39

 f. Penyeleksian arsip dilakukan oleh penilai arsip melalui JRA dengan melihat kolom retensi
inaktif pada kolom keterangan dinyatakan musnah dan apabila pencipta arsip belum
memiliki JRA, maka mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip dengan persetujuan
Kepala ANRI.
g. Dilakukan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan atau pegawai
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip di unit Kearsipan
h. Dilakukan penilaian oleh panitia penilai arsip, dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip,
yang dibuktikan dengan adanya notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian.
i. Panitia penilai arsip menyampaikan surat pertimbangan kepada pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD)
atau sebutan lain yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan.
j. Permintaan persetujuan pemusnahan arsip dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
1) Terdapat surat persetujuan dari Gubernur/Walikota/Bupati, jika arsip yang dimusnahkan memiliki retensi di
bawah 10 (sepuluh) tahun sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Daerah.
2) Terdapat surat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia jika arsip yang dimusnahkan belum
tercantum di dalam JRA.

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 40

 k. Terdapat penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau
sebutan lain di lingkungan pemerintah daerah, yang dibuktikan dengan adanya keputusan pimpinan
Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain di lingkungan pemerintah daerah tentang penetapan
pelaksanaan pemusnahan arsip.

l. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan
lain di lingkungan pemerintahan daerah dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, yakni
setelah mendapat:
1) Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip dan surat persetujuan dari Gubernur/Walikota Bupati jika
arsip yang dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA)
yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Daerah.
2) Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip dan surat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia jika arsip yang dimusnahkan belum tercantum di dalam JRA.
m. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak
dapat dikenali.
n. Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum
dan/atau pengawasan.
o. Pelaksanaan pemusnahan arsip disertai penandatanganan berita acara pemusnahan arsip, yang dibuktikan
dengan adanya berita acara pemusnahan arsip.

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 41

0. Pelaksanaan pemusnahan arsip disertai daftar arsip yang dimusnahkan sebagai bagian dari berita acara
pemusnahan arsip, yang dibuktikan dengan adanya daftar arsip yang dimusnahkan.
p. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip
Usul Musnah yang dibuat 2 (dua) rangkap.
q. Berita acara pemusnahan arsip dan Daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia.
r. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip disimpan oleh Unit Kearsipan pada Organisasi
Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain yang melaksanakan pemusnahan arsip.
s. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip diperlakukan sebagai arsip vital oleh Unit Kearsipan
pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain yang melaksanakan pemusnahan arsip.

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 42

 PROSEDUR PENYERAHAN ARSIP STATIS

JRA
PENYELEKSIAN

PENATAAN

KOORDINASI LKD

PELAKSANAAN

DAFTAR ARSIP BERITA ACARA

SEPT 2022
Penyerahan
1. Arsip statis yang diserahkan oleh Unit Kearsipan pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan
lain kepada lembaga kearsipan daerah merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat
digunakan, atau dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik maka Organisasi Perangkat Daerah
(OPD) atau sebutan lain yang menyerahkan arsip statis telah melakukan autentikasi terhadap arsip yang
diserahkan.
2. Penyerahan arsip statis dilaksanakan sesuai prosedur sebagai berikut:
a. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah di unit kearsipan, dengan melihat JRA pada kolom
retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang dinyatakan permanen.
b. Terdapat pembentukan panitia penilai arsip, yang dibuktikan dengan adanya surat keputusan tentang
pembentukan panitia penilai arsip.
c. Dilakukan penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah, dengan melakukan verifikasi
secara langsung terhadap fisik arsip, yang dibuktikan dengan adanya notulen rapat panitia penilai arsip pada
saat melakukan penilaian.
d. Panitia penilai arsip menyampaikan surat pertimbangan kepada kepada pimpinan Organisasi Perangkat
Daerah (OPD) atau sebutan lain yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah
memenuhi syarat untuk diserahkan.

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 44

 e. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh Pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau
sebutan lain kepada lembaga kearsipan daerah disertai dengan pernyataan dari Pimpinan Organisasi Perangkat
Daerah (OPD) atau sebutan lain bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
1) Surat pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh Pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD)
atau sebutan lain kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
2) Surat pernyataan dari Pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain yang menyatakan
bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan.

f. Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan daerah, yang dibuktikan dengan adanya surat
persetujuan dari kepala lembaga kearsipan daerah.
g. Penetapan arsip yang akan diserahkan, yang dibuktikan dengan adanya surat Keputusan
Gubernur/Walikota/Bupati tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis.
h. Kepala Lembaga Kearsipan Daerah melakukan verifikasi daftar arsip usul serah berdasarkan permohonan
penyerahan arsip statis dari Pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain.

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 45

i. Pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh Pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain
kepada kepala lembaga kearsipan daerah disertai dengan berita acara serah terima arsip statis, yang
dibuktikan dengan berita acara serah terima arsip statis
j. Pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh Pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain
kepada kepala lembaga kearsipan daerah disertai dengan daftar arsip yang akan diserahkan, yang dibuktikan
dengan daftar arsip yang akan diserahkan
3. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan penyerahan arsip statis disimpan oleh Unit Kearsipan pada Organisasi
Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain yang melaksanakan penyerahan arsip statis.
4. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan penyerahan arsip statis diperlakukan sebagai arsip vital oleh Unit
Kearsipan pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) atau sebutan lain yang melaksanakan penyerahan arsip
statis.

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 46

Thank you Anak kecil duduk di papan, Memakai
dasi dan juga celana. Puluhan menit
berdiri di depan, Moga presentasi kami
memberi makna.

3/1/20XX SAMPLE FOOTER TEXT 47