Langkah – langkah dalam penerimaan surat meliputi sebagai berikut :

1. Pengumpulan surat masuk.

2. Penghitungan jumlah surat masuk.
3. Pemeriksaan ketepatan alamat si pengirim.
4. Pengelompokkan surat/dokumen berdasarkan jenisnya.
5. Penandatanganan dan pemberian stemple pada bukti pengiriman sebagai bukti
bahwa surat/dokumen telah diterima.

Langkah-langkah dalam pendistribusian surat meliputi sebagai berikut :

Pendistribusian surat merupakan kegiatan dalam mengirimkan surat-surat baik dalam lingkungan
instansi sendiri (intern) maupun ke instansi lain (ekstern) di dalam perusahaan. Pendistribusian
surat dicatat dalam buku tujuannya untuk memudahkan pencarian kembali surat atau arsip.
1. Menerima surat masuk.
2. Melakukan sortir surat masuk.
3. Menetapkan kemudian menentukan arah surat.
4. Membagi surat-surat berdasarkan kategori tertentu.
5. Mencatat surat masuk untuk mengetahui informasi yang ada di dalamnya.
6. Menyampaikan surat kepada tim pengelola surat.