Pengelolaan surat masuk dan surat keluar

Pengurusan surat-surat kamtor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Setiap
kantor biasanya mengikuti suatu sistem tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk
dan surat keluar. Sistem pengurusan surat yang biasa dikenal yaitu sebagai berikut.
1. Sistem tradisional atau sistem buku agenda.
2. Sistem pola baru modern, disebut juga sistem kartu kendali.
Peraturan menteri pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI
Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman tata naskah dinas instansi pemerintah
menyatakan bahwa "surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima". Barthos
(2009:24-32) berpendapat bahwa cara pengukuran surat-surat apabila telah diterima oleh
sekretaris mengikuti beberapa prosedur, yaitu dengan tahapan sebagai berikut.
1. Melakukan penyortiran terhadap surat yang masuk.
2. Melakukan penyortiran selanjutnya
3. Membuka sampul (amplop) surat.
4. Mengerluarkan surat dari dalam sampul.
5. Meneliti surat.
6. Membaca surat.
7. Menyampaikan surat (intern).
8. Mencatat surat.
9. Penanganan surat
Nuraida, (2008) berpendapat bahwa suatu surat adalah surat yang dikirim oleh suatu
instansi/ perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahaan disebut, ditujukan
kepada instansi/ perusahaan lain atau bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama
pada pada pengurusan surat keluar tindak lanjut (follow up) dari surat masuk ataupun surat
keluar yang bersifat intern pada umumnya yang menempuh beberapa prosedur yang sama.

1. PENGELOLAAN SURAT MASUK

Menurut Ating tedjasutisna prosedur mengelola surat masuk menggunakan langkah-
langkah sebagai berikut.
A) Penerimaan
Tugas penerimaan yaitu sebagai berikut
1) mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
2) meneliti ketepatan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.
3) mengolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.
4) mendatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
B) Penyortiran
penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk mengelola lebih lanjut dan
dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin, dan rahasia.
C) Pencatatan
Setelah surat dicatat stempel (cap)
serta memeriksa ketepatan jenis maupun jumlah lampiran yang harus diterima maka
langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan
D) Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam
buku agenda(buku harian) buku ini bisa disebut buku agenda masuk (Daily Mail Record).
Petugas dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor
agenda surat masuk
E) Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu untuk diproses lebih lanjut harus carakan dan diteruskan kepada
pejabat yang berhak mengelolanya
F) Penyampain surat
penyampaian surat dilakukan oleh oleh penduduk as mengarah atau ekspedisi yang
dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut.
1) surat yang sudah disposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern
2) menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang
bersangkutan
3) petugas mengarahkan atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda yang
untuk dicatat dalam buku pengarahan
G) Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan atau berkas arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolahan untuk
mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut
2) PENGELOLAAN SURAT KELUAR
Untuk prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya memperhatikan langkah-
langkah sebagai berikut
A) Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan
B) apabila konsep surat telah mendapatkan persetujuan cara memperoleh kode atau
nomor surat, diserahkan kepada unit pengolahan. kemudian kepala surat mengolah harus
tekun dan teliti harus mengerti konsep surat konsep surat ini menjadi bentuk surat (Net
surat), setelah melalui koreksi kesalahan.
C) Mengetik surat dalam bentuk akhir
konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas
berkepala surat atau kop surat.
D) Penandatanganan
Net surat ini kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk
menandatangani
E) Pencatatan
Dalqm pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut.
1) not surat yang telah ditandatangani dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti (lampiran
dan amplop).
2) surat dinas resmi ini lebih jual dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut
verbalis
3) surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap
untuk dikirim.