Delia Ghita Ismawati

Kearsipan hal 103-104

A. Pilihan Ganda
1. Pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan penandatanganan, dan
pengiriman surat merupakan sebagiab penanganan surat B. Keluar
2. Jika juru tik membaca kalimat yang di ragukan (kurang jelas), tindakan yang
paling tepat dilakukan olehnya adalah C. Bertanya kepada konseptor
3. Tanda persetujuan pemimpin terhadap konsep surat yang akan ditik adalah
C. Acc
4. Buku yang digunakan untuk menyampaikan surat keluar perusahaan disebut
A. Buku agenda
5. Jika surat akan di sampaikan kepada relasi yang berada diluar negri, jasa
pengiriman yang sebaiknya digunakan adalah B. Surel
6. Orang yang bertugas sebagai pengantar surat disebut B. Carrier
7. Jika pemimpin menghendaki surat harus sampai ke tempat tujuan diluar
Kota dalam waktu tidak lebih dari 1 jam, sebaiknya pengiriman dilakukan
melalui C. Faksimile
8. Pihak yang menyimpan kartu kendali I pada penanganan surat keluar pen-
Ting adalah D. Pengarah surat
9. Pihak yang menyimpan surat tembusan pada penanganan surat keluar
Rahasia adalah C. Unit pengolah
10.Berikut yang termasuk ciri dari penanganan surat menggunakan kartu
Kendali adalah D. Penyampaian surat menggunakan kartu kendali
11.Pembuatan konsep surat yang dipusatkan pada unit tertentu yang
Menangani kegiatan administrasi persuratan disebut D. Sentralisasi
12. Berikut ini yang tidak termasuk faktor penyebab adanya surat keluar adalah
 D. Sebagai penanda kegiatan perusahaan
13. Perhatikan tugas-tugas dalam penanganan surat keluar penting berikut.
1) Menerima surat beserta tembusannya serta kartu kendali I dan 2 dari
Unit pengolah.
2) Memberikan stemple pada surat,
3) Meneruskan kartu kendali I ke pengarah untuk disimpan.
Tugas-tugas diatas merupakan tugas C. Pencatat surat
14.Surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos
Dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos se-
Tempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Pernyataan tersebut
Merupakan cara untuk mengirim surat melalui A. Pos
15.Pembuatan konsep surat yang dibuat oleh tiap unit atau bagian tertentu
Sesuai dengan kebutuhan masing-masing disebut C. Konseptor

B. ESAI
1. Tuliskan dan jelaskan secara singkat mengenai prosedur penanganan surat
Keluar sistem buku agenda Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirim-
Kan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, baik perseorangan,
Kelompok, maupun suatu Lembaga (hal 89)
2. Tuliskan beberapa alasan pembuatan surat
 Membutuhkan informasi tertentu dalam atas suatu hal seperti, mem-
Butuhkan balasan/konfirmasi/keterangan dari pihak yg dituju.
 Ingin memebrikan informasi berkaitan dengan suatu hal seperti berisi
Ijin, keadaan /kondisi, keperluan dan sebagainya.
 Adanya keperluan yang menghruskan surat menyurat seperti, lamaran
Kerja, permintaan Kerjasama, keperluan promosi dan sebagainya.
3. Jelaskan kegiatan yang dilakukan dalam pemeriksaan pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut dicetak,
Jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun. (hal 92)
4. Tuliskan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyampulan surat
a) gunakan kop surat juga untuk sampul surat ,
b) cantumkan nomor surat jika diperlukan
c) jika sampai tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/
stempel pada sampul disebelah kiri dan
d) tempelkan prangko secepatnya (hal 94)
5. Jelaskan prosedur penanganan surat keluar penting menggunakan sistem
Kartu kendali
1)Menerima surat beserta tembusannya serta kartu kendali I dan II dari
Unit pengolah.
2) Memberikan stempel pada surat
3)Meneruskan kartu kendali I ke pengarah untuk disimpan dan berfungsi
Sebagai kartu control.
4)Memberikan paraf pada kartu kendali II dan mengembalikan kepada
Unit pengolah
5)Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim ke alamat
Instansi. (hal 98)
6. Tuliskan beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengirim surat keluar
a) melalui kurir
b) melalui pos
c) melalui mesin facsimile
d) melalui surel (email) (hal 94-96)
 7. Tuliskan perbedaan dalam penanganan surat antara sistem buku agenda
dan sistem buku kendali
BUKU AGENDA :
1) Sistem pola lama
2) Pencatatan menggunakan buku agenda
3) Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi
4)Pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang karena hanya
Menggunakan satu buku yang sama.
KARTU KENDALI :
1) Sistem pola baru
2) Pencatatan menggunakan kartu kendali dan lembar pengantar
3)Kartu kendali dan lembar pengantar dapat sekaligus berfungsi sebagai
Buku ekspedisi
4) Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang (hal 102)
8. Tuliskan 2 jenis pembuatan konsep surat
1) sentralisasi
2) desentralisasi (hal 90)
9. Jelaskan Langkah-langkah penanganan surat keluar rahasia
1) Unit pengolah
2) Pengarah surat (hal 101)
10. Tuliskan jenis-jenis penanganan surat keluar sistem kartu kendali
1) Penanganan surat keluar penting
2) Penanganan surat keluar biasa
3) Penanganan surat keluar rahasia (hal 98)