PENANGANAN SURAT

KELUAR
 PENANGANAN SURAT KELUAR

• Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

• Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
 PENANGANAN SURAT KELUAR
SISTEM BUKU AGENDA
Sistem buku agenda adalah sistem
dalam pencatatan surat dengan
menggunakan buku untuk mencatat
surat masuk dan keluar dalam satu
tahun, yang mengelompokkan antara
surat penting dan surat biasa.
 Langkah-langkah pengelolaan surat
keluar dengan sistem buku agenda adalah
1.PEMBUATAN KONSEP :
Konsep surat ini sering disebut dengan draft, namun
seiring dengan perkembangan teknologi informasi
saat ini, hampir semua perusahaan atau organisasi
menggunakan teknologi komputer untuk melakukan
kegiatan pengonsepan surat, karena memudahkan
untuk perbaikannya. Walaupun hanya konsep, namun
pembuatan konsep sebaiknya uga dibuat dengan
baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan
pembuatan surat, dengan bagian-bagian surat dibuat
lengkap, termaksud juga bentuk suratnya sehingga
tidak terjadi banyak perbaikan dan revisi pada
pengetikan.
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :
a. Sentralisasi : dipusatkan pada unit
tertentu yang menangani kegiatan
administrasi persuratan.
b. Desentralisasi : dibuat oleh masing-
masing unit atau bagian tertentu sesuai
dengan kebutuhan masing-masing.
 Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :
A. Atasan atau pimpinan
1. Konsep dibuat dan diketik sendiri secara
lengkap. Biasanya untuk surat rahasia,
2. Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada
jurutik,
3. Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan
secaralengkap oleh sekretaris,
4. Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris
atau pembantunya.
 B. Orang yang ditunjuk (Konseptor)
Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang
dipercaya untuk membuat konsep surat.

Nomor : Alamat Yang Dituju :

Lampiran :

Hal :

Isi Surat :

Disusun Oleh :…………………………………….Tgl :………………………..Paraf :…………………...

Disetujui Oleh :………………………………….Tgl :…………………………Paraf :…………………..
Dikirim Oleh :……………………………………..Tgl :…………………….....Paraf :……………………
Keterangan :……………………………………….……..............................................................
2.PERSETUJUAN KONSEP
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau
bawahan, maka konsep tersebut harus
mendapatkan persetujuan dari pimpinan,
dengan tujuan memeriksa apakah konsep surat
tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau
dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat
persetujuan dari pimpinan maka peimpinan
akan memberi tanda acc pada konsep tersebut.
3. PENCATATAN SURAT
Konsep surat yang sudah mendapatkan
persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke
dalam Buku Agenda Surat Keluar untuk
diregistrasi atau didaftarkan untuk mendapatkan
nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan
pemberian nomor surat yang berlaku dikantor
tersebut. Contoh pencatatan surat ke dalam buku
agenda surat keluar dapat dilihat pada materi
pencatatan surat pada pengelolaan surat masuk
dengan sistem buku agenda.
 NO NO TANGGAL DIKIRIM PERIHAL LAMPIRAN KETERANGGAN
SURAT SURAT KEPADA

Keterangan:
a)Urutan nomor sesudah nomor terakhir dari daftar verbal
terdahulu
b)Diambilkan nomor verbal dari konsep
c)Tanggal waktu surat dikonsep
d)Nama pegawai/instansi yang akan dikirimi surat
e)Perihal surat
f)Lampiran-lampiransurat kalau ada
g)Catatan-catatan/keterangan yang perlu dan yang ada
sangkutpautnya dengan surat
4. PENGETIKAN KONSEP SURAT
Konsep surat yang telah mendapatkan
persetujuan dari pimpinan dan mempunyai
nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada
jurutik untuk diketik dengan rapi berikut dengan
sampul suratnya.
5. PEMERIKSAAN PENGETIKAN
Jurutik harus memeriksa pengetikannya
sebelum surat tersebut diprint atau dicetak,
jangan sampai ada kesalahan pengetikan.
Apalagi jika berupa angka-angka, harus
diteliti, karena beda angka adalah kesalahan
fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa
juga pengetikan tersebut, sehingga benar-
benar sesuai dengan konsepnya. Dan
memberikan parafnya dengan pensil
sebagai tanda surat sudah sesuai dengan
konsep.
6. PENANDATANGAN SURAT
Setelah surat selesai diketik dengan rapi, maka
pejabat yang berwenang atau yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut
membubuhkan tanda tangan di atas nama
terangnya.
7. PEMBERIAN CAP/STEMPEL DINAS
Surat yang telah ditandatangani oleh
penanggungjawab, selanjutnya diberi cap/stempel
dinas sebagai tanda syahnya surat. Surat yang
tidak ada cap/stempel dinas akan diragukan
keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan
di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung
sedikit dari tandatangan tersebut
8. MELIPAT SURAT
Surat asli dikirim ke alamat yang dituju
dengan dilipat secara rapi menggunakan
aturan lipatan surat, sedangkan
tembusannya atau lembar ke - 2 disimpan
sebagai arsip.
9. PENYAMPULAN SURAT
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan
ke dalam sampul yang telah disiapkan.
10. PENGIRIMAN SURAT
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara :
a)Melalui Kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar
langsung surat kepada alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat
kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si
penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan buku
ekspedisi ekstern,
b)Melalui Pos, yaitu surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan
ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk
meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika
hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup
dicatat saja dalam buku ekspedisi bahwa pengiriman dilakukan melalui
kotak surat,
c)Melalui Perusahaan Jasa Pengiriman
d)Melalui Internet /email
11. PENYIMPANAN SURAT
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat
yang dituju, sedangkan tembusan atua
lembar ke - 2 disimpan sebagia arsip.
Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan sistem penyimpanan,
misalnya : sistem abjad, sistem subjek,
sistem tanggal, sistem nomor, sistem
wilayah
 PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM
KARTU KENDALI
Pada pengurusan sistem kartu kendali kita akan berhadapan
dengan 3 lembar kartu berbeda warna, setiap kartu tersebut
memiliki fungsi yang berbeda pula. Ketiga kartu tersebutlah
yang menjadi ciri khas pada penanganan surat masuk sistem
kartu kendali. Sebetulnya 3 lembar kartu yang digunakan
disini tidak hanya kartu kendali saja, tetapi juga kartu
pengantar surat biasa, dan kartu pengantar surat rahasia yang
masing-masing rangkap 2. Perbedaanya terletak pada
kegunaanya masing-masing. Kartu kendali berguna untuk
mencatat sura-surat penting, kartu pengantar surat biasa
digunakan untuk mencatat surat biasa, dan kartu pengantar
surat rahasia untuk mencatat surat penting.
 Berikut penanganan surat keluar
sistem kartu kendali

1. Prosedur penanganan surat keluar penting

sistem kartu kendali
Langkah pengurusan surat keluar penting
sistem kartu kendali dimulai dari :
pengonsepan surat, pencatatan surat,
pengarahan surat, pengiriman surat dan
penataan arsip.
  PENGONSEPAN SURAT
Tahap awal pada pada penanganan surat adalah
membuat konsep. Konsep surat dibuat oleh unit
pengolah/unit kerja/sekretaris, kemudian diketik dalam
bentuk draft pada lembar konsep surat. Kemudian draft
diperiksa lalu disetujui/ acc oleh pimpinan dengan
memberikan tanda taklik atau paraf pada draft surat.
Setelah di -acc, surat diketik rapi pada kop surat dan
ditandatangani pimpinan/atasan kemudian diserahkan ke
pencatat surat. Pencatatan surat keluar penting
menggunakan kartu kendali, dan dilakukan pada unit
kearsipan.
  PENCATATAN SURAT
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut :
• menerima surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan
• mencatat surat pada kartu kendali rangkap 3
• menentukan kode surat
• memberikan stempel/cap dinas pada surat
• meneruskan kartu kedali 1, surat, dan lampiran kepada
pengarah surat
• memberi paraf pada kartu kendali 2, lalu diserahkan ke
penata arsip
• menyerahkan kartu kendali 3 ke unit pengolah/unit
kerja/sekretaris
  PENGARAH SURAT
Berikut ini merupakan tugas-tugas pengarah surat :
• menerima kartu kendali 1, surat asli, beserta lampirannya dari
pencatat surat
• mengecek kelengkapan lampiran surat dan menggandakan surat
beserta lampirannya
• melipat surat asli dan memasukannya kedalam amplop
• mencatat surat di buku ekspedisi ekstern
• memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim
• menyimpan kartu kendali 1 sebagai kartu kontrol
• menyerahkan salinan surat/tembusan berikut kartu kendali 1 ke
penata arsip. Apabila surat sudah selesai dikirimkan, kartu
kendali 1 ditukar dengan kartu kendali 2.
  PENGIRIMAN SURAT

Pengiriman surat pada umumnya

dilakukan oleh kurir atau pihak
ekspeditor. Kurir atau ekspeditor
ini akan mengirim surat sesuai
dengan metode diperusahaan itu
sendiri.
  PENATAAN ARSIP
Adapun tugas penataan arsip adalah :
• Menerima kartu kendali 2 dari pencatat surat dan
menyimpannya, sebagai pengganti arsip yang ada
di unit tata usaha/pengarah surat.
• Apabila surat telah dikirimkan, kartu kendali 2
pada penata arsip di ganti dengan kartu kendali 1
dan salinan/surat tembusan pada unit tata
usaha/pengarah surat.
2. Prosedur penanganan surat keluar
biasa sistem kartu kendali
Penanganan surat biasa (rutin)
menggunakan lembar pengantar surat
biasa rangkap 2. Dengan langkah-langkah
pengurusan surat sebagai berikut :
  Unit Pengolah
Konsep surat dibuat oleh unit pengolah.
Surat dibuat dengan baik, disusun secara
lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat
juga lengkap bagian setiap suratnya. Setelah
draft surat di acc kemudian diketik lalu ditanda
tangani oleh pimpinan, kemudian diserahkan
kepada pencatat surat.
  Unit Kearsipan
Pencatat surat di unit ini menerima surat beserta
lampiran. Surat keluar biasa kemudian diberi
nomor dan diberi cap/stempel tanggal. Selanjutnya
surat asli beserta lampirannya dilipat dan
dimasukan pada amplop surat kemudian dicatat
dalam lembar pengantar 1 dan 2. Kemudian
lembar pengantar 2 diserahkan kepada unit
pengolah, dan lembar pengantar 1 beserta surat
dan lampirannya diteruskan ke pengarah surat.
 Unit Tata Usaha
Pengarah surat menerima surat beserta lampirannya,
dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1). Kemudian
surat beserta lampirannya diperiksa kelengkapannya,
dan dikopi untuk diarsip. Tembusan atau kopi surat dan
lampiran diberi cap/stempel tanggal. Selanjutnya, surat
asli beserta lampirannya dilipat dan dimasukan pada
amplop kemudian dicatat dalam buku ekspedisi dan
dikirim ke alamat tujuan. Setelah surat dikirim, salinan
surat dan lembar pengantar 1 disimpan pengarah
surat/tata usaha.
 3. Prosedur penanganan surat keluar
rahasia
Penanganan surat keluar rahasia menggunakan lembar
pengantar surat rahasia. Langkah-langkah penanganan surat
rahasia adalah sebagai berikut :
• Surat dibuat sendiri oleh pimpinan, kemudian dimasukkan
dalam amplop tertutup, lalu diteruskan oleh staff kantor ke
pencatat surat.
• Surat rahasia langsung dicatat dalam lembar pengantar surat
rahasia rangkap 2. Lembar pengantar surat rahasia 1
diserahkan pada pengarah surat, dan lembar pengantar surat
rahasia 2 diserahkan pada unit pengolah.
• Surat dan lembar pengatar 1 diterima oleh pengarah surat,
kemudian dicatat ke dalam buku ekspedisi ekstern untuk
dikirim. Setelah surat dikirim, lembar pengantar 1 disimpan
oleh pengarah surat (TU).
---- THANK YOU ----