Contoh Lampiran 49

PERSIT KARTIKA CHANDRA KIRANA

..........................................................

LEMBAR DISPOSISI

Catatan :
Diterima Tgl :
1. Mohon tidak memisahkan lembar
disposisi ini dari suratnya
2. Pengisian nomor agenda lembar
Agenda No :
disposisi dan penerusan surat ini
dilaksanakan oleh Sekretaris
Dari : Umum/ sekretaris.
3. Setelah penanganan surat ini
mohon dikembalikan ke
Pengirim No Surat : Sekretaris Umum/ sekretaris.

Tgl Surat :

Isi ringkasan :

Ditujukan kepada Yth. Isi Disposisi

Wakil Ketua Umum

Ketua Seksi Organisasi

Ketua Seksi Ekonomi

Ketua Seksi Kebudayaan

Ketua Seksi Sosial

Sekretaris Umum

Bendahara
Catatan dan paraf sekretaris Umum/ Sekretaris
(yang meneruskan surat).

Dalam prosedur pengurusan surat masuk, ada salah satu tahapan yang dilakukan oleh
pencatat surat atau agendaris, yang memanfaatkan lembar disposisi. Penggunaan lembar
disposisi ini dilakukan ketika proses menyampaikan surat. Dalam penyampaian surat, maka
hendaknya disertai dengan lembar disposisi kepada pengarah surat.
Yang dimaksud dengan lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/
agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.
 Ada beberapa langkah serta ketentuan yang perlu diketahui dalam pengisian lembar
disposisi tersebut. Untuk mengetahuinya, dapat diamati dari contoh lembar disposisi
berikut ini:

Petunjuk Pengisian Lembar Disposisi

( Yang mengisi adalah pimpinan )
1. Tanggal terima : Tanggal kapan surat diterima
2. Agenda no : No Urut surat diterima (harus sesuai dengan no urut Kartu
Kendali masuk dan buku Agenda surat masuk)
3. Kotak dicentang sesuai dengan kategori surat.
4. Tanggal surat : Isikan sesuai dengan tanggal yang tertera pada surat.
5. No surat : Isikan sesuai dengan nomor surat.
6. Hal (Code) : Isikan hal surat dan beri kode sesuai dengan daftar
klasifikasi
7. ( Yang mengisi adalah pimpinan )
Lingkari nomor nomor yang sesuai dengan kelanjutan dari surat masuk boleh
lebih dari satu nomor. Misal : mohon pendapat dan mohon diproses. (lingkari
nomor 1dan 26)
8. Tanggal : Diisi tanggal waktu mengisi lembar disposisi
 Kepada : Isikan kepada siapa surat tersebut diteruskan
No. Disposisi : Isikan no sesuai dengan yang dilingkari misal 1 dan 26
Dari : Isikan dari siapa pertama kali surat tersebut yang memberikan
tanggapan, misal : Dari pimpinan.
Paraf : Yang mengisi paraf adalah paraf yang tertera pada kolom dari

Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku
harian). Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record).
Petugas yang mengagendakan surat dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat
masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Fungsi buku agenda, meliputi:

1. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
2. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.
3. Untuk mengetahui penomoran surat keluar.
4. Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.

Macam-macam buku agenda yaitu:

1. Buku agenda tunggal
Buku agenda tunggal digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus
dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap halaman untuk satu halaman.

Format Buku Agenda Tunggal

Tgl Tgl dan M/ Perih Ke

No. Dari/Kepada Lamp
Terima/Kirim No. Surat K al t

2. Buku Agenda Berpasangan

Buku agenda berpasangan, terdiri dari buku agenda surat masuk dan buku agenda surat
keluar yang kolomnya dibuat secara terpisah serta terpisah juga penomorannya.

Format Buku Agenda Surat Masuk

Tgl Tgl dan No. Diteruska Kode

o. Terima Dari Perihal Lamp Ket.
Terima Surat n Kepada Arsip
 Format Buku Agenda Surat Keluar

Nomor Tanggal Dikirim

No. Dari Perihal Lamp Ket. File
Surat Surat Kepada

contoh :

contoh buku agenda surat keluar

contoh buku agenda surat masuk

PENGARAHAN SURAT MASUK

 Dalam proses pengurusan surat masuk, ada salah satu tahapan
ketika surat sampai pada Pengarah Surat. Pada tahapan, ini pengarah
surat melakukan distribusi surat yang telah disertai lembar disposisi dari
pencatat surat.
Dalam tahapan pengarahan surat masuk ini terdapat hal-hal yang
harus diperhatikan terkait hal dan sifat surat masuk yang hendak
disampaikan. Pegarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam
yaitu :
1. Pengarahan surat masuk penting
2. Pengarahan surat masuk biasa
3. Pengarahan surat masuk rahasia

Berikut adalah keterangan mengenai masing-masing tipe pengarahan

surat masuk yang ada.
1. Pengarahan surat masuk penting
Surat masuk yang dikategorikan ke dalam surat masuk penting
adalah golongan surat yang perlu untuk segera disampaikan. Dalam
pengarahan surat masuk penting, dapat dilakukan melalui sebuah
proses khusus.
Berikut ini digambarkan skema proses pengarahan surat
masuk penting:
Gambar 1 :
Proses jalan surat masuk penting
 a = amplop berisi surat
b = surat
c1 = Kartu I berwarna putih
c2 = Kartu Kendali II berwarna kuning
c3 = Kartu Kendali III berwarna merah
Keterangan :
1. Surat diterima oleh penerima surat.
2. Surat yang telah digolongkan ke dalam surat penting oleh pencatat,
lalu dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
Semua kolom diisi oleh pencatat kecuali kolom kepada
3. Surat beserta dengan kartu kendali, disampaikan kepada pengarah
surat.
4. Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian kolom-
kolom tersebut sudah benar.
5. Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom kepada,
dengan cara menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan
menerima surat tersebut.
6. Surat beserta kartu kendali C2 dan C3 (warna kuning dan merah) oleh
pejabat, lalu diserahkan kepada pejabat pengolah surat melalui
pengantar surat.
Kartu kendali C1 (Warna putih) tetap berada ditangan pengarah surat
untuk diarsip sebagai alat control.
7. Kartu kendali C2 dan C3 (warna kuning dan merah) oleh pengarah
diparaf sebagai bukti surat sudah diterima.
Kartu kendali C2 (warna kuning) diserahkan kepada penata arsip untuk
disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam
proses).
2. Pengarahan surat masuk biasa (Rutin)
Surat masuk biasa atau rutin terdiri dari surat- surat yang
tidak tergolong, bukan surat rahasia dan bukan surat pribadi. Surat
tersebut kegunaannya relatif singkat dan tidak perlu disimpan
terlalu lama. Yang digolongkan ke dalam surat biasa, antara lain
surat undangan dan juga surat pengumuman.
Berikut ini digambarkan skema proses jalan surat masuk
biasa sebagai berikut:
Gambar 2 :

P
roses jalan surat masuk biasa

Keterangan :
1. Semua surat masuk (surat rutin/ biasa) diterima oleh unit
penerima surat.
2. Unit penerima meneruskan surat rutin/ biasa kepada unit
penyortir beserta surat-surat yang lain.
4. Unit penyortir meneruskan surat rutin/ surat biasa kepada unit
pencatat.
5. Unit pencatat membuka surat biasa/ rutin kemudian mencatatnya
pada lembar pengantar surat rutin/ biasa.
6. Unit pengarah meneruskan surat rutin/ biasa yang sudah terbuka
kepada unit pengolah, dan unit pengolah menandatangani lembar
pengantar dan mengembalikannya kepada unit pengarah.
7. Unit pengolah memproses surat rutin/ biasa tersebut.

3. Pengarahan Surat Masuk Rahasia

Surat yang digolongkan dalam surat masuk rahasia adalah
jenis surat yang harus disampaikan kepada pimpinan (yang
bersangkutan) dengan kondisi masih dalam keadaan tertutup,
Surat semacam ini biasanya ditangani oleh pejabat atau petugas
yang telah ditunjuk untuk menerima/ mencatat dan neneruskannya
dalam keadaan tetap tertutup kepada pejabat atau pimpinan
instansi yang berwenang menerimanya, sehingga surat tersebut
tidak boleh dibuka oleh penerima surat atau hanya boleh dibuka
oleh orang yang bersangkutan yang dituju oleh surat tersebut.
Berikut ini digambarkan skema proses pengarahan surat
masuk rahasia sebagai berikut:
 Gambar
3

:
Keterangan :
1. Semua surat masuk (surat rahasia) diterima oleh unit penerima
surat.
2. Unit penerima meneruskan surat rahasia kepada unit penyortir
beserta surat-surat yang lain.
3. Unit penyortir meneruskan surat rahasia kepada unit pencatat.
4. Unit pencatat membuka surat rahasia kemudian mencatatnya
pada lembar pengantar surat rahasia
5. Unit pengarah meneruskan surat rahasia yang sudah terbuka
kepada unit pengolah, dan unit pengolah menandatangani lembar
pengantar dan mengembalikannya kepada unit pengarah.
6. Unit pengolah membuka, membaca kemudian memproses surat
rahasia tersebut sampai selesai.

4. Pengarahan surat masuk Pribadi.

Surat Pribadi adalah surat-surat yang ditulis atau dibuat oleh
seseorang dan isinya menyangkut kepentingan pribadi atau
masalah-masalah dan persoalan-persolan pribadi.
Surat pribadi tidak diproses seperti surat-surat lain (rahasia,
penting, biasa) tetapi dapat langsung disampaikan kepada pribadi
penerima surat sesuai dengan alamat dan tujuan surat

Memahami Proses/ Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

 Prosedur pengelolaan surat yang baik
hendaknya menggunakan langkah- langkah yang tepat yang bisa memudahkan surat
diakses kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. Langkah-langkah atau prosedur
pengelolaan surat yang baik dapat berpedoman pada beberapa hal berikut:

a. Penerimaan
Tugas penerima surat dilakukan dengan cara :
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
Meneliti ketepatan alamat pengirim
Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya
Menandatangani surat telah diterima

b. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain
kedalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Dalam penyortiran, setiap surat
harus dipisahkan sesuai dengan bagian masing-masing, yaitu sebagai berikut :
Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris, dan karyawan.
Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas
rahasia.
Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat atau
terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat pribadi, dan lain-lain.
Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada pimpinan sepanjang
diberi wewenang untuk masalah itu.
c. Pembukaan Surat
Pembukaan surat yaitu kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari sampul dari
dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Dalam pembukaan surat perlu
diperhatikan apakah surat-surat yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang
bersangkutan dan apakah surat-surat boleh dibuka. Setelah membuka surat, kemudian
memeriksa alamat surat, nama pengirim, tanggal surat, isi surat dan lampiran bila ada.

d. Pencatatan
Dapat dilakukan dengan mempergunakan buku catatan harian atauagenda dan kartu
tertentu seperti misalnya kartu kendali.
e. Pengarahan
Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih lanjut, petugas mengarahkan dan
meneruskan surat tersebut kepada pejabat berwenang. Pengarahan surat, ditulis dalam
lembar disposisi. Disposisi adalah catatan, saran, atau tanggapan setelah surat tersebut
dibaca oleh pimpinan. Ada dua macam disposisi yang digunakan yaitu :
Disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat
Disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang ditulis pada lembar disposisi sendiri.

f. Pencatatan di Buku Ekspedisi Intern

Buku ekspedisi intern merupakan bukti dalam penyampaian surat antar unit dalam suatu
kantor. Dalam buku ini, pejabat harus memberi paraf pada kolom yang telah disediakan.

g. Pendistribusian Surat
Setelah ada disposisi surat dari pimpinan/atasan untuk mengedarkan surat, surat
tersebut harussegera diberikan kepada orang yang ditunjuk, dengan dicopy terlebih dahulu
dan dicatat di buku ekspedisi intern. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu,
surat tersebut harus diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan
salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka
pihak yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi
intern.

h. Pemrosesan Surat
Setelah ada disposisi surat dari pimpinan atau atasan untuk membalas surat, surat tersebut
harus segera dibalas kepada orang atau perusahaan yang dimaksud.

i. Penyimpanan Surat

Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau
sekretaris ke unit tata usaha/ sekretariat untuk disimpan atau diarsipkan menggunakan
sistem penyimpanan tertentu, antara lain sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah,
sistem tanggal, atau sistem nomor.