KEPUTUSAN DIREKSI PT.

RESKA MULTI USAHA

NOMOR : KEP.U/KM.03/10/I/RMU-2016
TANGGAL : 11 JANUARI 2016

Dept/Unit:
General Affairs
STANDARD OPERATING PROCEDURE
No Doc. Rev no
PENYAMBUTAN DAN P-GA-003 1
Date of issued: No. of Page
PENERIMAAN TAMU 1/10/2015 1/ 5

I. TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan tentang proses penyambutan tamu resmi dalam acara atau upacara yang
diselenggarakan oleh perusahaan, penerimaan tamu Direksi, dan penerimaan tamu karyawan

II. RUANG LINGKUP

2.1 Penyambutan tamu dilakukan untuk tamu resmi yang datang pada acara dan upacara atas
undangan perusahaan.
2.2 Penerimaan tamu direksi dilakukan untuk tamu penting yang akan bertemu Direksi.
2.3 Berlaku di kantor pusat dan area.

III. HUBUNGAN ANTAR PROSEDUR

3.1 SOP Penerimaan Tamu

IV. DEFINISI
Tamu adalah pihak luar yang datang berkunjung ke perusahaan dalam hubungannya dengan
kepentingan perusahaan untuk bertemu dengan pejabat dan/atau pegawai dalam perusahaan.

V. PENANGGUNG JAWAB
5.1 Director
5.2 General Manager Corporate Secretary
5.3 General Manager Security
5.4 General Manager Human Resources
5.5 Manager General Affairs
5.6 Manager Area
5.7 Junior Manager Protocoler & Accomodation
5.8 Junior Manager Administration (Area)
5.9 Supervisor Human Resource, General Affair, and Document (Area)
5.10 Sekretaris Direksi
5.11 Resepsionis

VI. REFERENSI
Undang-Undang No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan

VII. KETENTUAN UMUM

7.1 Tamu resmi perusahaan terdiri dari Dewan Komisaris, Direksi, dan EVP PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) atau pejabat negara dan pejabat pemerintah yang datang untuk memenuhi undangan
dalam rangka acara atau upacara di PT Reska Multi Usaha. Penyambutan tamu resmi perusahaan
dilakukan berdasarkan aturan keprotokolan.
7.2 Tamu dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yakni :
a. Tamu internal, adalah pegawai PT Reska Multi Usaha
b. Tamu eksterna l, adalah yang berasal dari luar PT Reska Multi Usaha

SOP PENYAMBUTAN DAN PENERIMAAN TAMU

Dilarang Mengcopy / Menyebarluaskan Tanpa Izin PT Reska Multi Usaha
 KEPUTUSAN DIREKSI PT. RESKA MULTI USAHA
NOMOR : KEP.U/KM.03/10/I/RMU-2016
TANGGAL : 11 JANUARI 2016

Dept/Unit:
General Affairs
STANDARD OPERATING PROCEDURE
No Doc. Rev no
PENYAMBUTAN DAN P-GA-003 1
Date of issued: No. of Page
PENERIMAAN TAMU 1/10/2015 2/ 5

VIII. KETENTUAN KHUSUS

8.1 Penyambutan Tamu Resmi pada Acara dan Upacara
a. Tamu resmi disambut langsung oleh Direksi PT Reska Multi Usaha pada acara yang
diselenggarakan oleh perusahaan.
b. Apabila tamu memiliki kedudukan lebih tinggi dibanding pejabat yang menyambut, maka tamu
tersebut harus datang dari sebelah kanan pejabat yang menyambut.
c. Apabila tamu memiliki kedudukan setara atau lebih rendah dibanding pejabat yang menyambut,
maka tamu tersebut datang dari sebelah kiri pejabat yang menyambut.
d. Saat dilakukan penyambutan,orang yang pertama menyambut atau menjabat tangan tamu
adalah pejabat yang kedudukannya palingtinggi.
e. Saat dilakukan pelepasan, orang yang terakhir melepas atau menjabat tangan tamu adalah
pejabat yang kedudukannya paling tinggi.

8.2 Penerimaan Tamu Karyawan

a. Tidak diperkenankan menerima tamu eksternal pada area kerja.
b. Akses bagi tamu eksternal untuk menuju ke area kerja hanya dapat diberikan berdasarkan
permintaan atau izin dari pejabat/pegawai yang mengundang (user).
c. Selama berada di area PT Reska Multi Usaha, tamu harus menggunakan tanda pengenal "visitor",
atau menggunakan seragam R6 bagi tamu yang berasal dari PT Kereta Api Indonesia dan anak
perusahaannya.
d. Selain pejabat/pegawai PT Reska Multi Usaha yang mengundang tamu eksternal, semua pihak
yang berada di area PT Reska Multi Usaha tidak diperkenankan membawa atau membiarkan
tamu masuk ke area kerja, baik disengaja maupun tidak.
e. Selama dalam area kerja, aktivitas tamu harus dipantau.

IX. RINCIAN PROSEDUR

9.1 Penyambutan Tamu Resmi pada Acara dan Upacara
a. Apabila pihak protokoler atau perwakilan dari instansi yang diundang datang lebih dulu,
protokoler perusahaan melakukan koordinasi dengan pihak tersebut untuk memastikan tata
tempat, tata acara, maupun keperluan lain dapat diterima oleh kedua belah pihak.
b. Koordinasi antara protokoler perusahaan dengan protokoler atau perwakilan instansi yang
diundang mengenai kepastian waktu kedatangan tamu.
c. Protokoler perusahaan menginformasikan kepada direksi mengenai kepastian waktukedatangan
dan posisi terakhir tamu, agar direksi dapat bersiap melakukan penyambutan
d. Direksi menyambut kedatangan tamu di pintu masuk lokasi acara.
e. Setelah tamu datang, protokoler mengawal direksi dan tamu untuk menempati tempat duduk
yang telah disediakan.

SOP PENYAMBUTAN DAN PENERIMAAN TAMU

Dilarang Mengcopy / Menyebarluaskan Tanpa Izin PT Reska Multi Usaha
 KEPUTUSAN DIREKSI PT. RESKA MULTI USAHA
NOMOR : KEP.U/KM.03/10/I/RMU-2016
TANGGAL : 11 JANUARI 2016

Dept/Unit:
General Affairs
STANDARD OPERATING PROCEDURE
No Doc. Rev no
PENYAMBUTAN DAN P-GA-003 1
Date of issued: No. of Page
PENERIMAAN TAMU 1/10/2015 3/ 5

9.2 Penerimaan Tamu Karyawan

a. Tamu hanya dapat masuk melalui pintu/lobby utama. Apabila tamu masuk melalui belakang (area
parkir dan gedung lama), petugas keamanan mengarahkan tamu untuk menuju lobby utama
dengan sopan.
b. Petugas keamanan di lobby utama harus mengucapkan salam, meminta kartu identitas tamu
(KTP), dan memberikan kartu visitor ID kepada tamu. Selanjutnya petugas keamanan
mengarahkan tamu untuk menuju ke resepsionis melalui pintu utama.
c. Petugas keamanan harus mencatat nama, alamat, jam masuk, dan jam keluar tamu.
d. Resepsionis menanyakan keperluan, personel yang akan dituju, dan apakah sudah ada janji
sebelumnya.
e. Resepsionis meminta tamu untuk mengisi buku tamu yang memuat nomor visitor ID, nama,
alamat, nomor telepon, keperluan,dan tanda tangan
f. Resepsionis menghubungi personel yang dituju melalui telepon atau secara langsung untuk
menginformasikan keberadaan tamu.
g. Apabila personel yang dituju tidak berada di tempat, maka resepsionis memberitahu tamu
bahwa pihak yang dituju sedang tida k berada di tempat. Tanyakan pesan yang perlu
disampaikan. Apabila diperlukan penjadwalan ulang (rescheduling), sampaikan jadwal tersebut
kepada tamu.
h. Apabila harus menunggu, resepsionis mempersilakan tamu untuk duduk dan menunggu di
tempat yang telah disediakan.
i. Apabila diperlukan dan atas persetujuan personil yang dituju, resepsionis mengantarkan tamu
menuju ruang yang diarahkan oleh personel. Resepsionis segera kembali ke tempat setelah
mengantarkan tamu ke tempat yang dituju.
j. Setelah selesai, petugas keamanan menerima kembali visitor ID dan mengembalikann kartu
identitas milik tamu serta mengucapkan terima kasih.
k. Seluruh prosedur harus tetap mengutamakan 7S (Senyum, Salam, Sapa, Sopan, Santun
Semangat, siap melayani.
l. Untuk penerimaan tamu di kantor area, tugas dan fungsi resepsionis dapat digantikan oleh
Supervisor HR, General Affairs, and Document atau personil lain dibawah Junior Manager
Administrasi

SOP PENYAMBUTAN DAN PENERIMAAN TAMU

Dilarang Mengcopy / Menyebarluaskan Tanpa Izin PT Reska Multi Usaha
 KEPUTUSAN DIREKSI PT. RESKA MULTI USAHA
NOMOR : KEP.U/KM.03/10/I/RMU-2016
TANGGAL : 11 JANUARI 2016

Dept/Unit:
General Affairs
STANDARD OPERATING PROCEDURE
No Doc. Rev no
PENYAMBUTAN DAN P-GA-003 1
Date of issued: No. of Page
PENERIMAAN TAMU 1/10/2015 4/ 5

X. ALUR PROSEDUR

SOP Penerimaan Tamu Karyawan

Tamu Petugas Kemanan Resepsionis Personil

Start

Tamu Tamu Menerima Tamu Konfirmasi

kedatangan tamu

Menerima kartu
Meminta tamu
identitas tamu dan
untuk mengisi
menukar dengan
buku tamu
Visitor ID

Mengarahkan
Konfirmasi kepada
tamu ke
pihak yang ingin
Resepsionis dan
ditemui
mencatatnya

Konfirmasi
Reschedule
kepada tamu

Menunggu

Bertemu dengan
pihak yang ingin
ditemui

Mengembalikan
Visitor ID

Mengembalikan
kartu identitas
tamu

Kartu Identitas Kartu Identitas

Tamu Tamu

Selesai

SOP PENYAMBUTAN DAN PENERIMAAN TAMU

Dilarang Mengcopy / Menyebarluaskan Tanpa Izin PT Reska Multi Usaha
 KEPUTUSAN DIREKSI PT. RESKA MULTI USAHA
NOMOR : KEP.U/KM.03/10/I/RMU-2016
TANGGAL : 11 JANUARI 2016

Dept/Unit:
General Affairs
STANDARD OPERATING PROCEDURE
No Doc. Rev no
PENYAMBUTAN DAN P-GA-003 1
Date of issued: No. of Page
PENERIMAAN TAMU 1/10/2015 5/ 5

SOP Penymabutan Tamu Resmi pada Acara dan Upacara

Protokoler/ Protokoler
Direksi Tamu
Perwakilan Tamu Perusahaan

Start

Kordinasi dengan Informasi

Protokoler kedatangan tamu
perusahaan

Menyambut dan
meneria tamu

Mendampingi
tamu dan direksi
menuju tempat
acara

Menempati tempat
acara

Selesai

SOP PENYAMBUTAN DAN PENERIMAAN TAMU

Dilarang Mengcopy / Menyebarluaskan Tanpa Izin PT Reska Multi Usaha