Proyek Kesekretariatan

Nama : Natassa Claudia Siringo-ringo

Kelas : AB-4H
Nim : 1905092073
 Resume
• Judul Buku : Dasar-dasar tata usaha dan kearsipan
• Penerbit : Zahara Pustaka
• Penulis : Annisa Alviani

• Judul Buku : Teori dan Praktik Administrasi kesekretariatan

• Penerbit : Prenadia Media Group
• Penulis : Dr. Sedianingsih, S.E, M.Si.,Ak.
• Dra. Ec. Farida Mustikawati
• Nieke Prihardini Soetanto

• Judul Buku : Kompetensi Sekretaris Profesional

• Penerbit : CV. Andi Offset
• Penulis : Drs. Ignatius Wursanto
 Surat Masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh
suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
pihak lain, baik perorangan maupun organisasi.
Dalam pengelolaan surat masuk perlu ditetapkan
terlebih dahulu bagaimana organisasi
pengelolaan surat masuk, dan bagaimana proses
pengelolaan/penanganan suar masuk.
Prosedur Penanganan Surat
Masuk
1. Menyortir/memisahkan
Surat-surat yang diterima dari pos atau sumber lain, diperiksa kebenaran
alamatnya dan dikelompokkam surat terbuka dari tertutup. Jika alamatnya dan
dikelompokkan surat terbuka dari tertutup jika alamat surat tidak sesuai,
segera kirim kembali kepada si pengirim.
Menurut sifatnya, surat dibedakan menjadi surat sangat rahasia, surat rahsia,
surat penting dan surta biasa.
Surat pribadi dan surat biasa tidka boleh langsung dibuka, apabila sampai
terbuka, Sebaiknya diberi catatn kecil “ TIDAK SENGAJA DIBUKA” dan
langsung disampaikan kedpada yang berkepentingan.

.2. Membuka Surat

surat-surat yang boleh dibukaoleh sekretaris hanya surat dinas, kecuali
dalam keadaan tertentu dimana atasan meminta membuka surat pribadinya.
Supaya tidak rusak dalam membuka surat, gunakan pisau surat atau mesin
pembuka surat sepanjang bagian atas atau salah satu sisinya, bubuhkan
stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat atau pada amplop
3. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat
Setelah dibuka , periksa alamat, nama pengirim, tanggal dan lampiran setiap surat.
Jika alamat atau nama pengirim tidak ada dalm surat, cari alamatnya pada sampul dan
almpirkan di belakang surat

4. Pencatatan surat
Setelah diberi cap tanggal, catatlah ke dalam buku agenda surat atau kartu kembali

5. Membaca dan memberi catatan

setelah mencatat surat ke dalam buku agenda atau kartu kembali, selanjutnya
meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar dan kartu kembali.

6. Menyampaikan surat kepada pimpinan/unit pengolah

setelah membaca dan memberi catatn selanjutnya menyampaikan sura-surat kepada
unit pengolah menggunakan buku pengiriman surat

7. Distribusi(disposisi) surat ke departemen lain

setelah mengirim surat kepada unit pengolah, selanjutnya surat akan di distribusikan
ke departemen lain pada lembar disposisi yang tersedia.
Prosedur pengurusan surat masuk dengan
menggunakan kartu kendali
1. Penerima surat
1. menerima surat dari pos, memeriksa kebenaran alamatnya. Surat yang salah alamat segera
dikembalikan kepada si pengirim
2. memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju ( unit pengolah/ nama pejabat )
3. mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup serta lainnya
4. membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya). Jika lampiran tidak
lengkap buat catatan seperlunya
5. membutuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat atau pada sampul
surat untuk surat tertutup.

2. Pencatatan Surat
1. menerima surat penting pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang digunakan sesuai
dengan kebutuhan, sebanyak-banyaknya rangkap tiga dengan warna yang berbeda untuk
memudahkan pengendalian.
Misalnya : a. Warna putih ( lembar pertama) untuk penerima atau pencatat surat
b. Warna kuning (lembar kedua) untuk penerima atau pencatat surat
c. Warna merah (lembar ketiga) untuk penata arsip
2. mengisi kolom kode, masalah/indeks, serta pengolah pada kartu kendali (dapat
dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah surat)
3. mencatat surat-surat tersebut pada lembar pengantar surat dan kartu kendali
4. meneruskan surat beserta tiga kartu kendali kepada pengarah
3. Pengarah atau pengendalian surat
1. menerima surat penting beserta tiga lembar kartu kendali ( dari pencatat
surat) ke unit pengolah
2. memeriksa kebenaran pengisian kartu kendali dan mengirim kolom kode
dan masalah/indeks, serta pengolah yang dikosongkan oleh pencatat
( dikhawatirkan pencatat tidak dapat mengisi kolom tersebut secara tepat)
3. serta beserta kartu kendali ( kartu kuning/lembar kedua dan merah atau
lembar ketiga) diteruskan ke unit pengolah atau disimpan kembali
4. surat beserta kartu kendali ( kuning/lembar kedua dan merah atau
lembar ketiga) diteruskan ke unit pengolah dan disimpan kembali.
5. kartu kendali ( putih atau lembar pertama ) disimpan oleh pengarah
dalam kotak kartu kendali senagai alat pengendali surat.

4. Unit pengolah (unit kerja)

pada unit pengolah dibagi menjadi 3 yaitu:
1. pimpinan unit pengolah
2. tata usaha unit pengolah
3. pengolah sura/pelaksana
5. Penata arsip atau penyimpanan atau arsiparis
1. menerima surat kartu kendali ( kuning atau lembar
kedua) yang telah diparaf pleh pengarah, serta
menyimpannya dalam kotak kartu kendali (sebagai bukti
bahwa surat masih ada pada unit oengolah atau sedang
diproses)
2. menerima surat yang telah selesai diproses dari tata
usaha unit pengolah dan menukar kartu kendali ( kuning
atau lembar kedua) dengan kartu kendali (merha/lembar
ketiga)
3. menyimpan dan menata arsip dalam tempat
penyimpanan sesuai kode.
4. menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.
SURAT KELUAR
Surat keluar adalah surat bersifat kedinasan yang dibuat oleh
organisai atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan
kepada pihak lain.

Surat keluar merupakan jawaban atau tanggapan isi surat

masuk yang diterima dari instansi, perusahaan dan
perorangan wajib diurus dengan teliti , agar terjalin rangkaian
hubungan timbal balik.
Prosedur penanganan surat
keluar
1. Mempersiapkan konsep surat keluar
pembuatan konsep surat disusun sekretaris atas
instruksi pimpinan, instruksi pembuatan konsep
jawaban/surat diberikan dengan mendiktekan atau menulis
konsep dengan tangan dengan mendapatkan tanda tangan
pimpinan atau point-point yang diberikan pimpinan dan
dapat diketik dalam bentuk/format tertentu.

2. Mencatat pada buku agenda atau kartu kendali.

setelah dikonsep, staff sekretariat mencatat surat
tersebut dengan buku agenda atau kartu kredit, data-data,
nomor urut, tanggal pengiriman,hal,dan alamat tujuan.
3. Mengetik konsep surat bentuk akhir
pengetikan konsep dengan jarak dua spasi, untuk
memudahkan pimpinan mengoreksi atau sisipan yang
dibutuhkan. Setelah konsep disetujui oleh pimpinan, maka
diketik dalam bentuk akhir pada kerta berkepala surat.
Apabila staf sekretariat sudah selesai mengetik surat dalam
bentuk akhir, langkah-langkah selanjutnya adalah sebagai
berikut:
1. Memeriksa apakah surat tersebut dalam bentuk siap
dikirim.
2. Jika terdapat lampiran, staf sekretariat harus
melampirkannya pada surat dengan menggunakan stapler
3. Amplop harus diketik pada saat yang sama dan dilampirkan
pada surat tersebut
4. Meminta tanda tangan kepad apimpinan.
surat diberikan kepada pimpinan untuk ditandatangani dengan
cara meletakkan pad amap untuk ditandatangani (signature folder).
Sebelum surat dikirim, tembusan harus diarsipkan sesuai dengan
sistem yang dipakai.

5. Mengecek surat yang akan dikirim

jika tidak ada bagian khusu, maka staf sekretariat yang harus
mengatur pengiriman surat keluar.
Langkah-langkah yang harus dilakukan sesudah surat ditandatangani
pimpinan:
1. Memeriksa kembali apakah surat telah ditandatangani, dan
jumlah lampiran jika ada.
2. Melipat surat dalam bentuk standar, segi empat
3. Masukkan dalam amplop yang sesuai dengan tebal tipisnya surat.
6. Mendistribusikan surat
pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh kurir
atau petugas ekspedisi yang ada dalam kantor
sendiri. Dalam buku ekspedisi dicatat tentang :
nomor urut dan jenis warkat
Apapun bentuk pengirimannya, perlu diperhatikan
hal-hal sebagai berikut:
1. Melalui pos- pastikan prangko harus cukup.
2. Melalui jasa kurir – pastikan tand aterima untuk
di-file
3. Melalui jasa office boy – gunakan buku ekspedisi
atau lembar tanda terima
Proses penanganan surat dengan
kartu kendali
1. Menerima pendiktean atau konsep tertulis dari
pimpinan dengan mendapatkan tanda tangan
v

pimpinan atau point-point yang diberikan

pimpinan.
2. Mencatat pada buku agenda atau kartu kendali.
Setelah dikonsep, staf sekretariat mencatat
surat tersebut buku agenda tau kartu kendali,
data-data nomor urut, tanggal
pengiriman,hal,alamat tujuan
3. Mengetik konsep surat-bentuk akhir.
Pengetikan konsep dengan jarak dua spasi
untuk memudahkan pinjaman