PROGRAM ARSIP VITAL

BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN

PENYELAMATAN ARSIP ARSIP VITAL

OLEH :
ARSIPARIS

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH

PROVINSI JAWA BARAT
TAHUN 2022
Dampak dari bencana sangat dirasakan berbagai pihak, mulai dari
instansi pemerintah, ormas/orpol, swasta, BUMN/BUMD, dan juga bagi
keluarga sebagai entitas terkecil dalam kehidupan berbangsa dan
bernegara.

Dampak bencana juga akan berpengaruh terhadap arsip instansi maupun

arsip keluarga. Arsip merupakan alat bukti keperdataan yang jika rusak
atau musnah dikarenakan bencana
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
 PENGELOLAAN ARSIP
[UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG
KEARSIPAN]
Dilakukan terhadap

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif
menjadi menjadi tanggung
tanggung jawab jawab
PENCIPTA ARSIP LEMBAGA
KEARSIPAN

ARSIP DINAMIS adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
ARSIP STATIS adalah arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi
baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan
ARSIP VITAL
Arsip Vital adalah :
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional penciptaan
arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat
tergantikan apabila rusak atau hilang.
 Definisi Arsip Vital
(Perka ANRI No. 6 Tahun 2005)

Arsip Vital adalah informasi terekam yang sangat penting

dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi
yang didalamnya mengandung informasi mengenai status
hukum, hak dan kewajiban, serta asset instansi.

Apabila arsip vital hilang tidak dapat diganti dan

menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan
instansi.
 Arsip Vital Negara:
ARSIP VITAL PRIBADI
Surat MoU
Peta Gedung
SURAT NIKAH Sertifikat Tanah
PETA RUMAH Sertifikat Pendirian Gedung
SURAT TANAH BPKB (Buku Pemilik Kendaraan
Bermotor)
SURAT RUMAH
Kwitansi Pembelian Mobil
IJAZAH Surat Keputusan Pengadilan
BPKB (BUKU PEMILIK Contoh Arsip Vital Personal:
KENDARAAN Ijazah
BERMOTOR) Surat Kematian
SK CPNS
SIM (SURAT IZIN
SK PNS
MENGEMUDI) SK Kenaikan Golongan
KTP (KARTU TANDA SK Pensiun
PENDUDUK)
KK (KARTU KELUARGA)
 ARSIP VITAL PERUSAHAAN
(BUMN / BUMD, SWASTA)

1. Kebijakan perusahaan
2. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
3. Dokumen asset perusahaan (sertifikat tanah, BPKB,
gambar gedung,
4. blue print, dan lain-lain
5. Akte pendirian
6. Risalah rapat Direksi/Komisaris
7. Gambar teknik
8. Piutang lancar (account receivable)
9. Saham/obligasi/surat berharga
10. Neraca rugi laba
 ARSIP VITAL
LEMBAGA PENDIDIKAN TINGGI

1) Arsip kemahasiswaan
2) Kurikulum
3) Hasil penelitian inovatif
4) Register mahasiswa
5) Arsip ijasah
6) Dan sebagainya
Arsip Vital yang berkaitan dengan Hak:
1. Piutang yang dapat diterima
2. Keamanan Sosial
3. Pembayaran Gaji
4. Surat Pensiun
5. BerkasAsuransi
6. DOkumen yang berkaitan dengan Kontrak, Kredit, Obligasi
7. Berkas Pegawai (Personal File)

Arsip VitalAsset:
1. Sertifikat Tanah
2. IMB (Izin Mendirikan Bangunan)
3. BPKB
4. STNK Kendaraan Bermotor

Arsip Vital NonAsset:

1. Surat Izin Trayek
2. Surat Izin Penerbangan
3. Surat Izin KApal
4. Surat Izin Penambangan
Program arsip vital adalah tindakan dan
prosedur yang sistematis dan terencana
yang bertujuan untuk memberikan
perlindungan dan menyelamatkan arsip
vital pencipta arsip pada saat darurat
atau setelah terjadi musibah.
 PROGRAM ARSIP VITAL BAGIAN DARI KEGIATAN
ARSIP DINAMIS

Teknis pelaksanaan program arsip vital:

1. Identifikasi: kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan

penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital;

2. Perlindungan: kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan

memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara
fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap;

3. Pengamanan: kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun

informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan

4. penyelamatan dan pemulihan arsip vital: kegiatan untuk

memindahkan (evakuasi) arsip vital ke tempat yang lebih baik serta
perbaikan fisik arsip vital yang rusak akibat bencana
 PENYELAMATAN ARSIP VITAL

1. Penyelamatan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi)

arsip vital ke tempat yang lebih baik (Perka ANRI No. 6 Tahun 2005 Ttg. Pedoman
Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara)

2. Pelindungan dan Penyelamatan Arsip adalah langkah pelindungan dan

penyelamatan arsip oleh negara bagi arsip yang dinyatakan sebagai arsip milik
negara, baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah
Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai bahan pertanggungjawaban nasional
dari kemungkinan kehilangan, kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor alam,
biologi, fisika dan tindakan terorisme, spionase, sabotase, perang dan perbuatan
vandalisme lainnya. (Perka ANRI No 23 TAHUN 2015 Tentang Pelindungan Dan
Penyelamatan Arsip Dari Bencana)
 TANGGUNG JAWAB
1. Pelindungan dan Penyelamatan Arsip bencana menjadi
tanggung jawab lembaga kearsipan, pencipta arsip, dan
berkoordinasi dengan BNPB dan/atau BPBD.

2. Kegiatan Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari

bencana dilaksanakan dengan pembentukan Tim
Penanggulangan Bencana Arsip
a. lembaga kearsipan;
b. pencipta arsip; dan
c. BPBD
 PELINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP
DARI BENCANA

1. Prabencana
a. situasi tidak terjadi bencana
b. situasi terdapat potensi terjadinya bencana
(kesiapsiagaan dan mitigasi bencana)

2. saat tanggap darurat; dan

3. pascabencana.
 SITUASI TIDAK TERJADI BENCANA

• jenis bencana;
• indikasi kerusakan;
IDENTIFIKASI
• menyusun tindakan operasional tanggap darurat;
BENCANA
• persiapan prasarana dan sarana;
• pembatasan akses lokasi bencana.

• Suhu dan kelembaban ruang penyimpanan

UPAYA • Bahan simpan arsip
PREVENTIF • Fumigasi

• Standar ruang penyimpanan;

SARANA DAN • Standar gedung penyimpanan;
PRASARANA • Standar peralatan;
 25
Kesiapsiagaan Mitigasi Bencana

• pelaksanaan penataan dan

• penyusunan rencana
pemeliharaan
penanggulangan kedaruratan
bencana; • prasarana dan sarana
• pengorganisasian, kearsipan;
penyuluhan, pelatihan, dan • penyelenggaraan Penyuluhan
gladi tentang mekanisme penanggulangan bencana.
tanggap darurat pelindungan &
penyelamatan arsip;
SITUASI TERDAPAT POTENSI
• penyiapan lokasi evakuasi; TERJADI BENCANA
• penyusunan data akurat,
informasi, dan pemutakhiran;
• prosedur tetap tanggap
darurat bencana;
• penyediaan dan penyiapan
bahan, barang, dan peralatan
untuk pemenuhan pemulihan
prasarana dan sarana
kearsipan.
 Tanggap Darurat
Pengkajian secara cepat dan tepat Penyelamatan arsip terkena
terhadap kerusakan arsip bencana

• penentuan lokasi
alternatif penyelamatan • evakuasi arsip;
arsip; • identifikasi arsip;
• tingkat kerusakan
prasarana dan sarana • pemulihan arsip;
kearsipan; • penyimpanan arsip
• kerusakan arsip;
• kemampuan sumber
daya manusia
kearsipan.
 PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN ARSIP VITAL
Pasca musibah atau bencana

1. Mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan

memindahkan ke tempat yang lebih aman.

2. Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan,

jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu
pada daftar arsip vital.

3. Memulihkan kondisi ( recovery ) baik untuk fisik arsip

vitalnya maupun tempat penyimpanannya yang dapat
dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau
rekonstruksi bangunan.
 Pendokumentasian Laporan
1. pelaporan
1. keputusan pembentukan
Tim Penanggulangan kegiatan pra
Bencana Arsip; bencana,
2. biaya dan strategi tanggap
penanggulangan
bencana; darurat dan
3. daftar arsip yang perlu pasca bencana. 18

tindakan
4. penyelamatan arsip;
5. daftar arsip musnah; fisik 2. Disampaikan
arsip yang telah kepada:
dilakukan tindakan • Kepala
tembusan
ANRI
ke
dengan
pimpinan
penyelamatan arsip; pencipta arsip dalam hal
bencana yang dinyatakan
berita acara kondisi arsip sebagai bencana nasional;
pascabencana.
• Kepala Lembaga Kearsipan
daerah kabupaten/kota,
dengan tembusan ke
pimpinan pencipta arsip
dalam hal bencana yang
Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pelindungan tidak dinyatakan sebagai
dan bencana nasional;
penyelamatan arsip dari bencana disimpan oleh
lembaga kearsipan.
Dalam hal terdapat arsip yang dimusnakan dalam kegiatan pelindungan dan
penyelamatan arsip dari bencana, pelaksanaan pemusnahan arsip berdasarkan
Peraturan Kepala ANRI tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.
 Kegiatan pemulihan arsip dilaksanakan di lokasi tempat
penyimpanan arsip sementara.

1. membersihkan fisik arsip dari kotoran dan debu yang melekat

dengan menggunakan kuas atau vacuum cleaner;

2. merendam fisik arsip yang basah atau terkena lumpur

dengan etanol atau alkohol 70% sebagai sarana disinfektan;

3. mengeringkan arsip dengan kipas angin di dalam ruangan;

4. dalam hal arsip tidak dimungkinkan untuk dilakukan

pengeringan secara langsung, arsip dibekukan dalam mesin
pembeku sebelum dibersihkan.
PASCA BENCANA
 35
#1. EVAKUASI

Pemindahan arsip ketempat yang kering dan aman

1. Arsip satu kesatuan yang utuh;

2. Sabardan hati-hati;
3. Keamanan dan keselamatan
dokumen menjadi prioritas;
Pembersihan Arsip Dari Kotoran/Lumpur
Dengan Air Bersih
 Teknik Perbaikan
1. Menambal dan Menyambung Secara Manual,
memperbaiki bagian-bagian arsip yang hilang dan
berlubang akibat bermacam- macam faktor perusak;
2. Paper Spliting dan Sizing, perbaikan arsip kertas yang
rapuh dengan cara Menyelipkan kertas penguat (tisu) di
antara bagian permukaan dan belakang arsip kertas;
3. Enkapsulasi adalah salah satu cara perbaikan arsip
kertas yang rapuh dan sering digunakan dengan bahan
pelindung untuk menghindarkan dari kerusakan yang
bersifat fisik. setiap lembar arsip dilapisi oleh dua
lembar plastik poliester dengan bantuan double tape.
•
PENENTUAN JENIS ARSIP VITAL
 Identifikasi Arsip Vital
Penentuan arsip vital didasarkan atas kriteria sebagai
berikut:
1. Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena
tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun
legalitasnya;
2. Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan
operasional kegiatan instansi karena berisi informasi
yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi
bencana;
3. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset)
instansi
4. Berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.
 PENDATAAN/SURVEI ARSIP
VITAL
Instansi : Pemerintah Provinsi Jawa Barat
Es II : Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD

Unit Kerja : Biadang Aset

Jenis/Seri Arsip : Sertipikat Tanah

Media Simpan : Kertas
Sarana Temu Kembali : Agenda
Volume : 5 boks
Periode/Kurun Waktu : 1995 – 2005
Jangka Simpan : Selama Tanah masih dimiliki/digunakan
Tingkat Perkembanagan/ Keaslian : Asli

Sifat Kerahasiaan : Penting

Lokasi Simpan : Bidang Aset
Sarana Simpan : Lemari tahan api
Kondisi Arsip : Baik

Nama : Permana
Waktu Pendataan : 25 April 2021
 FAKTOR PEMUSNAH/PERUSAK ARSIP VITAL

1. Faktor Bencana Alam Kemusnahan/kerusakan arsip vital yang disebabkan

oleh faktor bencana seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembasan air
laut, longsor, kebakaran, letusan gunung berapi, badai

2. Faktor Manusia Kemusnahan/kerusakan dan kehilangan arsip vital yang

disebabkan oleh factor manusia seperti perang, sabotase, pencurian,
penyadapan atau unsur kesengajaan dan kelalaian manusia.
 Metode Perlindungan Arsip Vital
1. Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)
metode perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau
salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian
tersebut di tempat lain;

2. Dengan Peralatan Khusus (vaulting)

Penyediaan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing
cabinet tahan api, ruang bawah tanah, dan lain sebagainya.
Pemilihan peralatan
simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran arsip
 PENGAMANAN FISIK ARSIP
(FAKTOR-FAKTOR PEMUSNAH/ PERUSAK ARSIP)

1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti

pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem
alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya
pencurian, sabotase, penyadapan;

2. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada

tingkat ketinggian yang bebas dari banjir;

3. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak

rawan gempa, angin topan dan badai;

4. Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta

dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran
 Pengamanan informasi arsip
1. Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk menjamin
bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;

2. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam;

3. Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail;

4. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang
punya hak akses;

5. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak
dan penggunaan hak itu terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan
indeks primer ( tidak langsung ) dan indeks sekunder ( langsung ) untuk
kontrol akses.
 Lokasi penyimpanan arsip vital
on site atau off site

1. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu
gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga
pencipta arsip;

2. Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan di luar lingkungan gedung
perkantoran lembaga pencipta arsip.
TERIMA KASIH