PENTINGNYA ORGANISASI MEMBUAT MANUAL PENGELOLAAN

ARSIP SERTA MEMBUAT KEGIATAN PERLINDUNGAN

DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL DI SUATU ORGANISASI

Disusun Oleh:
SERLYANGKE ERA
MELYANINGTYAS
NIM 041221419
Jurusan: D4 Kerasipan

https://www.coursehero.com/file/73555948/tugas-2-Manual-Kearsipandocx/
This study source was downloaded by 100000857304284 from CourseHero.com on 05-10-2023 02:59:42 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/73555948/tugas-2-Manual-Kearsipandocx/
 Pendahuluan
Arsip vital dapat diartikan sbg informasi yg terekam didlm media rekam apapun, yg
isis informasinya sngt penting dan melekat pd keberadaan organisasi, yg didalamnya
trkandung informasi mengenai status hokum, hak dan kewajiban, serta asset organisasi shgga
jika arsip tsb hilang, tdk dpt tergantikan dan akan menghambat kegiatan operasional serta
mengancam keberdaan dan kelangsungan organisasi.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak terganti
kan apabila rusak atau hilang. Hilangnya arsip dalam sebuah organisasi dapat menyebabkan
hilangnyadata – data penting yang dimiliki oleh sebuah organisasi, sehingga pada saat dataitu
diperlukan organisasi tidak dapat menemukan data pada arsip tersebut.Pengolahan Arsip vital
pada suatu organisasi sangat penting adanya karenatanpa adanya pengolahan arsip vital dapat
mengganggu kelangsungan hidup darisuatu organisasi sehingga aktivitas suatu organisasi
menjadi terganggu.

Arsip berdasarkan fungsinya dibagi menjadi 2 yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis artinya imformasi dalam arsip tersebut masih digunakan dan dimanfaatkan
secara langsung oleh organisasi untuk keperluan dan kepentingan organisasi itu sendiri.
Kemudian arsip dinamis dibagi lagi menjadi 2 yaitu aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif
adalah arsip yang masih tinggi frekuensi penggunaannya sedangkan arsip dinamis inaktif
adalah arsip yang penggunaannya sudah menurun.
Kemudian arsip statis adalah arsip yang berasl dari arsip dinamis yang mempunyai nilai
keberanjuran kemudian disimpan permanen karena informasinya mengandung nilai sejarah.
Arsip vital merup arsip dinamis yg memerlukan perlakuan khusus baik dlm hal pengamanan
maupun perlindungan krn informasi yg dimilikinya sngt terkait dengan keberadaan dan
kelangsungan organisasi itu sendiri
Tindakan preventif ataupun pencegahan cenderung dilakukan ktika terjadi suatu peristiwa yg
mengakibatkan kerusakan atau kemusnahan arsip, dan bukan dilakukan sebelum terjadi
peristiwa tersebut
.
Pengelolaan arsip vital adl pengelolaan arsip yang diperuntukkan secara khusus bagi
arsip-arsip yg pny informasi bernilai vital sejak arsip diciptakan, disimpan,dipelihara.
Demi manjamin kelangsungan kegiatan organisasi, pengelolaan scra terprogram thd arsip yg
sangat penting, sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai
alat bukti akuntabilitas, alat bukti hokum, dan memori organisasi
Perhatian pemerintah sngt besar dg dikeluarkannya Surat Edaran Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara RI No SE/06/M.PAN/3/2005 ttg Perlindungan, Pengamanan, dan
Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara thd musibah/Bencana. Ditindak lanjuti olh Arsip
Nasional RI dg dikeluarkannya Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No 06 th 2005 ttg
Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara.

This study source was downloaded by 100000857304284 from CourseHero.com on 05-10-2023 02:59:42 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/73555948/tugas-2-Manual-Kearsipandocx/
 PENTINGNYA PENGAMANAN ARSIP DINAMIS
Pentingnya pengamanan arsip dinamis dalam suatu organisasi memiliki berbagai macam
fungsi. Dari semua fungsi yang dimiliki tetap memberikan tempat untuk tersedianya
informasi bagi pemakai. Fungsi ini menuntut arsip arsip dinamis senantiasa selalu disimpan
untuk kemudian apabila diperlukan mudah dalam mencarinya.

PENTINGNYA PENGELOLAAN ARSIP VITAL

Begitu pentingnya arsip dinamis bagi kepentingan organisasi telah memposisikan keberadaan
arsip dinamis tersebut menjadi bagian yang harus senantiasa tersedia selama berdirinya suatu
organisasi. Ketiadaan arsip dinamis akan membuat dampak bagi kelangsungan organisasi.

Alasan pentingnya pengelolaan arsip vital :

1. Alasan Ekonomis : menyangkut biaya pemeliharaan.
2. Alasan Hukum : Setiap organisasi memerlukan status hokum, sebagai bukti legal bagi
organisasi

Beberapa faktor peyebab kerusakan arsip:

1. Faktor alam : Gempa bumi,tsunami,kebakaran, gunung meletus, banjir, tanah

longsor, badai dan lain-lain.
2. Faktor Manusia : Sabotase, pencurian, penyadapan, perang, unsur kesengajaan dan
kelalaian.

Metode Perlindungan Arsip Vital

1. Duplikasi dilakukan dengan cara menciptakan duplikat/salinan/copy arsip dan

menyimpan hasil penduplikasian arsip tersebut ke tempat lain. bentuk duplikat dapat
berupa copy kertas,microfilm,rekapan magnetic,electronic records, dst. pemilihan
media tergantung pada fasilitas peralatan yang ada.

2. Dengan peralatan khusus (vaulting) penyimpanan arsip dengan menggunakan

peralatan khusus seperti lemari besi, filling cabinet tahan api, ruang bawah tanah dan
lain-lain namun pemilihan penyimpanan arsip tergantung pada jenis,media & ukuran
arsip.

B. Pengamanan fisik arsip

1. Dilakukan untuk melindungi arsip dari berbagai macam kerusakan.

2. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan seperti barcode,penaturan akses

dan pengaturan ruang penyimpanan.

3. Pengguanan bangunan kedap air/menempatkan arsip pada tingkat ketinggan yang

bebas dari banjir.

This study source was downloaded by 100000857304284 from CourseHero.com on 05-10-2023 02:59:42 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/73555948/tugas-2-Manual-Kearsipandocx/
 4. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa & pemilihan lokasi yang rawan gempa
dan angin topan.

5. Penggunaan struktur bangunan & ruangan tahan api serta dilengkapi alaram & alat
pemadam kebakaran.

C. Pengamanan Informasi Arsip

1. Memberikan kartu identitas hanya bagi setiap orang untuk menjamin arsip hanya
digunakan oleh orang yang berhak.

2. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci berbasis tanggal/jam.

3. Menyusun prosedur tetap secara rinci & detail

4. Memberi kode rahasia bagi setiap orang yang memiliki hak akses.

5. Menjamin arsip hanya diketahui oleh petugas & penggunaan terkontrol

D. Penyelamatan

1. Mengevakuasi arsip vital & memindahkannya ke tempat aman

2. Mengidentivikasi jenis arsip yang rusak (jumlah & tingkat kerusakan).

3. Memulihkan kondisi (recovery) arsip dan tempat penyimpanannya dapat dilakukan

dalam bentuk rehabiltasifisik arsip/rekonstruksi bangunan.

Kesimpulan

Oleh karena itu setiap organisasi wajib memikirkan bagaimana cara pengamanan arsip
dan penyelamatan serta kemungkinan penganggulangan arsip vital dari segala
ancaman/musibah. Banyak organisasi yang belum memiliki sistem/cara pengamanan arsip
yang tepat jangankan program pengamanan pembagian kriteria dan jenis arisp vital pun
belum diketahui secara matang. Pada dasarnya manual pengelolaan arsip vital diharapkan
dapat menjadi pedoman umum bagi suatu organisasi untuk mengelola arsip vitalnya agar jika
terjadi suatu misibah yang menyebabkan arsip rusak/hilang organisasi tersebut dapat tetap
berjalan.

This study source was downloaded by 100000857304284 from CourseHero.com on 05-10-2023 02:59:42 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/73555948/tugas-2-Manual-Kearsipandocx/
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.academia.edu/32333949/BAB_123_terbaru_arsip_vital

BMP ASIP 4205/Drs.Toto Widyarsono/Drs. Sumrahayadi.

This study source was downloaded by 100000857304284 from CourseHero.com on 05-10-2023 02:59:42 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/73555948/tugas-2-Manual-Kearsipandocx/