ARSIP DINAMIS, ARSIP

STATIS, DAN ARSIP

VITAL

Nama Kelompok :
Carvalho (F0271221007)
Annisa ( F0271221008)

Dosen Pengampu :
Sahidi, S.Pd.I, M.IP
Pengertian Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah suatu sistem

pengelolaan dokumen atau informasi
yang masih aktif digunakan dalam
operasional perusahaan atau
organisasi. Arsip dinamis dibagi
menjadi tiga macam, yaitu: Arsip
dinamis aktif,semiaktif,dan inaktif.
Kegunaan Arsip
Dinamis
Ditinjau dari kepentingan organisasi, nilai
guna arsip dibagi menjadi 2, yaitu:
a. Nilai Guna Primer, yang didasarkan pada
kegunaan bagi kepentingan lembaga
pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna
primer bagi suatu organisasi.

b. Nilai Guna Sekunder, merupakan nilai

arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
bagi kepentingan umum di luar lembaga
pencipta arsip.
Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan

untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti
yang sah dalam rangka pelaksanaan fungsi
dantugas sebagai lembaga perguruan
tinggi. Pengelolaan ini meliputi, penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan,penyusutan
serta program arsip vital dan arsip terjaga
lainnya.
Pemeliharaan
Arsip Dinamis

pemeliharaan arsip dinamis meliputi kegiatan

penataan arsip aktif, penataan arsip inaktif,
program arsip vital, pelayanan dan
pemeliharaan. Penataan dan penyimpanan
arsip aktif berada di unit pengolah dengan
tujuan untuk menjamin ditemukannya kembali
arsip dengan cepat, tepat, dan lengkap pada
saat digunakan.
Pengertian Arsip
Statis
Arsip statis adalah arsip atau dokumen
yang tidak aktif atau tidak sering
digunakan dalam operasi sehari-hari
sebuah organisasi, tetapi masih perlu
disimpan untuk keperluan peraturan
atau legal. Arsip statis sering kali
disimpan dalam waktu yang lama,
karena nilai historis, referensi, atau
kepentingan legal yang terkait dengan
informasi yang tersimpan di dalamnya.
KEGUNAAN ARSIP STATIS

Arsip statis memiliki nilai guna evidential karena

hal-hal berikut:
a. bukti keberadaan, perubahan, pembubaran
suatu lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik,
dan organisasi kemasyarakatan;
b. bukti dan informasi tentang kebijakan strategis
organisasi;
c. bukti dan informasi tentang kegiatan pokok
organisasi;
Arsip yang bernilai guna informasional
(informational) adalah arsip yang mempunyai
nilai isi informasi yang mengandung kegunaan
untuk berbagai kepentingan penelitian dan
kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan
lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi
mengenai orang, tempat, benda, fenomena,
masalah, dan sejenisnya.
Arsip statis memiliki nilai guna
intrinsik karena hal-hal berikut:
Kualitas estetik atau artistik arsip
yang mempunyai kualitas artistik
atau estetik, misalnya foto, sketsa
cat air, peta, gambar arsitektur,
dan sebagainya.
 Pengelolaan Arsip
Statis
Michel Roper (1993) menyebutkan bahwa pengelolaan arsip
statis adalah kegiatan mengelola arsip statis (archives) yang
meliputi penilaian dan akuisisi (appraisal and acquisition),
perlindungan dan perawatan (conservation), penataan dan
pendeskripsian (arrangement and description), akses dan
layanan (access and service), penyuluhan masyarakat
(publish).
Preservasi/Pemeliharaan
Arsip Statis
Preservasi arsip merupakan upaya memelihara
dan menjaga arsip dari kerusakan yang mungkin
terjadi. Berbagai bentuk usaha pemeliharaan
arsip dinamis dapat digunakan untuk melakukan
pemeliharaan arsip statis. Sedangkan penjagaan
arsip dari kemungkinan kerusakan dapat
dilakukan dengan membersihkan ruangan secara
berkelanjutan; memeriksa ruangan dan
sekitarnya untuk memastikan aman dari
serangga, rayap dan sejenisnya;
Kegiatan atau tindakan preservasi arsip ada dua macam
yaitu :
a. Preservasi Preventif
Yang dimaksud preservasi preventif adalah tindakan yang
paling efektif dalam mendukung preservasi jangka
panjang arsip statis dengan tujuan mencegah dan
memperlambat kerusakan yang terjadi pada fisik arsip
statis.
b. Preservasi Kuratif
Bertujuan memperbaiki/merawat arsip yang mulai/sudah
rusak atau kondisinya semakin memburuk, sehingga
memperpanjang usia arsip.
 Pengertian Arsip
Vital
Arsip Vital adalah arsip yang tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang. Dan
merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip,
serta merupakan arsip yang tidak dapat
diperbaharui.
 Kegunaan
Arsip Vital
Arsip vital mempunyai fungsi yang sangat
kompleks dan terkait dengan ciri-ciri yang
melekat pada arsip tersebut yaitu :
1. Arsip vital sebagai memori organisasi
2. Arsip Vital Sebagai Bukti Hukum dan
Menunjang Litigasi
3. Arsip Vital Sebagai Alat Untuk
Melindungi Kepentingan Hak Pribadi dan
Hal Lainnya.
Pengelolaan Arsip Vital

Pengelolaan arsip vital dapat dilakukan

dengan :
1.Mengidetifikasi dan mendokumentasikan
arsip vital
2. Menentukan standar perlindungan arsip
vital
3. Menjamin arsip vital menjadi prioritas
penyelamatan selama terjadi bencana
Preservasi/Pemelih
araan Arsip Vital
Preservasi/Pemeliharaan arsip vital
dapat dilakukan dengan :
1. Duplikasi (membuat copy dari
arsip asli)
2. Dispersal (Pemencaran)
3. Dengan Peralatan Khusus
(Voulting)
Terima kasih!