Setiap kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, pemerintah ataupun swasta, maupun
perorangan
selalu menciptakan arsip. Arsip dapat berupa kertas, non kertas, elektronik dan digital.
Semua arsip
memiliki fungsi atau kegunaan yang berbeda, maka perlu dikelola sehingga dapat
diketemukan kembali
secara cepat, tepat, utuh dan lengkap.
Arsip dinamis aktif merupakan unsure penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan,
terutama pada
saat proses pengambilan keputusan, pengawasan maupun pembuktian hukum. Oleh
karenanya, arsip
dinamis aktif harus siap sedia saat diperlukan. Karena begitu pentingnya arsip dalam
organisasi, maka
arsip harus dikelola dengan sebaiknya.
Karena pentingnya arsip, maka organisasi harus memberikan apresiasi dan perhatian
penuh terhadap
arsip, terlebih arsip dinamis vital. Tindakan preventif tidak sekedar tindakan yang dilakukan
pada saat
telah terjadi seuatu terhadap arsip, melainkan perlu dilakukan antisipasi sebelum sesuatu
terjadi pada
arsip.
Arti luas:
Arsip yang secara fisik dan isi informasinya harus diberlakukan secara khusus walau dalam
kondisi
apapun demi kepentingan organisasi karena arsip tsb. tidak dapat diperbarui atau
ditemukan di tempat
lain
Kegiatan identifikasi arsip vital merupakan awal untuk menentukan jenis arsip yang
nantinya dapat
dikategorikan sebagai arsip vital. Untuk menentukan arsip diperlukan beberapa pendekatan
pada
informasi yang terkandung dalam arsip, fisik arsip dan hal-hal yang terkait dengan
organisasi
penciptanya serta dampak yang ditimbulkan dari arsip tersebut.
RINGKASAN MODUL 4
Salah satu bentuk pengelolaan arsip adalah menyelamatkan arsip vital dari suatu
organisasi dan
menyelamatkan organisasi itu sendiri, dari bencana dan faktor kerusakan, hilang sebagai
akibat dari
bencana atau akibat ulah manusia.
B. Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) Untuk Arsip Dan Informasi
Rancangan manajemen keadaan darurat merupakan kombinasi antara manajemen
kearsipan, sistem
informasi, telekomunikasi dan fungsi arsip. Keuntungan manajemen keadaan darurat:
1. Kegunaan Manajemen Keadaan Daruratn Untuk Arsip dan Informasi:
a. Mengidentifikasi cara preventif menghindarkan musnahnya arsip dan informasi
b. Mengidentifikasi sumber-sumber informsi dan arsip organisasi
c. Menyiapkan tindakan yang sistematis terhadap bencana
d. Mengidentifikasi pegawai yang tanggap dan perannya terhadap bencana
e. Mengidentifikasi sumber dan sarana untuk pemulihan
f. Melaksanakan pemulihan arsip dan informasi
g. Melaksanakan prioritas pemulihan arsip dan informasi
2. Tujuan Rancangan Manajemen Keadaaan Darurat Untuk Arsip dan Dokumen:
a. Mengidentifikasi dan melindungi arsip vital organisasi
b. Mengurangi resiko akibat bencana, kesalahan manusia, perusakan yang disengaja,
tidak
berfungsinya fasilitas dan konsekuensi lain akibat bencana
c. Menjamin organisasi melanjutkan kegiatannya dengan cepat
d. Menjamin organisasi mampu pulih kembali dengan cara mrekonstruksi arsip yang
tersisa dan
melaksanakan pemulihan secara terinci
C. Dukungan Pimpinan Organisasi (Top Management)
Manajemen keadaan darurat harus didukung oleh pimpinan (top management), pimpinan
unit dan
seluruh pegawai dengan membentuk tim.
RINGKASAN MODUL 5
Kerusakan atau musnahnya arsip dapat merugikan organisasi, terlebih arsip-arsip yang
harus
dilindungi dan diamankan demi kepentingan organisasi.
Kegiatan Belajar 1: Kerusakan dan Musnahnya Arsip Karena Faktor Fisika, Kimia dan Biota
Kerusakan dan musnahnya arsip bisa disebabkan oleh berbagai faktor yang berasal dari
lingkungan
internal dan eksternal di mana arsip tersebut digunakan dan disimpan.
Kegiatan Belajar 2: Kerusakan dan Musnahnya Arsip Karena Faktor Bencana Alam dan
Manusia
A. Faktor Bencana. Bencana bisa datang tiba-tiba tanpa diketahui, sementara
memperkirakan
datangnya bencana tidak mudah. Bencana bisa disebabkan oleh pola hidup manusia itu
sendiri
namun dapat mengakibatkan ganggunan terhadap kehidupan manusia.
1. Bencana Alam Akibat Peristiwa Alam merupakan bencana yang disebabkan oleh daktor-
faktor
alami yang terkandung di dalam dan di sekitar bumi sehingga mengakibatkan kerusakan
pada
seluruh permukaan bumi: a. Gempa Bumi
b. Gunung Berapi
c. Gelombang Tsunami
d. Angin Topan
e. Badai Gurun
2. Bencana Alam Akibat Ulah Manusia, dikarenakan sebagai akibat dari ulah manusia yang
menyebabkan kerusakan pada alam sekitarnya:
a. Perang
b. Banjir
c. Kebakaran
B. Faktor Manusia. Manusia merupakan pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan
arsip dan
merupakan salahsatu faktor internal kerusakan arsip karena perannya dalam mengelola,
menyajikan, membawa dan menyimpan arsip. Oleh karenanya, ketika arsip masih aktif
digunakan
oleh organisasi, maka manusia akan senantiasa bersinggungan dengan arsip dan
dimungkinkan
arsip tersebut akan rusak yang diakibatkan oleh:
1. Ketidaktahuan dalam memperlakukan arsip dengan baik
2. Kelalaian atau kecerobohan dalam mendayagunakan arsip, baik dalam menyimpan,
menata,
mengambil, memindahkan denganm ketidak hati-hatian
3. Kesengajaan, merupakan tindakan sengaja merusak arsip, misalnya: menyobek,
mencorat-
coret
RINGKASAN MODUL 6
Program arsip vital merupakan suatu metode yang dilakukan secara sistematis untuk
menyeleksi,
melindungi dan menemukan kembali arsip dengan mudah, tidak saja dalam keadaan situasi
normal,
tetapi juga dalam situasi darurat setelah terjadinya bencana yang mengakibatkan
kerusakan arsip.
Kegiatan Belajar 1: Rancangan Program Arsip Vital
Setiap kegiatan perlu diawali dengan rancangan yang memerlukan keterampilan dan
keahlian
sehingga tujuan kegiatan tercapai. Rancangan merupakan dokumen tertulis yang di
dalamnya memuat
program kerja yang meliputi kebijaksanaan, penganggaran dan pelaksanaan kegiatan
dengan
memperhitungkan faktor ruang,w aktu dan urutan kegiatan secara teratur dan tegas.
A. Rancangan Program Arsip Vital, merupakan kegiatan pengelolaan arsip vital pada tahap
awal
untuk memperoleh dukungan dan persetujuan dari pimpinan organisasi.
1. Dukungan dan Persetujuan Top Manajemen. Dengan meyakinkan akan manfaat dan
kegunaan program arsip vital, maka diharapkan pimpinan akan memberikan/menyediakan
anggaran kegiatan. Dukungan pimpinan juga dimaksudkan agar kegiatan identifikasi arsip
yang tersebar di semua unit kerja dapat mudah dilakukan.
2. Penunjukan Personal. Setiap satuan kerja harus terwakili oleh seorang yang
bertanggungjawab terhadap terlaksananya program arsip vital. Orang ini dipilih karena
memahami dan menguasai fungsi organisasi, pentingnya arsip vital dan menentukan jenis
arsip vital.
3. Penentuan Arsip Vital. Jenis arsip vital harus diketahui, agar program arsip vital jelas
arahnya.
4. Penentuan Lokasi Penyimpanan. Hal yang tidak boleh diabaikan dalam prancangan
program
arsip vital adalah penentuan lokasi penyimpanan arsip vital, apakah: di lingkungan
organisasi
(onside), di luar lingkungan organisasi (offside), atau memanfaatkan jasa penyimpanan
komersial (misalnya: bank). Perlu juga mempersiakan lokasi dan metode penyimpanan
dengan
mempertimbangkan faktor keamanan, ancaman dan kehilangan.
5. Penentuan Metode Penyimpanan. Penyimpanan arsip harus mempertimbangkan faktor
keamanan, termasuk ancaman dari manusia dan bencana, maka diperlukan identifikasi
jenis
potensi bahaya dan survei lokasi.
B. Pelaksanaan Survei Arsip Vital. Pendataan/inventarisasi dan survei terhadap seluruh
arsip perlu
dilakukan. Menurut Betty R. Ricks, dengan kegiatan survei akan diketahui tentang jumlah,
tipe,
fungsi, pengorganisasian arsip, lokasi penyimpanan, kriteria arsip (aktif, inaktif), vital dan
tidaknya
arsip.
C. Evaluasi Program Arsip Vital. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui efektivitas program
arsip
vital, yang menyangkut evaluasi terhadap personel, peralatan survei, waktu pelaksanaan,
tidak
akomodatifnya perlakuan dari setiap satuan kerja dan masalah-masalah lain yang dijumpai
dalam
pelaksanaan program. Evaluasi juga mencakup jadwal retensi arsip vital, jenis arsip vital
dan
berapa lama arsip disimpan.
Kegiatan Belajar 2: Jadwal Retensi Arsip Vital
Jadwal retensi arsip vital merupakan program yang memuat jadwal dan prisedur
penyimpanan arsip
vital yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan.
A. Tujuan Retensi Arsip Vital, bertujuan untuk memenuhi keperluan organisasi dan
persyaratan
perundang-undangan.
PDF Creator - PDF4Free v3.0 http://www.pdf4free.com2
1. Mengurangi Biaya Pengelolaan Arsip Vital. Pengelolaan arsip vital memerlukan
perlakuan
secara khusus dan membutuhkan peralatan yang berbeda jika dibandingkan dengan arsip
yang lain.
2. Efektivitas Tersedianya Arsip Vital. Program retensi arsip vital yang lain yaitu efektivitas
dalam
penyediaan arsip vital, artinya bahwa, arsip vital mudah dan cepat ditemukan kembali
ketiga
organisasi membutuhkannya. Bila penyimpanan tidak disertai keterangan lokasi, berapa
lama
disimpan dan backup arsip vital, maka akan menghambat temu kembali.
B. Penyusunan Retensi Arsip Vital, merupakan kgiatan untuk menentukan masa simpan
arsip vital
dan nasib akhirnya. Oleh karena itu perlu dilakukan survei terhadap arsip-arsip yang
disimpan di
semua unit kerja guna membantu mengidentifikasi arsip vital juga untuk mempermudah
bagi
organisasi untuk menetapkan lokasi penyimpanan, masa simpan dan jadwal retensi arsip
vital.
C. Transfer Penyimpanan Arsip Vital, merupakan perencanaan perlindungan terhadap arsip
vital
yang memerlukan prosedur pemindahan (transfer), dari yang semula tersimpan di central
fle ke
record center dan/atau selanjutnya akan dimusnahkan dalam jangka waktu tertentu. Betty
Ricks
mengatakan bahwa, transfer dan prosedur memindahan mencakup tiga hal:
1. Daftar Induk Arsip Vital. Dengan Daftar Induk Arsip Vital memberikan wewenang bagi
setiap
unit kerja dalam menyusun prosedur perlindungan arsip vital.
2. Transfer Arsip Vital. Arsip vital yang telah teridentifikasi perlu dipindahkan atau ditransfer
ke
tempat penyimpanan arsip vita. Prosedur transfer dan perlindungan arsip vital harus dibuat
dan disosiaolisasikan ke setiap unt kerja.
3. Prosedur Penanganan Arsip. Prosedur penanganan arsip vital harus disiapkan, baik
dalam
keadaan normal, bahaya dan setelah keadaan bahaya.
RINGKASAN MODUL 7
Perlindungan arsip vital merupakan suatu upaya untuk melindungi dan mengamankan arsip
vital
sekaligus memulihkan arsip vital yang rusak karena bencana, baik isi informasi dan
fisiknya. Metode
perlindungan arsip vital terdiri atas: proteksi arsip vital dan pemulihan arsip vital.
RINGKASAN MODUL 8
Akhir-akhir ini, penggunaan arsip media non kertas semakin banyak, seiring dengan
perkembangan
teknologi informasi. Organisai banyak yang mengalihmediakan arsip vital kertas ke dalam
bentuk
media lain atau disebut juga sebagai arsip elektronik.
A. Media Rekam Arsip Elektronik. Berdasarkan media penyimpanan arsip elektronik: (1)
Media
Bentuk Khusus (media berbentuk pita kertas berlubang yang dikonversikan atau dikodekan
secara
digital, media ini sudah ketinggalan jaman), (2) Media Magnetik: disk magnetik, pita
magnetik,
kaset, (3) Media Optik: CD-ROM, Audio-CD, Video-CD, Photo-CD, Erasible Optical Disk,
DVD-
ROM.
B. Proteksi Arsip Elektronik
Arisip elektronik sangat rentan rusak yang diakibatkan aoleh bencana. Metode Proteksinya
1. Metode Rekam Data, direkam dalam beberapa media.
2. Microforms sebagai Sumber Cadangan (Buckup Source), berbentuk film dan hanya
dapat
dibaca dengan menggunakan micro reader, lebih bisa tahan lama dan mudah untuk
menyimpannya.
3. Perlindungan Fil-file EDP=Electronic Data Processing, perlu perlindungan dan
penempatan
terhadap komputer yang menyimpan arsip vital elektronik.
C. Pengamanan dan Pelestarian Arsip Vital Elektronik. Perlu ditentukan prosedur dan
pembatasan
terhadap akses/penggunaan komputer, sehingga pencurian, mengkopian, perusakan dan
penghancuran arsip vital elektronik dapat dihindari.
D. Reprografi Arsip Vital Elektronik, merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan
sebuah
dokumen yang mencakup 3 proses: copying (memproduksi dengan ukuran sama),
duplicating
(cypiying dalam jumlah banyak), microcopying (menggandakan dalam besaran yang lebih
kecil).
Microcopying dalam elektronik yaitu menjadikan microforms.
E. Reproduksi Arsip Audiovisual
Teknologi mampu menghasilkan banyak format audiovisual, termasuk arsip vital
audiovisual.
Reproduksi ini akan memperpanjang usia arsip audiovisual.
RINGKASAN MODUL 9
Manual pengelolaan arsip vital merupakan pelengkap dari suatu perencanaan dan
pelaksanaan
program arsip vital yang bertujuan untuk memancu para pengelola kearsipan dalam
mennangani arsip
vital.
A. Pentingnya Manual Pengelolaan Arsip Vital. Unit kerja yang memiliki arsip vital perlu
menyediakan
panduan untuk melaksanakan program arsip vital. Dengan panduan tersebut diharapkan
dapat
mengurangi kesahalan dalam mengelola arsip vital, terutama dalam identifikasi dan
penetuan arsip
vital, perlindungan, penentuan lokasi, prosedur pemindahan, penggunaan, jadwal retensi,
pemusnahan dan akses informasi arsip vital. Panduan Pengelolaan Arsip Vital juga
merupakan
buku saku atau buku pegangan bagi pengelola arsip vital agar terjadi efektivitas dan
efisiensi bagi
organisasi.
B. Informasi Yang Tercantum Dalam Manual. Manual pengelolaan arsip vital harus disusun
sesuai
dengan level penggunanya dengan mempertimbangkan: bahasa (teknis, singkat, jelas dan
mudah
dipahami), adanya alur kegiatan dan gambar, jumlah dan ketebalan cukup. Manual
pengelolaan
arsip vital mencakup informasi:
1. Penanggungjawab program arsip vital. Penanggungjawab, biasanya kepala Unit
Kearsipan,
memiliki kewenangan untuk mengkoordinasikan kegiatan yang terdapat dalam setiap unti
kerja.
2. Instruksi dan prosedur pengidentifikasian arsip vital. Dalam instruksi ini memuat
bagaimana
mendata arsip yang terdapat dalam organisasi sebagai arsip vital.
3. Metode perlindungan dan penyimpanan lokasi arsip vital. Penjelasan tentang
perlindungan dan
kemungkinan ancaman terhadap arsip vital.
4. Metode peminjaman dan penemuan kembali arsip vital. Arsip vital suatu saat akan
dibutuhkan,
oleh karena itu perlu tatacata peminjaman, pembatasan akses informasinya dan temu
kembali.
5. Instruksi dan prosedur pemindahan arsip vital sesuai jadwal retensi arsip vital.
Pemindahan
arsip vital akan mengacu pada retensi arsip vital, sehingga pemindahan sesuai dengan
masa
simpan arsip vital.
6. Instruksi dan prosedur pemusnahan arsip vital. Perlu prosedur dan siapa yang terlibat
dalam
kegiatan pemusnahan arsip vital.
7. Formulir yang digunakan dalam program arsip vital. Program arsip vital memerlukan
formulir-
formulir yang dibuat semudah mungkin disertai contoh-contoh pengisiannya.
8. Jadwal retensi arsip vital. Jadwal retensi perlu dimuat di bagian akhir manual
pengelolaan arsip
vital.
C. Penanggungjawab Program Arsip Vital
Tugas Pokok Penanggungjawab program arsip vital adalah mengendalikan secara
keseluruhan
proses pengelolaan arsip vital dalam suatu organisasi.
D. Pendistribusian Manual
Manual Pengelolaan Arsip Vital harus didistribusikan, diterima dan dipahami oleh Tim
pengelola
arsip vital. Setiap satuan unit kerja harus memegang manual ini, sehingga terhindar dari
keslahan
pengelolaan arsip vital.