Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm.

135-148 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN 135

PROTEKSI ARSIP VITAL PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP

DAERAH DI YOGYAKARTA

Musrifah1
1
Program Studi D-3 Ilmu Perpustakaan Universitas Tanjungpura
1
musrifah23@yahoo.com

ABSTRACT – Vital archives are vital records and
also records the class that requires special treatment
both in terms of security and protection, because the
information it has is closely related to the
existence and survival of the organization.
Therefore, there is no reason whats- over for the
organization to ignore the existence of these vital
records. Vital records protection is a preventive
action performed before the occurrence of an event
that affects the damaged and destruction of records.
This is what lies behind the author to reveal about
the protection of vital records at the National
Library and Regional Archives in Yogyakarta. As
this study aims to determine the general protection
of vital records at the National Library and Regional
Archives in Yogyakarta. Based on the results of this
study concluded that, protection of archives vital
con- ducted by the National Library and Regional
Archives in Yogyakarta, which prefer the physical
archive vital itself to remain intact saved and
survived the disaster, and archive vital is stored on
each work unit always use it.
Keywords: Protection, archive,vital records
di Yogyakarta. Adapun penelitian ini secara
umum bertujuan untuk mengetahui proteksi arsip
vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
di Yogyakarta. Berdasarkan hasil penelitian dapat
disimpulkan bahwa, proteksi arsip vital yang
dilakukan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah di Yogyakarta, yaitu lebih mengutamakan
fisik dari arsip vital itu sendiri supaya tetap utuh
tersimpan dan selamat dari berbagai bencana, dan
arsip vital tersebut disimpan pada setiap unit kerja
yang selalu memanfaatkannya.
Kata kunci: Pemeliharaan, arsip, arsip vital
PENDAHULUAN
Kondisi sekarang menuntut semakin
dikembangkannya sistem pelayanan informasi
yang sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan
masyarakat. Informasi tidak lagi dianggap sebagai
barang bebas yang siapa saja bisa mengambil dan
mengaksesnya, karena alasan diperlukan biaya

ABSTRAK - Arsip vital merupakan arsip

dan keahlian tertentu untuk mendapatkannya.
dinamis dan juga arsip kelas satu yang Namun, ada informasi yang tergolong masih
memerlukan perlakuan khusus baik dalam hal
pengamanan maupun perlindungan, karena bebas diakses oleh orang tanpa persyaratan
informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan
tertentu. Dengan adanya kenyataan ini maka
keberadaan dan kelangsungan organisasi. Oleh
karenanya, tidak ada alasan apapun bagi profesi di bidang kearsipan dan informasi
organisasi untuk mengabaikan keberadaan arsip
vital ini. Proteksi arsip vital merupakan tindakan menjadi semakin berkembang.
preventif yang dilakukan sebelum terjadinya suatu Widyawan mengatakan bahwa informasi
peristiwa yang ber- dampak kepada rusak dan
musnahnya arsip. Inilah yang melatarbelakangi adalah sesuatu yang dapat memberikan
penulis untuk mengungkap tentang proteksi arsip
vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah pemahaman, baik berupa komunikasi tertulis,

ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP

136 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN Musrifah.

lisan, foto, seni, musik, atau segala sesuatu yang
bisa diamati (Widyawan, 2012). Dalam dunia
akademis, orang memfokuskan informasi sebagai
bahan yang disimpan dan dapat mendidik kita
dalam memahami dunia dengan lebih
Informasi dapat didokumentasikan dalam bentuk
apa saja yang kemudian dirujuk sebagai sarana
pemahaman dan untuk menciptakan informasi
baru. Jumlahnya banyak sekali dan sering sulit
dicari kembali, tentu saja untuk menafsirkan
informasi ini penuh tantangan.
Informasi tidak lagi dianggap sebagai sesuatu
yang hanya berfungsi sebagai keterangan yang
bisa dijadikan alat menambah pengetahuan,
tetapi lebih dari itu, informasi berfungsi
banyak dalam kehidupan manusia di zaman ini.
Apalagi pentingnya informasi pada
teknologi seperti sekarang ini maka justru
informasilah yang menduduki bagian yang amat
menentukan dalam hampir segala kegiatan di
masyarakat. Di dunia bisnis dan ekonomi,
informasi merupakan komuditas yang sangat
mengagumkan.
Mirmani mengatakan bahwa salah
informasi terekam yang dikenal
orang adalah dalam bentuk atau istilah kata yang
disebut arsip; istilah ini berhubungan erat
dengan kegiatan sehari-hari yang dijalani banyak
(Mirmani, 2011). Misalnya surat menyurat antar
kantor, surat perjanjian jual beli di antara pelaku
bisnis, bukti pembayaran PBB (Pajak Bumi dan
Bangunan), rekening pembayaran listrik, daftar
nilai semester mahasiswa di suatu perguruan
tinggi, dan lain sebagainya. Kegiatan tersebut
yang dilakukan akan berhubungan dengan kertas
atau media lain, yang mengandung informasi
dan mencakup rentang waktu tertentu, baik
kegiatan yang baru terjadi maupun rentang waktu
kegiatan yang sudah lama terjadi.
baik. Keberadaan arsip dengan informasi yang
dimiliki bagi setiap organisasi merupakan tulang
punggung manajemen organisasi. Arsip
merupakan sumber acuan organisasi, baik pada
sebelum maupun sesudah melakukan kegiatan.
Informasi yang terekam dalam arsip merupakan
informasi berharga yang tidak hanya digunakan
untuk merencanakan suatu kegiatan, tetapi
juga sebagai bukti yang terekam dari adanya
suatu kegiatan.
Menurut Rustam arsip merupakan memori
korporat bagi organisasi yang menciptakannya
zaman (Rustam, 2014). Arsip memberikan bukti bagi
tindakan, keputusan dan komuniksi serta meru-
pakan bahan akuntabilitas dari instansi yang
memilikinya. Arsip lebih dari sekedar berisi data
karena arsip merupakan bukti dari tindakan dan
keputusan. Untuk dianggap sebagai arsip, suatu
dokumen harus memiliki isi, struktur dan konteks.
satu Suatu arsip yang memiliki atribut ini disebut arsip
banyak yang lengkap. Namun demikian, agar dapat
dijadikan bukti, arsip tidak hanya harus lengkap,
tetapi juga dapat diakses, reliable, otentik, akurat
dan tidak dapat diganggu gurat.
Krihanta mengatakan bahwa arsip vital
merupakan arsip dinamis yang memerlukan
perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan
maupun perlindungan karena informasi yang
dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan
kelangsungan organisasi itu sendiri (Krihanta,
2013). Oleh karenanya, tidak ada alasan apapun
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
bagi organisasi untuk mengabaikan keberadaan
arsip vital ini. Selanjutnya Sulistyo Basuki
mengatakan bahwa arsip vital atau vital records
adalah arsip yang penting bagi kegiatan instansi
atau perusahaan. (Basuki, 2003).
Arsip vital disebut juga arsip kelas 1. Arsip
vital dapat berwujud berbagai media, seperti kopi
makas (hard copy), media magnetis, mikro
bentuk atau bentuk mikro (microform), dan
cakram optic (optical disc). Apapun bentuk
mediannya atau tingkat hidupnya, informasi yang
terekam dalam rekod vital diperlukan demi
kelangsungan instansi atau perusahaan. Oleh
sebab itu, maka perlu adanya proteksi atau
perlindungan terhadap arsip vital, dikarenakan
arsip vital merupakan arsip yang penting dan
merupakan arsip tingkat atau kelas satu untuk
kelangsungan aktivitas suatu organisasi.
Menurut Krihanta, kesadaran akan
pentingnya perlindungan arsip vital sebagai
“darah”-nya organisasi diharapkan mampu
mencegah timbulnya risiko yang berupa kerugian
atau hilangnya kesempatan memperoleh
keuntungan oleh organisasi maupun perusahaan
(Krihanta, 2013). Setiap organisasi menyadari
bahwa upaya perlindungan terhadap arsip vital
diharapkan mencegah segala risiko kerugian yang
lebih luas, bukan lagi kepentingan unit kerja
tetapi juga organisasi.
Salah satu cara mengantisipasi hal tersebut
maka diperlukan suatu peren- canaan terhadap
perlindungan arsip vital. Sebagaimana yang
dikatakan oleh Kallberg dalam jurnalnya yang
berjudul “Archivists 2.0: Redefining The
ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
137
Archivist’s Profession in The Digital Age”.
Seorang arsiparis, baik arsiparis tradisional
maupun arsiparis IT, harus menyimpan dan
melindungi atau men- jaga serta melestarikan
record untuk jangka panjang, karena record/arsip
berisi informasi yang sangat penting. Selain itu,
record harus bisa diakses oleh masyarakat,
kecuali record/arsip yang sifatnya sangat rahasia
(Kallberg, 2012).
Berdasarkan hal di atas, maka penulis tertarik
untuk mengkaji bagai- mana proteksi arsip vital
pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di
Yogyakarta. Sehingga penulis meng- ambil judul
“Proteksi Arsip Vital pada Badan Perpustakaan
dan Asrip Daerah di Yogyakarta”.
Untuk menjawab rumusan masa- lah tersebut
maka perlu dirumuskan beberapa pertanyaan
yang meliputi:
1. Bagaimana proteksi arsip vital pada
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
di Yogyakarta?
2. Bagaimana ciri-ciri dan fungsi arsip vital
pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah di Yogyakarta?
3. 3. Faktor-faktor apa yang mem-
pengaruhi penetapan metode arsip vital
pada Badan Perpustakaan dan Asrip
Daerah di Yogyakarta?
4. Bentuk-bentuk metode seperti apakah
yang digunakan untuk melindungi arsip
vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah di Yogyakarta?
138 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN Musrifah.

5. Bagaimanakah proteksi arsip elek- lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

tronik vital pada Badan Perpustakaan pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
dan Arsip Daerah di Yogyakarta? organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
TINJAUAN PUSTAKA berbangsa, dan bernegara.
Menurut Betty R.Ricks dalam Krihanta, Selanjutnya Lasa HS, mengemukakan bahwa
proteksi arsip vital merupakan tindakan preventif arsip merupakan sumber informasi utama bagi
yang dilakukan sebelum terjadinya suatu kehidupan pemerintah maupun swasta, karena
peristiwa yang berdampak kepada rusak dan menyediakan dasar untuk merumuskan,
musnahnya arsip (Krihanta, 2013). Harus diakui menerapkan dan menjaga agar suatu kebijakan itu
bahwa setiap proteksi yang baik dan aman selalu efektif, menjaga akun- tabilitas, melindungi hak
membutuhkan biaya yang besar dan waktu yang karyawan dan warganegara serta melestarikan
lebih lama karena memerlukan tenaga operasional kesi- nambungan pengetahuan sepanjang masa
yang terus-menerus secara intensif melak- (HS, 2009). Selain itu, arsip adalah naskah-
sanakan tugasnya Terdapat beberapa kriteria naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
dalam melakukan proteksi arsip vital (Krihanta, lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan
2013), yaitu sebagai berikut: dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
1. Memperioritaskan fisik arsip vital tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
agar tetap utuh tersimpan dan ter- pelaksanaan kegiatan pemerintahan (Barthos,
selamatkan oleh organisasi dari segala 1997).
bencana. Sedangkan arsip vitalpada dasarnya berasal
2. Informasi arsip vital tersimpan pada dari arsip dinamis yang memer- lukan
setiap satuan unit kerja yang senan- tiasa pengamanan dan perlindungan secara khusus
memanfaatkan arsip vital tersebut. karena informasi dalam arsipnya sangat
3. Mudah melakukan pemulihan menentukan kelangsungan bagi setiap organisasi
terhadap arsip vital apabila terjadi suatu (Krihanta, 2013). Adapun pengertian arsip vital
bencana. yang dikemukakan oleh pakar kearsipan yaitu
4. Apapun tingkat perkembangan arsip sebagai berikut:
vital, tetap dilakukan secara khusus. a. Ira Penn mengatakan arsip vital
Menurut Undang-Undang Republik adalah arsip dinamis yang esensial dan
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang mempunyai fungsi berkelanjutan pada
Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau suatu prganisasi, baik sebelum maupun
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesudah adanya keadaan darurat
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi (emergency) dan arsip tersebut harus
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh dilindungi secara baik karena terkait
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN 139

dengan organisasi, pekerja, pimpinan 3) Aspek Risiko, akan mudah dicerna dan
sebagai penentu kebijakan, konsumen dipahami apabila kita mencoba
dan masyarakat. melakukan pendekatan dari segi
b. Marry Robek, arsip vital sama pembiayaan. Menganalisis besarnya
dengan arsip tingkat kelas satu, biaya untuk mendapatkan/menciptakan
merupakan arsip yang diperlukan untuk arsip ataupun memelihara arsip,
kelangsungan aktivitas suatu organisasi bagaimana risiko yang ditimbulkan dari
setelah adanya suatu keadaan darurat. upaya untuk mendapatkan/menciptakan
c. William Saffady, arsip vital adalah arsip bandingkan dengan memelihara
arsip tertentu yang berisi informasi yang arsip.
sangat diperlukan bagi kelangsungan Selanjutnya agar dapat melindungi arsip
misi kegiatan penting, yaitu proses vital secara tepat, layak dilakukan dengan
bisnis/kegiatan dan aktivitas penting perencanaan yang matang, dengan melakukan
bagi pencapaian tujuan dan kewajiban analisis resiko atau juga dapat disebut dengan
organisasi. perkiraan risiko (Mirmani, 2011). Dalam hal ini
Berdasarkan pengertian arsip vital dari menentukan dan mengevaluasi risiko yang dapat
beberapa ahli di atas, dapat dilihat adanya menyebabkan kerusakan, kehancuran atau
beberapa aspek penting dari arsip vital kehilangan arsip hasil analisis risiko dapat
(Krihanta, 2013), yaitu: digunakan sebagai dasar perlindungan terhadap
1) Aspek Fungsi, dalam konteks arsip vital arsip vital serta penetapan pengelolaan arsip
maka informasinya masih berfungsi lainnya.
dinamis, yaitu arsip yang informasinya Analisis risiko dilakukan dengan cara melihat
masih dipergunakan secara langsung jenis ancaman bahaya yang kemungkinan
oleh organisasi pencipta arsip dalam menyebabkan kerusakan atau kehilangan
rangka mencapai tujuan organisasi. informasi. Adapun ciri-ciri arsip vital, yaitu
2) 2) Aspek Situasi, dalam konteks arsip harus ada demi kelangsungan hidup organisasi,
vital, keberadaan informasi haruslah ada fisik dan informasinya memerlukan perlindungan
dalam situasi apapun selama dan peng- amanan, fisik arsipnya tidak dapat
organisasi itu ada. Oleh sebab itu, tergantikan, merupakan asset bagi organisasi,
keberadaan arsip tersebut harus memiliki fungsi dinamis, dan diklasifikasikan
senantiasa ada, apa dan bagaimanapun sebagai arsip tingkat/kelas satu. Sedangkan fungsi
peristiwanya, tidak terkecuali adanya arsip vital yaitu arsip vital sebagai memori
situasi bencana. organisasi, arsip vital sebagai bukti hukum dan
menunjang litigasi, aset arsip vital sebagai
ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
140 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN Musrifah.

aset untuk melindungi kepentingan hak pribadi untuk penyimpanan sementara sebelum
maupun hak lainnya (Krihanta, 2013). suatu warkat selesai diproses.
Jadi, berdasarkan ciri-ciri dan fungsi arsip b. Penyimpanan Tetap (Permanent File),
vital yang telah disebutkan di atas dapat langkah-langkah atau pro- sedur
disimpulkan, arsip vital harus ada dan bernilai penyimpanan tetap ini, meliputi
guna untuk kelangsungan hidup organisasi, yang pemeriksaan, mengindeks, memberi
secara proporsional untuk kepentingan tanda, menyortir, dan menyimpan. 3.
pertanggungjawaban dalam situasi apapun. Kualitas Fisik Arsip, setiap arsip vital
Sedangkan faktor yang berperan yang dimanfaatkan oleh pengguna
mempengaruhi seleksi ataupun pemilihan metode apabila disajikan dalam bentuk yang asli,
proteksi arsip vital (Krihanta, 2013) ada tiga maka lambat laun fisik arsip vital
(3) faktor yaitu sebagai berikut: tersebut juga mengalami penurunan dari
1. Kebutuhan Akses, arsip vital harus segi kualitas.
disesuaikan dengan kepentingan Menurut Krihanta bentuk-bentuk metode
organisasi, misalnya arsip-arsip vital proteksi arsip vital di antaranya sebagai berikut
yang terkait dengan pembuktian ataupun (Krihanta, 2013):
kepentingan hukum harus disajikan fisik 1. Duplikasi (duplication), atau peng-
arsip vitalnya, berbeda dengan arsip vital gandaan merupakan salah satu cara
yang di luar kepentingan pembuktian untuk membuat salinan arsip aslinya
hukum, mungkin bisa disajikan dalam serta mengantisipasi keberadaan arsip
bentuk yang lain. yang hilang serta sebagai sarana
2. Lamanya Masa Simpan, tidak semua pencegahan.
arsip vital akan disimpan selamanya, 2. Pemencaran, terdapat beberapa cara
informasi arsip vital akan menurun pemencaran/penyebaran arsip vital yang
begitu tercipta informasi arsip yang baru bisa dilakukan yaitu sebagai berikut:
dan ditetapkan sebagai arsip vital. Dan a. Exiting dispersal, pemencaran
perbedaan masa simpan arsip vital bisa atau penyebaran arsip vital telah
berimbas kepada bentuk proteksi arsip diprogramkan sehingga saat
vital yang dipilih sesuai dengan masa duplikasi sudah diketahui jumlah
simpan dari setiap arsip vital. atau tempat penyimpanan arsip yang
Ada 2 (dua) macam penyimpanan arsip disimpan di tempat lain.
(Amsyah, 2003) yaitu sebagai berikut: b. Improvised dispersal, pemen-
a. Penyimpanan Sementara (File caran atau penyebaran arsip vital
Pending), adalah file yang digunakan dibuat akibat adanya situasi atau
kebutuhan organisasi sehingga
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN 141

penambahan duplikasi dapat terjadi melakukan perlindungan arsip (Krihanta,

di luar rencana terutama pada 2013), misalnya berikut ini:
tempat yang terpisah. Tabel 1. Bentuk-Bentuk Perlindungan Arsip
c. Pemindahan (transfer), sumber asli No Ancaman Perlindungan yang
arsip vital dipindahkan ke tempat Bahaya dianjurkan
1 Pencurian Menggunakan sistem
penyimpanan arsip vital (records
central), biasanya yang dipindahkan 2 Penempatan Membatasi jalan masuk
yang salah arsip ke penyimpanan
dari tempat semula adalah arsip arsip
vital dinamis inaktif. 3 Kebocoran Membatasi pengguna
informasi yang mengakses arsip
d. Peralatan khusus (vaulting), 4 Air Jangan menyimpan
peralatan khusus yang dimaksud arsip vital di area lantai
dasar serta memeriksa
adalah sarana penyimpanan yang secara rutin kebocoran
tahan api, tahan air serta tahan 5 Serangga Memelihara dan
& hewan mengoptimalkan sarana
benturan keras sehingga mem- pengerat pembasmi hewan
berikan perlindungan dari ba- haya 6 Jamur, lumut Memberikan
dan temperature yang layak
(hazard) terbuat dari besi (vauts) kelembaban berjarak 65 sampai 57
jika perlu berada dalam lokasi ruang yang berlebihan derajat Fahrenheit serta
menjaga kelembaban
bawah tanah. sekitar 40%-50%
e. Penyimpanan di pusat arsip (records 7 Debu Menggunakan
pembersih udara untuk
center), sebagai tempat mengurangi debu
penyimpanan arsip vital karena 8 Cahaya Membatasi pintu dan
jendela yang mengarah
memiliki kemampuan untuk ke ruang penyimpanan
menyimpan arsip-arsip yang 9 Bahan kimia Hanya digunakan
yang berbahaya untuk duplikasi arsip
disimpan dalam jangka waktu yang vital
lama, termasuk adanya jaminan Sumber: (Krihanta, 2013)
keamanan fisik dan informasi karena Selain itu, Mirmani mengemukakan bahwa
bangunannya telah dirancang ksusus ada berbagai macam pengukuran umum untuk
sesuai konstruksi tahan bencana. melindungi semua rekod (Mirmani, 2011), yaitu
Bentuk perlindungan yang lain adalah sebagai berikut:
melakukan preventif terhadap kerusakan arsip, a. Pengawasan dan mengatur suhu dan
sebagaimana yang dikemukakan oleh Patricia kelembaban ruangan penyimpanan.
E. Wallace dalam Krihanta mengemukakan b. Pembatasan cahaya.
bahwa bentuk-bentuk yang dianjurkan dalam

ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP

142 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN Musrifah.

c. Menyaring udara untuk mengurangi 1. Metode Rekaman Data, metode ini

polusi udara dan mengurangi polutan mengharuskan setiap arsip vital eletronik
dari wilayah penyimpanan arsip. direkam pada beberapa media tertentu
d. Melindungi arsip dari bencana banjir. dan dilakukan secara periodik mengingat
e. Mencegah tumbuhnya jamur. sarana apapun yang digunakan untuk
f. Mengurangi serangan serangga dan merekam data elektronik itu tidak terlalu
tikus. lama, bahkan menurut National Bureau
g. Melindungi rekod dari kesalahan of Standar media lain hanya mampu
penanganan atau kejahatan. menyimpan secara berkualitas tidak
Adapun prosedur pelaksanaan program rekod lebih dari 7 tahun.
vital, standar operasional prosedur harus 2. Microforms sebagai Sumber Cadangan
dikembangkan dan dituliskan untuk menyakinkan (Back-up Source), peng- gunaan
bahwa perlindungan rekod vital dijalankan microform mempunyai beberapa
dengan sesungguhnya. Dalam prosedur harus keuntungan sebagai ca- dangan back-up
mencakup: data arsip vital elektronik. Microform
1. Siapa yang bertanggung untuk merupakan salah satu media terbaik
memelihara program rekod vital, dan untuk menyimpan data vital yang meng-
siapa yang boleh mengakses rekod vital. utamakan masa simpan arsip yang lebih
2. Sistem untuk program rekod vital, di lama maupun ruang penyim- panan yang
mana dan bagaimana rekod dicatat, terbatas.
bagaimana rekod diakses dan bagai- 3. Perlindungan File-File EDP, perlin-
mana rekod itu disimpan. dungan file-file EDP sangat berhu-
4) Prosedur untuk memastikan rekod vital bungan dengan lokasi dari computer.
baru yang diidentifikasi dan tercakup Penempatan komputer yang menyim-
dalam program. pan file-file EDP harus bebas dari
5) Prosedur untuk pemindahan rekod atau ancaman kerusakan arsip yang secara
kopi untuk penyimpanan yang aman dan fisik menimpa komputer, baik itu bahaya
fasilitasnya dan ancaman api dan air.
6) Informasi yang dicatat tentang rekod Sedangkan menurut Sulistyo- Basuki
vital perlindungan arsip elektronik, memerlukan
Pada dasarnya arsip vital elektronik sangat perlengkapan (Basuki, 2003) yaitu:
rentan terhadap kerusakan yang diakibatkan a. Analisis Aplikasi Komputer, masing-
adanya bencana. Ada beberapa metode proteksi masing aplikasi komputer harus
arsip vital elektronik (Krihanta, 2013), yaitu dianalisis dan dipisahkan karena
sebagai berikut: takut bila terjadi bencana.
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN 143

b. Penyusunan Prosedur, prosedur Metode yang digunakan untuk memperoleh

perlindungan mencakup rencana data dalam penelitian ini adalah metode
membuat cadangan, siapa yang deskriptif dengan pendekatan penelitian
menunjang sistem, frekuensi pelak- kualitatif. Adapun teknik-teknik yang peneliti
sanaan dan di mana informasi cadangan gunakan dalam upaya pengumpulan data yaitu,
disimpan. observasi, wawancara mendalam dan
c. Lokasi Alternatif, untuk menentukan dokumentasi. Hasil pengumpulan data
lokasi alternatif setelah terjadi bencana, selanjutnya dianalisis dengan menggunakan
yang perlu dipertimbangkan yaitu analisis deskriptif.
metode, karakteristik, keun- tungan dan
kerugian. HASIL DAN PEMBAHASAN
d. Rencana Tindakan, dibuat harus Penulis akan menyajikan teori- teori untuk
mencakup: petugas yang bertang- gung mendukung data yang diperoleh dari hasil
jawab, siapa yang meninjau prosedur, wawancara dengan bapak Suhardo seorang
siapa yang mengambil alih pimpinan arsiparis Ahmadia di Badan Perpustakaan dan
bila terjadi bencana, prosedur sesudah Arsip Daerah (BPAD) Daerah Istimewa
terjadi bencana, apa yang perlu Yogyakarta. Sistematika pembahasan ini akan
dilakukan secara sistematis, di mana, dipaparkan secara deskriptif sesuai dengan
bagaimana, mengapa, dan bagaimana rumusan masalah.
arsip dinamis vital dilindungi, dan proses 1. Proteksi Arsip Vital pada Badan
pe- mulihan yang dilakukan sesudah Perpustakaan dan Arsip Daerah di
bencana. Yogyakarta
e. Uji Kesiagaan, Setelah rencana Berdasarkan hasil wawancara dengan
menghadapi bencana dibuat maka Bapak Suhardo, pengelolaan arsip vital lebih
rencana tersebut harus diuji. Uji ini harus menekankan kepada metode bagaimana
dilakukan sebelum terjadi bencana upaya untuk melindungi arsip vital. Karena
sesungguhnya. Uji kesia- gaan harus arsip vital itu ibarat mata uang yang tidak
dilakukan secara berkala dan prosedur bisa dipisahkan, maksudnya arsip vital itu
penanggulangan ben- cana harus selalu tidak bisa dipisahkan dengan organisasi.
dimutakhirkan. Arsip vital adalah arsip yang sangat penting
sekali pengaruhnya terhadap masyarakat,
bangsa dan negara, di dalam Undang-Undang
METODE PENELITIAN pun lebih mengutamakan kepada penjagaan
atau perlindungan terhadap arsip vital itu
ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
144 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN Musrifah.

sendiri. Karena apabila arsip tersebut Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)
musnah, rusak atau hilang maka organisasi Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), yaitu
itu akan terhenti aktivitasnya. Dan ketika lebih meng- utamakan fisik dari arsip vital itu
organisasi tersebut melakukan aktivitas sendiri supaya tetap utuh tersimpan dan
transaksi maka akan menghasilkan suatu selamat dari berbagai bencana, dan arsip vital
bukti-bukti yang akan disimpan dalam file- itu disimpan pada setiap unit kerja yang
file. selalu memanfaatkan arsip vital tersebut.
Bukti-bukti itu nanti ada arsip kelas satu Selanjutnya Bapak Suhardo, mengemukakan
(1) yang dinamakan vital, arsip kelas dua (2) bahwa dalam mem- proteksi atau melindungi
yang dinamakan penting, arsip kelas tiga (3) arsip vital di Badan Perpustakaan dan Arsip
yang dinamakan berguna, dan arsip kelas Daerah (BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta,
empat (4) yang dinamakan tidak berguna. dilakukan perencanaan yang matang, di buat
Dan arsip vital tersebut informasinya masih suatu prosedur supaya apabila terjadi regulasi
berfungsi dina- mis, maksudnya arsip yang atau perubahan kepemimpinan, arsiparis
infor- masinya masih digunakan secara selanjutnya bisa melihat langsung prosedur
langsung oleh organisasi pencipta arsip tersebut. Di Badan Perpustakaan dan Arsip
dalam rangka untuk mencapai tujuan yang Daerah (BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta,
diinginkan oleh organisasi. juga melakukan analisis resiko. Maksud- nya
Apabila arsip vital itu tidak dilindungi, dengan melihat jenis bahaya apa yang akan
maka organisasi itu akan kehilangan asetnya, terjadi bila informasi atau arsip vital itu hilang
kehilangan kekayaanya, kehilangan hak- atau musnah. Apabila hal tersebut terjadi, maka
haknya, dan tidak bisa melakukan akibatnya akan besar sekali, baik dari segi biaya
operasionalnya, makanya di dalam record untuk mendapatkan/ menciptakan kembali arsip
manajemen ada program- program untuk tersebut, maupun waktu yang lebih lama
menyelamatkan arsip vital tersebut. Arsip karena memerlukan tenaga operasional yang terus
senantiasa berfungsi dan dipergunakan untuk menerus secara intensif melaksanakan tugas
kepentingan operasional ataupun aktivitas tersebut. Adanya analisis resiko ini maka
suatu organisasi, yaitu sebagai alat dasar ditetapkan suatu perlindungan baik perlindungan
manajemen yang meliputi kepentingan terhadap arsip vital itu sendiri atau pengelolaan
administrasi, hukum, keuangan, penelitian, arsip lainnya, seperti arsip statis dan dinamis.
pen- didikan atau ilmu pengetahuan 2. Ciri-Ciri dan Fungsi Arsip Vital pada
(Krihanta, 2013). Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di
Menurut Bapak Suhardo, da- lam Yogyakarta
melakukan perlindungan atau proteksi Berdasarkan hasil wawancara dengan
terhadap arsip vital di Badan Bapak Suhardo, ciri-ciri arsip vital yang
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN 145

dilindungi atau diamankan di Badan organisasi di masa yang akan mendatang.

Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Karena arsip vital fungsinya sebagai bukti
Daerah Istimewa Yogyakarta, yaitu ciri- hukum, serta melindungi kepentingan hak
cirinya, per- tama, arsip tersebut sangat individu ataupun hak-hak yang lainnya,
penting dan berpengaruh bagi kelangsungan misalnya arsip tentang surat tanah, dan arsip
organisasi. Kedua, arsip itu tidak dapat lainnya.
digantikan dengan arsip atau informasi yang 3. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi
lainnya. Ketiga, arsip itu merupakan suatu Penetapan Metode Arsip Vital pada
aset bagi organisasi, karerna apabila aset Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah
tersebut hilang, maka organisasi atau di Yogyakarta
lembaga akan merasa kehilangan Faktor yang mempengaruhi penetapan
kekayaannya, kehilangan hak-haknya, dan metode arsip vital pada Badan Perpustakaan
tidak bisa melakukan opera- sional. dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah
Dan terakhir, arsip tersebut dianggap Istimewa Yogyakarta, adalah karena
sebagai arsip kelas satu (arsip yang sangat kebutuhan akses, dan yang boleh mengakses
penting). Hal tersebut sesuai dengan apa arsip tersebut hanyalah orang-orang tertentu
yang dikemukakan oleh Krihanta bahwa saja, dan sebelum mengakses orang tersebut
ciri-ciri arsip vital yaitu: harus ada demi harus meminta izin dulu kepada penciptanya.
kelangsungan hidup organisasi, fisik dan Kebutuhan akses ini harus disesuaikan
informasinya memerlukan perlindungan dan dengan kebutuhan organisasi. Seperti arsip-
pengamanan, fisik arsipnya tidak dapat arsip yang berhubungan dengan pembuktian
tergantikan, merupakan asset bagi organisasi, hukum, harus disajikan dalam bentuk
memiliki fungsi dinamis, dan diklasifikasikan fisiknya, beda halnya dengan arsip vital yang
sebagai arsip tingkat/kelas satu (Krihanta, di luar kepentingan hukum, bisa disajikan
2013). dalam bentuk media komputer dengan cara
Sedangkan fungsi dari arsip vital itu arsiparis memperlihat- kannya saja.
menurut Bapak Suhardo di Badan Selain itu menurut Bapak Suhardo,
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di faktor yang mempengaruhi penetapan
Daerah Istimewa Yogyakarta, Sebagai aset metode arsip vital itu adalah lamanya masa
organisasi dan sebagai memori organisasi, di simpan, dan Bapak Suhardo, juga
mana aktivitas yang dilakukan oleh mengatakan bahwa arsip vital tidak
organisasi dapat menghasilkan bukti- bukti selamanya akan disimpan, apabila tercipta
yang akan disimpan dalam file-file, dan arsip yang baru. Arsip vital juga bisa
file-file tersebut akan berfungsi bagi musnah, disiang atau disusupkan apabila
ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
146 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN Musrifah.

sudah tidak penting lagi. Dan dalam
memusnahkan arsip vital ini tidak ditentukan
jadwal retensi, karena tergantung pada
penting atau tidaknya arsip vital tersebut.
Dan faktor yang terakhir adalah karena
kualitas fisik dari arsip vital tersebut. Sebab
apabila arsip vital tersebut selalu disajikan
dalam bentuk fisik kepada pengguna, maka
lama-kelamaan arsip vital yang berbentuk
fisik tersebut akan menjadi rusak, oleh sebab
itu diadakan penetapan untuk memproteksi
atau melindungi arsip vital tersebut supaya
terhindar dari kerusakan.
4. Bentuk-Bentuk Metode yang Digu-
nakan untuk Melindungi Arsip Vital
pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah di Yogyakarta
Menurut Bapak Suhardo bentuk metode
yang digunakan untuk melindungi arsip vital
pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
(BPAD) di Daerah Istimewa Yogya- karta,
yaitu menggunakan beberapa metode, yang
pertama, metode duplikasi, maksudnya
arsip vital yang ada di BPAD di duplikasi
atau digandakan untuk mengantisipasi
terjadinya kerusakan. Kedua, dilakukan
pemencaran atau penyebaran arsip vital ke
tempat lain yang aman. Ketiga, pemindahan
(transfer), dalam mentransfer arsip vital ini
dipindahkan ke tempat penyimpanan pusat
arsip (record center) atau lembaga komersial
(lembaga yang bergerak di bidang kearsipan).
Selain menggunakan metode tersebut,
banyak perlindungan yang dilakukan oleh
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah SIMPULAN
(BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta,
untuk men- cegah arsip vital itu rusak,
misalnya dari segi fisik. Badan Perpustakaan
dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah
Istimewa Yogyakarta melakukan
pengawasan dan mengatur kelembaban ruang
penyimpanan, serta mengatur pencahayaan,
menyaring udara untuk mengurangi polusi
udara terhadap penyimpanan arsip,
melindungi arsip dari bencana banjir,
kebakaran, serangga atau hewan, tumbuhnya
jamur, dan yang terakhir melindungi arsip
dari manusia yang menyalahgunakan arsip
tersebut.
5. Proteksi Arsip Vital Elektronik pada
Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah
di Yogyakarta
Proteksi atau perlindungan yang
dilakukan terhadap arsip vital elektronik pada
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
(BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta
yaitu dengan cara cadangan (back-up) arsip
vital elektronik tersebut supaya apabila
terjadi kerusakan atau bencana sekaligus
musibah yang lainnya, informasinya masih
bisa tetap diselamatkan, dan disimpan ke
dalam server yang berbeda-beda. Selain itu
diusahakan direkam pada beberapa media
tertentu, dan menjauhkan media atau alat
elektronik misalnya komputer yang di
dalamnya berisi tentang arsip vital dari
bahaya yang akan menimpa seperti air dan
api.
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN 147

1. Proteksi atau perlindungan terhadap arsip melindungi arsip vital yaitu menggunakan
vital yang dilakukan oleh Badan metode duplikasi, pemencaran atau
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) penyebaran arsip vital ke tempat lain yang
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), yaitu aman. Ketiga, pemindahan (transfer), ke
lebih mengutamakan fisik dari arsip vital itu tempat penyimpanan pusat arsip (record
sendiri supaya tetap utuh tersimpan dan center) atau lembaga komersial.
selamat dari berbagai bencana, dan arsip 4. BPAD Daerah Istimewa Yogyakarta juga
vital itu disimpan pada setiap unit kerja yang melakukan pengawasan dan mengatur
selalu memanfaatkan arsip vital tersebut. kelembaban ruang penyimpanan, mengatur
Selain itu, juga melakukan analisis resiko pencahayaan, menyaring udara untuk
dengan melihat jenis bahaya apa yang akan mengurangi polusi udara, melindungi arsip
terjadi bila informasi atau arsip vital itu dari bencana banjir, kebakaran, serangga
hilang atau musnah. atau hewan, jamur, dan yang terakhir
2. Adapun ciri-ciri arsip vital yang melindungi arsip dari manusia yang
dilindungi atau yang diamankan yaitu menyalah gunakan arsip
pertama, arsip tersebut sangat penting dan 5. Untuk proteksi terhadap arsip vital elektronik
berpengaruh bagi kelangsungan organisasi. yaitu dengan cara mem-back-up dan
Kedua, arsip itu tidak dapat digantikan disimpan ke dalam server yang berbeda-
dengan arsip atau informasi yang lainnya. beda. Selain itu diusahakan direkam pada
Ketiga, arsip itu merupakan suatu asset bagi beberapa media tertentu, dan menjauhkan
organisasi. Keempat, arsip tersebut dianggap media atau alat elektronik yang di dalamnya
sebagai arsip kelas satu. Sedangkan fungsi berisi tentang arsip vital dari bahaya yang
yaitu sebagai asset organisasi, sebagai akan menimpa seperti air dan api.
memori organisasi, sebagai bukti hukum,
serta untuk melindungi kepentingan hak DAFTAR PUSTAKA
pribadi ataupun hak-hak yang lainnya. Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan.
Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
3. Adapun faktor yang mempengaruhi
Barthos, B. (1997). Manajemen Kearsipan:
penetapan metode arsip vital pada Badan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di
Basuki, S. (2003). Manajemen Arsip Dinamis.
Daerah Istimewa Yogyakarta, adalah karena Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
HS, L. (2009). Kamus Kepustakawanan
kebutuhan akses, lamanya masa simpan, dan
Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book
faktor yang terakhir adalah karena kualitas Publisher.
Kallberg, M. (2012). Archivists 2.0: Redefining
fisik dari arsip vital tersebut. Sedangkan
The Archivist’s Profession in The Digital
bentuk metode yang digunakan untuk
ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
148 JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN Musrifah.

Age. Retrieved Maret 2015, from Rustam, M. (2014). Pengelolaan Arsip

Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga .
Krihanta. (2013). Pengelolaan Arsip Vital.
Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
Mirmani, A. (2011). Pengantar Kearsipan.
Jakarta: Universitas Terbuka.

Elektronik. Tanggerang : Universitas
Terbuka.
Widyawan, R. (2012). Pelayanan Referensi
Berawal Dari Senyuman. Bandung:
Bahtera Ilmu.