UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

MID SMESTER

Departemen Pendidikan Sejarah SKS: 2

Kode & Mt Kuliah PSE6250 Studi Kearsipan Sejarah
Teori dan Praktek Sifat Ujian: Take Hal 1 dari 1
Jenis Mata Kuliah
Home
Dosen Tio Anggara, M.pd

Petunjuk.

1. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar, cerdas, dan lengkap !

2. Jawaban soal dikirimkan dalam bentuk Pdf dengan Format NIM_NAMA_KELAS,
dan dikumpulkan kedalam drive bersama.

Soal.

1. Jelaskan secara umum perbedaan arsip statis dan dinamis

2. Secara umum pengelolaan arsip diwenangkan kepada lembaga pengelolaan arsip baik
yang dikelola pemerintah, swasta, atau bahkan individu. Dimana setiap lembaga
tersebut memilik karakteristiknya masing-masing.
Jelaskan!
a. Sistem pengelolaan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga pengarsipan negara
(ARNAS).
b. Perbedaan mendasar pengelolaan arsip yang dilakukan oleh lembaga (badan)
dengan yang dilaksanakan oleh individu.
c. Keuntungan dan kelebihan sistem pengelolaan arsip secara manual dan digital

Jawaban.

1. Perbedaan arsip statis dan dinamis

Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi menjadi dua yaitu statis dan dinamis. Arsip
dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Selanjutnya, berdasarkan PP No.34
Tahun 1979 dibedakan menjadi arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif adalah arsip dinamis
yang diperlukan dan diggunakan secara langsung serta terus menurus dalam
penyelenggaraan adminstrasi. Sedangkan, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Adapun bentuk-
bentuk arsip dinamis dapat berbentuk: kertas, mikrofilm, media elektronik, peta, cetak
 biru, gambar, foto, data dari sistem komputer, audio dan video, dokumen tulisan tangan,
formulir dan lain-lain.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban
nasional atau pemerintah yang hanya digunakan sebagai referensi saja.
2. Pengelolaan Arsip
Arsip yang dikelola oleh pemerintah, swasta, atau bahkan individu. Dari arsip-arsip
tersebut memiliki memilik karakteristiknya masing-masing, Seperti berikut;
• Arsip pribadi: Arsip Pribadi adalah suatu rekaman peristiwa atau kegiatan yang
dihasilkan oleh seorang individu. Arsip pribadi biasanya berupa akte kelahiran,
surat-surat penting, ijazah sekolah dan kuliah (PAUD,SD,SMP,SMA/SMK,
Universitas), kartu tanda penduduk, buku nikah, bukti transaksi, dan akte
kematian. Arsip pribadi juga bisa berupa foto-foto. Arsip memilki nilai guna
yang sangat penting dan sangat dibutuhkan sebagai sumber informasi bagi
pemiliknya dalam keperluan sehari-hari. Untuk pengelolaan arsip pribadi biasa
dikelola oleh individu dan keluarga atau orang kepercayaan untuk menyimpan,
merawat atau memperbaiki arsip yang sudah rusak. Tempat penyimpanan arsip
pribadi lebih banyak disimpan di dalam lemari, namun juga banyak arsip
disimpan di tempat khusus arsip atau rak khusus arsip. Tidak hanya arsip
tercetak, para individu menyimpan arsip juga dalam bentuk digital agar jika
suatu saat arsip tersebut hilang masih ada salinan dalam bentuk digital.
Sedangkan penyimpanan arsip pribadi secara digital atau elektronik, yaitu :
Google drive, email, media social, mediafire, hardisk, flashdisk, laptop atau
komputer dan handphone. Dalam penyimpanan dan pemeliharaan arsip pribadi
sendiri butuh pengelolaan arsip yang baik. Hal ini dikarenakan seluruh arsipnya
menyangkut identitas pribadi individu tersebut, sehingga jika menyimpan
dalam bentuk elektronik atau digital perlu adanya keamanan dan perlu menjaga
privacy informasi yang ada pada arsip atau dokumen. Untuk menyimpan arsip
dalam betuk elektronik digital, adanya pengamanan dilakukan dengan
memberikan password pada pengaturan data masing-masing tempat
penyimpanan arsip. Dengan adanya alih media arsip dari bentuk tercetak
menjadi bentuk digital memberikan gambaran bahwasanya masyarakat sudah
mulai sadar akan pentingnya arsip yang mereka miliki. Kesadaran inilah yang
 nantinya akan membuat masyarakat akan lebih memahami esensi dari arsip
yang mereka ciptakan dan mereka gunakan dalam kehidupan sehari-hari.
• Arsip Swasta

rsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memiliki peran penting dalam menjaga
sejarah, budaya, dan identitas bangsa Indonesia. Sebagai institusi yang bertanggung
jawab atas pengelolaan dan pelestarian dokumen-dokumen penting yang
mencerminkan perjalanan sejarah bangsa, ANRI berperan sebagai penyimpanan
yang aman dan terorganisir dari dokumen-dokumen tersebut. Dokumen-dokumen
ini mencakup berbagai jenis, mulai dari dokumen resmi, surat-surat pribadi, foto,
film, dan bahkan dokumen digital, yang semuanya memiliki nilai historis, budaya,
dan sosial. Dalam era digital saat ini, pentingnya arsip tidak hanya terbatas pada
dokumen fisik tetapi juga mencakup dokumen digital. ANRI berperan dalam
mengelola dan memigrasi dokumen dokumen digital ke dalam sistem yang aman
dan dapat diakses dengan mudah, sehingga memudahkan aksesibilitas dan
penggunaan dokumen tersebut oleh masyarakat luas. Selain itu, ANRI juga
berperan dalam pendidikan dan penelitian. Melalui pengelolaan dan pelestarian
dokumen, ANRI menyediakan sumber daya yang berharga bagi peneliti, sejarawan,
dan pendidik untuk mengembangkan pengetahuan dan pemahaman yang lebih
dalam tentang sejarah, budaya, dan masyarakat Indonesia. Namun, dalam
menjalankan tugasnya, ANRI juga menghadapi berbagai tantangan, seperti
perubahan teknologi, perubahan kebutuhan masyarakat, dan isu-isu lainnya yang
mempengaruhi kualitas dan aksesibilitas dokumen. Oleh karena itu, makalah ini
bertujuan untuk mengkaji dan menganalisis tantangan dan solusi yang dapat
diimplementasikan oleh ANRI untuk terus memajukan fungsi dan perannya dalam
menjaga sejarah dan budaya bangsa.Keuntungan Arsip manual

Keuntungan Arsip Digital

1. Kemudahan Pengelolaan dan Akses Arsip

2. Keamanan Terjamin

3. Fasilitas Pencarian Dokumen

SELAMAT MENGERJAKAN