Fungsi, Isi, Prinsip-prinsip

Pengelolaan Dokumen
Publik dan Dokumen Semi
Publik
DOKUMEN…?
 1. Surat yang tertulis/tercetak sebagai bukti keterangan
(akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.
2. Barang cetakan atau naskah karangan
3. rekaman suara, gambar sebagai bukti keterangan.

Paul Otlet = DOKUMEN = sebuah bentuk pengumpulan data atas

kegiatan atau pengalaman yang dioleh menjadi satu tulisan dan
menjadi sebuah bukti akan sebuah pencapaian.

G.J. Renier (University Collage London 1997) = dokumen dalam 3

pengertian
1. Dalam arti luas (semua sumber tertulis dan lisan)
2. Dalam arti sempit (semua sumber tertulis saja)
3. Dalam arti spesifik (meliputi surat resmi dan surat negara)
 Dokumen adalah data dari sebuah
kegiatan/rekaman peristiwa dalam bentuk
media apapun sebagai bukti keterangan atas
kegiatan yang telah berlangsung.
Dokumen semi Publik

Dokumen semi publik merupakan dokumen yang tidak

digunakan untuk umum. Dokumen semi publik
biasanya hanya terdapat di sebuah badan usaha,
lembaga, organisasi, instansi, dsb. Dokumen semi
publik ini mempermudah badan usaha, lembaga,
organisasi, instansi tersebut untuk menjalankan
kegiatan sehari-hari.
Dokumen tersebut dikelola oleh records manager.
Setelah dokumen tersebut tidak diperlukan lagi bagi
suatu organisasi, dokumen tersebut dapat
dimusnahkan. Namun jika dokumen tersebut
mempunyai nilai historis maka akan dikumpulkan dan
disimpan di tempat khusus dan di rawat atau dikelola
oleh arsiparis
Dokumen Publik

Dokumen publik berisi informasi yang isinya

dapat disebarluaskan secara umum dan
bebas. Dokumen publik biasanya terdapat di
perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk
buku atau terbitan lainnya. Buku, majalah,
koran, dan rekaman gambar masuk ke
dalam jenis dokumen publik karena semua
orang bisa menggunakannya. Dalam hal di
perpustakaan maka pustakawan yang
mengolah dokumen publik.
Arsip Berdasarkan fungsinya arsip
(menurut Pasal 2 Undang-Undang
No.7 tahun 1971):
♣Arsip dinamis/record
♣Arsip statis
Fungsi dan isi dokumen
Dokumen semi-publik

1. Direkam dan dipublikasikan secara

terbatas
2. Bermanfaat bagi
kelompok/organisasi tertentu
3. Berisi informasi yang berkaitan
dengan organisasi atau menunjang
kegiatan sehingga disimpan sebagai
bukti suatu aktifitas
4. Tidak boleh dipakai orang luar.
Atau bisa dipakai dengan izin
petugas
Dokumen publik

1. Dokumen yang menjadi milik

bersama atau kolektif.
2. Dokumen ini dapat dimanfaatkan
secara bebas oleh semua anggota
masyarakat karena tersimpan
dalam bentuk rekaman atau
catatan yang setiap saat dapat
dilihat dan dipelajari oleh siapa
saja.
Contohnya ?
Contoh dokumen semi publik

1. record/arsip dinamis
Dokumen yang berisi informasi semi-
publik yang masih digunakan
dalam kegiatan sehari-hari sebuah
organisasi.

2. Arsip statis
rekod yang sudah tidak lagi digunakan
dalam kegiatan sehari-hari, namun masih
perlu dilestarikan karena nilai
historisnya.
Contoh dokumen publik

Contoh dokumen publik

adalah bahan perpustakaan,
seperti : Buku, majalah,
koran, rekaman gambar, dan
bahan perpustakaan lainnya.
Prinsip pengelolaan arsip
Pengelolaan Arsip Dinamis
Prinsip pengelolaan arsip semi-publik

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012

Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :
1. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri
atas:
a) pengelolaan arsip dinamis (meliputu penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan,;penyusutan)
b) pengelolaan arsip statis (meliputi akuisisi, pengolahan,preservasi,akses)
2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip
inaktif
3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
5. Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh
arsiparis.
Prinsip – Prinsip Pengelolaan Dokumen
Publik (Bahan Pustaka)

Pengolahan
dengan
Penyusunan
Kelengkapan
komputer
membuat
koleksi
Klasifikasi
koleksi
Katalogisasi
indentifikasi
informasi
Prinsip pengelolaan arsip dokumen
publik
 serangkaian pekerjaan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan
siap di pergunakan oleh pemakai.
Pengolahannya meliputi:
a. Membuat indentifikasi informasi (inventarisasi, stempel)
b. Katalogisasi
c. Klasifikasi
d. Kelengkapan koleksi
e. Penyusunan koleksi
f. Pengolahan dengan komputer
Kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja
dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap
dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.