BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Defini Arsip

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.43 tahun 2009 pasal 1 ayat

3 tentang Kearsipan, arsip adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara”.

2.1.1. Pengertian Arsip

Menurut Wesinger dalam (Muhidin, Winata, & Santoso, 2016)

menyebutkan: “arsip adalah bagian bagian dari semua dokumen yang masuk atau

yang telah dibuat oleh organisasi, dan kumpulan dokumen yang berisi informasi

tentang tindakan, keputusan, dan operasi yang telah terjadi dalam organisasi

Menurut Ricck dalam (Muhidin, 2019b)menyebutkan: “ arsip adalah

informasi yang terekam dalam media dan berbagai bentuk yang dibuat atau diterima

oleh organisasi dalam rangka operasional organisasi.

Menurut ISO dalam (Muhidin, 2019b) yang mengatur tentang standar

Internasioanl untuk kebijakan dan prosedur Manajemen Kearsipan disebutkan

bahwa: “arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh

organisasi atau perseorangan sebagai bukti dan informasi untuk memenuhi kewajiban

hukum atau transaksi kerjanya.

Menurut(Muhidin, 2019b) menyatakan bahwa arsip record yang dalam istilah

Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, pada pokoknya
dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk

8
 9

gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai

sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingat orang itu pula.

Menurut (sadarmayanti, 2013) dalam Priansa dan Garnida bahwa kearsipan

adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara
aman ekonomis. Jadi dapat disimpulkan arsip adalah kumpulan dokumen
yang disimpan secara sistematis karena mempunyaibsatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat secara tepat dan mudah ditemukan kembali.

Menurut (Asriel, 2019)arsip berasal dari archive juga berasal dari arche

(yunani) berarti awal (permulaan), kemudian jadi tarchia berarti mencatat kemudian

berkembang menjadi archaeon (gedung pemerintahan).

Menurut Ratnawati dalam (Asriel, 2019) mengatakan bahwa arsip merupakan

kumpulan warkat yang di anggap memiliki kegunaan tertentu dan disimpan
secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat dicari lagi dengan mudah.
Warkat yang disimpan adalah warkat yang masih memiliki nilai guna atau
nilai gunanya telah habis maka warkattersebut dapat dimusnahkan.

Menurut Moekijat dalam (Asriel, 2019) menegaskan bahwa arsip yang

disimpan memiliki titik berat pada segi penemuan kembali bukan pada
penyimpanan. Informasi tertulis disimpan untuk kemungkinan dipergunakan
pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis dengan baik
merupakan hal yang penting. Menemukan kembali dengan segara adalah hal
yang vital. Jadi, tujuan utama arsip disimpan dengan baik adalah agar dapat
ditemukan dengan cepat jika suatu saat dibutuhan kembali.

Menurut Liang Gie dalam (Asriel, 2019) arsip adalah suatu kumpulan warkat

yang disimpan secara sistematis karena memiliki suatu keguanaan agar setiap kali

diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Menurut (Muhidin, 2019b) arsip merupakan salah satu bagian penting dalam
keseluruhan kegiatan organisasi. Arsip merupakan suatu bukti dari
keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam arsip cukup
banyak informasi seperti sejarah berdirinya suatuo rganisasi, kegiatan-
kegiatan yang akandan yang telah di jalankan.

Menurut (Muhidin, 2019a) oleh karena Arsip Dinamis itu tecipta sebagai
akibat dari kegiatan yang dilakukan organisasi, maka Arsip Dinamis itu harus
disimpan sebagai bukti ingatan untuk dipergunakan organisasi itu dalam
berbagai keperluan. Dengan semakin meningkatnya aktivitas organisasi, akan
 10

semakin meningkat pula volume Arsip Dinamis yang terciptadan yang

dibutuhkan. Oleh karena itu, perlu adanya upaya pengelolaan terhadap
pertambahan volume arsip dinamis tersebut bergambar maupun dalam bentuk
suara (rekaman).

Menurut Zulkifli Amsyah dalam (Muhidin, 2019b) sistem penyimpanan

kearsipan adalah sebagai berikut : “Sistem yang dipergunakan pada penyimpanan

warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat

yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut

sewaktu- waktu diperlukan.

Menurut Maulana dalam (Muhidin, 2019b) sistem Filling adalah “Suatu

metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan,

pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah

ditentukan’’.

Menurut (Muhidin, 2019b) Selain memiliki fungsi yang penting, arsip juga
mengandung berbagai nilai guna bagi organisasi, seperti nilai guna hukum,
nilai guna edukasi, nilai guna finansial, dan nilai guna penelitian. Oleh karena
arsip memiliki fungsi dan nilai guna tersebut, maka arsip harus dikelola
dengan baik agar pada saat diperlukan dapat tersedia dengan cepat dan tepat.
Pengelolaan arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini, mempunyai
beberapa kelemahan, antara lain: membutuhkan ruang dan tempat
penyimpanan yang besar; resiko kerusakan arsip akibat bencana,
membutuhkan pegawai yang banyak; dan waktu pencarian yang lama.Setiap
pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Oleh
karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut perlu dicari
solusinya. Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan
pengelolaan arsip secara elektronik.

Menurut (Muhidin, 2019b) dengan semakin banyaknya volume data yang

harus dikumpulkan, diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan
didistribusikan kepada pengguna, maka pada masa teknologi modern seperti
sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien
bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronik. Kini kearsipan juga
telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan
menyebarkan serta melestarikan arsip. Arsip-arsip yang memiliki nilai guna
sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik.

Menurut (Muhidin, 2019a) Pengelolaan arsip secara elektronik telah menjadi

tuntutan dan kebutuhan bagi setiap organisasi pada era teknologi digital
sekarang ini. Pengelolaan arsip elektronik sangat berhubungan erat dengan
 11

penggunaan teknologi komputer, yang dapat menyelesaikan pekerjaan

manajemen arsip secara lebih cepat, akurat, mudah, fleksibel, dan produktif.
Pembangunan dan pengembangan sistem pengelolaan arsip dengan
menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat
dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal
dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini
dilakukan.

Menurut undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,

menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Menurut Maulana dalam (Muhidin et al., 2016) kearsipan sangat diperlukan

dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, pengembangan,

penilaian dan pengendalian berbagai program dan kegiatan yang setepat-tepatnya

bagi organisasi.

Menurut (sadarmayanti, 2013) hal yang dapat mempengaruhi dalam proses

pengambilan keputusan adalah “menghimpun informasi; mencatat dan

mengklasifikasikan informasi; menginterpretasikan informasi; mengolah informasi;

menyimpan dan mengambil kembali informasi dari tempat penyimpanannya;

mendistribusikan informasi dan ketepatan penggunaan informasi

2.1.2. Jenis-jenis Arsip

Menurut (Muhidin, 2019b) jenis arsip dapat dibedakan menjadi dua macam,

yaitu:
 12

a. Arsip Dinamis Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Berdasarkan fungsi dan

kegunaannya, arsip dinamis dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu :

i. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja.

ii. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

iii. Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan

sehari-hari.

b. Arsip Statis Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Berdasarkan seringnya suatu arsip dipakai atau digunakan, arsip dapat dibedakan

menjadi tiga macam, yaitu :

1. Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan

kerja.

2. Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja

tetapi kadang-kadang masih diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan

pekerjaan.

3.Arsip abadi yaitu arsip yang disimpan untuk selama-lamanya

2.1.3. Fungsi Arsip

Menurut (Muhidin, 2019b)pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan

karena arsip memiliki banyak fungsi. Fungsi atau kegunaan arsip yang utama adalah

sumber informasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat dimanfaatkan untuk

kepentingan sebagai berikut:

1. Mendukung proses pengambilan keputusan, Dalam proses pengambilan

keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial pasti memerlukan informasi,

 13

ketersediaan informasi yang cukup, baik dari segi kualitas maupun kuantitas,

dapat mendukung tercapainya tujuan pengambilan keputusan.

2. Menunjang proses perencanaan. Perencanaan merupakan proses kegiatan

untuk memperkirakan kondisi yang akan datang, yang akan dicapai. Upaya

pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah

ditentukan dalam berbagai rencana. Untuk menyusun rencana diperlukan

banyak informasi yang mendukung tercapainya tujuan, dan informasi ini

dapat diperoleh dari arsip.

3. Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan

informasi terekam tentang rencana yang yang telah disusun , hal-hal yang

telah dilakukan dan belum dilaksanakan. Semua ini direkam dalam bentuk

arsip

4. Sebagai alat pembuktian. Di instusi pengadilan akan menghasilkan informasi

terekam yang nantinya dapat kembali digunakan oleh pengadilan tersebut.

Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapa digunakan dalam proses

pembuktian.

5. Sebagai memori organisasi. Keseluruhan kegiatan organisasi, baik itu berupa

transaksi, aktivitas internal organisasi maupun keluaran yang dibuat

organisasi dapat direkam dalam bentuk arsip. Informasi terekam ini dapat

digunakan oleh organisasi dalam menjalankan kegiatannya pada masa yang

akan datang.

2.1.4. Kelebihan Arsip Manual

Menurut sukoco dalam ( Asriel, 2019) adapun kelebihan dan nilai guna arsip

adalah sebagai berikut :

 14

1. Mencegah duplikasi

2. Mengehemat waktu

3. Memungkinkan keamanan yang terpadu

4. Dekat dengan pemakai

5. Layanan yang lebih baik

2.1.5. Kelemahan Arsip Manual

Menurut (Muhidin et al., 2016) adapun kelemahan dari arsip manual adalah :

1. Mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan

dan berkaitan dengan 2 bag. Atau lebih.

2. Menekan seminimum mungkin data temu balik yang seragam

3. Karena dokumen bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan

menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud

4. Terjadinya penumpukan arsip

5. Adanya ketakutan hilangnya dokumen

2.2. Definisi Arsip Elektronik

Dalam era globalisasi dewasa ini, berbagai transaksi diantara para pengusaha

terjadi pada kondisi yang jauh dan berbeda, hal ini tentu membutuhkan metode yang

dapat mempermudah seluruh pihak terkait untuk menuangkan kehendak dan

mempercepat kehendak bisnis mereka.

Menurut (Kuswantoro&Saeroji, 2014) arsip elektronik adalah sistem

penyimpanan arsip berbasis komputer, jika dikembangkan melalui internet,
maka dapat di online- kan, sehingga dapat digunakan oleh organisasi atau
lembaga yang besar. Sistem diartikan sebagai mekanisme yang mengatur data
dan informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengelolaan,
penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian, kepada para
manajemen atau pengambilan keputusan
 15

Menurut (wildan Zulkarnaen, 2015) Perkembangan dan kemajuan teknologi

informasi ditandai antara lain dengan maraknya penggunaan sarana teknologi
interconnected network atau internet. Teknologi informasi diartikan sebagai
suatu teknik untuk mengumpulkan menyiapkan, menyimpan, memproses,
mengumumkan, menganalisis dan/atau menyebarkan informasi, sebagaimana
ditentukan dalam pasal 1 angka 3 UU No 11 tahun 2008 tentang informasi
dan transaksi elektronik.

Menurut (Kuswantoro &Saeroji, 2014) arsip elektronik adalah sistem

penyimpanan arsip berbasis komputer, jika dikembangkan mela- lui internet,
maka dapat di online- kan, se hingga dapat digunakan oleh organisasi atau
lembaga yang besar. Sistem diartikan sebagai mekanisme yang mengatur data
dan informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengelolaan,
penyimpanan, penemu- an kembali, penyajian, pendistri- busian, kepada para
manajemen atau pengambilan keputusan.

Menurut (Sukoco, 2007) pengelolaan arsip elektronik memiliki tahapan –

tahapan sebagai berikut: Memindahkan Dokumen Terdiri dari tiga metode
dalam me- mindahkan dokumen, yaitu: 1. Scanning Memindai atau men-
scan doku- men yang menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di
komputer 2. Conversion Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah
dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen
untuk disimpan pada sistem compute- risasi.

Menurut (zulkarnaen, 2018) dalam dunia internet juga dikenal istilah e-mail,

yaitu surat elektronik atau surat digital atau pos elektronik. E-mail adalah sebuah

saranah berkirim surat melalui jalur internet. Melalui surat biasa (secara manual)

umumnya pengirim surat memerlukan biaya untuk membeli perangko dan juga

waktu yang lebih lama pengirimannya.

Menurut (zulkarnaen, 2018) Sekretaris perlu berupaya mengikuti

perkembangan penggunaan alat elektronik dalam berbagai transaksi terutama dalam

bersosialisasi, karena memiliki keuntungan antara lain: efisiensi,kecepatan dan

kemudahan dalam melakukan kegiatan.

Menurut (zulkarnaen, 2018) kemajuan teknologi informasi yang pesat serta

potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan,

pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat
 16

dan akurat. Kenyataan telah menunjukkan bahwa penggunaan media elektronik

merupakan faktor sangat penting dalam transaksi kegiatan.

Menurut (zulkarnaen, 2018) Perubahan yang terjadi tersebut menuntut

perubahan cara kerja sekretaris profesional yang mampu menjawab tuntunan

perubahan secara efektif dan efisien, dimana seluruh pihak menuntut pelayanan yang

memenuhi kepentingan luas di seluruh wilayah negara, dapat diandalkan dan

terpercaya, serta mudah dijangkau secara interaktif. Organisai/kantor harus mampu

membentuk dimensi baru ke dalam organisasi, sistem manajemen dan proses kerja

yang lebih dinamis. Dengan demikian perlu dikembangkan sistem dan proses kerja

yang lebih lentur untuk memfasilitasi berbagai bentuk interaksi yang kompleks

dengan lembaga/kantor lain, masyarakat, dunia usaha dan masyarakat internasional.

Menurut (zulkarnaen, 2018) melalui proses transformasi menuju dokumen

elektronik, organisasi /perusahan dapat mengoptimalisasikan pemanfaatan
kemajuan teknologi/informasi untuk mengeliminasi sekat-sekat organisasi,
serta membentuk jaringan jaringan sistem manajemen dan proses kerja yang
memungkinkan organisasi/perusahaan bekerja secara terpadu untuk
menyederhanakan ke semua informasi dan pelayanan yang harus
disediakanorganisasi/perusahaan.

Menurut (zulkarnaen, 2018) masyarakat, sektor swasta dan pemerintah

mengharapkan pembangunan teknologi informasi dan komunikasi
(telematika) di Indonesia menjadi lebih terarah dan terintegrasi, serta tidak
tumpang-tindih pengembangannya. Upaya memahami dan menerapkan
dokumen elektronik merupakan upaya untuk mengembangkan
penyelenggaraan kegiatan berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan
kualitas pelayanan secara efektif dan efisien.

Menurut (Latifah & Pratama, 2015) sistem kearsipan elektronik pada

dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional.
Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik
berfungsi untuk menyimpan dokumen- dokumen penting yang dimiliki
perusahaan, maka sitem kearsipan elektronik memiliki kabinet virtual yang di
dalamnya berisi map virtual atau folder
 17

Menurut (Latifah & Pratama, 2015) kearsipan elektronik berbasis komputer

memiliki beberapa kemudahan yang diberikan antara lain:

1. Mudah dioperasikan

2. Tampilan yang menarik

3. Fasilitas pencarian dokumen

4. Pencatatan lokasi fisik dokumen

5. Fasilitas gambar dan suara

6. memiliki keakuratan dalam keamanan data

7. Laporan kondisi arsip

8. Terhubung dengan jaringan computer.

Menurut (zulkarnaen, 2018) bukti kecenderungan kantor modern berevolusi

menjadi paperless office ialah dengan adanya penerapan teknologi dalam
sistem kearsipan elektronik ini (e-filling). Hal ini disebabkan oleh tingkat
pertumbuhan arsip berupa kertas di suatu organisasi setiap hari semakin
meningkat sehingga lambat laun tumpukan arsip kertas tersebut akan sulit
ditemukan jika hanya mengandalkan pada sistem kearsipan manual saja.

Menurut (Muhidin et al., 2016) Hasil alih media arsip disimpan dalam
bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti hard
disk, DVD, dan sebagainya. Penyimpanan file-file tersebut dilengkapi data
base yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi
fasilitas pengaturan, pengelempokan, penamaan fil-file hasil alih media.

Menurut (Muhidin et al., 2016) “Sistem arsip elektronik merupakan

otomatisasi dari sistem manual arsip manual. Dengan kata lain, sistem elektronik

sangat tergantung dengan sistem arsip manual. Dengan kata lain, sistem arsip

elektronik tidak akan terbentuk tanpa adanya sistem arsip manual”

Menurut Rosalin (2017) menyebutkan manfaat manajemen arsip elektronik

yaitu arsip yang dibutuhkan cepat ditemukan; visualisasi menarik dan proses
pengindeksan yang fleksibel; pencarian secara full-text dan file tidak hilang
dengan prosedur mem-backup; menghemat ruang, misalnya 1 CD
berkapasitas 700mb dapat menyimpan dokumen teks 7000 lembar ( 1
lembar=100kb.pdf) atau 700 foto (1 foto=1mb.jpg); berbagi arsip sangat
mudah melalui internet; meningkatkan keamanan dengan mekanisme
 18

otorisasi akan relatif sulit untuk mengakses arsip; serta mudah melakukan
recovery data dengan mem-backup ke dalam media penyimpanan yang sesuai
(compatible).

Menurut (zulkarnaen, 2018) Sebuah organisasi yang mengimplementasikan

arsip elektronik dengan dokumen yang bervariasi hendaknya meningkatkan
keamanan dengan melakukan kontrol akses menyeluruh dan sederhana
pengaplikasiannya. Hal ini memungkinkan adaministrator sistem mengontrol
folder dan dokumen apa saja yang bisa diakses, dilihat, dan di-copy, bahkan
diedit atau di hapus oleh seorang pengguna. Sistem dengan kemampuan akses
yang baik akan menjadikan arsip elektronik tersebut bisa diakses oleh setiap
orang yang mempunyai otorisasi, baik dikantor atau melalui web browser
tanpa adanya kompromi terhadap sistem keamanan.

2.3.1. Kelebihan dan manfaat arsip elektronik

Menurut (Latifah & Pratama, 2015) manfaat Manajemen Arsip Elektronik

Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonik yang

mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasi-kan

manajemen arsip elektronik diantaranya adalah:

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen

tanpa meninggalkan meja kerja.

2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan

prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci

maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.

4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya

dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.

5. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.

6. Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau

buram
 19

2.3.2. Kelemahan Arsip Elektronik

Menurut (zulkarnaen, 2018) kelemahan manajemen arsip

elektronik,yakni terbuka peluang untuk memanipulasi
file(menciptakan,menyimpan,memodifikasi,atau menghapus) dalam
segala cara, tingginya biaya pengadaan alat dan sistem elektronik,
ketergantungan pada pada jaringan internet sehingga kesulitan
mengakses file jika jaringan sedang lambat, dan risiko kemungkinan
rusaknya file setiap saat, misalnya karena server terserang virus atau
terhapusnya data secara permanen karena tidak sengaja.

Menurut (zulkarnaen, 2018) Kelemahan lainnya antara lain:

1. Kemungkinan seorang karyawan/sekretaris lupa mencetak dan mengarsipkan

dokumen

2. Pesan e-mail/dokumen elektronik terhapus dari komputer tanpa diarsipkan

sebelumnya

3. Dokumen elektronik dari situs web dan internet tidak terkontrol versi dan

perkembangannya secara efektif.

4. Tidak dapat mengelola dokumen multimedia (teks, gambar dan suara) secara

terintegrasi.

5. Kesulitan fisik.

6. Kebocoran informasi.

7. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen.

8. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

2.3.3. Manajemen Dokumen Elektronik

Menurut (zulkarnaen, 2018) dokumen elektronik harus memiliki

tingkat kepercayaan sebagai sebuah dokumen legal. Dengan
diakuinya dokumen elektronik sebagai dokumen legal, maka
dokumen elektronik dapat dijadikan bukti/petunjuk riwayat organisasi
secara eksplisit. Dalam konteks legal, sebuah bukti dapat berupa
dokumentasi, perkataan, audio visual, baik secara elektronik maupun
bentuk lain.
 20

Menurut (zulkarnaen, 2018) dokumen elektronik yang perlu disimpan

dan dipelihara dalam jangka waktu yang lama harus memperhatikan
kepastian aksesibilitas dokumen tersebut. Ketentuan tersebut
mancangkup langkah pemindaian (scanning) dokumen asli
(spesifikasi, format file, metadata), pemeliharaan (dokumentasi,
duplikasi dan penyegaran media), serta keberlanjutan keberadaannya.

Manajemen dokumen elektronik harus dipelihara dan disimpan dengan baik,

serta untuk dokumen elektronik dalam jangka waktu lama harus diperhatikan

aksesibilitas dokumennya.

2.4. Penerapan Arsip Elektronik

Penerapan arsip elektronik banyak memberikan keuntungan dan manfaat bagi

instansi atau perusahaan.

Menurut Sugiarto dalam (Hati & Nurhayani, 2016) keuntungan penerapan

arsip elektronik adalah (1) Proses penemuan dan penyajian informasi dapat

dilakukan dengan cepat (2) Dapat mengemat kertas (3) Penyimpanan informasi dapat

dilakukan secara terpusat, sehingga tidak terjadi duplikasi informasi

Menurut (zulkarnaen, 2018) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan. Sebagai perbandingan, berdasarkan ISO 15489-1
(Records Management– Part 1: General)

Menurut (zulkarnaen, 2018) arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima

dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau
seseorang, dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka
transaksi bisnis (information created, received and maintained as evidence
and infor Sebagai perbandingan, berdasarkan ISO 15489-1 (Records
Management – Part 1: General), arsip adalah informasi yang diciptakan,
diterima dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau
seseorang, dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka
transaksi bisnis (information created, received and maintained as evidence
and information by an organization or person, in pursuance of legal
obligations or in the transaction of business). Dalam Electronic Records: A
Workbook for Archivists maupun dalam Guide for Managing Electronic
 21

Records from an Archival Perspective) arsip didefinisikan sebagai informasi

terekam (rekaman informasi) yang dibuat atau diterima dalam proses
memulai, melaksanakan dan menyelesaikan aktivitas institusi atau
perorangan dan mengandung konten, konteks dan struktur yang memadai
untuk menjadi bukti dari aktivitas tersebut.