BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Masyarakat secara luas sudah sangat akrab dengan istilah arsip,
dikarenakan kebutuhan akan arsip seolah-olah sudah menjadi
kebutuhan primer manusia. Secara individu, kebutuhan manusia akan
arsip misalnya berkenan dengan arsip kependudukan atau identitas diri
dan arsip berupa surat tanda lulus pendidikan tertentu serta lainnya.
Bahkan , dikatakan bahwa manusia sejak berada dalam kandungan
ibunya, sudah berkaitan dengan arsip bahkan sampai meninggal dan
sudah lama meninggal masih berkaitan dengan arsip. Arsip
dipergunakan oleh individu manusia untuk kepentingannya baik dalam
pekerjaan, usaha dan kepentingan individu lain.
Sedangkan manusia dalam kedudukannya sebagai kelompok atau
organisasi, tugas pekerjaan yang dilakukan pada setiap organisasi, baik
itu pekerjaan yang bersifat pekerjaan manajerial maupun yang sifatnya
operasional, yang kesemuanya diarahkan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Kebutuhan akan arsip ini tidak hanya berlaku untuk
organisasi yang besar atau luas lingkupnya, tetapi juga untuk organisasi
yang kecil atau sempit lingkup pekerjaannya. Jadi tegasnya kebutuhan
akan arsip ini berlaku bagi semua organisasi tanpa memandang besar
kecilnya, luas atau sempit ruang lingkup kegiatannya, juga termasuk
bagi organisasi swasta, sosial maupun organisasi pemerintahan.
Terhadap tugas-tugas operasional organisasi tersebut, yang
dilaksanakan oleh anggota organisasi atau para pegawainya sesuai
dengan pelimpahan tugas dan tanggung jawab serta wewenang kepada
masing-masing pegawai yang ada. Dalam rangka melaksanakan
pekerjaan yang menjadi tanggung jawab pegawai yang bersangkutan,
hampir dipastikan bahwa mereka membutuhkan data dan/atau informasi
 2

yang terkait dengan pekerjaan tersebut. Demikian pula dengan tugas-

tugas yang bersifat manajerial yang dilakukan oleh para pimpinan dalam
berbagai level tingkatannya.
Mengenai tugas-tugas yang bersifat tugas manajerial dimaksud;
apakah itu berupa perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan
maupun pengawasan. Termasuk dalam hal ini adalah bagi kepentingan
pengambilan keputusan. Hasibuan (2014:54), mengatakan bahwa
pengambilan keputusan ini merupakan tugas utama seorang manajer
sehari-hari, bahkan manajer diberi gaji oleh perusahaan justru untuk
mengambil keputusan yang baik, tepat dan menguntungkan perusahaan
yang dipimpinnya.
Sejalan dengan ini, Hasibuan (2014:55) memberikan suatu
kesimpulan dari berbagai pendapat para ahli bahwa pengambilan
keputusan adalah proses bagaimana mengambil suatu keputusan yang
terbaik, logis, rasional dan ideal berdasarkan fakta, data dan informasi
dari sejumlah alternatif untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah
ditetapkan dengan resiko terkecil, efektif dan efisien, yang akan
dilaksanakan pada masa yang akan datang.
Data dan/atau informasi yang dibutuhkan dalam rangka
melancarkan pelaksanaan tugas pekerjaan dimaksud, merupakan isi
kandungan dari arsip yang dibuat dan diterima oleh organisasi tersebut.
Data dan / atau informasi yang dimaksud adalah hasil perekaman dari
fakta tentang kejadian, peristiwa, aktivitas atau transaksi yang telah
terjadi yang tidak lain berguna sebagai bahan rujukan dalam bertindak
untuk melaksanakan tugas pekerjaan. Hasil perekaman atau arsip
dimaksud perlu diadakan karena keterbatasan daya ingat manusia akan
berbagai hal yang telah dan sementara terjadi. Dalam dunia kearsipan
dikenal suatu motto yang tulis dalam The Liang Gie (2009:116) yang
berbunyi : “People Forget, Record Remember” (Orang bisa Lupa, Arsip
selalu Ingat).
 3

Pengertian mengenai arsip, sebagaimana diatur dalam Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Berangkat dari pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009 di atas, dengan jelas mengatakan bahwa :
1. Arsip adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa
2. Rekaman tersebut dalam berbagai bentuk dan media sesuai
perkembangan teknologi
3. Dibuat dan diterima lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perorangan;
4. Rekaman tersebut untuk kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
bernegara.
Bertolak dari batasan menurut undang-undang ini ,jelas ada
pengakuan bahwa arsip itu diperlukan atau berguna bukan saja oleh
organisasi kepemerintahan saja tetapi juga oleh organisasi lain di luar
organisasi-organisasi pemerintah atau Negara bahkan oleh perorangan
sekalipun. Gambaran tersebut jelas menunjukkan bahwa arsip berguna
bagi setiap organisasi dalam mendukung kelancaran tugas-tugas
sebagai usaha pencapaian tujuan dari pada suatu organisasi.
Seperti dikemukakan di atas bahwa, hampir dipastikan semua
pekerjaan apapun itu yang pada intinya sebagai suatu upaya yang
diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi, tidak bisa tetapi pasti
membutuhkan data dan atau informasi. Dengan kata lain tidak ada
pekerjaan dalam organisasi yang tidak memerlukan bantuan dari arsip.
 4

Karena pada hakekatnya, isi, muatan atau kandungan dari pada arsip
adalah fakta dan data dan/atau informasi.
Berkenaan dengan kebutuhan organisasi akan arsip, maka
apabila para pegawainya membutuhkan arsip untuk kepentingan
pelaksanaan tugas pekerjaan, arsip yang dibutuhkan tersebut harus
tersedia adanya. Kesiapan arsip dimaksud, tidak hanya sekedar ada
atau tersedia. tetapi juga arsip yang dimaksud harus dapat dipastikan
lokasi beradanya, arsip yang dimaksud harus berada dalam keadaan
utuh dan lengkap serta harus dapat diambil dengan cepat.
Karena itulah yang menjadi tujuan penanganan arsip
sebagaimana yang dikemukakan menurut Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan, bahwa tujuan kearsipan ialah untuk
menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
tersebut bagi kegiatan Pemerintahan.
Arsip yang diciptakan dan diterima cenderung terus meningkat
jumlahnya seiring dengan terus berlangsungnya kegiatan-kegiatan
organisasional. Pertambahan jumlah arsip yang cenderung meningkat
tersebut akan menjadi kesulitan tersendiri dalam pengelolaannya. Hal ini
teristimewa bila dikaitkan dengan pemanfaatan ruang dan peralatan
serta perlengkapan penyimpanan arsip. Keadaan tersebut bila terus
berlangsung tanpa ada upaya pengurangan maka bukan tak mungkin
akan terjadi arsip memenuhi ruangan dan para pemakai tidak mendapat
tempat untuk bekerja.
Berkenaan dengan ini, maka setiap arsip yang sudah mengalami
perubahan fungsi yaitu dari arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif
harus dipindahkan ke unit kearsipan, begitu pula arsip yang sudah tidak
lagi menjadi arsip dinamis dan telah menjadi arsip statis harus
diserahkan ke arsip pusat. Demikian pula, arsip yang sudah tidak
 5

memiliki nilai guna sama sekali termasuk nonarsip harus dimusnahkan.

Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak berguna lagi
sehingga tidak terjadi penumpukan arsip dan memberi ruang bagi
penyimpanan arsip.
Dijelaskan dalam Sedarmayanti (2015:33). Bahwa berdasarkan
fungsinya, maka arsip dapat dibedakan menjadi:
1. Arsip Dinamis; adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Negara;
2. Arsip Statis; adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
Negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional
bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi
yang akan datang.
Selanjutnya dijelaskannya, bahwa Arsip Dinamis sebenarnya dapat
dirinci lagi menjadi:
1. Arsip Aktif; yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi kantor.
2. Arsip Inaktif; yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus
menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya
dipergunakan sebagai referensi saja.
Karena alasan efektivitas dan efisiensi dalam penggunaan ruang
atau gedung dan peralatan serta perlengkapan, maka pemindahan arsip
sesuai dengan fungsinya ke tempat yang semestinya berada serta
pemusnahan terhadap arsip yang sama sekali tidak berguna
seharusnya dilaksanakan secara konsisten. Pemusnahan terhadap arsip
selain karena alasan yang dikemukakan di atas, juga dikarenakan sifat
 6

kerahasiaan yang dikandung oleh sebuah arsip. Demikan karena

walaupun sebuah arsip telah kehilangan nilai guna administratif maupun
nilai guna lain namun sifat kerahasiaannnya tidak turut hilang. Karena
itu maka dalam rangka tetap menjamin kerahasiaan arsip tersebut maka
arsip harus dimusnahkan dengan baik.
Pemusnahan arsip tersebut dilakukan sebagai konsekwensi lanjut
dari tindakan penyusutan yang dilakukan terhadap setiap arsip.
Penyusutan itu sendiri menurut Martono (1996 : 39) adalah penyusutan
arsip (records disposal) merupakan kegiatan ketiga dari keseluruhan
proses kegiatan kearsipan. Sedangkan menurut Barthos (2014 : 8)
penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk
memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip
yang tidak berguna.
Bertolak dari pengertian tentang penyusutan arsip di atas, jelaslah
bahwa pemusnahan adalah bagian dari tindakan penyusutan arsip dan
dilakukan terhadap arsip yang tidak berguna lagi. Dalam hubungan ini,
Barthos (2014:8) mengatakan, pemusnahan arsip adalah proses
kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh
instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.
Pemusnahan terhadap arsip harus diperhatikan untuk dilaksanakan
dengan baik sesuai dengan ketentuan yang ada. Penekanan terhadap
keharusan dilakukan pemusnahan terhadap arsip ini sangat beralasan
karena pada kenyataannya kurang mendapat perhatian oleh instansi-
instansi pemerintahan yang ada. Banyak sekali dijumpai, arsip-arsip
ketika sudah kehilangan nilai guna atau tidak lagi diperlukan dalam
kegiatan administrasi dan tidak juga memiliki nilai guna lain tetapi tidak
dilakukan tindakan pemusnahan terhadapnya. Arsip-arsip yang tidak
berguna lagi tersebut hanya dibuang di tempat-tempat sampah atau
dibiarkan berserakan disekitar ruangan atau gedung kantor suatu
organisasi.
 7

Dalam hubungan dengan lokasi penelitian yaitu Kantor Dinas

Pendidikan Kota Ambon, sebagai suatu organisasi yang berada dalam
lingkungan pemerintahan yang berada langsung di bawah Sekretariat
Kota Ambon. Tugas pokok dari Dinas Pendidikan Kota Ambon adalah
membantu Walikota dalam melaksanakan urusan pemerintahan di
bidang pendidikan serta melaksanakan pemantauan dan evaluasi pada
masing-masing bidang. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut,
Dinas Pendidikan Kota Ambon mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Perumusan program di bidang pendidikan sesuai rencana strategis
daerah/rencana pembangunan jangka menengah daerah
(RPJMD).
b. Mengkordinasikan perumusan kebijakan teknis di bidang
pendidikan.
c. Melaksanaan tugas kesekretariatan dinas.
d. Menyusun rencana dan kegiatan di bidang pendidikan.
e. Mengkordinasikan pelaksanaan pendidikan dasar
f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pendidikan menengah
g. Mengkoordinasikan pelaksanaan sarana dan prasarana
pendidikan.
h. Melaksanakan pembinaan,pengawasan dan penilaian bawahan
dalam melaksanakan tugas.
i. Mengkoordinasikan penyiapan laporan pelaksanaan tugas dinas
yang dipimpinnya.
j. Melaksanakan tugas lain di bidang pendidikan sesuai kebijakan
yang ditetapkan Walikota.
Dinas Pendidikan Kota Ambon dalam melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya, pasti memerlukan arsip atau data dan/atau informasi.
Karena itu, maka arsip-arsip yang dibuat dan diterima serta dikuasainya
harus dikelola dengan baik pula. Itu berarti pada Institusi ini, dituntut
pula untuk melakukan penyusutan terhadap arsip dinamis yang ada dan
 8

melakukan tindakan pemusnahan terhadap arsip yang sudah tidak

berguna lagi.
Namun berdasarkan hasil pengamatan sementara terhadap lokasi
penelitian Dinas Pendidikan Kota Ambon, memperlihatkan kurang
baiknya pelaksanaan tindakan penyusutan dan pemusnahan terhadap
arsip yang tidak berguna lagi, yang tampak pada gejala-gejala sebagai
berikut :
1. Banyak sekali terdapat tumpukan-tumpukan berkas arsip dinamis di
unit-unit kerja yang mengesankan tidak dipergunakan lagi.
2. Hampir tidak pernah dilakukan kegiatan pemindahan arsip dari unit
kerja ke unit kearsipan atau unit yang melaksanakan tugas
kearsipan.
3. Jarang atau nyaris tidak pernah dilakukan kegiatan penyerahan arsip
statis dari Dinas ke Arsip Kota Ambon sebagai Arsip pusat.
4. Masih banyak arsip-arsip yang dibuang di tempat-tempat sampah di
lingkungan kantor dan selanjutnya di buang ke tempat pembuangan
sampah sementara di tepian-tepian jalan.
5. Masih banyak ditemui tumpukan-tumpukan berkas arsip yang
diletakan begitu saja di luar gedung kantor.
6. Tidak dibuatnya berita acara pemusnahan arsip saat dilakukan
tindakan pemusnahan berupa pembakaran arsip yang dilakukan.
Hal ini tentu menarik minat penulis, untuk menelitinya lebih lanjut
dengan judul: “Pelaksanaan Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Di
Dinas Pendidikan Kota Ambon”.

1.2. Permasalahan
Permasalahan pokok dari penelitian ini adalah: Bagaimanakah
pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip di Dinas Pendidikan
Kota Ambon?
1.3. Tujuan dan Kegunaan Penelitian
 9

1.3.1. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk : memberikan diskripsi mengenai
pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip di Dinas Pendidikan
Kota Ambon.
1.3.2. Kegunaan Peneltian
Sementara kegunaan dari penelitian ini adalah sebagai :
a. Bahan informasi bagi pihak-pihak yang ingin melakukan
penelitian lebih lanjut terhadap obyek penelitian yang sama.
b. Bahan informasi bagi pihak-pihak yang diperhadapkan dengan
masalah penyusutan dan pemusnahan arsip, khususnya di
Dinas Pendidikan Kota Ambon.
c. Sumbangan informasi dalam rangka pengembangan ilmu
pengetahuan umumnya dan khususnya Ilmu Administrasi
Negara.

1.4. Sistematika Penulisan

Bab. I : Merupakan bab pendahuluan; bab ini berisikan tentang
latar belakang, permasalahan dan pembatasan
masalah, tujuan dan kegunaan penelitian, kerangka
teoritis.
Bab. II : Merupakan bab uraian teoritis; dimana berisikan tentang
uraian teoritis dari variabel penyusutan dan
pemusnahan arsip.
Bab. III : Merupakan bab metodologi penelitian; yang berisikan
tentang metode penelitian, defenisi operasional, lokasi
dan populasi penelitian, uraian deskripsi dari lokasi
penelitian, teknik penarikan sampel, teknik
pengumpulan data dan teknik analisa data.
 10

Bab. IV : Merupakan bab pembahasan; berisikan tentang pedoman

analisis, analisa data menyangkut variabel-variabel
penelitian dan interpretasi data.
Bab. V : Merupakan bab penutup; berisikan tentang kesimpulan
dan saran.