No Uraian Tugas

1. Jelaskan Konsep, Pengertian, dan Tujuan Penyusutan Arsip serta jelaskan Pengertian
dan Jenis Organisasi!
Jawab:
Konsep Penyusutan Arsip
Konsep menurut Lawang (1985) merupakan pengertian yang menunjuk pada sesuatu.
Konsep itu menyatu dengan manusia karena tanpa konsep manusia tidak dapat berpikir.
Dengan dasar suatu konsep manusia dapat berkomunikasi, berpikir, berinteraksi, dan
berhubungan dengan alam. Dengan demikian, apa gunanya konsep jika dikaitkan
dengan kehidupan manusia, baik dalam kehidupan sehari-hari maupun kehidupan
lingkungan ilmiah. Berdasarkan fungsinya konsep menurut Lawang (1985) meliputi
beberapa hal berikut:
1. Kognitif
Kognitif merupakan istilah latin, yakni dari kata "cogeoscere" yang berarti mengetahui,
menyadari, menyerap Kognitif itu berkaitan dengan pikiran, pengertian, dan
pemahaman manusia tentang sesuatu. Bilamana konsep itu mempunyai fungsi
kognitif berarti dengan konsep itu orang akan menjadi lebih tahu, lebih mengerti, lebih
kenal, lebih paham tentang sesuatu yang ditujukan oleh konsep tersebut.
2. Evaluatif
Evaluatif berasal dari istilah Inggris, yaitu evaluate, yang mempunyai arti menilai.
Dalam contoh di atas terkait dengan "konsep" surat itu mempunyai fungsi untuk
mengevaluasi apakah isi informasinya sudah sesuai dengan berita yang akan dikirim.
3. Pragmatik
Dengan pengertian mengenai suatu konsep orang akan dapat merujuk lebih cepat
dan tepat isi informasinya serta lebih relevan benda yang dimaksudkan oleh konsep
tersebut. Fungsi pragmatik hanya mungkin dilakukan apabila arti dari suatu konsep
yang dimaksud berlaku sama untuk semua orang.
4. Komunikatif
Diartikan bahwa supaya setiap orang dapat berkomunikasi maka orang-orang yang
berkomunikasi tersebut harus mempunyai pengertian yang sama mengenai satu
konsep, berlaku umum, dan sama dari waktu ke waktu. Demikian pula konsep harus
benar-benar jelas sehingga mudah dikomunikasikan, dan dapat ditunjukkan suatu
konsep yang sama seperti kenyataannya.
Dengan demikian, bila dihubungkan dengan konsep dasar dalam penyusutan arsip
merupakan ramuan dasar untuk memahami dan mendalami penyusutan arsip melalui
suatu definisi atau merumuskan pengertian yang telah disepakati oleh para ilmuwan,
organisasi profesi, dan peraturan perundang-undangan Melalui konsep dasar
penyusutan arsip ini diharapkan setiap orang akan dapat lebih tahu, lebih mengerti dan
lebih mengenal, lebih paham, serta dapat menilai, mengidentifikasikan mengenai
penyusutan arsip sehingga setiap orang dapat lebih cepat, lebih tepat, dan lebih relevan
menjelaskan penyusutan arsip untuk diterapkan atau dikomunikasikan dengan orang lain

Pengertian Penyusutan Arsip

Pada dasarnya penyusutan arsip adalah upaya untuk mengurangi jumlah arsip dengan
tujuan efisiensi dan efektivitas bagi organisasi. Pertanyaan yang menjadi latar belakang
mengapa diperlukan penyusutan arsip? Dapat kita pahami secara menyeluruh dalam
pengertian arsip berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(UU No. 43 Tahun 2009), yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dengan demikian,
informasi terekam (arsip) dari setiap kegiatan administrasi suatu organisasi maupun
perorangan akan terus berkembang secara akumulatif seiring dengan semakin
kompleksnya fungsi-fungsi dan tugas organisasi. Selama organisasi melaksanakan
fungsi dan kegiatannya, selama itu pula arsip akan senantiasa terus bertambah.
Tumbuh permasalahan yang dihadapi organisasi adalah dengan semakin bertambahnya
arsip, di mana dari hari ke hari semakin menggunung di suatu tempat. yaitu unit
pengolah sehingga makin terasa penuh ruangan kerja. Arsip yang bertumpuk secara
alami (acumulating naturally) artinya tidak sengaja terkumpul, menuntut untuk
dilaksanakan penanganan secara serius, dengan melakukan pengurangan jumlah arsip
yang tercipta dalam suatu organisasi, yang dikenal dengan istilah "penyusutan arsip".

Untuk lebih jelasnya, beberapa pakar kearsipan, organisasi profesi, dan peraturan
perundang-undangan kearsipan mengemukakan pengertian penyusutan (disposal) arsip
berikut ini. Pena (1989) mengemukakan penyusutan arsip dilakukan, melalui (1)
mengurangi arsip yang habis masa retensinya, (2) menentukan arsip yang harus
disimpan untuk sementara waktu. (3) menyimpan arsip yang mempunyai nilai guna
permanen. Selanjutnya, Ham (1993) mengemukakan bahwa penyusutan arsip adalah
pemusnahan (destroying) arsip yang tidak mempunyai nila guna hukum, administratif
ataupun fiskal. Namun, tidak semua arsip (dokumen) musnah, sebagian kecil (arsip yang
mempunyai nilai guna historis, riset) disimpan permanen. Selanjutnya, Kennedy (1998)
mengemukakan penyusutan arsip, yaitu suatu proses yang berkaitan dengan
implementasi keputusan penilaian yang meliputi menyimpan, memusnahkan, migrasi
falib media), transfer (pemindahan) arsip. Sedangkan ARMA (Association of Records
Manager and Administrator), sebuah organisasi profesi kearsipan berpusat di Amerika
mengemukakan bahwa penyusutan arsip (disposal), yaitu suatu proses penentuan
pemindahan arsip/dokumen, apakah arsip dipindah ke tempat lain karena masa
simpannya sudah habis atau dimusnahkan

Demikian pula dalam UU No. 43 Tahun 2009 dikemukakan penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga Kearsipan. Yang dimaksud dengan Lembaga
kearsipan, yaitu lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan yang ditetapkan
dalam Pasal 16 ayat (3) UU No. 43 Tahun 2009, terdiri atas ANRI, arsip daerah provimi
arsip daerah kabupaten kota, dan arsip perguruan tinggi. Pasal 49 UU No. 43 Tahun
2009 menjelaskan bahwa penyusutan arsip meliputi a) pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit Kearsipan, b) pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang
tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan,
dan e) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan

Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (UU No.8 Tahun
1997) secara eksplisit tidak menjelaskan pengertian penyusutan arsip, tetapi secara
implisit mengatur tentang penyusutan arsip/dokumen meliputi pemindahan, penyerahan,
dan pemusnahan dokumen perusahaan yang diberlakukan bagi perusahaan Dalam
Pasal 17 UU No. 8 Tahun 1997 mengemukakan bahwa pemindahan dokumen
perusahaan dari unit pengolah ke unit kearsipan. Selanjutnya. Pasal 11 UU No.3 Tahun
1997 diatur mengenai penyerahan dokumen perusahaan yang mempunyai nilai bagi
kepentingan nasional ke Arsip Nasional RI dan pemusnahan catatan, bukti pembukuan,
dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan selama 10 tahun terhitung
sejak akhir tahun buku perusahaan, dilaksanakan berdasar keputusan pemimpin
perusahaan (Pasal 19 ayat 1) serta pemusnahan dokumen berdasarkan jadwal retensi
(Pasal 19 ayat 2). Demikian pula terkait dengan pemusnahan dokumen yang telah
dialihmediakan pada Pasal 20 UU No. 8 Tahun 1997 yang dikemukakan bahwa
pemusnahan dokumen perusahaan yang sudah dialihmediakan (ke dalam mikrofilm atau
media lain) dapat segera dilakukan, kecuali ditentukan lain oleh pemimpin perusahaan
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa berdasarkan beberapa pengertian penyutan
arsip baik dari beberapa pakar, peraturan perundangan penyusutan arsip merupakan
kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan melalui pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna dan habis
masa retensinya, serta penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan

Tujuan Penyusutan Arsip

Arsip yang bertumpuk tentunya menimbulkan permasalahan antara lain:
a. Ruang penyimpanan
Suatu pemandangan yang sering ditemui adalah arsip menumpuk di mana-mana,
seperti di sudut ruangan, bawah tangga, kolong meja kantor, ataupun dalam gudang
penyimpanan bercampur dengan barang-barang kantor lainnya yang sudah tidak
digunakan lagi. Kondisi ini akan menarik dan muncul permasalahan ketika arsip
yang diperlukan oleh pimpinan tidak dapat ditemukan dan mengakibatkan
terhambatnya pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, adanya audit baik dari
intern maupun ekstern, adanya kasus di instansi tersebut. Di sini baru disadari
bahwa arsip memiliki arti yang sangat penting dalam menunjang kelancaran
pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Oleh karena itu, arsip yang menumpuk
tersebut perlu dilakukan pengelolaan secara benar agar dapat dimanfaatkan
informasinya dalam berbagai kepentingan dinas. Salah satu penyebab
menumpuknya arsip adalah keterbatasan penyediaan ruang penyimpanan Pimpinan
menganggap bahwa arsip tidak perlu disimpan dalam ruangan khusus
penyimpanan. Arsip yang tersebar di mana-mana tersebut dalam satu unit perlu
disimpan dalam satu ruangan tersendiri sehingga akan memudahkan dalam
mengorganisasikan arsip. Namun, semakin lama arsip dalam satu ruangan ini pun
akan semakin bertambah volumenya dan tidak tertampung lagi dalam satu ruangan
tersebut sehingga memerlukan ruang penyimpanan lagi. Gambaran seperti inilah
yang akan terjadi apabila tidak diprogramkan secara serius kegiatan penyusutan
arsip mulai dari arsip yang sudah inaktif di unit-unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna pertanggungjawaban nasional, dan
penyerahan arsip ke lembaga kearsipan (ANRI, lembaga kearsipan
provinsi/kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi

b. Penyediaan sumber daya manusia kearsipan

Untuk mengatasi penumpukan arsip yang dilakukan dengan melakukan kegiatan
penyusutan arsip sehingga dapat dimanfaatkan informasinya diperlukan
pengelolaan arsip sesuai kaidah kearsipan. Dalam melaksanakan pengelolaan arsip
diperlukan sumber daya manusia (SDM) kearsipan yang kompeten dan profesional.
Sesuai dengan yang diamanatkan UU No. 43 Tahun 2009 dan PP No.28 Tahun
2012 dikemukakan SDM kearsipan meliputi pejabat fungsional arsiparis dan SDM
kearsipan yang kompeten meliputi pimpinan lembaga kearsipan dan/atau pimpinan
unit kearsipan serta pengelola arsip. Penyediaan arsiparis pada setiap unit pengolah
pencipta arsip dan unit Kearsipan atau pada lembaga kearsipan sangatlah
diperlukan. Arsiparis sesuai dengan yang diamanatkan undang-undang bisa
dilaksanakan pada instansi pemerintah maupun perusahaan. Demikian halnya untuk
pimpinan unit kearsipan dan pimpinan lembaga Kearsipan agar pelaksanaan
penyelenggaraan kearsipan di instansinya berjalan sesuai kaidah kearsipan
diperlukan pengetahuan dan wawasan bidang kearsipan melalui pendidikan
manajerial kearsipan. Jika semakin menumpuknya arsip dalam suatu organisasi,
tidak dipikirkan SDM kearsipan yang kompeten dan professional maka
permasalahan kearsipan akan semakin kompleks. Pimpinan dimungkinkan kesulitan
mengambil kebijakan, arsip yang sangat esensial (arsip vital) bagi organisasi atau
sebagai memori kolektif bangsa akan hilang begitu saja Dengan demikian, jika
organisasi mempunyai SDM kearsipan yang kompeten akan terprogram kegiatan
Kearsipan khususnya penyusutan arsip mulai di unit pengolah, pemusnahan arsip
yang tidak bernilai guna sampai dengan arsip diserahkan ke lembaga kearsipan
c. Biaya pemeliharaan dan perawatan
Arsip yang diciptakan dan diterima suatu organisasi harus dikelola dengan baik dan
benar sesuai kaidah kearsipan karena dapat diberdayakan sebagai tulang punggung
manajemen organisasi, bukti akuntabilitas kinerja aparatur pemerintahan atau
pelaksana perusahaan, bukti sah dan memori organisasi dan/atau memori kolektif
bangsa. Dengan demikian, mulai arsip tersebut diciptakan perlu dipikirkan
pemeliharaan dan perawatan Jika arsip ditemukan bertumpuk-tumpuk belum
diadakan pengurangan maka perlu dipilah-pilah, yakni memisahkan antara duplikasi
dan nonarsip yang tidak berguna dengan arsip yang masih harus disimpan,
melakukan perawatan terhadap fisik arsip seperti melakukan fumigasi arsip yang
rusak secara berkala, sirkulasi udara dalam ruangan penyimpanan arsip harus
memadai, suhu udara yang konstan, laminasi, dan sebagainya, serta pengamanan
terhadap informasinya, seperti tersedianya tempat penyimpanan arsip yang
representatif, tenaga pengelola arsip (arsiparis) yang diberi kewenangan khusus.
Jika volume arsip yang disimpan semakin banyak karena tidak dilakukan
penyusutan akan memerlukan biaya pemeliharaan dan perawatan yang semakin
tinggi. Hal ini dapat dicontohkan sebagai berikut.
1) Berkaitan dengan pemilahan arsip terhadap arsip yang bertumpuk-tumpuk
semakin lama semakin banyak maka diperlukan tenaga dan waktu yang relatif
lebih banyak dibandingkan dengan apabila secara rutin melakukan penyusutan
arsip,
2) Berkaitan dengan ruang penyimpanan, baik pemeliharaan gedung. AC maupun
biaya prasarana dan sarana, seperti jika instansi atau perusahaan melakukan
sewa ruangan/gedung dan/atau mempunyai ruang penyimpanan di lokasi yang
mahal, semakin banyak volume arsip yang disimpan akan semakin tinggi biaya
pemeliharaannya

3) Berkaitan dengan perawatan fisik arsip, seperti fumigasi, preservasi maupun alih
media, semakin banyak volume arsip yang disimpan maka akan semakin tinggi
biaya yang dikeluarkan organisasi untuk perawatan arsip Berkaitan dengan
pengamanan informasi, perlunya arsiparis yang diberi
4) Kewenangan untuk mengelola arsip, baik terhadap informasinya maupun
fisiknya, semakin banyak volume arsip yang dikelola akan menimbulkan
kesulitan yang relatif lebih besar dalam pengamanan informasi dan fisiknya.

Dari gambaran tersebut di atas, dapat dikemukakan tujuan penyusutan arsip maupun
manfaat apa yang diperoleh apabila setiap organisasi melaksanakan penyusutan
arsip. Menurut Diamond (1983: 22), tujuan penyusutan arsip, yaitu (1) menghindari
biaya tinggi terhadap penyimpanan arsip yang tidak memiliki nilai guna, (2)
memudahkan penemuan kembali arsip (retrievaly secara efisien, (3) mewujudkan
komitmen organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip setiap jenis
arsip yang diciptakannya sesuai dengan yang tertuang dalam jadwal retensi arsip.
Demikian Juga Martono (1994:39) mengemukakan tujuan penyusutan arsip adalah
(1) mendapatkan penghematan, (2) pendayagunaan arsip, (3) memudahkan
pengawasan dan pemeliharaan arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna
permanen, serta (4) penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Dari pengertian kedua pakar kearsipan tersebut, tujuan penyusutan arsip sebagai
berikut.
1) Penghematan dan efisiensi
Tujuan manajemen arsip adalah efisiensi baik ruang penyimpanan, sumber daya
kearsipan meliputi prasarana dan sarana. SDM kearsipan, informasinya, waktu
pelayanan maupun biaya operasional tanpa mengurangi keharusan untuk
mewujudkan tujuan akhir, yaitu mampu memberikan informasi yang tepat kepada
orang pengguna yang berhak, dalam waktu yang cepat dan dapat ditemukan
dengan tepat, serta digunakan untuk kepentingan yang tepat. Hal ini dapat
 terwujud melalui kegiatan penyusutan arsip. Dengan melaksanakan penyusutan
arsip melalui kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna, penyerahan arsip statis ke
lembaga kearsipan maupun melakukan kegiatan alih media arsip maka akan
diperoleh penghematan dan efisiensi yang menyangkut ruang/gedung
penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga pengelola arsip (arsiparis), dan biaya
pemeliharaan serta perawatan arsip

2) Pendayagunaan arsip
Keberadaan arsip pada suatu organisasi karena fungsi organisasi (pemerintah
maupun swasta) berjalan sesuai tujuannya. Arsip ini berfungsi sebagai tulang
punggung manajemen operasional organisasi. Jika dilihat dari penyelenggaraan
Kearsipan dilaksanakan bebaskan, yaitu kepastian hukum, keautentikan dan
keterpercayaan, keutuhan, asal-usul (principle of provenance), aturan asli
(principle of original order), keamanan, dan keselamatan, keprofesionalan,
keresponsifan, keantisipatifan, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan
kepentingan umum. Selanjutnya dari aspek fungsi, terdapat asas-asas dan sikap
dalam setiap pengaturan arsip, yaitu
a. jangan menyimpan arsip yang tidak terkait dengan fungsi organisasi;
b. jangan menyimpan duplikasi arsip:
c. jangan menyimpan arsip yang sudah habis nilai guna dan jangka simpannya.

Bagaimana kaitan antara penyusutan arsip dan pendayagunaan arsip? Suatu

organisasi menyimpan arsip bukan semata-mata menyimpan fisik arsip, tetapi
yang lebih tepat juga mengelola informasi yang terkandung dalam arsip. Kondisi
menumpuknya arsip pada suatu organisasi, mencerminkan fisik arsip dan
informasinya belum dikelola dengan baik sesuai kaidah kearsipan. Arsip dapat
didayagunakan, jika dalam pengelolaannya dilakukan berdasarkan informasinya.
Dengan mengetahui arsip dan informasi yang dikelolanya akan memudahkan
untuk penemuan kembali arsip apabila akan dipergunakan atau didayagunakan
untuk kepentingan dinas
Demikian pula jika arsip yang sudah dikelola sesuai kaidah kearsipan dan apabila
tidak dilakukan program penyusutan secara berkala, lama-kelamaan akan terjadi
penumpukan dan menyulitkan ketika arsip akan dipergunakan. Hal ini karena
arsip yang tersimpan di unit pengolah tidak bisa dibedakan antara arsip vital, arsip
aktif, arsip inaktif, atau arsip yang sudah tidak bernilai guna yang seharusnya
sudah layak untuk dimusnahkan bahkan arsip yang bernilai sebagai memori
organisasi maupun memori kolektif bangsa menjadi satu. Penyusutan arsip yang
dilakukan secara berkala oleh setiap organisasi akan memudahkan dalam
penemuan kembali jika diperlukan untuk kepentingan, antara lain pengambilan
keputusan, ruangan tampak bersih dan rapi, serta terselamatkannya arsip yang
bernilai sejarah dan yang paling memperlancar dalam pelayanan publik. Dapat
dicontohkan seorang arsiparis/tenaga pengelola arsip akan lebih mudah
penemuan kembali arsip di lingkungan unit kerjanya, jika yang disimpan
merupakan arsip aktif.

3) Pengawasan arsip bernilai guna kepentingan nasional

Kriteria arsip yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional yang dalam
UU No. 43 Tahun 2009 disebut arsip statis, yaitu arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung,
maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan. Sedangkan
Pasal 18 ayat (1) UU No. 8 Tahun 1997 mengemukakan bahwa dokumen
perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib
diserahkan kepada ANRI berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
 Menurut Utomo (2005), arsip yang bernilai guna bagi kepentingan nasional yang
merupakan arsip statis mempunyai nilai guna sekunder (secondary value), sering
juga disebut dengan nilai guna kesejarahan (historical value), nilai guna
permanen (permanent value), nilai guna berkelanjutan (continuing value), atau
nilai guna kearsipan (archival value). Agar arsip yang bernilai kepentingan
nasional ini dapat terselamatkan, pengawasan arsip ini dapat dilakukan secara
intensif dengan melakukan penyusutan arsip. Pengawasan arsip statis dilakukan
melalui penyusutan arsip karena setiap keputusan yang diambil terhadap akhir
hidup suatu arsip apakah dimusnahkan atau dipermanenkan, selalu dilakukan
penilaian terlebih dahulu, Dengan kata lain, penyusutan arsip sudah melewati
'filter' penilaian sehingga arsip bernilai guna bagi kepentingan nasional terdeteksi
dengan melalui kegiatan penilaian terhadap arsip tersebut. Dalam lingkup
organisasi, penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip maupun
Penanganan Arsip Inaktif tanpa melalui JRA dilakukan setelah melalui penilaian
yang akan menghasilkan keputusan: (a) arsip yang harus disimpan karena masih
memiliki nilai guna bagi kepentingan organisasi, (b) arsip yang diusulkan untuk
dimusnahkan karena tidak memiliki nilai guna berdasarkan peraturan perundang-
undangan, (c) arsip yang harus diserahkan ke ANRI atau lembaga kearsipan
daerah provinsi/kabupaten/kota atau arsip perguruan tinggi.

4) Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

Arsip dapat memberikan keterangan atau petunjuk tentang bukti keberadaan
suatu organisasi yang dapat meliputi asal-usul, struktur organisasi, fungsi.
prosedur kerja, keputusan keputusan yang dibuat. Dengan kondisi arsip yang
tersebar dan tidak dikelola dengan baik sesuai kaidah kearsipan, besar
kemungkinan identitas organisasi pun tidak dapat diketahui pada masa kini
apalagi pada masa yang akan datang, yaitu sebagai bukti keberadaan organisasi
dalam suatu kurun waktu tertentu yang dapat merupakan warisan sejarah bagi
generasi yang akan datang. Ironisnya, arsip sebagai bukti kegiatan setiap
organisasi ini akan mudah terlupakan atau bahkan terhapus oleh waktu karena
tidak dapat diselamatkan. Penyusutan arsip akan menjawab permasalahan dan
memberikan solusi dengan melaksanakan penyusutan arsip secara terprogram
dan berkesinambungan. Penyusutan arsip secara terprogram akan menjamin
terselamatkannya arsip/rekaman informasi bukti dari berbagai kegiatan
organisasi, keputusan dan kebijakan, saran dan proses dari suatu kegiatan
organisasi sebagai memori organisasi.

5) Memenuhi persyaratan hukum

Peraturan perundang-undangan telah mengatur tentang penyusutan arsip, yakni
yang terdapat dalam UU No. 43 Tahun 2009 dan peraturan pelaksanaannya PP
No. 28 Tahun 2012, maupun Peraturan Pemerintah Nomor 87 tentang Tata Cara
Pemusnahan dan Penyerahan Dokumen Perusahaan. Sebagaimana yang
diamanatkan oleh peraturan perundang-undangan tersebut, pelaksanaan
penyusutan arsip oleh setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan merupakan konsekuensi yuridis dari peraturan tersebut. Dengan
memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan tersebut di atas dan
peraturan terkait lainnya, berarti dikatakan telah melaksanakan persyaratan
hukum dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip. Adapun manfaat bagi
organisasi apabila melaksanakan penyusutan arsip secara terprogram dan
berkelanjutan sebagai berikut.

a. Terkelolanya arsip dinamis di masing-masing instansi pemerintah maupun

perusahaan sehingga informasinya dapat didayagunakan secara maksimal untuk
kepentingan operasional instansi/perusahaan yang bersangkutan
 b. Terjadinya efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga maupun dana
karena telah dipindahkannya arsip inaktif ke unit kearsipan dan dimusnahkannya
arsip-arsip yang tidak berguna
c. Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggung
jawaban nasional, yaitu dengan diserahkannya arsip statis instansi/perusahaan
kepada ANRI/lembaga Kearsipan daerah provinsi/kabupaten/kota dan arsip
perguruan tinggi.
d. Memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan. Arsip yang tertata rapi,
baik fisik maupun informasinya maka apabila diperhatikan dapat ditemukan
secara benar, cepat, dan tepat.
e. Menghindari munculnya masalah hukum yang diperlukan alat bukti "hitam di atas
putih", yaitu arsip dalam tuntutan pidana, perdata, ataupun tata usaha negara
atau sengketa lainnya.

Pengertian Dan Jenis Organisasi

Pada hakikatnya, manusia memiliki kebutuhan untuk berkumpul dan bekerja sama
mencapai tujuan tertentu (bersama). Wadah kerja sama sekelompok orang untuk
mencapai tujuan bersama disebut sebagai organisasi. Syarat untuk dapat disebut
sebagai organisasi sekurang-kurangnya terdapat unsur sekelompok orang, kerja sama,
dan ada tujuan bersama. Pada umumnya organisasi diartikan sebagai wadah kerja sama
sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (bersama)
Pengertian tersebut dalam teori sering disebut organisasi dalam arti statis (organization),
sedangkan dalam arti dinamis (organizing), organisasi sebagai suatu sistem atau
kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jenis organisasi dalam
kepemerintahan ini (domain) terbagi dalam tiga kelompok sebagai berikut.
1. Organisasi Pemerintahan
Bentuk dari organisasi pemerintahan meliputi lembaga-lembaga negara dan badan-
badan pemerintahan pusat dan daerah. Di Indonesia nomenklatur dan bentuk- bentuk
organisasi tersebut adalah lembaga negara, kementerian, lembaga pemerintah
nonkementerian, dan pemerintah daerah.
2. Organisasi Swasta
Organisasi swasta dapat berbentuk perusahaan, yayasan, koperasi, LSM, organisasi
profesi maupun badan usaha lainnya
3. Organisasi BUMN
Bentuk organisasi BUMN terdiri atas perusahaan jabatan, perusahaan umum, dan
persero
2. Jelaskan Fungsi Arsip dan Tujuan Kearsipan dan jelaskan Ketentuan Hukum yang
Berkaitan dengan Penyusutan Arsip!
Jawab:
Fungsi Arsip
Arsip merupakan informasi dari keseluruhan proses kegiatan dan/atau peristiwa dalam
setiap organisasi mulai dari perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan karena itu
arsip memiliki fungsi sebagai berikut.
1. Mendukung proses pengambilan keputusan (decision making) Dalam setiap
organisasi, jika pimpinan akan menentukan pengambilan keputusan memerlukan
informasi. Informasi yang dijadikan sebagai kebijakan dari proses kegiatan yang telah
dilakukan, yaitu dasarnya dari arsip
2. Menunjang proses perencanaan Untuk menyusun perencanaan kegiatan yang akan
dilaksanakan, unit pengolah maupun organisasi akan berdasarkan kegiatan-kegiatan
sebelumnya, yaitu dengan melihat informasi yang terdapat dari arsip, sebagai
pendukung untuk membuat perencanaan yang akan datang.
3. Mendukung pengawasan
Dalam pelaksanaan pengawasan baik yang dilakukan pimpinan maupun auditor dari
internal maupun eksternal akan dibutuhkan informasi mengenai perencanaan,
pelaksanaan kegiatan, pemantauan, yang semuanya itu akan dibuktikan arsip
 sebagai bukti pelaksanaan suatu kegiatan.

4. Sebagai alat pembuktian (litigation support)

Pada waktu terjadi kasus baik yang diproses di internal maupun dalam proses
pengadilan maka arsip dijadikan sebagai salah satu alat bukti sah
5. Memori kolektif instansi (corporate memory)
Dari arsip dokumen perusahaan yang telah diciptakan dari kegiatan dan peristiwa,
sebagian arsip tersebut mempunyai nilai guna sebagai memori kolektif organisasi.
6. Bukti akuntabilitas kinerja
Dalam melaksanakan kegiatan organisasi, dengan sendirinya akan menciptakan arsip
Arsip yang diciptakan tersebut harus autentik, utuh, dan reliabel (nyata) karena
sebagai bahan pertanggungjawaban kinerja aparatur.
7. Untuk kepentingan pelayanan public
Arsip yang diciptakan oleh organisasi harus dikelola dengan sebaik-baiknya
karena untuk memperlancar pelayanan publik.

Tujuan Kearsipan
Oleh karena arsip mempunyai peranan strategis untuk mendukung manajemen
organisasi dan sebagai memori kolektif organisasi serta memori kolektif bangsa maka
seperti diamanatkan Pasal 3 UU No. 43 Tahun 2009 tujuan penyelenggaraan kearsipan
dinyatakan secara tegas dalam, yaitu:
1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan
nasional,
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah,
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu,
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya.

Dengan demikian, pentingnya arsip untuk ketersediaan bahan pertanggungjawaban dari

pelaksana kegiatan, baik lembaga pemerintah, swasta, dan perseorangan merupakan
sebagai aktualisasi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
Pertanggungjawaban merupakan elemen penting dalam pelaksanaan setiap kegiatan
yang dilakukan baik organisasi maupun perseorangan. Apabila dikaitkan dengan fungsi
manajemen, kegiatan yang perlu dipertanggungjawabkan sejak dilakukannya tahap
perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari penyelenggaraan setiap kegiatan
tersebut.

Ketentuan Hukum Yang Berkaitan Dengan Penyusutan Arsip

Komponen manajemen arsip dinamis yang terkait dengan daur hidup arsip meliputi
penciptaan, pengguaan dan pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
Komponen manajemen arsip dinamis tersebut sesuai dengan yang ditetapkan pada
pasal 31 PP No. 28 Tahun 2012, yaitu pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan:
a) penciptaan arsip
b) penggunaan arsip
 c) pemeliharaan arsip
d) penyusutan arsip.
Berdasarkan ketentuan hukum tersebut di atas yang merupakan salah satu unsur
penting yang menjadi perhatian dalam manajemen arsip dinamis, yang bertujuan agar
dalam implementasinya berjalan secara efektif dan efisien. Dengan demikian, selain
agar manajemen arsip dinamis dalam suatu organisasi berjalan sesuai dengan yang
diharapkan juga aspek lain yang tidak kalah pentingnya yang perlu menjadi perhatian,
seperti archival science (ilmu kearsipan), standar nasional maupun internasional,
kewenangan lembaga pencipta arsip, pengelolaan sumber daya manusia, prasarana
dan sarana, kelembagaan yang terkait dengan struktur organisasi (tugas dan fungsi
organisasi). Dari hal tersebut di atas, dapat dikemukakan pentingnya pengaturan yang
terkait dengan tahapan dari daur hidup arsip (dari mulai tahap penciptaan sampai
dengan penyusutan), yaitu dengan memperhatikan aspek hukum yang ada. Sebagai
gambaran umum, aspek hukum yang terkait dengan penyusutan arsip dapat
dikemukakan berikut ini.
Kegiatan pengelolaan arsip dinamis di pencipta arsip dilaksanakan untuk menjamin
ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai tulang punggung
manajemen pemerintahan dan pembangunan, bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti
yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan, yaitu andal, sistematis,
utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria
Pengelolaan arsip dinamis seperti dikemukakan dalam Pasal 40 UU No. 43 Tahun 2009
dan Pasal 31 PP No. 28 Tahun 2012 meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan
pemeliharaan, penyusutan arsip
Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh setiap lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
berdasarkan Pasal 49 UU No. 43 Tahun 2009 meliputi tiga kegiatan, yaitu pemindahan
arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis
retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan, dan penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan. Penyusutan arsip yang dilakukan oleh pencipta arsip dilaksanakan
berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan
masyarakat, bangsa, dan negara. Dengan demikian, pelaksanaan penyusutan arsip
yang dilakukan oleh pencipta arsip yang berdasarkan JRA, mengandung konsekuensi
bahwa setiap lembaga negara, pemerintahan daerah. perguruan tinggi negeri, BUMN
dan BUMD wajib memiliki JRA (Pasal 53 ayat (1) PP No. 28 Tahun 2012). Dengan
demikian, setiap lembaga pencipta arsip tersebut di atas harus mempunyai JRA yang
ditetapkan oleh pimpinannya setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA ini
penting karena digunakan sebagai pedoman pencipta arsip yang akan melakukan
penyusutan arsip

Kegiatan penyusutan ini telah diatur pula dan diberlakukan untuk perusahaan yang
ditetapkan dalam UU No. 8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan bahwa dalam
kegiatan penyusutan arsip meliputi pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan
dokumen perusahaan. Dengan demikian, setiap melakukan kegiatan penyusutan arsip
baik pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip ke lembaga kearsipan
mengandung konsekuensi hukum. Selain mengatur tentang penyusutan arsip dalam
peraturan perundang-undangan ini dibahas juga aspek hukum alih media. Mengapa
menjadi lingkup bahasan dalam aspek hukum penyusutan arsip? Karena dalam kegiatan
alih media seperti yang diatur dalam UU No. 8 Tahun 1997 tentang dokumen
perusahaan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, sedangkan efisiensi dalam
penyelenggaraan kearsipan adalah sebagai salah satu tujuan penyusutan arsip. Lebih
relevan lagi karena dalam kegiatan alih media arsip dari media kertas ke media
elektronik ini mengandung konsekuensi hukum yang terkait dengan alat bukti harus
dicermati oleh setiap penyelenggara kearsipan dan juga dalam lingkup proses peradilan
di Indonesia, arsip yang sudah dialihmediakan yang bagaimana yang bisa digunakan
 sebagai alat bukti yang sah.
Di samping itu, aspek hukum yang juga signifikan untuk dikemukakan di sini adalah
produk-produk hukum instansi yang dapat berupa implementasi kebijakan peraturan di
bidang kearsipan, seperti pedoman tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi
arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, dan lain-lain yang diberlakukan
dengan suatu keputusan pimpinan instansi atau pejabat yang ditunjuk untuk itu. Dalam
konteks aspek hukum penyusutan arsip, yang dibahas meliputi ketentuan yang
diberlakukan di lingkungan organisasi pemerintah dan lingkungan perusahaan
khususnya BUMN dan BUMD.
3. Tuliskan Pengantar Penilaian dan Retensi Rekod serta jelaskan Teori Penilaian!
Jawab:
Pengantar Penilaian dan Retensi Rekod
Penilaian arsip merupakan kegiatan sangat krusial yang dirasakan arsiparis maupun
manajer arsip dalam pengelolaan arsip di lembaganya. Penanganan arsip yang
dilakukan baik di instansi pemerintah, maupun swasta dirasakan masih belum sesuai
dengan ketentuan dan kaidah kearsipan, salah satunya dalam melakukan penilaian arsip
untuk kegiatan penyusutan arsip. Hal ini dapat terlihat masih adanya fenomena di unit
unit pengolah pencipta arsip adanya arsip yang masih bertumpuk tumpuk, ada rasa takut
untuk dilakukan penyusutan
Beberapa pakar bidang kearsipan mengemukakan pengertian penilaian arsip. antara lain
Boles (1991) mengemukakan penilaian arsip adalah kegiatan evaluasi pada arsip
(records) untuk menentukan berapa lama arsip harus disimpan. Penilaian arsip ini
dikatakannya mempunyai kriteria, yaitu nilai administrasi, nilai hukum, nilai kebuktian.
nilai finansial, kebijakan dan hal yang bernilai strategis, milai penelitian, duplikasi,
rehabel dan utuh, aksesibilitas, dan rost benefit Sedangkan Penn dkk. (1992:167)
berpendapat bahwa penilaian arsip (records appraisal) adalah suatu kegiatan
menentukan arsip yang mengandung informasi yang bernilai guna permanen dan harus
disimpan di lembaga kearsipan yang penilaiannya dimulai dari awal penciptaan suatu
arsip (surat) sampai dengan akhir (penyusutan) dari kehidupan arsip (life of circle
records) Demikian pula Ham (1993,51) mengemukakan bahwa penilaian arsip adalah
suatu proses mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberi kontribusi
terhadap tujuan kebijakan organisasi: Demikian pula dalam Peraturan Pemerintah
Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen
Perusahaan (PP No. 87 Tahun 1999) dikemukakan bahwa penilaian arsip adalah
kegiatan menentukan nilai guna dokumen perusahaan yang didasarkan pada
kegunaannya bagi kepentingan pengguna dokumen. Selanjutnya, Keputusan Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian.
Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta (Kep Ka ANRI No.07 Tahun
2001) dikemukakan bahwa penilaian arsip adalah proses menentukan jangka waktu
simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta
karakteristik fisik/nilai teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.
Dari beberapa batasan pengertian penilaian arsip tersebut di atas, dapat dikemukakan
bahwa penilaian arsip merupakan proses kegiatan analisis informasi yang terkandung
dalam series (jenis) arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka waktu simpan arsip
bagi kepentingan organisasi pencipta dan kepentingan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu
jenis arsip dengan tujuan dengan adanya retensi arsip ini dapat membantu pengelolaan
arsip sehingga dalam penataannya arsip-arsip tersebut tidak menumpuk dan
memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
Penilaian dan retensi rekod sangat erat kaitannya karena dalam penentuan retensi suatu
arsip diperlukan pertimbangan-pertimbangan dimana pertimbangan ini merupakan
bentuk dari penilaian sebuah arsip.
Peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan nasional secara berkesinambungan
merupakan bagian dari upaya penyempurnaan menuju manajemen pemerintahan
modern yang transparansi. Tujuan mendasar dari implementasi manajemen arsip adalah
efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip termasuk di dalamnya, yaitu sistem kearsipan,
pemanfaatan sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta kelembagaan
kearsipan dalam menunjang manajemen pemerintahan dan pembangunan. Dengan
demikian, untuk mencapai tujuan tersebut di atas perlu diupayakan pengelolaan arsip
yang lebih baik

Dalam melaksanakan pengelolaan arsip salah satunya dengan menerapkan penyusutan

arsip melalui kegiatan yang sangat dibutuhkan suatu analisis dari berbagai sudut
pandang dan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan maupun aturan yang
lainnya, yaitu penilaian arsip (records appraisal). Tidak dapat dipungkiri jika unit
pengolah (lembaga pencipta) selama ini sudah menerapkan kegiatan penilaian arsip
sesuai kaidah dan ketentuan kearsipan akan terlihat arsip yang tersimpan adalah arsip
yang memiliki nilai guna. Sebaliknya, ditemukan unit pengolah (lembaga kearsipan) jika
akan melakukan penyusutan arsip melaksanakan penilaian arsip hanya mengandalkan
perasaan atau selera pelaksana dan pimpinan atau tim kerja atau tidak sesuai dengan
kaidah kearsipan dan peraturan perundangan kearsipan, arsip yang akan disusutkan
oleh lembaga tersebut belum memenuhi persyaratan khususnya untuk menilai secara
tepat arsip sebagai bahan pertanggungjawaban Tanpa disadari bisa dimungkinkan arsip
yang bernilai pertanggungjawaban nasional musnah atau arsip yang tidak bernilai guna
seharusnya sudah dimusnahkan, tetapi masih ditemukan disimpan di unit pengolah
pencipta. Hal ini berarti jika arsip yang tidak memiliki nilai guna masih disimpan,
menyebabkan terjadinya inefisiensi dalam pengelolaan arsip dan dapat menjadi kendala
manajemen organisasi. Dengan demikian, perlu dilakukan penilaian arsip sebagai
langkah penting dalam implementasi manajemen arsip

Penilaian arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam daur hidup arsip (life of
circle records) karena penilaian yang dilakukan mulai dari awal penciptaan surat akan
mampu menjamin terpeliharanya informasi yang memiliki nilai guna bagi kelangsungan
hidup organisasi. Kegiatan penilaian arsip yang dilakukan sesuai kaidah Kearsipan dan
ketentuan peraturan di bidang kearsipan maupun yang terkait lainnya akan mampu,
antara lain menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti memori organisasi
dan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,
menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi. sosial, politik, budaya,
pertahanan keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta dapat meningkatkan
kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (UU No. 43 Tahun 2009).

Teori Penilaian
Suatu institusi merancang dan mengembangkan program seleksi dan penilaian arsip
atau rekod yang mengacu kepada identifikasi dan survei atas rekod, dimana jumlahnya
meningkat dan memperlihatkan penurunan manfaatnya bagi unit pencipta arsip dalam
lingkup institusi yang berkaitan. Teori yang bisa digunakan guna melaksanakan penilaian
merupakan definisi dari teori penilaian.

Cook (1991.4) menciptakan konsep penilaian makro (macro appraisal) dan penilaian
mikro (micro appraisal). Penilaian makro dilakukan dalam rangka kegiatan akuisisi arsip
(penambahan khasanah arsip yang bernilai guna permanen bagi lembaga kearsipan)
Dikatakannya analisis informasi yang dilakukan dalam penilaian makro ini ditekankan
pada latar belakang dan keberadaan organisasi pencipta arsip termasuk cabang, sektor,
atau satuan program yang tercakup dalam submisi Penilaian makro dilakukan melalui
pemahaman dan evaluasi berdasarkan kepentingan fungsi, tugas, proses pengambilan
kebijakan, struktur organisasi, dan aktivitas pencipta arsip

Dalam penilaian makro, juga harus dikembangkan pemahaman yang sama terhadap
seluruh informasi arsip yang terkandung dalam seluruh media arsip yang meliputi sifat
dasar, susunan, ciri khas, proses penciptaan, dan khususnya hubungan keterkaitan
dengan informasi arsip yang lainnya Dalam konsep penilaian makro ini disebut juga
pendekatan pada konteks sosial di mana arsip tercipta. Pertimbangan utama dalam
menetapkan suatu informasi arsip bernilai guna berdasarkan pada tema sosial yang
telah ditentukan, seperti tema lingkungan hidup, pendidikan, pengembangan industri,
pemilu, korupsi, dan sebagainya.

Sedangkan konsep penilaian mikro dikenal melalui pendekatan tradisional Dalam

penilaian makro menggunakan pemikiran dasar penilaian arsip yang terkandung dalam
fisik arsip mencerminkan fungsi atau aktivitas yang menyebabkan terciptanya arsip
tersebut. Analisis informasi yang dilakukan dalam penilaian mikro lebih memfokuskan
pada kelompok arsip (series/jenis arsip) secara fisik

Penilaian dimulai dari fisik arsip (actual records) ke konteks konseptual penciptanya, dari
benda yang dibuat ke tujuan intelektual yang melatarbelakangi, dan dari benda ke
pemikiran. Fisik arsip yang dimaksud di atas, seperti berkas (files), jenis (series) arsip,
data, peta (map), photograph, laporan, dan sebagainya, Fisik arsip ini menggambarkan
produk akhir beberapa proses kegiatan, seperti sistem registrasi, sistem
elektronik, pelaporan statistik, peraturan photograph, dan sebagainya. Penilaian melalui
fisik arsip ini dapat memfokuskan tentang suatu organisasi yang meliputi visi, misi, tugas
dan fungsi, program, dan kegiatan/aktivitas organisasi tersebut. Dengan demikian,
analisis terhadap fisik arsip dapat ditentukan informasi yang bernilai guna permanen
maupun yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan kemudian hari setelah
jangka simpannya habis

Semenjak muncul istilah kearsipan di Eropa, teori penilaian mulai dikembangkan. Ada
dua jenis teori penilaian, yaitu:
a) Teori pendekatan tradisional, teori ini lebih mengacu kepada rekod yang berada
pada masa istirahat.
b) Teori pendekatan makro, yang mana dikembangkan guna melaksanakan penilaian
rekod yang mengacu kepada fungsi dari suatu organisasi.
Program pengurangan atau penyusutan arsip atau kegiatan disposal merupakan usaha
untuk mendapatkan efisiensi dan efektivitas dari berbagai arsip, seperti ruang dan
peralatan, tenaga kerja serta pemanfaatan arsip / rekod itu sendiri. Dasar dari program
penyusutan dan pengurangan arsip / rekod adalah seleksi berdasarkan nilai guna yang
terkandung dalam arsip / rekod. Program seleksi dan penilaian arsip / rekod, dirancang
dan dikembangkan oleh institusi berdasarkan identifikasi dan survey atas rekod – rekod
yang jumlahnya mulai meningkat dan menunjukkan penurunan kegunaannya bagi unit
pencipta arsip dalam lingkungan institusi yang bersangkutan. Akhir dari program
penilaian (appraisal adalah tersedianya jadwal retensi arsip, yaitu yang memuat
keterangan berapa lama arsip disimpan dan kapan harus dimusnahkan atau kapan arsip
harus segera dipindahkan dari unit kerja/ pengolah/ pencipta ke unit kearsipan.

Untuk menentukan rekod yang mana yang akan menjadi arsip, dan rekod yang mana
yang akan dibuang adalah memerlukan keterampilan dan pengetahuan tentang isi dan
konteks informasi arsip dengan melakukan penilaian. Pendekatan untuk intitusi arsip
pusat dan arsip lembaga berkonsentrasi pada identifikasi rekod pada tahap awal aktifnya
sebagai bagian strategi informasi di dalam organisasi secara keseluruhan. Kolektif arsip
menerapkan keterampilan penilaian dalam hubungannya dengan strategi akuisisi untuk
meyakinkan koleksi kohesif. Hubungan antara akuisisi dan penilaian adalah sangat
dekat. Penilaian memberikan informasi proses akuisisi secara actual. Seleksi merupakan
langkah awal dari penilaian secara sederhana, yaitu memilah rekod – rekod yang
menjadi prioritas utama dalam unit pencipta dan pusat arsip.