Peraturan Bupati Bekasi

Nomor 126 Tahun 2020

Tentang Jadwal Retensi Arsip

25 Oktober 2021

DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN BEKASI

JRA DALAM RUANG LINGKUP
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DASAR HUKUM

• Undang –Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

• Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata

Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip

• Peraturan Daerah Kabupaten Bekasi Nomor 2 Tahun 2014 Tentang

Penyelenggaraan Kearsipan

• Peraturan Bupati Bekasi Nomor 48 Tahun 2014 Tentang Petunjuk

Pelaksanaan Peraturan Daerah Kabupaten Bekasi Nomor 2 Tahun 2014
Tentang Penyelenggaraan Kearsipan
 Pasal 33 UU No. 43 Thn 2009

Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan

kegiatan yang menggunakan sumber dana negara
dinyatakan sebagai arsip milik negara.
MENGAPA ADA ARSIP?
 ‘Information by product’
 Akibat dari adanya aktivitas
kegiatan organisasi/ orang
 Senantiasa tercipta
selama
adanya aktivitas • tidak akan tercipta
apabila tidak ada
aktivitas kegiatan
 PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP

 Ruang kerja penuh dengan arsip

 Perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas
 Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip
 Informasi tidak aman
 Arsip disimpan sesuai kepentingan pegawai masing-
masing
 Arsip tidak bisa ditemukan secara cepat dan tepat
 Dilakukan terhadap

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

meliputi
1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif

Menjadi Tanggung jawab Menjadi tanggung jawab

PENCIPTA ARSIP
ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.
PEGELOLAAN ARSIP DINAMIS  menjamin
ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan;
bahan akuntabilitas kinerja, alat bukti yang sah;
berdasarkan system yang memenuhi
persyaratan: andal, sistematis, utuh,
menyeluruh , dan sesuai NSPK
LEMBAGA KEARSIPAN:
ANRI, ARDAPROV, ARDAKAB/KOT, APT
ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pendukung

Instrumen
Pengelolaan Arsip Dinamis

Klasifikasi Arsip Jadwal Retensi Arsip

Tata Naskah Dinas Sistem Klasifikasi
Perbup Bekasi (JRA)
Perbup Bekasi No. 126 Keamanan dan Akses
No.116 Tahun 2020 Arsip
Tahun 2020
Perbup Bekasi No.117
Tahun 2020

Ditetapkan masing-masing Pencipta Arsip berdasarkan

Pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI

KEEMPATNYA HARUS SINERGI DAN TERINTEGRASI

 Jadwal Retensi
Arsip
Penyusutan

Klasifikasi Arsip
Tata Naskah Penciptaan arsip
Dinas Tertib Arsip Pemeliharaan
Penciptaan (pada
Arsip Pemberkasan)

Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses
Penciptaan arsip
Penggunaan arsip

15
 Lembaga Negara,pemerintah daerah, perguruan tinggi serta
BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA
(UU 43 Tahun 2009 psl 48 dan PP 28 Tahun 2012 psl 53 )

PENGELOLAAN ARSIP/ DOKUMEN MEMBUTUHKAN

INSTRUMEN POKOK BERUPA JADWAL RETENSI ARSIP
(ISO 15489)

Jadwal Retensi Arsip (JRA):

Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip. (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)
 KEGUNAAN JRA

• Sebagai alat kontrol unt mengetahui kelas, bobot informasi dan nilai guna arsip sejak arsip
diciptakan;

• Sbg dasar unt mengidentifikasi dan menyeleksi arsip vital, penting dan tidak penting;

• Sbg dasar unt memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

• Sbg dasar unt memusnahkan arsip yg sudah tidak mempunyai nilai guna;

• Sebagai alat bantu untuk penyusutan arsip.

 Penjelasan Pasal 53
Ayat (1)
JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan JRA substantif.

JRA fasilitatif
JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang
dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian,
kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan.

JRA substantif

JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang
dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan fungsi
dan tugasnya.
(PP NO. 28 TAHUN 2012)
 FUNGSI FASILITATIF

1. Fungsi Keuangan
2. Fungsi Kepegawaian
3. Organisasi dan Ketatalaksanaan
4. Ketatausahaan dan
Kerumahtanggaan
5. Hubungan Masyarakat
6. Perlengkapan
TERTUANG DALAM JRA
FASILITATIF
 FUNGSI SUBSTANTIF

1. Urusan Pertanian 16. Urusan Perpustakaan

2. Urusan Perdagangan 17. Urusan Koperasi dan Usaha Kecil
3. Urusan Perhubungan Menengah (UKM)
4. Urusan Perikanan 18. Urusan Pariwisata dan Ekonomi
5. Urusan Penanaman Modal Kreatif
6. Urusan Lingkungan Hidup 19. Urusan Hukum
7. Urusan Pemberdayaan Perempuan 20. Urusan Persandian
dan Perlindungan Anak 21. Urusan Statistik
8. Urusan Komunikasi dan Informatika 22. Urusan Pemerintah Daerah
9. Urusan Perindustrian 23. Urusan Kesehatan
10. Urusan Ketenagakerjaan 24. Urusan Pendidikan dan Pelatihan
11. Urusan Pendidikan dan Kebudayaan 25. Urusan Kearsipan
12. Urusan Perencanaan dan 26. Urusan Kependudukan dan Keluarga
Pembangunan Berencana
13. Urusan Keamanan dan Ketertiban 27. Urusan Kepemudaan dan olahraga
14. Urusan Sosial 28. Urusan Bencana, Kecelakaan dan
15. Urusan Penelitian dan Pengembangan Kondisi Bahaya
Ilmu Pengetahuan dan Teknologi 29. Pengadaan
30. Urusan Pekerjaan Umum dan
Perumahan rakyat
TERTUANG DALAM JRA SUBSTANTIF
PENETAPAN JRA

□ JRA pemerintahan daerah kabupaten/kota ditetapkan oleh

bupati/walikota setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
UNSUR JRA
a. Jenis/series arsip
b. Jangka waktu penyimpanan (retensi)
∙ retensi aktif umur/usia berkas di ruang kerja
(unit pengolah)
∙ retensi inaktif umur/usia berkas di ruang
arsip (record centre)
Keterangan :
∙ Permanen, berkas/arsip disimpan selamanya karena
memiliki nilai kesejarahan
∙ Musnah berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah
disimpan beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna
∙ Dinilai kembali, Dinilai ulang setelah beberapa
lama, keputusan jalan tengah antara musnah atau
permanen
 Muatan JRA
1. Menggambarkan jenis-jenis arsip dari
lembaga penciptanya (creating agency);
2. Berbentuk suatu daftar yang berisi jangka
simpan arsip dan nasib akhir (musnah,
permanen, dinilai kembali);
3. Sebagai dasar hukum untuk mnyimpan arsip,
memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dan
sebagai dasar hukum penyusutan.
 Pengertian dan Muatan JRA
. Gabungan antara angka
• Jangka waktu simpan aktif dan kata.
adalah Misalnya :
masa simpan minimal suatu jenis 1 tahun setelah diaudit dan
arsip pada unit pengolah. tindaklanjut pemeriksanaan
selesai
• Jangka waktu simpan inaktif
adalah
 Gabungan antara angka
masa simpan minimal suatu jenis dan tahun.
arsip pada unit pengolah dan atau Misalnya :
unit kearsipan. 2 tahun, 9 tahun
 Pengertian dan Muatan JRA
• Keterangan Permanen adalah
Keterangan yg menyatakan bahwa arsip memiliki nilai guna
sekunder, wajib diserahkan kepada ANRI / Lembaga
Kearsipan sesuai dgn lingkup kewenangan masing-masing. • Permanen
• Keterangan Dinilai Kembali adalah • Musnah
Keterangan yg menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat
ditentukan nasib akhirnya sehingga perlu dilakukan penilaian dan
pengkajian lagi.
• Keterangan Musnah adalah
Keterangan yang menyatakan bahwa arsip dapat dimusnahkan • Penentuan nasib
karena jangka waktu penyimpanan telah selesai dan tidak memiliki akhir arsip
guna lagi
PENGHITUNGAN RETENSI
 Penghitungan Retensi atau jangka waktu simpan arsip, dimulai setelah
kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak
berubah lagi (Closed File)
 Closed File ditentukan dengan pernyataan
a. Sejak berakhirnya masa satu tahun anggaran
b. Setelah proses kegiatan dinyatakan selesai
c. Sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama
tidak
berlaku
d. Sejak peraturan perundang-undangan diundangkan
e. Setelah perjanjian, kontrak, kerjasama berakhir dan kewajiban para pihak
telah ditunaikan
f. Sejak hak dan kewajiban para pihak berakhir
g. Sejak selesainya pertanggungjawaban suatu penugasan
h. Setelah perkara atau kasus mempunyai kekuatan hukum tetap
i. Setelah kegiatan dipertanggungjawabkan atau diaudIt
j. Setelah serah terima proyek
k. Setelah suatu perijinan berakhir
l. Setelah hasil sensus dipublikasikan
m. Setelah laporan hasil penelitian dipublikasikan
n. Setelah data diperbaharui
o. Setelah sistem aplikasi ditingkatkan dan dikembangkan
(upgrade)
• PRINSIP IMPLEMANTASI

 BERHUBUNGAN DENGAN PELAKSANAAN JRA UNTUK

MENJAMIN BAHWA JRA BERFUNGSI SESUAI KEBUTUHAN
ORGANISASI

1. Melaksanakan penyusutan arsip dengan cara sistematis sesuai JRA

2. Memberikan pengawasan atas pemusnahan arsip
3. Mengadakan audit, pengawasan dan pelaksanaan prosedur yang tepat
• PELATIHA
N

 Diklat Teknis
 Bimbingan dan Konsultasi Praktek Tidak Langsung
 Bimbingan Teknis Praktek Langsung
 In House Training Magang
 SOSIALISASI
 KONTROL DAN
EVALUASI
 UU No. 43 Th. 2009 Psl. 49

Penyusutan
Arsip

Pemindahan arsip Pemusnahan Penyerahan arsip

inaktif arsip statis
dari unit pengolah ke unit yang telah habis retensi & yang tidak oleh pencipta arsip kepada
kearsipan memiliki nilaiguna, dilaksanakan lembaga kearsipan
sesuai dengan ketentuan peraturan
perUUan
JADWAL RETENSI ARSIP