PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

PENGANTAR PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
Oleh Dr. Dewi Ladiawati

2021
 BIODATA

Nama :Dr. Dewi Ladiawati

Jabatan : Widyaiswara Madya
Unit Kerja : Pusdiklat Kearsipan
Kantor :Pusdiklat Arsip Nasional RI
Jl. Ir. H. Djuanda No 62 Bogor
Telp : 0251-8322331
 BENTUK DAN MEDIA ARSIP

BENTUK DAN
MEDIA ARSIP

ARSIP
ARSIP
KONVENSIONAL/ ARSIP AUDIO- ARSIP
KATOGRAFIK DAN
ARSIP KERTAS/ VISUAL ELEKTRONIK
KEARSITEKTURAN
ARSIP TEKSTUAL)
JENIS-JENIS ARSIP AUDIO VISUAL

ARSIP CITRA • Film

BERGERAK • Video

• Foto
ARSIP CITRA • Slide
STATIK • (Micrografic)

ARSIP • Open Reel

• Piiringan Hitam
REKAMAN • Kaset
SUARA • Audio CD
JENIS-JENIS ARSIP CITRA BERGERAK
(VIDEO)

Video BCN 2”, 1”

Video Cassette U-Matic

JENIS-JENIS ARSIP CITRA STATIK
(Still Visual/Still Image/Photograph)

Negative Photo

Positive Photo

Slide Photo
Jenis-jenis Arsip Citra Statik
(mikrofilm dan mikrofis)
Microfilm 35 mm
Microfiche (MIKROFIS)
 Jenis-jenis Arsip Rekaman Suara
(sounds recording)

Piringan hitam (LP) reel to reel

Kaset Suara Audio CD

TEKNOLOGI PEREKAMAN ARSIP/DATA
PADA ERA DIGITAL
Grafik

Gambar Audio-Visual

Teks

Berbagai Jenis Arsip Berbagai Jenis Perekam Data

 tulang
punggung
manajemen/
organisasi
bukti
bukti sejarah/
akuntabilitas
memori
kinerja
organisasi/
organisasi /
kolektif
aparatur

KEGUNAAN
ARSIP
aset
organisasi/ bukti sah
sumber di pengadilan
informasi

identitas
organisasi
 Pengambilan
Keputusan

Pertanggung
Perencanaan jawaban

Layanan ARSIP Pelindungan

Publik DIKELOLA Hak/HAKI
DG BAIK

Pengaturan
Pelindungan
Kerahasiaan
Aset
Informasi
Pelindungan
Batas
Wilayah
PENGELOLAAN ARSIP

PENGELOLAAN
ARSIP

PENGELOLAAN
PENGELOLAAN
ARSIP
ARSIP STATIS
DINAMIS

Pengantar PAD, 15
ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF
arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus

ARSIP INAKTIF
arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun
 Pengertian
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip

(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

Pengantar PAD, 18
 utuh
sistematis menyeluruh

PAD dilaksanakan
untuk menjamin
ketersediaan arsip
sebagai bahan sesuai
andal akuntabilitas kinerja NSPK
dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu
sistem yang memenuhi
persyaratan:

Pengantar PAD, 19
 Tata
Naskah
Dinas

Untuk
Sistem mendukung
Klasifikasi pengelolaan arsip Klasifikasi
Keamanan dinamis yang
dan Akses efektif dan efisien Arsip
Arsip pencipta arsip
membuat

Jadwal
Retensi
Arsip

Pengantar PAD, 20
 Pengelolaan
Pengelolaan
arsip dinamis
arsip dinamis Pelaksanaan
dilakukan
menjadi pengelolaan
terhadap arsip
tanggung arsip dilakukan
vital, arsip
jawab pencipta oleh arsiparis.
aktif, dan arsip
arsip.
inaktif.

Pengantar PAD, 21
 PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh
pencipta arsip yang meliputi:
a. lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan BUMD;
b. perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang
kegiatannya dibiayai dengan APBN, APBD,
dan/atau bantuan luar negeri; dan
c. pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan
perjanjian kerja dengan lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN atau BUMD sebagai pemberi kerja.
Pengantar PAD, 22
Pejabat atau orang yang bertanggung
jawab dalam pengelolaan arsip dinamis
wajib menjaga keautentikan, keutuhan,
keamanan, dan keselamatan arsip yang
dikelolanya
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

Pengantar PAD, 23
Pengantar PAD, 24
 Diregistrasi
Pembuatan

Pengendalian
Distribusi
Penciptaan
Arsip
Diregistrasi
Penerimaan
Distribusi
Berdasarkan Tata Naskah
Dinas, Klasifikasi Arsip dan
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
• Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan
penerimaan arsip harus didokumentasikan
oleh unit pengolah dan unit kearsipan.
• Unit pengolah dan unit kearsipan wajib
memelihara dan menyimpan dokumentasi
pembuatan dan penerimaan arsip.
• Pembuatan dan penerimaan arsip harus
dijaga autentisitasnya berdasarkan tata
naskah dinas.
• Unit pengolah bertanggung jawab terhadap
autentisitas arsip yang diciptakan.
 Contoh:
Buku Agenda Surat Masuk sebagai sarana pencatatan/
registrasi terhadap surat keluar

BUKU AGENDA SURAT MASUK

UNIT PENGOLAH
NO. KODE KLASIFIKASI ISI RINGKAS DARI NO. SURAT TGL SURAT KET
NAMA TGL/PARAF
1. 620 Penyuluhan Tentang Bagian Humas 620/25/VI/2021 15 Juni Bagian Catat Sipil 16 Juni 2021
Administrasi Prov. Jabar 2021
Kependudukan dan
Catatan Sipil

dst.
 Contoh:
Buku Agenda Surat Keluar sebagai sarana pencatatan/
registrasi terhadap surat keluar

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

NO DAN TGL
NO. KODE KLASIF. ISI RINGKAS PENGOLAH KEPADA KET.
SURAT

1. 440 Pelaksanaan pencatatan sipil di Bagian Pencatatan 20 Juni 2008 Camat Seluruh
Kota Jakarta Selatan Sipil DKI Jakarta Jakarta Selatan

dst.
Pengantar PAD, 29
 SUMBER DAYA ORGANISASI
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pengantar PAD, 30
 UNIT PENGOLAH
• Unit Pengolah/Unit Kerja adalah satuan kerja
pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang
berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
• Unit Pengolah antara lain:
▪ Divisi
▪ Bidang
▪ Bagian
▪ Sub Direktorat
▪ Unit-unit kerja otonom lainnya
 UNIT KEARSIPAN
(PUSAT ARSIP/RECORDS CENTRE)
• Unit Kearsipan/Records Centre adalah satuan
kerja di lingkungan organisasi yang bertugas
mengelola arsip inaktif dan juga berfungsi
sebagai pembina kearsipan di lingkungan
organisasinya.
 SUMBER DAYA ORGANISASI
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta
arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam penyelenggaraan kearsipan.
Unit kearsipan wajib dibentuk pada setiap pencipta
arsip. Pencipta arsip meliputi:
a. lembaga negara;
b. pemerintahan daerah provinsi;
c. pemerintahan daerah kabupaten/kota;
d. perguruan tinggi negeri;
e. BUMN; dan
f. BUMD.
Pengantar PAD, 33
 SUMBER DAYA ORGANISASI
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Lembaga Kearsipan terdiri atas:
a. ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional;
b. Lembaga Kearsipan Provinsi;
c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota; dan
d. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

Lembaga kearsipan dipimpin oleh seorang pejabat

struktural yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal
dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.

Pengantar PAD, 34
 ORGANISASI KEARSIPAN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

LEMBAGA KEARSIPAN
PENCIPTA ARSIP
(Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah,
PTN, BUMN, dan BUMD) Pemerintah (Pusat)

Arsip Nasional R.I.

(Lembaga Kearsipan Nasional)
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN
Pemerintah Daerah Provinsi

Arsip Daerah Provinsi

Pemerintah Daerah Kab./Kota

UU NOMOR 43 TAHUN 2009
Arsip Daerah Kab./Kota
TENTANG KEARSIPAN

Perguruan Tinggi Negeri

Arsip Perguruan Tinggi

 SUMBER DAYA MANUSIA
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

SUMBER DAYA
MANUSIA
KEARSIPAN

PEJABAT
STRUKTURAL FUNGSIONAL
ARSIPARIS UMUM DI BIDANG
DI BIDANG KEARSIPAN
KEARSIPAN

Pengantar PAD, 36
 SUMBER DAYA MANUSIA
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

ARSIPARIS
TINGKAT TERAMPIL
ARSIPARIS PEGAWAI
NEGERI SIPIL
(Arsiparis PNS)
ARSIPARIS
ARSIPARIS TINGKAT AHLI

ARSIPARIS NON-
PEGAWAI NEGERI
SIPIL
(Arsiparis Non-PNS)

Pengantar PAD, 37
 PRASARANA DAN SARANA
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Pengelolaan arsip dilakukan dengan menggunakan
prasarana dan sarana berdasarkan standar yang
ditetapkan oleh Kepala ANRI.
Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud meliputi:
a. gedung;
b. ruangan; dan
c. peralatan.

Persyaratan prasarana dan sarana, mengatur lokasi,

konstruksi, dan tata ruangan gedung, ruangan
penyimpanan arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan
arsip.

Pengantar PAD, 38
1. Tata Naskah Dinas

Pengelolaan informasi tertulis yang meliputi

pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2. Klasifikasi Arsip

Pengelompokan arsip menurut urutan atau masalah

secara logis, kronologis dan sistematis berdasarkan
fungsi dan kegiatan organisasi pencipta untuk
memudahkan penemuan Kembali.
3. Jadwal Retensi Arsip

Suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis

arsip beserta jangka waktu penyimpanannya
sesuai dengan nilai kegunaan dan digunakan
untuk penyusutan arsip
4. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Penggolongan arsip dinamis berdasarkan tingkat

keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap
kepentingan dan keamanan negara, publik dan
perorangan
KESIMPULAN

Pengantar PAD, 44
 PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan

- Tata Naskah Dinas

- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip

Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Penciptaan
Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Penggunaan
Alih media

Klasifikasi Arsip

PENGELOLAAN
Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
ARSIP DINAMIS
Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Program Arsip Vital Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi

, Pengantar PAD, 45 Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

TERIMA KASIH

Pengantar PAD, 46
47